办公物品管理办法

1、雅迪集团管理标准化文件【集】Q/YD-W-QG-029办公物品管理办法受控印章:版本号: 1.0编制:潘锴审核:白太春会签:谢志平查险峰杨剑批准:杜建平2011年08月06日制定2011年11月1日实施雅迪集团企业管理中心发布办公物品管理办法1. 目的为了加强办公物品的管理,既要保证正常办公需求,又要防止积压、闲置、遗失等损失,保证办公资源利用最大化,管理受控,特制定本办法。2. 适用范围本文件适用于集团及下属公司办公物品的管理。3. 术语办公物品:指日常办公需要,但不够固定资产标准的物品,包含行政办公、食堂后勤等物品。4. 职责4.1. 各财务部门,负责对办公物品申购、保管、使用等监督管理;

2、4.2. 各办公物品归口管理部门(或人员,负责汇总并提出办公物品申购需求、负责对办公物品建卡、建台帐,组织盘存;4.3. 物资管理部,负责对未领办公物品的库存保管;4.4. 采购部门,负责按归口管理部门(或人员提出的需求进行办公物品采购。5. 正文5.1. 办公物品分类5.1.1. 办公物品按使用属性分IT类办公物品、行政后勤类办公物品。5.1.1.1. IT类办公物品由公司IT部门(或人员归口管理,行政后勤类办公物品由综合管理部归口管理(集团归口到行政管理部;5.1.2. 办公物品按其耐用性和价值分为三类:价低易耗品、价高易耗品、低值不易耗品。5.1.2.1. 价低易耗品是耐用年限在一年以下

3、,价值不超过100元的物品;价高易耗品耐用年限在一年以下,价值超过100元的物品;低值不易耗品是耐用年限在一年(含一年以上的物品。5.2. 办公物品申购5.2.1. 办公物品的申购必须制订计划,各部门根据生产经营和办公的需要应按预算要求按时向办公物品归口管理部门(或人员提出年度、季度、月度的办公物品需求计划,归口管理部门(或人员汇总后根据库存情况,制定办公物品的购置计划;5.2.2. 原则上办公物品需求计划每月提报一次,各部门20日前提报归口管理部门(或人员,归口管理部门(或人员根据各部门年度、月度办公物品预算进行审核,超部门预算的需报所在公司/中心主管审批。5.2.3. 归口管理部门(或人员

4、每月25前汇总提报购置计划,经所在公司财务部审核是否在公司/中心预算范围内,超公司预算部分经所在公司/中心主管审批后报集团财务总监审批,超额比例大于10%报总裁审批。5.3. 办公物品购置和验收5.3.1. 各公司采购部门,根据审批后的购置计划采购办公物品;5.3.2. 办公物品入库前必须由归口管理部门(或人员和物资部门人员及时认真验收,办理入库手续。验收时必须注意质量、数量的检查,验收中发现问题应立即向销售单位提出,及时办理退、换或赔补手续;5.3.3. 一次性需求的办公物品购入时及时通知需求部门领用。5.4. 办公物品的库存、领用管理5.4.1. 物资管理部专区专人对在库办公物品进行保管,

5、按月定期盘存,填写库存统计表,注明盈亏值,说明原因,报财务检核;5.4.2. 归口管理部门(或人员应定期统计办公物品的购置、库存、发放、使用情况。在满足保证正常办公需求的情况下,使库存办公物品资金最小,压缩费用;5.4.3. 领用办公物品需领用部门打印办公物品申领单,归口管理部门(或人员审核后,超部门预算须报公司/中心主管审批,到办公物品库房领用。5.4.4. 领用、使用管理原则5.4.4.1. 办公物品实行预算定额和定期领用、使用管理;5.4.4.2. 办公物品按价低易耗品、价高易耗品、不易耗品实行分类管理5.4.4.3. 价低不易耗品、价高易耗品按固定资产形式管理;其中贵重办公物品(单件金

6、额大于500元,须经各板块公司/中心主管批准后才能领用;低值不易耗品、价高易耗品领用后需建卡管理。5.4.4.4. 在用办公物品保管实行“谁使用,谁保管、谁负责”原则,如发生遗失、非正常损坏由责任部门和责任个人赔偿。5.4.5. 领用、使用管理方法5.4.5.1. 各公司制定各类办公物品的使用标准和使用期限,并定期改进,依据各部门的工作特点适当调整。5.4.5.2. 办公物品可分定期(月初一次性领用和随时领用,一般行政后勤类为月初(月初一次性领用, IT类为随时领用。5.4.5.3. 在用办公物品实行账、卡管理,归口管理部门(或人员负责建账、建卡和办理职工领用、移交手续。5.4.5.4. 办公

7、物品的归口管理部门(或人员负责每月清查一次,做到账、卡、物一致。5.4.5.5. 办公物品如发生遗失、损坏、提前报废、正常报废等情况,领用人应及时上报归口管理部门(人员,查明原因后,并由归口管理部门(或人员出具情况说明或处理意见,报公司/中心主管审批签字后,归口管理部门(或人员方能进行相应处理。5.4.5.6. 办公物品与固定资产一样,必须爱惜使用,妥善保管。凡遗失、损坏办公物品应予以赔偿。除特殊情况酌情赔偿外,一般赔偿如公式计算:赔偿额=原值*(应使用期限已使用期限/应使用期限。5.5. 办公物品的盘存与报废5.5.1. 财务部组织对办公物品实行每月定期盘查和不定期抽查。按物资盘点流程执行,主要检查办公物品是否符合管理要求,是否做到账、卡、物一致,并对检查出现的问题进行处罚。5.5.2. 大宗办公物品正常损坏且不能修复再利用的,但仍有处置残值的,由归口管理部门(或人员拟定报废清单,报公司总经理批准后,转移到废品仓库。5.6. 管理流程 6. 相关文件物资盘点流程7. 记录预留申领单员工物品