浅谈电算化会计系统内部控制

1、. . . . 浅谈电算化会计系统部控制摘 要：随着电算化会计在经济领域的普与应用，对其进行部控制势在必行。本文简要的论述了进行电算化会计部控制的必要性与加强电算化会计部控制的途径。关键词：会计电算化；部控制；应用控制；必要性；途径计算机技术和网络技术向经济管理领域快速渗透的今天，传统的会计核算工作已经绝大部分被电子数据处理系统所代替，计算机的记忆功能、数值计算和逻辑运算功能以与庞大而且先进的数据库基本代替了会计的手工操作。手工会计是通过原始凭证到记账凭证、到账簿，再到报表这样的流程来开展核算工作的，其中每一过程都需要专门人员从事收集、整理、记录、计算工作，尤其是记账过程避免不了许多重复转抄工

2、作。而电算化会计仅需将数据（原始凭证）一次录入，其他的过程均可由计算机进行处理且瞬间即可完成。可见会计的核算职能即将或已经为计算机取代。如何更加重视、发挥会计的控制职能就显得尤其重要。国家财政部2001年6月颁布了部会计控制规基本规对电算化会计控制提出了新的要求。电算化会计系统下的部控制与原手工会计系统的部控制制度相比较，围更大、控制程序更复杂，它将职能控制、人工控制和计算机控制相结合，是一种综合性多方面的控制制度。随着计算机在会计工作中的普遍应用，管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能预防和减少计算机犯罪的可能性。因此，加强

3、会计电算化部控制不容忽视。一、相关知识点和概念（一）会计电算化会计电算化是利用信息技术与现代化会计技术，以计算机为工具，对各种会计数据进行收集、处理、存储和分析,高效率提供各种会计信息，使会计从单纯记帐、算账、报账、核算型向预测、决测的经营管理型转变。会计电算化，是电子计算机在会计工作中应用的简称，就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以与计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。1、会计电算化的目的会计电算化不仅能使广大财会人员从繁重的手工操作中解脱出来，减轻了劳动强度，节省了大量

4、的人力和时间，使财会人员有精力去研究财务工作，更重要的是通过计算手段和管理决策手段的现代化，提高会计信息收集、整理、传输、反馈的灵敏度和正确性，提高会计的分析决策能力，更好地满足管理需要，为提高现代化管理水平和经济效益服务。2、计算机在会计业务中的应用会计电算化程度越高，就越能满足管理的需要，越能为提高经济效益服务。在实际工作中，会计电算化的应用方式：一是单项业务电算化，由计算机代替手工处理某一项业务；二是多项业务电算化，几项业务有机地组织起来，由计算机处理；三是整个会计信息系统电算化，将所有的会计业务组织起来由计算机进行系统处理；四是整个管理信息系统电算化，把所有的会计业务和管理业务有机地组

5、织起来，由计算机进行系统分析。3、从管理角度来认识会计电算化单位的管理工作是有机地联系在一起的，会计工作作为整个管理工作的一个重要组成部分，其电算化工作必然要与其它部门电算化工作相互协调。电算化会计信息系统是整个管理系统的一个重要子系统，必须引起企业领导的足够重视。4、计算机在会计工作中开发应用一是会计电算化的决策，包括会计电算化目标的确定、可行性研究、计算机在会计工作中应用程度的决策、会计电算化的信息系统选择。二是电算化会计信息系统的建立，包括实施队伍的组织、实施费用预算、硬件与系统软件的配置、会计应用软件的开发和购买，系统的调度、试运行与验收。三是电算化后会计工作的组织与管理，包括电算化组

6、织机构的建立与调整、电算化部管理制度的建立与调整和其它日常管理，（二）会计电算化部控制部控制制度是一个系统（单位）的部各个子系统（部门、个人）为了保护财产的安全完整，保证会计与其他数据正确可靠，保证国家有关方针、政策、法令、制度和本单位制度、98计划贯彻执行，提高经济效益，利用系统部分工而产生相互联系的关系，形成一系统具有控制职能的方法、措施、程序的一种管理制度。建立和健全会计电算化部控制的基本思路是坚持明确分工、相互独立、互相牵制、相互制约的安全管理原则，建立系统的人工与机器相结合的控制机制，使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中。电算化会计信息系统的部控制一般包括两类，即一般控制和

7、应用控制。它们均是计算机应用于会计信息系统所产生的特殊控制，用来预防、发现和纠正系统中所发生的错误、舞弊和故障，使系统能正常运行。1、一般控制对策一般控制又称普通控制，主要容有：在会计电算化信息系统中，通过划分不同的职能部门实施部控制；通过限制会计电算化信息系统有关人员业务处理的权限，实施部控制；建立岗位责任制，各工作岗位的职责围应明确规定不相容职务相分离。2、应用控制对策应用控制又称运行控制，是为了使会计电算化信息系统能适应电算化环境下会计处理的特殊要求而建立的各种能防止、检测与更正错误和处置舞弊行为的控制制度和措施，是为保证会计系统运行安全、可靠的部控制制度和措施，其目的是确保会计数据的安

8、全、完整和有效。主要容包括输入控制、处理控制和输出控制三方面。输入控制主要对输入数据的真实性、准确性进行控制，如二次输入校验、平衡校验、总数校验等；处理控制主要对业务处理程序、方法进行控制，如输入计算机中记账凭证未经审核不得记账，已记账凭证不得修改等。3、其它对策部控制的质量可能会在很多方面受到不利影响，包括缺乏遵从性、情况发生变化，甚至控制本身受到怀疑和误解。为了确保会计信息系统的部控制被切实执行，产生良好效果，并能够随时适应新情况，部控制必须被监督。二、我国会计电算化产生的背景知识经济要求发展会计电算化。在知识经济下，要求信息高速的传递，信息科学技术将得到进一步的发展，各单位要提供更为标准

9、、与时和相关的信息，以利于知识经济下投资者的决策，会计电算化的普与将是确定无疑的，也只有如此才能满足知识经济对于会计信息的需要。时代进步需要会计电算化。在现代化大生产中，国际国市场竞争更加激烈，随之会计的计算方法更为复杂，计算量更大。显然，在这样的条件下，传统的手工核算已经远远不能满足需要，会计工作必须实现会计电算化。管理的现代化需要会计电算化。在管理信息系统中，会计信息系统处于中枢地位。如不开展会计电算化工作，那么管理所需的大量会计信息就需手工操作，降低了管理信息系统的效益，实行会计电算化，大量的会计信息无需手工操作，有利于推动各单位管理手段的进步。 三、我国会计电算化的现状（一）我国会计电

10、算化的发展历程我国会计电算化总体来说：纵向比较，发展较快，因为我国的电算化起点较高；与横向比较，差距较大，因为我国的会计人员素质较低，电算化工作起步较晚，会计基础工作较落后。我国电算化始于70年代末，80年代初，从那时到现在，可分为4个阶段：1、尝试阶段（1979年至1983年） 1979年财政部拨款用于第一汽车制造厂的电算化试点工作为起点，我国正式步入会计电算化的历程。1981年8月，中国人民大学与一汽召开了专题总结会，会上正式提出了会计电算化这一概念。这个阶段主要特点为少数单位开展的单项业务电算化，最常见的是工资和固定资产核算的电算化，处于对电算化的试验探索期，随着应用的逐步开展

11、，人们逐渐认识到了电算化的重要性。2、自发发展阶段（1983年至1987年）经过前一段时期的探索，很多单位取得了较好的效果，在相关部门的领导下，我国掀起了学习和使用计算机的热潮。计算机在国民经济各部门、各领域得到广泛应用，会计电算化的开展有了客观上的基础。推动了电算化在各行各业的应用。主管部门领导认识到了会计电算化的意义，组织本系统部技术力量，进行财务软件的自行开发工作，许多单位也采取委托高等院校、科研单位开发的方式，开发出许多适合本单位的会计软件。会计电算化软件的开发出现了喜人的局面。但这段时间也存在一些问题：如脱账率很低，一些单位在采用电算化运行一段时间后，效果不理想，又回到手工状态；有些

12、单位长期不能脱账，增加了会计工作人员负担。1989年12月，财政部颁布了第一个会计电算化的法规性文件会计核算软件管理的几项规定（试行）。我国的会计电算化事业开始沿着一条规化的道路前进。3、商品化阶段（1987年至1996年）随着经济的不断发展，市场经济的不断扩大，出现了一些专门从事会计软件开发与销售和服务的公司。如最早通过财政部评审的先锋公司，以与后来的用友，金蝶、万能、安易等软件公司，其中用友公司从一开始就确立了面向普通财务人员提供实用、先进的技术，开发的软件具有较强的适用性和可靠性，近十年来一直位于应用软件公司的首位。4、管理型会计软件发展阶段（1996年至今） 随着市场经济的发

13、展以与人们对经济管理要求的提高，以记账、算账、报账为主要容的财务会计软件难以满足管理上的需求，各单位需要加强会计在管理中的作用，对事前预测、决策，事中规划、控制，事后核算和分析的“管理型”会计软件需求增加，以适应市场经济下管理的要求。（二）我国会计电算化的发展状况我国的会计软件正由简单的以事后核算为主的会计核算系统向综合的管理信息系统转变。会计软件由简单的数值计算发展到全面数值核算进而到具有人工智能的会计信息系统阶段，已经取得了很大的进步。通过财政部评审的会计软件有40余种，加上各省财政部门认可并使用的，总计达200多种，已经出现了一系列的实用、高效、商品化程度较高的会计软件。我国现有的会计电

14、算化水平仍处于低水平状态。具体表现为：首先，传统的手工帐与会计电算化处理手段两种核算形式仍在相当多的单位中并存，真正实现甩帐的单位并不多，会计核算效率低。其次，会计软件管理功能开发不足或没有开发，且多数单位虽采用了具有管理功能的会计软件但只应用了其中的一些核算功能，相当一部分的管理功能则处于闲置状态，系统资源浪费极大。四、进行电算化会计部控制的必要性（一）是加强电算化部控制的客观要求传统的手工会计主要采用结构控制方法，包括设置相互牵制和制约的会计岗位，通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。例如，总账、明细账、日记账分别记录，结果相互验证；通过对账和部审计进行账证核对，账账核对，保证

15、记账的正确。而电算化系统下，由于系统建立和运行的复杂性，部控制的围相应扩大，包含了传统手工系统所没有的控制，如网络系统安全的控制、系统权限的控制、修改程序的控制等。（二）传统会计控制机制的局部失效要求加强电算化部控制手工会计信息系统中，每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续，严格遵循有关的制约监督机制进行操作，必须经过严格的审核复查机制，形成严密的部牵制制度，在相互牵制、相互核对、检查监督等重要措施的实施过程中，包含大量的信息提取、传输和校验等工作。现代企业的经营环境复杂、经营容广泛、地理分布广阔、信息处理工作量大。如果采用传统手段，不仅速度慢且花费大。实行电算化后，许多业务处理程序被大大简化

16、，大部分处理由计算机完成，一些部牵制措施无法执行，会计人员无法直接参与和控制，控制效率低，其审查、稽核机制被削弱。（三）电算化会计工作对计算机的依赖性让加强部控制成为必然借助计算机对会计数据进行重新分类和整理，通过系统接口或集成方式做到数据共享，需要进行电算化会计信息系统的再开发或二次开发。增加辅助核算，把以运筹学为主的数学方法和数学模型开发成方法库和模型库，并同会计信息系统有机结合，利用计算机先进快速的处理和计算机优势实施会计控制。会计电算化为企业利用会计信息进行管理创造的条件。同时也让人类对计算机的依赖日益严重。五、电算化会计信息系统部控制存在的问题（一）数据处理的集中性削减了传统的部控制

17、制度电算化信息系统中，所有的数据处理都是由会计软件在计算机中自动处理，任何会计人员甚至有的外部人员都可在计算机上浏览会计信息，甚至可以修改、破坏会计信息资料和系统数据，这就给数据的安全带来了一定的威胁。虽然每个操作员都设置了权限和口令，并且各自的口令都应，但是有的单位对操作员的权限管理比较松懈，一个操作员可以以不同的身份进入系统并进行不同的操作，使岗位责任制名存实亡。手工会计系统中，会计人员之间的联系是直接的，由于岗位的不同和笔迹的不同，自然形成了相互制约、相互监督的控体系。而在电算化会计信息系统中，原来的人与人之间的联系，部分的转变为人与计算机的联系，通过计算机使犯罪更加隐蔽，后果更严重。（

18、二）相关人员的知识结构不合理一方面电算化会计不仅要求从业人员掌握一定有会计专业知识。还要掌握相关的计算机、财务软件的操作方法以与相关设备的保养和维护知识。有些会计人员虽然在会计业务方面的经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作，在计算机面前表现得束手无策，不能将丰富的专业知识在计算机中进行转化。另一方面计算机软件开发与维护人员对会计知识掌握的不够，因此软件设计不能满足会计系统部控制的需求，或者是软件功能与会计功能相脱离，导致计算机技术不断升级，而会计功能徘徊不前的尴尬局面。（三）电算化软件的成本与应用效果不成比例由于财务软件的开发未能实行统一的标准，再加上各单位使用

19、的财务软件是向不同的软件开发商购买的，软件版本千差万别。就是同一公司的不同单位使用的软件也不尽一样，或是一样软件版本不同。导致了报表汇总、数据查询、数据传输的不方便，不能有效利用计算机的强大功能实现会计系统的部控制。浪费了资源，增加了核算成本。一些单位的领导对会计电算化工作还存在一些片面的认识。不舍得在软件后期的开发与维护、升级与培训方面进行必要的投入，造成电算化软件强大的控制功能不能被有效地开发利用，形成电算化软件的闲置与浪费。（四）电算化控制制度不完善2008年6月，政部等五部委联合发布了企业部控制基本规基本规对部控制与其目标、原则、要求等进行了明确。但是企业应如何应对，如何依据规进行实务

20、操作，切实防和规避经营风险，将是企业面临的一个重要课题。财政部1996年就发布了会计基础工作规、会计核算软件基本功能规，企业实现电算化后，会计部门人员的结构、会计业务的处理方法、会计档案的保存介质和方法都发生了很大变化企业与之相应的规章制度却不完善，给计算机犯罪留下可乘之机。（五）计档案的管理没有落实到位 实行电算化后的会计档案除包括凭证、账簿、报表外，还包括软盘、光盘等存储介质和软件开发运行中编制的各种文档和程序。目前大多单位对磁性存储介质的管理还不重视，认为会计档案主要是凭证、账表等直观的资料。（六）会计电算化系统的安全和性差 财务资料是单位的绝对秘密文件，在很大程度上

21、关系单位的发展和存亡。在会计电算化系统中，所有的会计数据和程序文件都保存在计算机中，会计工作的正常运行也完全依赖于计算机系统的稳定和安全，一旦出现断电、病毒发作、错误操作、火灾、水灾、盗窃等意外事故，就会造成数据丢失，甚至系统瘫痪，而一旦数据丢失，后果不堪设想。（七）企业经营风险加大由于电算化软件本身的缺陷与制度方面的不足给利用计算机犯罪的不法之徒提供了便利。超越权限或未经制授权的人员可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，篡改、复制、伪造、销毁重要的财务数据，达到犯罪的目的。据统计，全世界利用计算机犯罪直接盗走的资金达200多亿。我国金融领域发现的利用计算机作案的经济案件达l00多起。从198

22、6年发现的第一起案件至今，涉与计算机的犯罪从类型到发案率都在逐年上升犯罪方法和类型成倍增加。可见利用计算机犯罪数额更大，手段更先进，方法更隐蔽，因此给企业带来的经营风险更大。作为部控制的一个重要组成部分，会计系统控制要求企业严格执行会计制度，加强会计基础工作。明确会计凭证、会计账簿和会计报告的处理程序。保证会计资料的真实完整。同时还要根据财政部发布的有相关制定出适合电算化特点的、能够有效防经营风险的部控制制度。六、加强和完善电算化会计部控制的途径 （一）加强会计电算化系统业务人员组织控制电算化知识与功能相对集中，必须制定相应的组织和管理控制，部门之间实施组织控制，部门部实施岗位分工控

23、制，明确部门部各岗位相关人员的职责权限，加强组织控制。在会计电算化系统环境下，要对手工系统环境下的组织结构做出调整，对各类会计岗位进行重新划分，在授权过程中运用部审计，按照权、责、利相结合原则建立岗位责任制。从组织机构上看，电算化会计信息系统可以分为两个专职部门：系统开发部门和系统应用部门。系统开发部门承担系统的研制和维护工作，系统应用部门负责软件的日常应用，这两个不相容的职务之间应当分离，以保证系统不相容职责的相互分离以与信息处理部门与企业其他业务部门的相互独立，以有效减少有可能发生的错误和舞弊。在电算化会计作息系统中实施部控制，需要重新设计各岗位的职责权限与相应的部牵制制度，做到各司其职，

24、相互牵制。因此，电算化组织控制的重点应当是系统操作组和系统操作组部的岗位分工控制与系统开发维护人员的控制。（二）加强会计电算化系统工作人员的职业道德建设和专业水平培训如果作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，甚至恶意的修改软件程序、修改数据库的数据、非法取得口令，最终则达不到部控制的目的。因此，道德规、行为准则、能力素质的建设应直接纳入部控制结构的容。企业管理者应当重视对财务工作人员的选用与培养，增强财务工作人员的职业道德水平和业务水平，达到会计电算化系统的主体诚信。（三）加强电算化软件应用控制应用控制是指在计算机会计数据处理过程中所实施的各种控制。一是电算化会计系

25、统的数据输入控制。数据的正确输入是保证电算化会计系统正确输出的关键，这项控制主要包括数据接交、数据校验和数据的核对三方面的控制。二是电算化会计系统的数据处理控制。主要是对会计电算化系统进行的部数据处理活动的控制措施，包括错误纠正、审核处理输出、处理有效性检测、数据有效性检验、保留审计线索等方面的控制。三是电算化会计系统的数据输出控制。一般包括输出时间的控制和数据处理正确性检查以与总数输出的控制等容。具体表现为数据稽核控制、授权输出控制、时序控制三方面的容。四是电算化会计系统的数据通讯控制。为了确保数据在传输过程中安全、可靠、准确的存在，要采用各种技术手段以维护数据通讯的完整性、可靠性，防止在传

26、输过程中数据发生错误、丢失、泄密等事故。五是电算化会计系统的数据存储和检索控制。计算机输出的数据容易被更新、调用，必须对于输出的会计资料给予与时的保护。例如在输出的会计资料上贴上标签，然后在标签上写明文件的名称、输出的时间等一系列为了保护会计资料而必须写明的容。对资料分发与保管设置登记簿，要详细的注明输出资料各个项目，并需要经过当时办理人的签字，以防止会计资料的丢失、错发、漏发。（四）做好系统维护控制系统维护控制包括硬件维护和软件维护。硬件维护主要包括对硬件设备定期进行检查并与时做好记录，在计算机会计系统运行过程中如果发生硬件设备故障要对发生的故障做详细的分析并与时做好记录。软件维护主要包括正

27、确性维护、适应性维护和完善性维护，在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证企业实际会计数据的连续性和安全性，并且需要有关人员进行全面监督。在维护方式上要采用两个管理人员来维护的办法。确定两个维护人员既可以对他们进行合理的分工，有助于发挥他们自身的特点，而且还可以互相的监督，充分调动起他们的积极性，对系统的保护有一定的作用。系统软件控制主要是对维护和修改系统软件方面的控制，要对不同软件版本进行独立性、完整性的维护。系统软件和记录的存取必须是经过允许的人员才可以去处理，并且要求系统软件尽可能的备份，以防止意料之外的事情发生。企业取得了正版软件后，应当对该软件功能改动部分进行认真仔细的测试研究，以明

28、了新增功能在本单位的基本用法，从而防止盲目的去工作。同时，注明正版软件其功能，进行备份存档。在版本升级后，对在同一个会计期间的在用软件，进行一次性的更换。（五）加强数据和程序控制数据和程序控制主要是指对数据、程序的安全控制。程序的安全与否直接影响着系统的运行，而数据的安全与否关系到财务信息的完整性和性。 数据控制的目标是要做到任何情况下数据都不会丢失、不损毁、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接触控制、丢失数据的恢复与重建等，而数据的备份则是数据恢复与重建的基础，是一种常见的数据控制手段，网络中利用两个服务器进行双机镜像映射备份是备份的先进形式。（六）加强系统安全与网络的安全控

29、制系统的安全控制是为了避免由于外部环境因素导致的系统运行错误而建立的一套保证计算机系统运行安全的控制系统。加强系统安全控制的主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手。主要的控制措施包括：（1）订立部操作控制，禁止非电脑操作人员操作账务专用电脑；（2）设置操作权限限制；（3）操作人员身份的密码控制；（4）数据存储和处理相隔离；（5）机房的工作环境保护。网络安全指标包括数据、访问控制、身份识别等。针对这些方面，可采用一些安全技术，主要包括：数据加密技术，访问控制技术，认证技术等。网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题，尽量使用光纤传输，接入口应。通过上述技术可基本确保账务信息在部网络与外部网络传输中的安全性。（七）加强部审计电算化系统条件下的部审计是会计部控制的一种特殊形式。会计电算化被运用后，出现了“人机”对话的特殊形态，因而对部审计的要求就更高、更严格了，要想使企业部会计业务处理的正确化，那么部审计就应做好以下几个方面的工作：一是对数据保存的方式进行监督，使之达到安全化和合理化；二是对会计资料定期进行审计，审核电算化会计账务处理是否正确，是否遵照会计法与有关法律、法规的规定来