浅探法院档案信息化建设的瓶颈及解决之道

1、浅探法院档案信息化建设的瓶颈及解决之道 2011-08-05 14:28 当今社会科学技术信息化飞速发展，社会生活各个方面生产力的进步都依托着信息化的深入对接和有效利用，法院的信息化建设也被提上日程。其中法院档案信息化建设是法院信息化建设的一个重要环节。档案信息化的重要性(1)档案信息化的含义人民法院档案信息化是指在档案形成、收集、整理、归档、查询、管理等各个方面，推广和应用以计算机网络为中心的科学技术，构筑由计算机网络硬件和软件实现的诉讼档案信息资源共享优势，利用信息技术传播速度块、存储量大、查询快捷和信息资源共享的优势，实现以科技手段智能化辅助法官办案的系统工程。(2)档案信息化的意义实现

2、档案信息化，可完善档案管理工作。通过充分运用先进的管理思想、方法、技术和手段，完善档案管理制度，抓好立卷归档、收集整理、编研开发等工作，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，可以提高档案管理质量，充分利用档案为审判工作和其他工作服务，发挥档案的社会和经济价值。可用翔实的档案信息支持决策和管理。实现档案信息化，可一次投入，多次产出。利用计算机对档案或文件资料进行一次性的著录或输入贮存，即可实现多次的呈现，缩短了二次文献信息的编著时间，省略了手工操作的重复劳动。二、档案信息化的瓶颈即使档案信息化有重大意义，档案信息化工作势在必行，但法院档案信息化建设却进程缓慢，主要是因为:(一)主观因素1.档案信

3、息化建设管理理念落后尽管档案工作的重要性逐渐被人们认识，现在还存在一些单位对档案工作不重视。档案工作仅仅满足于档案有人管，查档有人拿，归档有人收的状态。部分干警认为，信息化工作是干不了审判执行的或没有审判执行资格的人干的，是可有可无的后勤保障工作;从事信息工作的人员，感到工作不少辛苦，但工作成绩不如审判执行明显，个人进步出路窄，干时间长了，荒废了审判执行业务划不来，干好了别人顶替不了，自己走不了，干差了挨领导批评面子不好看，于是“不骑马不骑牛，骑着毛驴赶中游”，工作得过且过，不求进取，一有机会就想法调离档案工作岗位。随着社会不断的发展，人们维权意识的不断增强，诉讼案件的种类和数量呈几何数字的增

4、长，这样的观念已经严重不能适应时代对法院档案工作的要求。这就造成了在诉讼档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为, 最终会造成档案信息化建设的延缓, 造成档案信息交流的障碍, 影响档案信息化建设目标的实现。2. 归档档案不规范，档案管理混乱一方面，虽然人民法院档案管理指南一书对档案的收集、立卷编目、卷宗装订等事项都作出了明确的规定，但是在实际工作中得不到很好的落实，归档卷宗项目填写不齐全，排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全，甚至部分案件质量评查表未于卷宗装订入册的现象时有发生。另一方面，部分法院档案管理人员责任不清，许多法院的档案管理人员都是兼职档案员，大部分的档案员是由综合办的内勤

5、人员担任，在年终考核时，档案工作不被列为必要的考核项目。此外档案管理员频频换岗、交接手续不完备，一部分档案借出后没有按期归还，有些卷宗材料放置较长时间得不到及时整理归档，造成了档案的残缺和遗失，这些都造成了档案管理的混乱。而这势必影响法院诉讼档案信息化建设的顺利进行。(二)客观因素1. 硬件建设不能满足档案信息化建设的需求近几年来，基层法院较重视审判办公大楼、法庭“五化”建设以及购置必要的车辆装备等，由此背负了一定债务。虽然中央加强两院工作的决定对保障人民法院办公办案经费作了规定，但由于地方财政困难，法院自身保障能力有限，致使在硬件投入上相对不足。基层法院在工作站建设、网线布置、电脑购置都处于

6、一个比较低的水平，仅满足日常功能，视频、音频、图像处理设备较少，不能满足档案信息化的需求。2.实现档案管理信息化，是一项比较繁重的动态系统工程法院的在室档案一部分于各级政府行政部门以及各级法院间的行政活动中形成的具有历史价值档案，一部分是人民法院在审判活动中，与诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动形成的，具有参考利用价值并立卷归档保存的最原始、最全面的信息记录。这些档案在今后的工作中都有一定的查阅价值。在实际工作中这两方面的工作都在不间断的进行着，因此新的档案材料也在不断的产生。法院档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程,档案信息化建设，不光要对室藏档案数字化，同时还对新生成的

7、文件进行数字化。(1)对现有室藏档案的信息化工作较为繁重在信息化初期对档案进行清理，对于已经超过保管期限的，要按照规定进行销毁或者移送档案馆进行管理。经过多年的积(2)新生成档案的信息化对现有软件系统提出了更高的要求目前，法院法院的信息化建设已经取得了较大进步，绝大多数法院已建成局域网、广域网并开办了网站，部分法院开通了互联网，但功能开发仅限于发布信息简报、传送公文、网上宣传等，对网上审判管理、政务管理、业绩管理、司法服务功能开发和运用明显不够。在档案管理软件的选择和开发系统存在各自为战，上下级法院、友邻法院之间系统功能不配套;现有系统已有功能运用不够等问题。法院的审判业务软件与档案软件不相兼

8、容，不可以在办理审判业务的同时上报相应的材料到档案管理软件中，加大了档案信息的收集的工作量。3、档案信息化标准不健全自1979年以来, 我国已颁布了不少档案工作标准, 但其中绝大多数是针对纸质、音像等档案, 针对数字化档案的寥寥无几。而档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息, 这就需要从数字档案信息的著录、保护等方面入手, 制定新的标准来规范工作实践。4. 缺乏专业的档案管理人才档案信息化建设对档案管理人员提出了较高要求，档案人员不仅要具备档案专业知识，还要具备法律知识、文史知识，熟练掌握运用计算机、缩微、电子检索等信息技术。是专业复合型的人才。实践中档案管理人员由于对电子文件、电子档案的

9、收集、保存、维护与利用接触太少, 档案管理人员能熟练使用微机的为数不多, 能承担程序设计和数据维护的更是少之又少, 这是法院档案信息化建设又一瓶颈。推进法院档案信息化建设顺应了时代的需求，而在推进法院档案信息化建设中存在着一系列主观客观方面的障碍，面对这些障碍，如何推进档案信息化建设的顺利进行，我个人觉得应该从以下几方面入手:(一)转变传统观念，树立正确的档案管理意识。观念的落后是最大的落后。在法院档案信息化建设中, 每个干警都面临着传统观念的转变,法院档案信息化是法院现代化建设的重要标志，各级领导必须占领制高点，拓宽大视野，提高思想认识，增强紧迫感和责任感，识档案资源信息化对档案事业创新与发

10、展的重要性, 切实把档案资源信息化提到战略高度来思考, 这是档案事业生存与发展的问题, 也是创新与改革的方向。各位档案管理人员也要树立现代档案管理、利用意识, 逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡。认清面临的挑战和机遇, 加强工作责任感, 树立现代化管理思想,不断加强相关专业知识的学习， 努力用现代化管理手段去管理档案, 适应时代发展的要求。(二)规范诉讼档案管理，改变档案管理混乱的现状。针对法院档案归档不规范的现状，法院应严格规范卷宗评查和审核制度，提高诉讼档案质量。法院应把卷宗评查、审核纳入案件流程管理，建立严格的卷宗评查、审核制度，从实体和程序两个方面规范卷宗评查、审核工作，

11、对不合格的卷宗坚决不归档，严格规范卷宗归档。对于档案管理混乱的现状，一方面要落实专门的领导负责，落实责任，并把档案工作作为年终考核的一项重要指标。另一方面要强化诉讼档案管理机制，严格档案借阅制度。通过制定档案管理办法、档案分类方案、诉讼文书立卷归档办法、档案保密制度等规章制度，加强规范管理，特别是加强对外调卷及法院内部调卷的规范管理。(三)加大投入，改善装备。档案信息化离不开必要的投入，包括人力、财力和物力。基层法院要积极争取党委政府在政策、资金、技术等方面的支持，在档案信息化建设初期的档案数字化的工作是比较繁重的，不只是一人或者是一个部门可以独立完成的，这需要请专业的人员来处理，并做好相应的

12、监督工作，以防泄密等事情发生。此外是技术层面在选择软件时要保证系统的合理性、先进性、可扩展性、兼容性，最好是请专门的软件开发公司开发一套适合法院的集办案及归档工作于一体的软件。在硬件设备的选用方面，扫描仪、存贮设备、计算机等必须将具有一定超前性和经济合理性结合起来考虑。特别是基层法院由于资金缺乏，往往易选用性能较差的设备，随着音、视频文件的急剧增多，信息交换产生非常拥挤，“高速公路”成了“羊肠小道”，设备成了应付上级检查的摆设，最终往往不得不重新换设备，形成越想省钱、花钱越多的“怪圈”。(四)依法制定诉讼档案信息化建设的标准和制度。档案信息化建设工作已引起国家有关部门的重视和关注, 相关的法律

13、法规正逐步健全和完善。在信息技术飞速发展的今天, 档案载体也呈现多样性, 法院应根据国家的有关法律法规, 结合其实际情况, 制定相关标准和制度, 建立和完善档案管理体系。首先, 电子档案的鉴定和原始属性的确认及电子文件的形成、保管、利用都应制定相应的标准和办法, 使其规范化。其次, 加强档案信息开发的制度建设, 随着电子文件、电子档案的出现, 适时制定相应的标准规范体系, 修订档案信息管理工作标准、格式, 以健全档案信息管理体制、理论内涵, 保障档案信息化建设的实施。再者, 加强档案管理科学化的激励约束制度的建设, 保障档案信息化的推行和相关制度的落实, 促进档案工作的制度化、程序化、规范化。(五)建设高素质的档案管理队伍建设一支高素质复合型信息化人才队伍是做好信息化建设和应用的根本保证。档案信息化建设给档案管理人员提出来很高的要求，这就必须培养和造就一支掌握法律知识、档案管理专业知识和现代化科学技术, 具有较高的政治素养、较强档案事业管理及档案保管利用能力的高素质队伍, 这是适应档案现代化管理和信息化建设的需要。我们面临的是一个科技革命日新月异的新时代, 档案工作的重点已转向档案信息深层次加工处理和信息处理的开发和研究。因此, 档案管理人员应是掌握较高计算机技术、通晓档案信