印信管理制度

1、华拓数码科技文件编号：MYZCB-2021-ZD-002版本号：V1.0印信管理制度密级：保密第1页，共9页1?目的加強公司对印信的管理，便于对外开展工作，防范经营风险，维护公司的合法权jSi O2. 范围本规定适用于华拓数码科技北京总部及各分支机构。3. 原那么3.1用印信必须有申请并备案；3.2严禁印章私自外带；3.3严禁在空白文件上用印；3.4严禁开具并私自带出空白介绍信。4. 职责4.1总部及各分支机构的行政部负责人分别负责总部及各分支机构公草的保管、用印；4.2财务部负责人指定专人分别负责财务章和法人章的保管、用印；4.3部门负责人指定专人负责部门章的保管、用印；4.4各部门总监审核

2、本部门的印信申请单；4.5总裁办负责审批公章使用、合同章使用、介绍信的开具、印章外带，以及除HR 部门章的对外出具文件；4.6总裁负贵审批对外出具的产生法律和经济责任文件的公章使用；审批财务部 件的财务印鉴使用；4.7特殊情况，印章需要带出时必须由使用部门总监、行政总监和总裁办的审批。5.工作程序5.1 印章刻制发放经公司发文批准成立的机构，可申请刻制印章；刻制印章须开具公司介绍信，由行政部到合法印章社刻制；印章刻好后，使用单位到总部行政部填写?印章开启使用登记表?，留印模 启用；部门因工作需要刻制业务专用章或部门章时，需向部门总监申请，详细阐 部门总监与总裁两级审批同意后，由行政部到合法印章

3、社刻制；因更改名称需重新刻章的，新印章刻好后，各使用单位以旧换新，旧章由 收留印模后，统一归档或销毁；5.1.6 印章因长期使用， 损坏不能使用的， 各使用单位报部门总监批准后， 由行 并以旧换新，使用部门办理印章启用手续。5.2印章的使用范围5.2.1 对外报送资料、发送文件、公函、报表、向政府有关部门申办有关证件手 报告；对外出具文后印章即可明用章理由，总部行政部验政部办理刻制，续、呈迷书面5.2.2 公司内部发布有关文告、通知、通报、任命、决定等；5.2.3 公司对外签订合同、协议及其他文本；5.2.4 为公司有关人员外朕开具证明、介绍信；5.2.5 其他需要使用公司印章的文件。5.3

4、印章使用程序5.3.1 公章的使用5.3.1.1 员工中请用印的文件必须是有效文件，用印前需填写?印信使用申请单?;5.3.1.2 将需用印文件呈送其部门总监审批，部门总监审阅后同意用印的，在?印 信使用申请单?上签字确认或邮件批复，然后由总裁办审批，报总裁备 案；对于涉及法 律责任和经济责任的对外文件，还需经总裁审批；5.3.1.3 各部门对于经常性用章事项，可由部门总监统一确认公章使用授权，经 总裁办批 准，在行政部备案。凡遇备案事项，可直接在行政部办理盖章 登记，而无需审 批；5.3.1.4 经部门和总裁办批准的用章事项，在行政部负责人处审核、登记、用印，?印信使用中请单?留行政部备案。

5、5.3.2 合同章的使用5.3.2.1 销隹部签订与销售有关的合同，技术部和行政部签订与采购有关的合同， 其他部门签订与其业务相关的合同，需加盖合同章；53.2.2 签署合同须?合同管理制度?所规定的流程和权限进行审批；5.3.3 经审批后的合同方可签署盖章。由总裁办对合同的法律条款、审批流程 和审批权限进行审核。行政部印章管理人在确认审批环节完整后予以盖章；534 印章管理人和使用人在用印后，应如实填写?印章使用登记表?。5.3.5 部门章的使用5.361 部门假设需刻制部门章，应经部门总监中请，总裁批准前方可刻制；5.362 假设需用部门章，使用人应填写?印信使用申请单?，由部门总监和总裁

6、办 审批签字或邮件批复，经备案的事项由HR 经理或 HR 总监审批即可；5.363用印后，?印信使用申请单?由部门章管理人员存档备案，并如实填写?印 记表?。5.3.6 财务印鉴5.3.7.1 财务印签包括公司财务章和法人章；5.3.7.2 财务印签只限于财务人员使用；53.7.3 财务章和法人章分别由不同的财务人负保管；53.7.4 对于需妥使用财务印签的财务票据需由两名印章保管人根据有关用款审 用印后出票；53.7.5 对于需妥使用财务印鉴的对外报送财务报表或出具财务票据的，需由财 签字后加盖印章；对于出具公司资质证明文件或对外报送资 料的， 和总裁的审批；5.3.7 印章外带5.3.8.

7、1 公司印章原那么上不允许外带，因公确需外带印章的，需主管部门总监、印章管理部门行政部或财务部负贵人及总裁办批准；53.8.2 携带印章外出人员，需填写?印章借出声明?，由当事人本人、主管部门章管理部门行政部或财务部负责人及总裁办签字确认；章使用登批单据分别务总监审批需经财务总监总监、印5.3.83 印章保管人见到审批完备的?印章借出声明?，方可将印章交给当事人。5.1介绍信使用范围以公司名义对外朕络、证明员工身份等事项；5.4.2 部门总监以上领导决定或根据实际需要确认介绍信的使用。5.4介绍信使用程序5.4.1 公司介绍信由总部或分支机构行政部专人负责管理，管理人员不得扌直自使 用介绍信；

8、5.4.2 使用介绍信，使用人需填写?印信使用申请单?，由部门总监、总裁办审批 签字；5.4.3 管理人员在开具介绍信时，必须填写清楚，字迹工整，存根需记载开据证 明的人员姓 名、事由、时间，信文与存根记栽要求一致，将?印信使用申 请单?存档备案，并如 实填写?印章使用登 ?记表?。无特殊情况，不得为非公司人员办理介绍信，不得邮寄介绍信。5.5介绍信的印制和销毁介绍信印制由行政部履行报批和登记手续，由总部行政部负责人审批；5.5.2 介绍信及其存根销毁销毁前要按编号进行登记，由行政部负责人监督下进 行，销毁后要 由在场人员签字备查。6 相关表格?印信使用中请单?印章使用登记表? ?印章借出声明

9、? ?印章开启使用登记表? 附加说明：本规定由总裁办负责制定，解释权和修订权在总裁办起草人：总裁办审批人：徐岩审批日期：2021年x月x日生效日期：2021年x月x日附件:印信管理审批权限表审批内容审批权限印信类别文件类别部门总监财务总监HR经理/HR总监行政总监总裁办CEO印章管理 人公章公司对外报送文件具法郷贵任或经济 责任的对外文件公司对内发布文件?签署、终止或解除 劳动合冋/协议对外报送人事相关 文件农单开具公司证明文件?其他需盖公章文件合同章已经审批流程的合 同?HR部门早交付中心人资部内 部发文实习生实习协议、 实习鉴定、在职证 明离职证明?财务印 鉴财务报农财务票据公司资质证明文

10、件对外报送资料其他部 门章部门对内对外出具文件介绍倍身份介绍?开具证明印章外带?印信使用申请单申请人咅日期印信类别份数文件名称接受单位部门主管批准人印信使用申请单申请人咅日期印信类别份数文件名称接受单位部门主管批准人印章使用登记表序日期部门文件名称接受单位份数使用人备注12345678910111213141516171819202122印章名称开启日期管理部门领用人签字印模留底印章开启使用登记表印章借出声明现有 部门 , 因办理 事宜，需将 章借出公司使用。借出吋间： _年_月日 _时_分一年月 _日_时特此声明！分。印章借出期间，所发生的一切与上述申请办理事宜无关的法律责任概由借出人承当。 借出人签字：借出部门主管