信息化办公项目_11制作成绩单及打印信

1、项目11:制作成绩单及打印信封 在日常办公文档制作中，某些文档样式及大部分内容相同，只是有几处内容不同。如某公司给众多客户发送邀请函，不同客户邀请函的样式及基本内容相同，只是客户信息不同。只要把客户信息建立一张数据表，使用邮件合并功能就可以自动填写各客户信息。大大提高制作效率。 学生成绩单及打印信封也具有上述特点。采用邮件合并功能进行制作十分方便有效。 项目分析1成绩单及信封打印分析每位学生都需要打印一份成绩单及信封，且学生信息各不相同，因此若要为每位学生单独制作会十分繁琐，尤其在学生人数多时更是不可能现实。Word中提供的邮件合并功能可使该问题迎刃而解。只要事先建立学生信息数据源，使用该功能

2、就能轻松完成任务。使用邮件合并功能可使用的数据源类型广泛，可以用专门的数据库管理系统（如SQL Sever）来创建，也可用Excel创建，甚至可用Word表格来创建。这里学生信息已记录在Excel工作表中，因此采用Excel来创建更为方便。项目分析Excel中学生基本信息与课程成绩各自存放在一个工作表中，如图11.1和图11.2 所示。图11.2 “课程成绩”工作表图11.1 “学生基本信息”工作表1.使用Excel创建数据源（1） 打开Excel文件“学生基本信息及课程成绩”，插入一个工作表，并重命名为“基本信息及课程成绩”。 将“学生基本信息”和“课程成绩”工作表中的内容均按学号升序排序。

3、 将“学生基本信息”工作表第一行（标题）复制到“基本信息及课程成绩”工作表中的第一行。 将“课程成绩”工作表的“学号”列复制到“基本信息及课程成绩”工作表中的第一列。1.使用Excel创建数据源（2）在“基本信息及课程成绩”工作表的B2单元格中输入函数LOOKUP（$A2,学生基本信息!$A$2:$A$14,学生基本信息!B$2:B$14）：单击B2单元格，插入函数LOOKUP，出现如图11.3所示的“选定参数”对话框，选择第一项，单击“确定”按钮；图11.3 “选定参数”对话框1.使用Excel创建数据源（3）出现如图11.4所示的“函数参数”对话框，单击Lookup_value文本框右侧的

4、按钮 ，然后单击A2单元格，在“A”前加“$”符号，再按回车键；单击Lookup_vector文本框右侧的按钮 ，然后切换到“学生基本信息”工作表，框选A2:A14单元格区域，在各坐标前加“$”符号，按回车键；单击Result_vector文本框右侧的按钮 ，然后切换到“学生基本信息”工作表，框选B2:B14单元格区域，在“2”和“14”前加“$”符号，单击“确定”按钮。拖动B2单元格右下角的填充柄向B2:G13单元格区域填充。图11.4 “函数参数”对话框1.使用Excel创建数据源（4）复制“课程成绩”工作表中各成绩（B1:G13单元格区域）到“基本信息及课程成绩”工作表中的H1:R12单

5、元格区域，最终结果如图11.5所示。图11.5 “基本信息及课程成绩”工作表1.使用Excel创建数据源（5）在“基本信息及课程成绩”工作表中，给课程有不及格的学生填写补考通知（使用高级筛选）：将标题行（第一行）的所有课程名称（共11门）复制一份粘贴到空白单元格处（如从H15单元格开始），按照如图11.6所示在对应的单元格中填写“60”（填写一个，其他的使用复制），注意不能填写在同一行上（同一行上筛选时表示“逻辑与”），要依次下移一行（这样筛选时表示“逻辑或”）。图11.6 高级筛选条件填写1.使用Excel创建数据源（6）单击“数据”选项卡的“排序与筛选”功能区中，单击“高级”筛选，出现如图

6、 11.8所示的“高级筛选”对话框，列表区域选择有内容的区域，条件区域选择上述填写的条件，即H15:R26单元格区域，单击“确定”按钮；在S1单元格中输入“补考通知”，然后在S3单元格中填写补考通知内容“请你于2008年3月8（星期六）参加补考，考试地点另行通知”，拖动S3单元格右下角的填充柄向筛选出来的其他区域填充补考通知内容；在“数据”选项卡的“排序与筛选”组中，单击“清除”，即可去掉当前筛选；然后删除上述填写的条件，即H15:R26单元格区域内容。图 11.8 “高级筛选”对话框1.使用Excel创建数据源（7）1.创建一个文件夹，命名为自己的“学号+姓名”，将“学生基本信息及课程成绩.

7、xls”文件复制到该文件夹中。2. 按要求使用“学生基本信息及课程成绩.xls”文件创建数据源（ “基本信息及课程成绩”工作表），并存盘上交。2生成信封和信纸（1）新建一个空白Word文档，保存并命名为“成绩单及信封打印”。在下面制作中注意随时进行保存操作（按快捷键Ctrl+S）。在如图 11.9所示的“邮件”选项卡的“创建”功能区中，单击“信封”，出现如图 11.10所示的“信封和标签”对话框，在“收信人地址”文本框中随便填写内容（以后还要更改的），单击“添加到文档”按钮，这时文档中出现两页大小不一的纸张，第一页是信封，第二页是信纸。将第二页的纸张大小设置为“32开”，并设置页边距上、下均为

8、2厘米，左、右均为1.5厘米，结果如图 11.11所示。图 11.9 “邮件”选项卡图 11.10 “信封和标签”对话框2生成信封和信纸（1）结果如图11.11所示。图 11.11 创建的信封与信纸3制作信封套打的内容并调整其位置 将第一页（信封）的“收信人地址”图文框（创建信封时自动生成的）复制一份到本页，将其中文本改为“邮编”，用来打印邮政编码。由于信封采用套打（即将邮编、收信人地址打印在现成的信封上），所以打印的内容一定要准确定位。一般要通过试打印，移动“邮编”或“收信人地址”图文框位置，设置邮编的字符间距，使得收信人地址打印在合适位置，邮编各数字能准确打印在信封的邮编格子中。4制作成绩

9、单 在第二页上制作如图 11.12所示的成绩单。专业、班级等后面的划线使用空格加下划线，成绩记录在表格中，各课程名称可以从Excel文件“学生基本信息及课程成绩”中复制。图 11.12 学生成绩单6使用使用“邮件合并邮件合并”功能打印各信封和成绩单功能打印各信封和成绩单1）获取数据源：在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”中的“使用现有列表”（见图 11.13），出现如图 11.14所示的“选取数据源”对话框，指定数据源文件所在的文件夹，在文件列表中选择“学生基本信息及课程成绩”Excel文件，然后单击“打开”按钮。再在弹出的如图 11.15所示的“选择表格”对话框中选取表

10、格“基本信息及课程成绩$”，勾选“数据首行包含列标题”复选框，然后单击“确定”按钮。图 11.13 使用现有列表图 11.14 “选取数据源”对话框图 11.15 “选择表格”对话框6使用使用“邮件合并邮件合并”功能打印各信封和成绩单功能打印各信封和成绩单 2）插入所需的数据域 把插入点定位在第一页的“邮编”处，删除原内容；然后在“邮件”选项卡中，单击“插入合并域”，出现如图 11.16所示的“域”列表，在“域”列表中选择“邮编”域。使用同样的方法在“收信人地址”处插入“通讯地址”域和“姓名”域。图 11.16 插入合并域6使用使用“邮件合并邮件合并”功能打印各信封和成绩单功能打印各信封和成绩

11、单 在第二页上插入“专业”、“班级”、“学号”、“姓名”、各课程成绩及“补考通知”（在“注”位置）域，如图 11.17所示。图 11.17 插入数据域的学生成绩单6使用使用“邮件合并邮件合并”功能打印各信封和成绩单功能打印各信封和成绩单3）查看合并数据为了查看合并后的数据格式是否符合要求，可以在“邮件”选项卡的“预览结果”功能区中，单击“预览结果”。还可以使用 上各箭头按钮查看各记录数据，如图 11.18所示。若显示的内容不符合要求，则需要对其进行重新编排。再次单击“预览结果”按钮，就可以返回原状态，即显示各数据的域名。图 11.18 查看合并数据（第二条记录）7合并到新文档合并到新文档 在“

12、邮件”选项卡中，在如图 11.19所示的“完成并合并”中，单击“编辑单个文档”，打开如图 11.20所示的“合并到新文档”对话框，在“合并记录”选项区域中选中“全部”，然后单击“确定”，即可在新文档中看到每位学生的信封和成绩单。图 11.19 完成并合并图 11.20 “合并到新文档”对话框7合并到新文档合并到新文档 全部记录合并后的整体打印预览效果如图 11.21所示。图 11.21 全部记录合并后的整体打印预览效果总结本项目是对Excel和Word中功能的综合应用。Excel中主要使用函数、高级筛选等功能，在Word中主要使用“信函与邮件”中的“邮件合并”和“信封和标签”功能。“信函与邮件”中的各功能主要用来制作信函、信封和标签等。对于同一个单位，它们（信函、信封和标签）的样式和基本内容是相同的，只是客户的通讯地址、姓名等有所不同，而客户量往往较大，单个制作不仅繁琐，甚至不太可能。为此，应用这些功能将是最佳选择。当然这些功能不只是局限于制作信函、信封和标签等，还可以应用于其他类似的场合。总结对于本项目中的“邮件合并”功能，Word 2010提供了人性化的操作向导，