协同办公系统

1、协同办公系统需求说明书宁夏安泰新能源股份有限公司二九年六月一、系统建设目标办公自动化系统的建设目标是实现一个集公文管理、日常事务协作、制度规范、知识管理、内部通讯、信息发布、电子公告、日程管理、会议管理等为一体的协同办公系统。实现内部即时交流协作，建立内部知识管理体系，规范内部管理，提高公司办公效率的目标。 二、设计原则（一）先进性信息技术的发展日新月异，为确保OA系统在未来几年内不落后，具有较强的生命力，设计中应适度超前，在兼顾目前应用现状的前提下，采用先进、成熟的技术设计。（二）易用性系统界面友好统一，充分考虑使用人员的特点，使数据处理工作简单、方便、快捷。业务流程清晰，符合常规业务处理习

2、惯，系统数据维护方便，备份及数据恢复快速简单；系统配置部署体现自动化，尽量避免复杂的系统配置文件。同时，系统中要提供图文并茂的帮助资料。（三）稳定性系统采用成熟稳定的产品，定制开发产品需要较长稳定周期，不建议产品以定制开发的模式满足需求。（四）可扩展性系统应提供符合国家软件开发规范的接口，以满足将来和其它系统的整合应用。（五）应用可持续性为确保政务办公系统未来能长期适用，系统必须保证在未来几年内能够无须定制平滑升级。供应商应提供3次以上版本升级的证明。（六）安全性安全性是系统建设的一个重要原则。系统需要提供一个全面的安全解决方案。三、功能要求(一) 协同工作完成企业内部的资料传递、审批、请示、

3、报告、汇报、工作沟通等日常工作事务，提高公司内部协作效率。1. 除系统管理员外，普通用户可以根据工作需要自建各种随机流程，流程处理中处理时间，处理结果实时记录并反馈给发起人。2. 流程管理：流程发起人可设定流程处理时间期限，管理者可以查看、统计管理范围内用户的工作流程办理情况，形成报表，报表可转为excel表格。3. 流程策略完整，可以支持处理人对流程做终止、回退、撤销、加签、会签、知会、转发等操作，可以支持发起人对流程做转发、归档、撤销、重复发起、补充正文等操作。4. 协同待办事务可以直接转入到日程安排中。5. 发起和处理协同的时候可以关联多个其它相关协同事务。(二) 表单管理可以根据公司内

4、部管理的实际要求，将公司的各种管理制度，方便的转换为各类电子审批表单,规范公司内部管理。1. 各种管理表单可以发布到系统首页方便调用。2. 使用者可以根据应用需要在首页设定各种业务应用。3. 系统可控制流程处理节点对每个表单单元格的权限，权限分为浏览、编辑、隐藏。4. 可以实现对表单内容、数据的统计查询。5. 通过表单统计查询结果可以追溯原始表单。(三) 公文管理公文流转实现公司内部公文管理的需要，功能包括收文管理、发文管理、签报管理、流程管理、公文查询、公文督办、公文文号、公文统计。公文管理内嵌标准Office插件，可实现痕迹保留、公章签名、支持WordExcelWpsET格式。(四) 信息

5、发布1. 可以创建多个新闻、通知、调查、讨论栏目，每个栏目可以设置管理员。2. 公告发布后，发布人人可直接查看各处室和人员查看公告、通知的时间记录。3. 公告正文支持word、WPS等文本格式。(五) 文档管理1. 文档管理可以给每个部门和人员设定独立的文档空间，并授权共享。2. 文档授权需要实现管理、编辑、浏览、读取、打印、下载等权限控制。3. 文档支持对office、wps office进行在线编辑。4. 可实现文档批量上传。5. 使用者授权文档更新时可自动消息提醒。6. 文档中可自动显示最近访问文档、最新文档、热点文档等内容。7. 单位可根据管理需要将常用的规章制度等文件发布到单位页面。

6、个人可把常用文档发布到个人页面。(六) 人事管理对单位的人员的基本档案信息做记录，并对人员的调动、离任等事件进行记录。功能包括：自定义信息、档案管理、业务管理和统计查询、日志管理、HR操作员管理、工资管理。(七) 日程/计划/会议实现个人日程管理，秘书给领导记录事务日程，上级给下级日程中安排工作事务。实现计划上报、计划管理等。实现会议的发布、查看、会议回执、会议纪要管理。(八) OA精灵1. OA精灵可以通过独立登录或将窗口最小化到windows界面托盘中，OA精灵需要能提供事件消息提醒，点击提醒信息可直接进入政务办公平台查看和处理工作事务。2. OA精灵在最小化状态可以直接发起协同、上传文档

7、。3. 可以在word、Excel、PowerPoint、outlook等Office应用中嵌入OA精灵（office中有OA精灵按键），在编辑好文件后可以方便地通过OA精灵按键将该文件发送到协同、公文。(九) 个人应用1. 首页栏目设置：支持个性化设置首页栏目，要求至少可显示待办事务、跟踪事务、领导日程、部门事件、个人日程、常用文档、最新公告、新闻、讨论等内容，个人可按需要进行栏目布局调整。2. 系统可显示在线人员信息，便于实时交流。3. 个人可根据需要在首页设置经常联系的人员，设置后可点击快速查看双方往来文件，快速跟对方进行工作交流。4. 可查看历史信息记录，包括来往事务处理记录和在线消息记录。个人可查看、导出和清除系统中的信息记录。(十) 插件要求1. 即时通讯插件：实现与协同办公系统的组织机构同步，可实现协同在线消息提示、传送文件、在线交流、在线视频会议等应用。2. office插件：提供word/WPS/excel正文编辑器、痕迹保留、电子签章签名等功能。在协同、公文、文档、公告等内容中可直接调用Office插件。四、其它说明1. 系统要求采用J2EE平台构建，采用B/S模式，在公司总部部署一套服务器，公司下属各单位、各部门不用安装客户端程序，即可通过网络远程访问使用。2. 产品报价包括正版产品费用和正版数据库费用。