天顿会计电算化软件操作说明

1、第三章 账套管理系统3.1 账套管理系统简介天顿信息管理系统的任何业务操作，如账务、工资、固定资产、应收应付等都以账套为最基础的管理单位。我们把某个核算单位的一个会计年度的全部会计资料集合起来存放在一个数据库中，称之为“账套”，根据财务管理的明细及复杂程度不同，企业也可以将业务拆分成多个账套进行分别核算，如图3-1所示。图3-1 账套管理列表天顿账套管理系统是新建、修改和删除账套，对现存账套进行管理和维护的操作平台，它是整个信息管理系统应用的起点。3.2 新账套的建立运行账套管理程序，在文件菜单中选择“新增账套”或点击工具栏上“新增”按钮，弹出“核算单位账套设置”对话框，如图3-2所示。图3-

2、2 核算单位账套设置将账套的初始信息按实际情况逐项填入后即可，各项信息分别为：1编号标识账套在管理系统中的顺序，字母和数字均可，其信息长度不超过10个字符。账套编号不能重复。鉴于天顿信息管理系统在同一台数据库服务器上最多允许建立999个账套，所以为了便于记忆，一般我们可以将账套编号用3为数字表示，如“004”等。2名称即账套的名称，可以根据账套的特征来填写，不超过32个字符，如“演示账套”等。账套名称不等于单位名称。3单位全称即填写单位的全称，不超过32个字符，如“杭州天顿信息科技有限公司”等。4行业类型不同行业类型的企业所使用的会计制度不同，相应地会计科目也不同。系统会根据新建账套时用户为核

3、算单位选择的行业类型来预置基础信息。账套管理系统提供了“行政”、“事业”、“股份制”等18类行业模板，这里用户只需按实际情况选择即可。5账套类型系统按账套的性质将它们分为标准账套、查询账套、合并账套三类，用户根据实际情况选择，一般情况下选“标准账套”即可。6建账日期账套建立日期，一般为账套所属会计年度的第一天，天顿信息管理系统教学版将建账日期限定为“2002年1月1日”。7系统主管即负责整个账套全面管理的主管人员的登录账号。主管人员拥有对账套的所有业务操作权限，并且负责分配账套内其他一般操作账号的权限。上述七项信息填写完毕，点击确定按钮，系统会自动根据所收集的信息初始化账套数据库。建账完成后，

4、系统账套列表中将出现新的账套记录。3.3 账套管理新账套建立后，还可以通过账套管理系统对现存的账套进行修改、删除等操作，以及建立新年度账、结转上年数据、账套间数据复制、生成合并账套等对账套进行管理。一、修改账套账套一经建立，其中很多信息已经被系统初始化，所以大多数的账套信息是不能修改的，我们所能做的修改仅仅是“账套编号”、“账套名称”和“单位全称”等有限的几项信息。在账套管理系统中点击编辑菜单下的修改按钮，或选中需要修改的账套后直接点击工具栏上的修改按钮，将弹出“核算单位账套设置”窗口，如图3-3所示。图3-3 核算单位账套设置窗口中“编号”、“名称”、“单位全称”信息修改后，点击确定按钮即可

5、保存。其余部分为不可修改信息（显示为灰色）。二、删除账套删除账套是将账套数据库从服务器上彻底除去，是一个不可逆的过程，所以需要谨慎操作。一般建议用户在作删除操作前先备份数据库。在账套管理系统中点击编辑菜单下的删除按钮，或选中需要修改的账套后直接点击工具栏上的删除按钮，将弹出提示窗口，如图3-4所示。图3-4 删除账套前的提示确认无误后，点击“是”按钮，账套将立即被删除。点击“否”将退出删除操作程序。注意：账套被删除前应停止所有客户端程序对该账套的操作。三、新建年度账账套是以会计年度划分的。当一个会计年度结束时，为了对当前年度财务总体情况 加以统计，应及时对该账套结账，并建立新年度账套以供下个会

6、计年度继续使用。在账套管理系统中首先选中需要新建年度账的账套，点击年度账菜单下的建立新年度账按钮，系统将根据当前选中账套的基础信息自动弹出新建账套的对话框，并提示确认，如下图3-5所示。图3-5 建立新年度账新年度账套编号仍然为“001”以示与原账套在内容上的承启关系，账套名称自动以“XXXX年度账”提示，单位全称、企业类型、系统主管等信息保持不变，而账套类型变为“年度账”，相应地建账日期变为下一会计年度的第一天。上述各项信息也可以手工修改。点击确认按钮，系统开始创建新账套的进程，点击取消按钮则退出当前窗口。四、结转上年数据由账套管理系统生成的新年度账套里面最初只包含按要求预置的会计基础信息，

7、并没有上一会计年度的余额数据。我们可以通过“结转上年数据”这个功能使同一核算单位的上下年度数据联系起来。结转上年数据具体可以分为：总账、固定资产、工资等模块数据结转。在账套管理系统中选择需要结转的新年度数据库，然后点击年度账菜单下的结转上年数据，选择要结转的模块，如“总账数据结转”、“固定资产结转”等，即可完成相应的数据结转步骤。如果对已结转过上年数据的账套进行再次结转，则余额数据会以新结转的数据为准，前一次结转数据将被覆盖，所以“结转上年数据”功能操作时应谨慎。五、账套间数据复制系统支持结构类似的两个账套之间的数据复制，即凭证的复制，一般可在账套进行合并时使用。复制分为两种情况：一种是所有凭

8、证复制，另一种是根据条件筛选的部分凭证复制，两者功能相似，主要的差别在于复制的范围不同，下面以后者为例介绍。在账套管理系统中首先选中凭证复制的目的账套，然后点击合并账套菜单下的复制凭证按钮，弹出复制源账套的选择窗口，如图3-6所示图3-6 凭证复制账套选择选择复制的源账套后，点击下一步按钮，在弹出的凭证筛选窗口中设置组合条件，其中日期为必选项目，其他条件用户可根据实际情况进行设置。如图3-7所示。图3-7 凭证条件筛选在筛选所得的凭证列表中选择要复制的凭证，可以按全选按钮选择所有凭证，也可在相应的凭证前打勾，光标移动到各条记录，可以在窗体的下部显示该凭证的详细分录信息。如图3-8所示。图3-8

9、 复制凭证列表点击下一步按钮，系统将提示复制的源账套与目的账套之间的凭证类型，以及会计科目、辅助核算信息一一对应，再点击下一步按钮，系统提示确认账套复制后，我们此次所复制的凭证会以全部未保存的状态存在，如图3-9 所示。图3-9 账套凭证复制保存界面如果需要修改的话，应点击修改按钮，将凭证设置为可修改的状态；如果不需要作出修改，可以点击全存按钮保存所有复制的凭证，或者点击保存按钮和翻页按钮来对凭证单张保存。3.4 账套维护会计软件及其数据文件，作为会计电算化明确要求的会计资料的一部分，其正确性和完整性尤其需要我们重点关注。所谓账套维护工作是指运用天顿账套管理系统对各账套数据库进行备份、恢复以及

10、升级等一系列操作，是数据维护人员经常需要操作的内容。注意：账套维护工作应在数据库服务器上完成。一、备份数据库在账套管理系统中首先选择需要备份的账套，然后点击应用菜单下备份数据库按钮，弹出数据库备份界面如下图3-10所示。图3-10 数据库备份界面系统将默认以所备份账套的“单位名称”+“账套名称”+“当前系统日期”为备份文件的全名，备份路径默认为“D:databak”。以上的备份参数可以人工修改。点击确认按钮可以将开始备份进程，点击取消将退出。二、恢复数据库点击账套管理系统中应用菜单下备份数据库按钮，弹出数据库恢复源文件选择界面如下图3-11所示。图3-11 数据库恢复源文件选择界面首先从窗口左

11、侧选择账套数据库备份文件所在的文件夹，（系统会从默认备份路径中查找，用户可以根据实际情况更改备份文件所在的驱动器和文件夹），然后选中所要恢复的备份文件。点击下一步按钮，弹出数据库恢复目的文件夹选择界面如下图3-12所示。图3-12 数据库恢复目的文件夹选择界面系统将默认数据库文件恢复至“D:datasql”目录下，用户可以人工修改此路径。因为数据库备份时已经将一些账套基本信息写入备份文件内，所以数据库恢复后形成的账套名由系统管理，一般为“原备份账套名”+“恢复”，比如“测试账套恢复”等。 从数据安全的角度考虑，数据库恢复并不是对当前数据库的覆盖，而是用备份文件重新生成一个新的数据库。三、升级数

12、据库天顿信息管理系统软件升级后，为了使数据库和软件在版本功能上保持一致，要将数据库进行升级更新。数据库升级分两步：第一步，将从软件供应商处取得的升级文件复制到软件安装目录下指定文件夹中，比如X:天顿信息管理系统天顿账套管理files （X 为天顿信息管理系统的安装盘符）。 第二步，在账套管理系统中选中需要升级的账套，点击应用菜单下升级数据库按钮即可。升级数据库需要花费较长的时间，并且有一定的风险，所以操作时需谨慎，建议先做数据库备份操作。【小结】本章介绍了天顿信息管理系统V3.0系统中账套管理子系统的功能和用法，包括如何新建、修改和删除账套，账套间的数据复制以及会计年度之间的数据接转，还有对账

13、套数据库的备份、恢复和升级操作的方法。本章的重点是如何建账。79第四章 账务处理系统4.1 业务流程 目前，较常见的会计电算化软件品牌很多，它们的操作大同小异。天顿账务处理系统的工作流程如图4-1所示。进入账务处理系统增加新账套系统初始化制单、审核、记账自动转账试算平衡、结账设置人员权限设置会计科目录入科目余额辅助账初始化会计档案备份打印各种账簿账簿、凭证查询老用户 图4-1财务系统工作流程图4.2 系统初始一、基础设置 在刚开始使用账务处理系统时，应先进行以下初始录入工作： （1）操作员及权限：对本单位财务人员的分工和权限进行设置 （2）分级设置：由于系统中各项目的录入都采用分级核算，因此，

14、在系统初始时，您应对系统将要用到的一些项目的编码级次及每级位数进行定义，以便录入各类信息的目录。 （3）会计科目：会计科目采用分级录入方式，使用前用户应先将已整理好的会计科目录入到系统中。 （4）各辅助核算项目：如果您的单位有较多的往来业务、有较多的部门或需对一些特殊业务进行项目核算，那么，录入会计科目后，还应录入单位往来目录、部门目录、个人目录、项目目录等等。 （5）外币及汇率：如果您的企业有外币业务，那么，还应进行外币及汇率的设置。 （6）期初余额：在开始使用总账系统时，应先将各账户此时的余额和年初到此时的借、贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。若有辅助核算，还应输入各辅助项目的期

15、初余额，如：某科目有部门核算，应录入各部门的期初余额。 （7）凭证类别：在开始用计算机录入凭证之前，应在系统中设置凭证类别。如：收款凭证、付款凭证、转账凭证。凭证类别可根据需要进行设置。二、分级设置 分级设置用于对会计科目、往来单位、部门、项目、现金流量等基础信息的编码进行不同级次的长度控制。三、结算方式设置 结算方式设置用于设置银行结算方式，如现金支票、转账支票、汇票、电汇、委托收款单等。四、单位往来辅助核算设置 单位往来设置用于设置辅助科目往来单位的信息，该信息设置采用分级设置，编码方案遵循 分级设置 中的设置。显示界面如图4-2所示。 图4-2 辅助核算分级设置界面 本功能完成对往来单位

16、的设置和管理，用户可根据业务的需要方便地增加、插入、修改、删除、查询等。五、个人往来辅助核算设置 与单位往来设置相似。六、部门辅助核算设置 与单位往来设置相似。七、项目辅助核算设置 一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如说：在建工程、在产品成本、课研课题、技术改造项目等等，项目辅助核算就是将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类再核算多个项目。八、常用摘要（凭证）定义 在输入单据或凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要（凭证）完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要（凭证）存储起来，在需要时随时调用，可以大大提高业务处理的效率。九、现金流量设置 为便于编制现金流

17、量表，要对有关现金流量的各项目进行设置，用鼠标单击系统主菜单 基本设置 下的 其他设置 下的 现金流量设置 ，显示界面如图4-3所示。图4-3 现金流量设置界面 在此界面可以进行现金流量项目的增加、修改、保存、删除和查找等功能。十、凭证类型设置 一般单位为了便于查找或记账方便，对记账凭证进行分类编制。但每个单位分类方法并不相同，一般有以下几种：记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；也可以用户自定义其他类型。十一、会计科目设置 本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。会计

18、科目设置界面如图4-4所示。图4-4 会计科目列表 在会计科目信息录入窗口各栏目中输入新增的会计科目的数据资料，录入完毕后保存就实现了会计科目的增加。增加会计科目必须由上级至下级逐级增加，即必须首先增加上级科目，只有上级科目存在才能增加下级科目。各栏目说明如下：（1）科目编码：科目编码必须唯一；科目编码必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能有数字（09）、英文字母（AZ及az）及减号（）、正斜杠（/）表示，其他符号（如& “ ; 空格等）请不要使用。图4-5 会计科目设置界面（2）科目名称：可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（）、正斜杠（），但不能输入其他字符。科目中文名称最多可

19、输入32个汉字。注意：科目名称不能为空。（3）辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供几种专项核算功能供用户选用：部门核算；个人往来核算；现金流量核算；项目核算。一个科目可同时设置两种专项核算，如：管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解各项目的使用情况，那么，可以同时设置部门核算和项目核算。在设置辅助核算时请尽量慎重，因为，如果您的科目已有数据，而您又对科目的辅助核算进行修改，那么，很可能会造成总账与辅助账对账不平。（4）科目性质（余额方向）：登记在借方的科目，科目性质为借方；登记在贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，资产类科目

20、的科目性质为借方，负债类科目的科目性质为贷方。注意：只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。（5）外币核算：用于设定该科目核算的是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。（6）数量核算：用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如：公斤、件、吨等。注意：银行存款科目要按存款账户设，需进行数量、外币核算的科目要按不同的数量单位、外币单位建立科目。十二、期初余额录入 在开始使用总账系统时，必须使用此功能。若是年初开始使用，可直接录入各

21、账户的年初余额；若是年中开始使用，除录入各账户的年初余额外，还应先将各账户的此时的余额和借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中；若有辅助账时，还应将各辅助项目的期初余额一并录入。只要求录入最末级科目的期初余额，中间级科目由系统自动计算。4.3 日常账务一、填制记账凭证 记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整，在实际工作中，您可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），您采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基

22、础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。填制记账凭证的基本步骤如下：（1）鼠标单击系统主菜单 日常账务 下的 填制记账凭证，显示界面如图4-6所示。图4-6 记账凭证输入界面（2）用鼠标单击新增按钮或快捷键 CTRL+N，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别中。（3）凭证类别：用鼠标单击凭证类别下拉框选择一个凭证类别。确定后按 Enter 键，将光标定位在制单日期上。（4）凭证编号：采用系统自动编号，编号方法为：当前制单日期所在的会计期间及所选凭证类别下的最后一张凭证的凭证号加一。该编号由计算机自动产生，不用人工输入。（5）制单日

23、期：系统自动取进入财务系统时输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改。 （6）附单据数：在“附单据数”处输入原始单据张数。 （7）凭证内容：输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录由摘录、会计科目、发生金额组成： 摘要：输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了，或按参照按钮选入常用摘要。 会计科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称或助记码。输入科目时可在会计科目区中单击参照按钮录入。 辅助核算信息：当在会计科目区中输入有辅助信息的科目时，屏幕显示辅助信息录入窗口，根据科目属性输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。在这里录入

24、的辅助信息将在凭证下方的备注中显示。当您需要对所录入的辅助项进行修改时，可用鼠标单击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。 借贷方：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向。 （8）当凭证全部录入完毕后，可保存按钮保存这张凭证。按放弃按钮放弃当前增加的凭证。也可用鼠标单击新增则可继续填制下一张凭证。 （9）若想放弃当前未完成的分录的输入，可按删行按钮或 Ctrl+E 键删除当前分录即可。 （10）当一批凭证填完后，用鼠标单击退出或通过菜单【文件】下的【退出】退出制单功能。二、修改、作废记账凭证 在凭证

25、处理时出现错误有时是不可避免的，凭证处理时发现出错误一般有两种情况： （1）审核记账前发生错误 在填制凭证中，通过按首张、上张、下张、末张按钮翻页查找或按筛选按钮在筛选对话框中输入筛选条件，选出要修改的凭证，将光标移到需修改的地方可以对记账凭证进行修改，其操作方法与凭证录入时的修改相似。也可以直接将次张凭证作废。 需要注意的是，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，只在凭证左上角显示“作废”字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。 若当前凭证已作废，用鼠标单击菜单【制单】下的【作废/恢复】，可取消作废标志，并将当前

26、凭证恢复为有效凭证。 （2）记账后发现错误 凭证记账后，凭证内容已记入总账、明细账、辅助账，凭证不允许再修改。更正方法是：先录入一张“红字”凭证冲销原错误的凭证，再输入一张正确的凭证，将这两张凭证审核、记账，或用“余额更正法”等会计制度规定的其他方法更正。三、记账凭证查询打印 在日常账务处理时，经常需要查询凭证，总账系统提供了完善的查询过滤条件功能，用鼠标单击系统主菜单 日常账务 下的 记账凭证查询打印，显示界面如图所示。查询内容：输入所查询凭证的主要信息。辅助条件：输入所查询凭证分录的辅助信息等。图4-7 记账凭证查询界面四、凭证汇总表 凭证汇总就是将记账凭证按照指定的范围和条件汇总其一级科

27、目的借贷方发生额。按照不同条件对会计凭证进行汇总，可以提供所需的各种会计信息。 用鼠标单击系统主菜单 日常账务 下的 凭证汇总表，显示界面如图4-8所示。图4-8 凭证汇总界面五、凭证审核 复核人员根据财务制度，对制单人输入的会计凭证与原始凭证进行核对，检查其正确性和合法性，防止发生错误。只有经过审核的凭证才能登记入账，并且按照规定，制单人和审核人不能为同一人。 经审核有误的凭证应由制单人重新修改后，再审核；对于审核无误的凭证可进行凭证记账操作。六、转账设置、生成 转账定义分五个部分，包括：自定义转账设置、对应结转设置、销售成本结转设置、汇总损益结转设置、期间损益结转设置。第一次使用本系统的用

28、户，应先进行 转账设置，在定义完转账凭证后，在以后的各月只需调用 转账生成 即可。但是当某转账凭证的格式需要变动时，则先在 转账设置 中修改转账凭证内容，然后在转账。 用鼠标单击系统主菜单 日常账务 下的 转账生成，显示界面如图4-9所示。图4-9 转账设置界面七、记账 将指定日期内已审核的凭证进行记账处理。只要凭证已经过审核，记账是一个很简单的操作，整个记账工作完全由计算机自动完成，包括登记总账、明细账、辅助账等。记账后的凭证不允许再修改。八、对账、结账 在会计期末，除了要定义转账凭证，生成自动转账凭证以外，还要进行试算平衡、期末对账、对指定月份进行结账处理。如果该月份有尚未记账的凭证，则不

29、允许结账。 注意：·结账前要进行对账和试算平衡，以符合账账相符的要求；·当结账完成后，不能再录入当月的记账凭证；·上月未结账，本月不能记账。4.4 账簿查询会计凭证记账后，总账系统会以此为依据，自动生成记账凭证汇总，登记各种会计账簿，为了满足对这些数据资料的查询要求、系统提供了强大的查询功能。一、科目余额表 用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。科目余额表查询界面如图4-10所示。图4-10 科目余额表查询 各项目说

30、明： ·月份：指定要查询的月份范围。 ·会计科目：指定查询的科目范围，如果第二个空格不填，则查询第一个空格中科目的信息。 ·级次：可指定所查科目的级次范围。 ·包括未记账：指定查询的余额包括未记账的。 指定完以上条件后，点击 确定 按钮，便会显示查询结果。二、总分类账 总分类账查询功能可用于查询总分类账的账务数据，查询总账科目的本期借方发生额、本期贷方发生额、本年借方累计，本年贷方累计、期初余额、期末余额等项目总账数据。也可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额和月末余额。在主菜单 账簿查询 下单击 总分类账，系统弹出总分类账查询条件输入界面，如

31、图4-11所示。图4-11 总账查询界面各项目说明：·会计科目：指定要查询的会计科目；·制单日期：指定要查询的日期范围；·记账：可指定全部、已记账及未记账三种条件；·审核：可指定全部、已审核及未审核三种条件；·作废：可指定全部、已作废及未作废三种条件；·冲销：可指定全部、已冲销及未冲销三种条件。指定完以上条件后，点击 确定 按钮，便会显示查询结果。三、现金日记账、银行日记账 用于查询现金日记账、银行日记账。如图4-12所示。 注意：所查询的科目一定要具有“现金”或“银行”日记账属性，否则不能查得结果。图4-12 银行日记账界面四、三栏

32、式明细账 本功能用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中中可以包含未记账凭证，使您对各级科目的数据关系一目了然，如图4-13所示。图4-13 三栏式明细账界面五、单位辅助核算账 用于查询单位往来科目各个客户的期初余额、本期借方发生额合计、本期贷方发生额合计、期末余额。它包括单位往来明细账、单位三栏式明细账、科目单位明细账、单位科目余额表、单位往来余额表、单位往来多栏账及单位往来总账等七种查询方式。六、个人辅助核算账 个人往来辅助账是企业往来辅助账的一个重要组成部分，它包括个人往来明细账（科目个人明细账、个人往来多栏账等）和个人往来余额表（个人科目余额表、个人部

33、门余额表、个人往来余额表等）的查询和打印以及个人往来账的清理。个人往来明细账界面如图4-14所示。图4-14 个人往来明细账界面 在查询过程中，可以用鼠标点击个人参照按钮或直接输入个人编码或个人名称，选择需要查看的个人。可用鼠标点击会计科目参照按钮选择要查看的科目。七、部门辅助核算账 部门辅助核算账的管理可以使企业管理层深入了解各部门的收入和经费开支情况，也使得各部门可以随时掌握本部门的各项收支情况，为部门经费包干等管理模式提供了依据。它主要包括部门辅助总账、部门辅助明细账、部门三栏式明细账、部门辅助余额表、部门辅助多栏账等，部门明细账的界面如图4-15所示。图4-15 部门明细账界面八、项目

34、辅助核算账 在实际会计业务处理中，有许多项目（如在建工程、在产品、课研课题等）是作为利润中心或成本费用中心来核算的，这些项目的核算工作量很大而且统计要求频繁，在手工状态下，一般是以项目开设账页，以成本费用或收入科目设多栏账进行明细核算。在计算机处理时，为减少会计科目和方便统计各种项目数据，一般是在建立会计科目时，对需进行项目核算的科目进行标识，只将项目的费用、收入等作为会计科目设置。4.5 电子报表一、报表系统简介天顿会计报表是一种类似于EXCEL的电子报表，是根据我国财务会计报表的特点,适应各领域报表数据处理的要求而研制开发的报表管理系统，用户可以调用系统预设的各种标准模板，也可根据自己的需

35、要定义各种格式的会计报表，它除了可以完成从设计制作、数据运算、打印输出的所有功能之外，系统还提供报表审核和报表汇总等功能。天顿报表系统不仅将广大机关，企事业单位的财务人员从重复繁琐的手工制表中解放出来，而且有效提高劳动效率，成为实现办公自动化的有力工具。图4-16 报表模板-资产负债表二、报表中的基本概念1、单元单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1-1024表示，列标用字母A-IU表示。行和列的交点的方格为单元。例如：D22表示第4列第22行的那个单元。2、区域区域是由一张表页上的一组单元格组成，自起点单元格至终点单元格是一个完整 的长方形矩阵。在天顿报表系统中，区

36、域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元格(整个表页)，最小的区域是一个单元格。在描述一个区域时，开始单元和结束单元之间用“：”（冒号）连接，即左上角单元：右下角单元。 3、表 平面表：一张报表，如同一张有方格的纸。立体表：多张不同表名的报表叠放在一起。其表现形式如图4-17所示。图4-17 报表层叠4、关键字关键字是系统定义的具有特殊含义和特殊功能的保留量，任何变量不能与之相冲突。系统定义的取数函数都属于关键字，如LOGDATE、MAX、USER等。5、运算符运算符包括“算术运算符”和“比较运算符”。u 算术运算符是在描述运算公式时采用的符号，天顿报表系统可使用的算术运算符及运算符的优先

37、顺序如下： 算术运算符 运算内容 *、/ 乘、除 +、- 加、减u 比较运算符天顿报表系统有下列比较运算符：符号 含义 = 等于 > 大于 < 小于 <> 不等于>= 大于或等于 <= 小于或等于6、表达式表达式包括“算术表达式”和“条件表达式”。u 算术表达式是运算符、区域和单元、常量、关键字的组合，其结果为一个确定值。表达式中括号嵌套应在 5层以下。例如：C1=（A1+B1）/ 2u 条件表达式是利用比较运算符和算术表达式形成的判定条件，其结果只有两个，即 1(真)， 0(假)。例如：D5 >= 100表示比较D5单元的值和数字“100”，如果D5

38、单元的值大于或等于100，则条件表达式为真，否则为假。三、报表函数公式利用函数不仅可以节省我们进行数学计算、财务及统计学运算的时间和精力，还可以帮助我们完成从账务系统取数等一系列常用功能，提高工作效率。函数分为三类：数学函数、系统函数、账务函数。1、数学函数SUM 求和函数AVERAGE 求平均值函数MAX 求最大值函数MIN 求最小值函数2、系统函数USER 当前制表人ZWDATE 当前帐套年份HSDW 当前核算单位名称 3、账务函数NC取年初数QC取期初数QM取期末数JFFS取借方发生数DFFS取贷方发生数JFLJ取借方累计数DFLJ取贷方累计数以NC函数为例说明函数格式NC(<P1

39、>,<P2>,<P3> ,<P4>,<P5>,<P6>,<P7) 内表示可选项参数说明P1：会计科目。用纯数字字符串表示科目编码。P2：单位编码。核算单位的编码。 P3：部门代码。用字符串表示。 P4：往来单位代码。用字符串表示。 P5：个人代码。用整数表示，具体使用如下。P6：项目代码，用字符串。P7：现金流量，用字符串。不同的函数其中的参数不同，具体请参照帮助文档。四、报表使用流程我们运用天顿报表系统时应遵循一定步骤，如下图4-18所示：【小结】本章介绍了天顿信息管理系统V3.0系统中账务处理子系统的主要功能及其操作方

40、法。按照账务系统的业务流程，分系统初始化模块、日常操作模块、账簿查询模块、电子报表模块逐一讲解。如何填制凭证、审核凭证、记账、制作会计报表这一系列的流程是本章的重点，同时本章又是整个会计电算化软件应用的重点，应着重掌握。进入报表系统打开报表模板新建报表格式设置取数参数取数运算数据正确性审核报表打印报表存盘退出系统存储格式转换图4-18 报表系统使用流程第五章 应收应付系统5.1 基本功能及业务流程应收应付管理系统，通过发票、其它应收应付单、收款付款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供客户的往来账款余额资料，提供分析报表，如账龄分析表等，通过报表的分析，帮助您合理地进行

41、资金的调配，提高资金的利用效率。应收应付管理系统的基本功能如图5-1所示。摘要设置应付单审核应付单付款单审核付款单核销单查询付款单核销应付款总账应付款明细付款通知单删除作废应付单批量审核操作员管理财务分工更换口令更换操作员更换核算单位更换会计主管上机日志计算器记事本应收单审核应收款收款单审核收款单收款单核销核销单查询应收款总账应收款明细催款通知单删除作废应收单批量审核区间分析天数分析应收管理初始设置应付管理系统管理单位部门人员设置票据类型应收类型结算方式账龄设置期初应收期初应付应收应付系统初始设置期初余额凭 证应收应付、核销单、转账图5-1 应收应付系统功能图应收应付管理系统的业务流程图为：进

42、入应收系统初始设置日常处理期初余额查询分析票据处理单据处理单据结算转账处理制 单结 账图5-2 应收应付系统流程图5.2 初始设置 初始设置是系统初始化必要的操作，他主要包括往来单位设置、部门设置、人员设置、票据类型、摘要设置、结算方式、币种、应收类型、账龄设置、分级设置等。一、往来单位设置 单击该菜单进入对应窗口后，用户可以执行往来单位的增加、修改、删除、查找及打印等操作。如图5-3所示。图5-3 往来单位设置界面 若要增加往来单位则在 窗体的菜单栏中单击“增加”菜单按钮，系统会自动给出一个输入对话框，在该框中，必须输入“往来单位”编码和往来单位名称，其中往来单位编码必须是数字类型的。增加操

43、作提供同级增加和下级增加，默认是同级增加，需要增加下级往来单位，则单击“增加”菜单旁边的“三角按钮”选择“下级”项即可。 需要修改时，首先在窗体左边的方框中选择需要修改的单位名称，然后单击“修改”菜单，在系统弹出的对话框中输入你想要修改的值，单击确定按钮即可。 执行删除操作时，首先必须在窗体左边的单位浏览框中选取你要删除的单位名称，然后单击“删除”菜单按钮。如果您删除的往来单位有下级单位，则删除操作的结果是连同下级单位一起删除。u 查找：用户单击该菜单后，在弹出的对话框中，您可以根据“往来单位”的编码或者名称查询、定位“往来单位”。u 打印：用户可以打印出往来单位的名称、编码清单。u 退出：单

44、击本窗口上的“退出”菜单则退出本窗口。二、部门设置 单击该菜单进入对应窗口后，用户可以执行部门的增加、修改、删除、查找及打印等操作。如图5-4所示。图5-4 部门设置界面 若要增加部门则在窗体的菜单栏中单击“增加”菜单按钮，系统会自动给出一个输入对话框，在该框中，必须输入“部门”编码和部门名称，其中部门编码必须是数字类型的。增加操作提供同级增加和下级增加，默认是同级增加，需要增加下级部门，则单击“增加”菜单旁边的“三角按钮”选择“下级”项即可。 需要修改时，首先在窗体左边的方框中选择需要修改的部门名称，然后单击“修改”菜单，在系统弹出的对话框中输入你想要修改的值，单击确定按钮即可。 执行删除操

45、作时，首先必须在窗体左边的部门浏览框中选取你要删除的部门名称，然后单击“删除”菜单。如果您删除的部门有下级部门，则删除操作的结果是连同下级部门一起删除。u 查找：用户单击该菜单后，在弹出的对话框中，您可以根据“部门”的编码或者名称查询、定位“部门”。u 打印：用户可以打印出部门的名称、编码清单。u 退出：单击本窗口上的“退出”菜单则退出本窗口。三、人员设置 单击该菜单进入对应窗口后，用户可以执行人员的增加、修改、删除、查找及打印等操作。如图5-5所示。图5-5 人员设置界面 若要增加人员则在窗体的菜单栏中单击“增加”菜单按钮，系统会自动给出一个输入对话框，在该框中，必须输入人员序号（默认为递增

46、序号）、人员姓名，选择所属部门，其中人员序号必须是数字类型的。 需要修改时，首先在窗体右边记录显示框中选择需要修改的人员记录，然后单击“修改”菜单，在系统弹出的对话框中输入你想要修改的值，单击确定按钮即可。 执行删除操作时，首先在窗体右边记录显示框中选择需要删改的人员记录，然后单击“删除”菜单，系统会弹出提示对话框，选择是，则确定删除该记录对应的人员，选择否则取消删除操作。u 查找：用户单击该菜单后，在弹出的对话框中，您可以根据人员编号或者人员姓名查询、定位对应人员。u 打印：执行打印操作用户可以打印所有人员或者某个部门人员所对应的信息清单，信息清单列出人员对应的部门编号、部门名称、人员编号、

47、姓名。u 设置：单击“设置”菜单项，系统给出一个选择设置条件的对话框，在该对话框中您可以选择“显示本部门及子部门所有人员”或者 “只显示本部门所有人员”来设置您需要的显示结果，选择好后，单击“确定”按钮即可完成设置操作。u 退出：单击本窗口上的“退出”菜单则退出本窗口。四、票据类型 单击该菜单进入对应窗口后，用户可以执行票据的增加、修改、删除、查找及打印等操作。如图5-6所示。图5-6 票据类型设置界面 若要增加票据则在窗体的菜单栏中单击“增加”菜单按钮，系统会自动给出一个输入对话框，在该框中，必须输入票据编号（必须是数字类型的、默认为递增序号）、票据名称（如果数据库已存有你输入的票据名称，系

48、统则会给出票据重复的提示信息）。 需要修改时，首先在窗体记录显示列表中选择需要修改的票据记录，然后单击“修改”菜单，在系统弹出的对话框中输入你想要修改的值，单击“确定”按钮即可。 执行删除操作时，首先在窗体记录显示列表中选择需要删改的票据记录，然后单击“删除”菜单，系统会弹出是否确认删除的提示对话框，选择是，则确定删除该记录对应的票据，选择否则取消删除操作。u 查找：用户单击该菜单后，在弹出的对话框中，您可以根据票据编号或者票据名称查询、定位对应票据。u 打印：执行打印操作用户可以打印出本窗口显示的所有票据的票据编号和票据名称。u 退出：单击本窗口上的“退出”菜单则退出本窗口。五、摘要设置 单

49、击该菜单进入对应窗口后，用户可以执行摘要的增加、修改、删除、查找及打印等操作。如图5-7所示。图5-7 摘要设置界面 若要增加摘要则在窗体的菜单栏中单击“增加”菜单按钮，系统会自动给出一个输入对话框，在该框中，必须输入“摘要”编号和摘要名称，其中摘要编号必须是数字类型的。 需要修改时，首先在窗体数据列表中选择需要修改的摘要记录，然后单击“修改”菜单，在系统弹出的对话框中输入你想要修改的值，单击“确定”按钮即可。 执行删除操作时，首先必须在窗体数据列表中选取你要删除的摘要记录，然后单击“删除”菜单。u 查找：用户单击该菜单后，在弹出的对话框中，您可以根据“摘要”的编号或者名称查询、定位摘要记录。

50、u 打印：用户可以打印出摘要的名称、编码清单。u 退出：单击本窗口上的“退出”菜单则退出本窗口。六、结算方式 单击该菜单进入对应窗口后，用户可以执行结算方式的增加、修改、删除、查找及打印等操作。如图5-8所示。图5-8 结算方式设置界面 若要增加结算方式则在窗体的菜单栏中单击“增加”菜单按钮，系统会自动给出一个输入对话框，在该框中，必须输入结算方式编号（要求是数字类型的、默认为递增序号）、结算方式名称（如果数据库已存有你输入的结算方式名称，系统则会给出结算方式名称重复的提示信息）。 需要修改时，首先在窗体记录列表中选择需要修改的结算方式记录，然后单击“修改”菜单，在系统弹出的对话框中输入你想要

51、修改的值，单击“确定”按钮即可。 执行删除操作时，首先在窗体记录列表中选择需要删改的结算方式记录，然后单击“删除”菜单，系统会弹出是否确认删除的提示对话框，选择是，则确定删除该记录对应的结算方式，选择否则取消删除操作。u 查找：用户单击该菜单后，在弹出的对话框中，您可以根据结算方式编号或者结算方式名称查询、定位对应结算方式。u 打印：执行打印操作用户可以打印出本窗口显示的所有结算方式的编号和结算方式名称。u 退出：单击本窗口上的“退出”菜单则退出本窗口。七、币种 单击该菜单进入对应窗口后，用户可以执行币种的增加、修改、删除、查找及打印等操作。如图5-9所示。图5-9 币种设置界面 若要增加币种

52、则在窗体的菜单栏中单击“增加”菜单按钮，系统会自动给出一个输入对话框，在该框中，必须输入币种编号（要求是数字类型的、默认为递增序号）、币种名称（如果数据库已存有你输入的币种名称，系统则会给出币种名称重复的提示信息）。 需要修改时，首先在窗体记录列表中选择需要修改的币种记录，然后单击“修改”菜单，在系统弹出的对话框中输入你想要修改的值，单击“确定”按钮即可。 执行删除操作时，首先在窗体记录列表中选择需要删改的币种记录，然后单击“删除”菜单，系统会弹出是否确认删除的提示对话框，选择是，则确定删除该记录对应的币种，选择否则取消删除操作。u 查找：用户单击该菜单后，在弹出的对话框中，您可以根据币种编号

53、或者币种名称查询、定位对应币种。u 打印：执行打印操作用户可以打印出本窗口显示的所有币种的编号和币种名称以及币种符号。u 退出：单击本窗口上的“退出”菜单则退出本窗口。八、收付类型单击该菜单进入对应窗口后，用户可以执行应收款类型的增加、修改、删除、查找及打印等操作。如图5-10所示。图5-10 收付类型设置界面 若要增加应收类型则在窗体的菜单栏中单击“增加”菜单按钮，系统会自动给出一个输入对话框，在该框中，必须输应收类型编号（要求是数字类型的、默认为递增序号）、应收类型名称（如果数据库已存有你输入的应收类型名称，系统则会给出应收类型名称重复的提示信息）。 需要修改时，首先在窗体记录列表中选择需