公文处理培训课件(2014年10月

1、公文处理工作培训2014年10月一、公文的特点和作用二、公文种类三、公文格式四、行文规则五、公文拟制六、公文办理七、公文管理目 录第一部分 公文特点和作用 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策。公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 一、权威性 公文负担着其他任何文体不担负的特殊使命二、强制性 主要表现在公文的执行作用三、时效性 所有公文都有时效性四、程序性 公文有固定的程序和公文撰写格式一、公文的特点 指导工作，传达意图。 （通知） 联系工作，交流情况。 （函） 请示工

2、作，答复问题。 （请示、批复） 总结工作，推广经验。 （通知、决定） 记载工作，积累史料。 （纪要） 二、公文的作用 实事求是 准确规范 精简高效 安全保密 三、公文工作基本原则第二部分 公文种类 2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）。 公文种类有15种(取消了原条例中指示、条例、规定三种文种)。 学校公文种类主要有10种：决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。上行文种类有： 意见、报告、请示下行文种类有： 决议、决定、通知、通报、批复、纪要平行文种类有： 函 一、公文种类 决议：适用于经学校重大会

3、议讨论并表决通过，要求贯彻执行的重大决策事项。 决定：适用于学校对某些重要问题或重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位、部门不适当的决定事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。一、公文种类 通知：适用于发布、传达、要求各单位、部门周知或者办理的事项，批转、转发公文，发布规章制度，印发工作总结、计划等。 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问等。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。一、公文种类 批复：适用于答复下级单位、部门的请示事项。 函：适用于同级或不相隶属单位、部门之

4、间商洽工作，询问和 答复问题，请求批准和答复审批事项。 纪要：适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。 一、公文种类二、近似文种区别 决议与决定： 决议必须经过会议讨论并表决通过。 决定是集体讨论通过也可以由某机关部门直接做出决定。 通知与通报： 两个文种都属于周知性和告知性文件。 通知适用发布、传达、要求各单位、部门周知或者办理的事项，批转、转发公文，发布规章制度，印发工作总结、计划等。 通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。二、近似文种区别 请示与报告： 1.行文要求不同：请示需要上级回复，报告不需要上级回复； 2.行文时间不同：请示必须事前行文，报告可以事中或者事后行

5、文； 3.文种性质不同：请示属于请求性上行文，报告属于陈述性上行文； 4.结束语不同： 请示的结束语一般为：“以上是否可行，请批示”、“可否（妥否或者 当否），请批示”。 报告的结束语一般为“特此报告”、“以上报告如有不妥，请批示”。 文种重叠混用 如：请示报告 生造文种 如：意见报告、申请报告 、建议 文种作为公文标题 如：直接用”请示“、”报告“作为公文标题 错用文种 如：报告中夹带请示事项 三、文种选用常见问题 公文格式专指主要文种外形结构的组织安排以及公文的书写、字体、用纸规格和样式等，是区别公文与一般文章的重要标志。 函和纪要是特定格式，可不用按文件标准格式执行。 公文由版头、主体、

6、版记三部分组成。第三部分 公文格式版头：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。 No 000001 秘 密10年特急 沈药大x字2014x号签发人：xxx版头部分份号：涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。例：No000015 。密级和保密期限：涉密公文根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限用“ ”隔开。例：绝密30年，机密 20年，秘密 10年。 No 000001 秘

7、 密10年特急 沈药大x发2014x号签发人：xxx版头部分签发人： 签发人： 紧急程度：根据紧急程度，紧急公文应当在版心左上角用3号黑体字顶格分别标注“特急”、“加急”。发文单位标志：由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。 联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。 No 000001 秘 密10年特急 沈药大x字2014x号签发人：xxx版头部分签发人： 签发人： 学校发文单位标志主要形式及使用范围： 1.“中共沈阳药科大学委员会文件”、“沈阳药科大学文件”适用于印发学校决定、工作部署、以学校党委、行政名义下

8、发的学校综合性通知、工作安排等；批复、批转校内各单位、部门的重要请示、报告、意见；公布根据学校决定设置和调整的各类机构；任免干部，校级表彰奖励和惩处；公布由党委常委会议、校长办公会议通过的规章制度等。 版头部分 2.“中共沈阳药科大学委员会”、“沈阳药科大学”适用于向上级党委政府及有关部门的请示、报告；向不相隶属的校外各级单位询问、商榷、答复、请求批准有关事项。 3.“沈阳药科大学党委（党总支、党支部）”和“沈阳药科大学学院（部、处）”适用于就直属党委（党总支、党支部）和本单位的工作和有关事项做出安排；院级的表彰奖励和惩处；向学校及有关管理部门进行询问、商榷、答复、报告、请示等。 版头部分 4

9、.“中共沈阳药科大学委员会常务委员会会议纪要”、“沈阳药科大学校长办公会议纪要”，分别适用于印发党委常委会议、校长办公会议纪要。 学校党委、行政文件版头发文单位标志居中排布，高24毫米、宽140毫米，上边缘至版心上边缘为35毫米，下边缘与版头分隔线间隔35毫米。各单位、部门发文单位标志一般为高15毫米、宽140毫米，发文单位标志与分隔线间隔10毫米。发文单位标志推荐使用小标宋体字，颜色为红色。版头部分 No 000001 秘 密10年特急 沈药大x字2014x号签发人：xxx版头部分签发人： 签发人： 发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。发文代字是发文单位名称的简称，发文年份应标全

10、称，用六角括号“”括入。发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）在阿拉伯数字后加“号”字。 普发性公文的发文字号编排在发文单位标志下空两行位置，居中排布在版头分隔线的上方；上行文的发文字号居左空一字编排在版头分隔线的左上方，与最后一个签发人姓名处在同一行。多个发文单位联合行文时，只标注主办机关的发文字号。 No 000001 秘 密10年特急 沈药大x字2014x号签发人：xxx版头部分签发人： 签发人： 签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字。编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体。如有多

11、个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 No 000001 秘 密10年特急 沈药大x字2014x号签发人：xxx版头部分签发人： 签发人： 分隔线：发文字号下4mm处与版心等宽的红色分隔线。党的机关公文，在红色分隔线的正中央嵌入一颗红色五角星。公文主体 主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。 包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件 发文机关+事由+ 文种 ， ： 沈药大字2014x号签发人：xxx（空二行）（空二行）（空一行）（

12、空一行）1.标题 由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成。用2号小标宋体字，位于红色分隔线下空二行位置。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。 多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。沙漏型题目样式： 长方形题目样式： 公文主体 标题中需要注意的问题： （一）凡是用红色版头的校内发文，标题可以省略发文机关，若是对外发文， 则不能省略发文机关。 （二）标题中三种标号的使用： 1.引号：特定称谓、缩略语在使用时必须用引号标明，以示强调。如：关于“渤海2号”钻井船翻沉事故的检讨报告。 2.括号：用以对标题内容进行补充、解释或说明。如： 关

13、于印发 市人民政府住房公积金管理办法（试行）的通知。 3.书名号：主要用于批转、转发性公文。如：辽宁省教育厅办公室关于印发辽宁省高等学校章程核准工作进度安排的通知。 公文主体 发文机关+事由+ 文种 、 ， 、 ： 沈药大字2014x号签发人：xxx（空二行）（空二行）（空一行）（空一行）2.主送机关 公文的主要受理机关。应用使用机关全称或规范化简称或同类型机关统称。 主送机关用3号仿宋编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。 有多个主送机关，同类型部门和不同类型部门间用逗号分开，同类型部门间用顿号分开。最后一个主送机关名称后标全角冒号。 公文主体 2.主送

14、机关 （1）校党委、党委各部门发至全校的文件，主送机关写“各分党委、党总支、直属党支部，党委各部、工会、团委”；校行政、行政各部门发至全校的文件，主送机关写“各单位、各部门”；发文范围较小的文件，主送机关写“各有关单位、部门”或直接列明单位、部门名称。 （2）校党委、校行政对外行文，主送机关直接列明收文机关名称。 （3）各单位、各部门报校党委的请示、报告，主送机关写“校党委”；报校行政的公文，主送机关写”校领导“。公文主体 3.正文 公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”

15、“（一）”“1.”“（1）”标注，特殊情况下可以作适当调整；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体标注。标点符号应当符合排版规则，数字、年份不拆行。正文中需要引用其他公文时，按照先引用标题，后引发文字号的方式引用。 公文主体 。（下空一行） 附件：1. 2. 2014年月日 4.附件说明 公文附件的顺序号和名称。 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号； 附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件不盖印章。公文主体 。 附件：1. 2. 2014年月日 例：

16、 生命科学与生物制药学院 2014年10月31日 教务处 2014年10月31日 5.发文机关署名 应当用发文机关全称或规范化简，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排。 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排，最后一个发文机关署名以成文日期为准居中编排在成文日期之上。公文主体 6.成文日期 成文日期确定的原则是： （1）凡会议通过的，以通过日期为准； （2）单位负责人签发的，以签发日期为准； （3）联合行文的，以最后签发的单位负责人签发的日期为准。 成文日期编排在发文机关署名下一行，右空四字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应用全称，月、日不编虚位（即1不为0

17、1）。主体部分 7.印章 印章用红色，不得出现空白页印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，采取调整行距、字距解决。 单一行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 公文主体 联合行文时，将印章与各发文机关署名端正、居中、一一对应，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 8.附注 公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排

18、在成文日期下一行。“请示”件应在附注处注明联系人和联系电话。公文主体 9.附件 当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。公文主体 版记：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。 包括：版记中的分隔线、 抄送机关、 印发机关和印发日期、页码。版记部分1.版记中的分割线 与版心等宽，首条分割线和末条分割线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分割线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分割线位于版记中的第一个要素之上，末条分割

19、线与公文最后一面的版心下边缘重合。版记部分2.抄送机关 指除主送机关外需要执行和知晓公文内容的其他机关。抄送机关之间用“，”分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。抄送机关名称标注于印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排，用4号仿宋体字。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行与冒号后首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。版记部分 3.印发机关和印发日期 一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记部分 4.页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版

20、心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。 单页码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。版记部分 公文的字体、用纸、制版、装订、眉首、式样等各项设置均有相关规定。从2012年1月1日起，采用国际标准A4纸型，同时对文件版型作出调整。 依据： 中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）；党政机关公文格式（GB/T 9704-2012）。二、公文版面及装订要求 1.用纸: 采用60g/80g/胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。 2.开本 国际标准A4型，成品尺寸为297mm

21、210mm，允许误差为2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。 3.版心 版心尺寸为225mm156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37毫米，下空约33毫米。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。 公文版面及装订要求A4型公文用纸页边及版心尺寸 第四部分 行文规则 1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。新条例明确要求不得越级向上级机关行文，尤其不得越级行文请示问题；特殊情况必须越级行文时，必须同时抄送被越过的上级

22、机关。特殊情况包括：情况十分紧急（如突发事件、重大灾害等）；上下级有所争议而无法办理的原则性事务；上级机关指定越级上报的事项。 第四部分 行文规则 3.向上级机关请示、报告重大事项，应经本级部门负责人同意；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。 4.下级部门的请示事项，如需以本部门名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。 5.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 6.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相同上级机关和同级机关，不抄送下级机关。 第五部分 公文拟制 公文拟制包括公文起草、公文审核、公文签发等程序。 拟文要求： 符合

23、国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。 从实际出发，论证深入，广泛听取意见，所提政策措施和办法切实可行。 内容简洁，主题突出，表述准确，文字精炼。 文种正确，格式规范。 对涉及其他部门职权范围内的事项，应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。 拟文部门负责人签字（或盖章）前要审核文稿，审核重点是：是否符合国家法律法规和方针政策及学校有关规定；是否准确体现拟文部门意图；所提政策措施和办法是否切实可行；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定； 拟稿部门初审通过的文稿交由党政办公室文秘科审核后报校领导签发 ；经审核不宜发文的公文文稿，退回拟稿部

24、门并说明理由；符合发文条件但内容需进一步研究和修改的，由拟稿部门修改后重新报送。公文审核 1. 公文签发应按照领导的分工和职权范围进行； 2. 需要经过会议通过的必须按照规定程序提交会议通过后再行签发； 3. 公文签发应在签发栏中签全名和年月日； 4. 签发公文应当使用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔。公文签发 第六部分 公文办理 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。 收文办理程序： 签收登记初审承办传阅催办答复 发文办理程序： 复核登记印制核发 整理归档签收：收件人对收到的公文应当逐件点清，核对无误后在对方的送文簿上签字，并注明签收时间。登记：将文件编号、收文时间、发文单位、来文字号、文件标题

25、、等信息及时登记，字迹要清楚。初审：对收到的各单位、部门的上报公文应当进行初审。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。审核合格的各类来文，填写收文处理单，送党政办公室负责人提出拟办意见。承办：阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文根据校领导分工，送有关领导批办。已批办的文件按领导批示交由主办单位承办，紧急文件应当按文件时限要求办理。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，主办单位应及时、主动与协办单位协商办理。传阅：根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。传阅过程注意严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延传。催

26、办：对办理中的文件，督促承办部门安琪办结。答复：承办部门对已经办理的文件，按照时限要求及时答复来文单位并将文件退还给党政办公室。退还文件时要求将处理意见填报在处理情况栏内，有上报材料的要求一并附上存档。收文办理复核登记印制核发复核：拟稿人拟定文稿后填写“发文处理单”送本单位负责人审核签批。党政办 公室对公文的审批手续、文种、格式等进行复核。登记：对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，并对公文标题、发文部门、密级和保密期限、成文日期等详细记载。印制：公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。核发：公文印制完毕，应当对公文再次核查，确认无误后加盖公章。公文由拟稿部门负责按规定份数和发送范围发送，涉密公文必须一一送交签收。校外的重要文件必须用挂号发出或亲送。 发文办理 需要归档的公文及有关材料，各部门应当根据有关档案法律法规及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。涉及两个以上部门办理的文件，由主办部门进行归档。整理归档 公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公