第一章工作基本准则

1、2022-2-4成功的工作准则1第一章 工作的基本准则2022-2-4成功的工作准则2上司呼叫自己时，应以对方能清晰听见的声音回答：是，然后携带备忘用纸和文具，迅速走向上司。站在上司办公桌前，轻轻点头后，再移向距离上司一步的左侧，挺直背脊站立。接受指示时应一面记录，直到最后。指示内容应澈底理解。上司指示完毕后才能发问。需将指示内容复诵一次。当指示内容无法和现在的工作配合或如期完成时，不可擅自判断，应请示上司，以免出错。若非直属上司的指示，需向直属上司报告，获其同意。2022-2-4成功的工作准则3 要亲自向下达指示的上司报告；不可由他人代劳，那是错误的态度。 报告必须争取时效。 应依结论理由经

2、过的顺序报告。 事实与意见必须清楚区别。 内容较复杂时，需添加适切的资料，使上司易于理解。 配合报告内容的紧急度、难易度、重要度等，选择作口头报告或书面报告。【报告的种类】 中间报告工作进度、发现问题等的报告。 结果报告工作完成的报告。2022-2-4成功的工作准则4【应记录的事项】出席会议时，会议中讨论的过程及决定、指示的事项，都必须记录下来。在自己部门里，若有商议或研讨，其内容亦需作成记录。上司呼叫时，应携带记事本前往，写下指示或连络的内容。因公外出或前往拜访客户时，也应将过程的重点摘录下来。有客人来访时，需将对谈的内容简单记下。看报纸时，记事本应摆在手边。遇到公司的报导或业界的动态消息，

3、应随手记录或作成剪报。2022-2-4成功的工作准则5时间（When）调查日期、决定日期、举行日期、开始日期、期限等，都应正确记录。地点(Where)场所、会场等，必须记录清楚。对象(Who)无论传达者或接受者，只要是主词都需记载。原因(Why)原因、理由等。目的(What)文件的目的。手段(How)方法、做法。数量(How Much)预算、经费等。2022-2-4成功的工作准则6【提前上班】 一天的工作是从早晨上班开始，应该于规定时间五分钟前抵达公司，迅速做好工作前的准备。提前抵达公司，不但时间上比较充裕，心情也较轻松，工作起来自然就顺利多了。坐下后，应先看看当天的日程表。对于会议、访客、连

4、络等事项所约定的时间，尤需遵守。2022-2-4成功的工作准则7桌上必须整理干净再下班。重要文件应收放于规定的保管场所。先确认好翌日的预定业务。翌日需外出或出差时，应先向上司报告，然后在日程登记板上写下外出地点。最后一个离开公司时，需检查电灯、火源、水龙头、各种机械的电源、锁等，已否切断电源或上锁。2022-2-4成功的工作准则8【休假 请假】 事前需征得上司的同意（需考虑工作的繁忙状况）。 事出突然，无法上班时，应于开始上班的时间，打电话向上司报告，上司不在则与同事连络。 有时（清晨或紧急时）亦可打电话至上司住处报告。 长期休假时，应向上司说明自己的连络地点、电话。【直接在外洽公】 应先向上

5、司报告。 前一天并需在日程登记板上，载明洽公地点及预定返回公司的时间。2022-2-4成功的工作准则9应先向上司报告。要在日程登记板上载明洽公地点及直接返家理由。业务办好后，应和公司连络。【外出时】纵使外出办理的事，上司早已知晓，但仍应向上司报告：为商量，必须到，并在日程登记板上载明洽公地点和预定返回公司的时间。同时也要告诉同事。外出后，最迟半天要与公司连络一次。变更预定行程时，必须与公司连络，并托同事代为修改日程登记板上的登记事项。2022-2-4成功的工作准则10【绝对禁止因私事外出】【友人突然来访时】【不能打私人电话】私人电话必须在休息时间到公共电话去打。不管有多紧急，若是私人电话，都需

6、经上司同意，才能离开位子，到公共电话去打。即使对象是公司内的同事，只要是私事，也应在休息时间利用公共电话连络。【不必要的私人物品不可带至办公室】【禁止闲谈或耳语】2022-2-4成功的工作准则11【办公桌】工作忙碌时，桌上容易显得凌乱，所以，工作中最好随时保持桌面的整齐。抽屉内也要整理。认为看不见的地方就不必整理，是个大错特错的想法。离开座位或下班时尤需注意。即使是离席片刻，桌面也要略作整理。太散乱容易被认为邋遢。下班时，桌上不可残留任何物品。离开座位时，椅子要放进桌面下。【文具】文具应整理好，以便利任何人使用。文具使用完毕，应放回原位。不可认为文具既便宜又多，就随意浪费。2022-2-4成功

7、的工作准则12 公司内物品应放置在能方便使用的地方。 使用后应放回原位、恢复原来状态。 无论物品多廉价，均属公司成本的一部分，因此，不可作无谓的浪费。8 工作的基础从设定目标至结果的评价（评核） 目标 应先了解工作的目的，明了工作进度、完成日期等，以利逐步达成目标。 计划 找出有效达成目标（内容、目的、完成日期）的方法。2022-2-4成功的工作准则13执行 依据计划，正确、迅速的加以执行。 应如期完成。 如果无法按预定进行，不得不变更计划时，必须向上司报告， 接受上司的指示或建议，避免擅自决定。 中途遇有重要问题，应与上司商量。评价（评核） 确认有无按计划进行？有无达成目标？ 无法顺利完成时

8、，应检讨其原因。 顺利完成后，也要确认成功的理由。2022-2-4成功的工作准则14工作并不是从任一件开始都无所谓，应有轻重缓急之分。决定先后顺序的要素如下： 期限（完成日期）。 重要度（工作的重要程度）。 性质（能独立完成或需与他人配合）。应该拟定缜密而实际可行的计划，按部就班推展工作。2022-2-4成功的工作准则15一般说来，工作的进行步骤如下：接受工作的指示 命令搜集相关资料 情报思考工作的顺序、方法决定顺序、方法拟好日程表执行检讨 评价报告2022-2-4成功的工作准则16【对自己的工作产生质疑】【问题的种类】 障碍的问题：即令人感觉因扰的问题。 不符基准的问题 指销售量无法达到基准

9、、顾客抱怨的发生率高于一般基准、错误件数增加等问题 课题的问题：为达成目标所需解决的改善问题等。 创造的问题 指扩展新产品部门或开发新系统等的问题。眼光若能放远，肯以积极的态度向更上一层挑战时，自然会产生这种形态健全的问题意识。2022-2-4成功的工作准则17【有顾客才有工作】 没有设定顾客的存在而进行的工作，或只考虑自己的希望，欲求所做的工作，必然不会成功。有许多事实可以证明，唯有肯为顾客设想的店铺才会生意兴隆，不考虑客户需要的企业则会逐渐衰微。【任何部门的员工都必须要有顾客意识】 需经常接触顾客的营业部门员工，当然会热心学习接待顾客与服务顾客的方法，但这并不表示，制造部门或其他事务部门，

10、 罕与顾客接触的员工，便不需有顾客意识。其实，所有部门的员工都要有顾客意识去工作才对。2022-2-4成功的工作准则18【利益是由每位员工创造的】 公司不摇钱树，每位员工都得努力工作，获取利益。【不做牵强、浪费的工作】 所谓牵强，是指手段太小与实质不配合。 另一种所谓的浪费，正好与牵强的情形相反，意味与 工作的目的相较，手段显得太大。【检讨自己的行动】 进行工作之前，先要考虑整体的目的，再选择最适于目的的方法或手段，这是有效工作的要诀。2022-2-4成功的工作准则19【何谓品质】 品质原有高级品之意，或表示事物价值的相对性，如品质好坏等。【如何提高品质】 工作的进行方法必须正确。 先完成指示

11、部份的工作，是为先决条件。 先做上司指示、命令的事，固然没错，但动手进行之前，先 明确了解工作的目的，找出能使工作更迅速、顺利完成的方法，更为重要。2022-2-4成功的工作准则20商业文书在资讯传达方面，应必须注意以下几项基本原则： 正确 易懂 迅速 价廉【正确】 传达的内容必须正确。 主词与受词必须明确表示。 避免含糊的文意表现，或模棱两可的解释。 需检查有无漏掉必要项目。 反复检查有无错字或脱落字。2022-2-4成功的工作准则21 宜使用平易的文字。 应以配合对方立场和知识的方式说明。 先叙述结论，再写理由、说明和参考事项。详细内容则以附注方式说明。 依重要度的顺序书写。 要点需分段书

12、写。 先写标题，内容方能一目了然。 文书宜简短。 宜采条列式书写。2022-2-4成功的工作准则22 【公司内部的文书】 公司发给内部的文书有：签呈、报告书、会议记录等。 【报告书的写法】 不可失去时效。要注意提出报告书的日期。 报告内容宜简洁。 报告书有规定格式时，依格式书写。 文笔应平易简洁。 应先叙述重要事项。2022-2-4成功的工作准则23 欲陈述个人意见时，应与客观事实分别清楚，以另一项目书写。 应载明资讯来源。 有助了解报告书内容的资料，需作成附件。 注意主旨是否明确。 写好后应多看几遍。17 报告内容宜简洁，结论要清楚 宜简洁。 结论必须清楚。 格式以容易阅读为上。 注意数字有

13、无错误。【写报告的15项检查要点】 文句是否简洁？ 文字表现是否浅显易懂？ 是否有容易被误解的表达？ 2022-2-4成功的工作准则24 标题的内容是否一致？ 传述的内容是否整理妥当？ 文体有无混乱或矛盾？ 是否采条列式说明较容易理解？ 专门术语或外语是否使用过多？ 数字和专有名词是否有误？ 标点符号或分段是否恰当？ 有无错别字、漏字或简体字？ 有无使用俗语、流行语、差别语或失体的词语？ 资讯来源有无明确记载？ 图表是否写在适当位置？ 所附资料有无脱落？2022-2-4成功的工作准则25 文章语气要恳切，不可有失礼之处。 避免使用难字或古语，以平易、简洁的现代式表现为佳。 有错别字或漏字是最不

14、礼貌的事，所以，信函写好后应再检查几次。 不仅文章要注意，以下几点也很重要。 印刷品质 用纸种类 决定用文书处理要或打字机书写 或使用毛笔（有时因对方身份或内容所需，要使用毛笔）除此之外， 内容或体裁还须注意格调。 不可延误时机。 2022-2-4成功的工作准则26 【文件的整理要点】 文件不要积压，应当天处理。 待处理的文件要让有关的人知道。 要仔细处理。 应根据公司规定的档案制度，将文件归档。 要让每个人都便于利用。 要以每个人都容易看见、容易使用的方式归档。 不要的即废弃。2022-2-4成功的工作准则27【离席或下班时】 即使是很快就返回座位，桌上的文件也应整理好或翻面遮住。 下班时，

15、文件应完全整理妥当。 公司内电话本应收藏在能上锁的柜子里或抽屉内。 【携带文件时】 在公司内走动时，避免文件露出让第三者看见。 在电梯内或通道上，不要取出文件观看。 为避免遗失或遗忘，每次取、收文件时，都要点算件数。2022-2-4成功的工作准则28 文件以在公司内处理为原则。 不得不带出公司外时，需经上司同意，并办理规定手续。 需确认欲带出文件的数量。 应放入公文封或公事包内严密保管。 【带出文件的注意事项】 应直达目的地，不可途中拐至他处。 搭乘火车或公车时，文件不可放在置物架上，避免失窃或遗忘。 坐下时，装有文件的公事包要放在腿上；站立时，应站在通道中间。 不必要的文件，应负责以妥切的方

16、法丢弃。2022-2-4成功的工作准则29 【机密文件的保管】 机密文件必须放在可以上锁的地方保管。 下班时需检查有无确实上锁。 必要时，应决定保管人。 【机密文件的使用】 离席时，必须放回原来的保管场所。 取出后，自己要负责归位，不可委托他人。 【机密文件的借阅、带出公司】 要借阅或带出机密文件时，需获得上司的许可。 为时确责任之所在，应按规定办理手续。2022-2-4成功的工作准则30 经上司同意后，得在公司内复印。 复印作废时，需裁碎丢弃。因复印亦容易泄出秘密，所以必须特别留意。 【机密文件的阅览、送达】 不可外露，必须放入公文封内。 必须亲交本人点收。 对方不在时，原则上，于交给对方之

17、前由自己保管。不得不请对方同一部门的同事转交时，应郑重交代是重要文件，需小心保管。 避免用电报或传真机传送。 要寄出公司外部时，应以双挂号邮寄。2022-2-4成功的工作准则31 收文者的敬称 公司、部、课钧鉴 职称总务课长 个人先生 主旨主旨宜简洁、具体。采一目了然的标题写法最为理想。 前文以敬启者开始，接着问侯，再就平常交易往来方 面致谢几句。 本文以有关引入本文。 结语先写结尾的应酬语，然后以结语结束。2022-2-4成功的工作准则32 【OA机器的使用方法】 首先应阅读操作说明书，充分了解正确的使用方法。 应谨慎使用。粗心大意或使用不当，是机械故障或缩短寿命的主因。 使用后，机器必须回

18、复使用前的状态。 需经常注意机器四周的环境。湿气、热、尘埃、振动是机器的克星。注意冷暖气吹送的方向。 机器是配角。2022-2-4成功的工作准则33 OA机器的操作方式也必须注意，最好依下列顺序检查一遍。 插入电源有一定的顺序。而且，机器的电源不能随意切断。 按键用力要轻。因按键声过大也会形成噪音，干扰到他人。 手肘不可压在键盘上，或把体重重心倚在键盘上，这样极易造成机器故障。 由于机器是公用物品，因此必须保持清洁，绝不可以污脏的手来触摸。 他人正在操作机器时，不可用手碰触。 机器使用中途必须离开时，应标示使用中。 最后的使用者要确实切断电源。2022-2-4成功的工作准则34 【操作软体磁碟

19、的注意事项】 磁碟片除了贴有标签的部份，其余皆不可碰触。 不可用污脏的手碰磁碟片。 不可放在靠近有磁性的地方。 磁碟片容易破损，取放时要特别慎重。 避免和他人共用。 磁碟片的归档方法和一般文件相同，应依业务单位分别归档。 磁碟片和重要文件一样，有秘密外泄的危险，应妥善保管，不可 随意取出。 保管磁碟片时，必须整理妥当，放置在规定场所，便于他人取用。2022-2-4成功的工作准则35【传真的优点】 操作简单，可迅速送达文书（或图样）。 不是口头叙述，因此可正确传达。 复杂的内容亦可传达。 可同时向很多对象传达讯息，所以能提高业务效率。【基本的注意事项】 传真文件宜简洁扼要，太长或张数过多，通信费用相当昂贵，不仅本身不利，对方也会因成本太高而困扰。 应以容易判读的文字书写。2022-2-4成功的工作准则36 应考虑对方也需负担传真纸张的费用，适于以传真方式传送的内容才利用传真传送。 机密性高的文件不宜传送，以免机密外泄。 不得不传送机密性高的文件时，应先打电话给对方，请对方待传送完毕立即取走。 传送后，需打电话给对方，确认是否送达，以及传送的情形。 传送完毕，注意文件是否遗忘在传真机旁。 一有传真到达，应立刻交给当事人。 不要忘了补充传真用纸。最后下班的人，应检查纸张是否够用。2022-2-4成功的工作准则37 【影印时的注意事