培训需求分析的方法和工具

1、培训需求分析的方法和工具摘选自三茅人力资源 培训需求分析是企业培训的出发点，也是最重要的一步工作。如 果需求分析不准确，就会 让接下来的培训偏离轨道，做无用功，浪费企业的人力、物力和 财力，却收不到应有的效 果。企业要进行有效的需求分析，就必须采取合适方法和工具， 本文全面介绍了通常情况下培训需求分析使用的方法以及对应的工具。 一、需求分析的方法和工具 调研问卷法 1.1调研问卷法是最普遍也最有效的收集资料和数据的方法之一。一 般由培训部门设计一系列培训需求相关问题，以书面问卷的形式发放给培训对象，待培训 对象填写之后再收回进行分析，获取培训需求的信息和数据。1 调研问卷法进行培训需求分析，可

2、以遵循以下五个步骤，见 表：调研问卷法的实施步骤 1 表说明 内容 步骤 明确调研目标及任务，并具体化，调研才能紧紧围绕 制定调研计划 1目标展开 调研问卷（表）是调研问卷分析法的基本工具，通常 编制问卷 2所示） 3-6 采用选择题和问答题的方式（如表发放调研问卷（表），并组织回收、整理 收集数据 3统计数据，将问题进行汇总、分析 处理数据 4 根据分析结果得出结论，编写调研报告，提交调查结 5 得出结论果在设计调研问卷的问题时，应该注意下几个问题： 、问题尽量简短，并注意使用简单的、固定用法的术语，避免使 用读者不了解或者容易引 1起歧义的名词；、一个问题只涉及一件事，避免 “结构复杂 ”

3、的问句； 2 、题目设计要简单，不要使作答者作计算或逻辑推理； 3 、避免出现诱导答案的问题，保证作答者完全陈述自己观点。 4培训需求调研问卷例表 2 表般 比较熟悉 非常熟悉您对现在岗位： 部门： 姓名： 很不熟悉 不太熟悉 岗位的工作程序很不熟悉 不太熟悉 一般 比较熟悉 非常熟悉 您对本行业的新知识很不胜任 不大胜任 一般 比较胜任 非常胜任以您现有 的知识，您对您现在的工作 培训需要程度 备选课程 低 中 不需要 高 很高专业知识专业技能创新性思维目标管理成本管理时间管理沟通与表达技能会议管理与技巧团队领导与协作商业礼仪办公室自动化心态培养和压力管理潜能开发标”明日月年 备注：填表时在

4、对应的内容下面用 访谈法 1.2访谈法也是数据收集的一种重要方法。它是指为了得到培训需求 的数据和信息，与访谈对象进行面对面交流的活动过程。这个过程不只是收集硬性数据， 比如事实、数据等，包括印象、观点、判断等信息。：3 访谈法可以遵循以下几个步骤进行，见表 访谈法的实施步骤 3 表说明 内容 步骤 确定访谈目的、项目，准备相关资料，确定相关人员 名单 访谈计划 1访谈预演 2 进行访谈练习，总结经验，发现问题及时 更正向访谈对象做简单介绍，营造适合交流的访谈氛围 访 谈开始 3)4 通过向访谈对象提问获得信息，基本工具为访谈 记录表(如表 收集数据 4对访谈内容进行小结并让访谈对象确认，重问

5、没有充 分回答的问题 访谈结束 5整理访谈记录表，总结访谈记录并收集归档 访谈总结 67 对访谈资料进行总结，综合访谈中的发现及结论 访 谈综合访谈记录例表 4 表职位： 访谈对象： 访谈时间： 访谈人： 访谈记录 具体问题员工的性格特征、个人素质如何员工特别出色的知识、技能表现在什么方面 员工特别需要学习的知识和技能有哪些 员工对工作的热忱、关心度如何 员工有望取得的成绩或者晋升的职务 对员工参加培训的意见和建议 其他需要说明的内容备注：日期： 记录人：现场取样法 1.3现场取样法一般较多使用于服务性行业的培训需求调查（如饭 店、卖场等），是通过选取培训对象现场实际工作的部分片段进行分析，以

6、确定培训需求的 一种分析方法。现场取样法主要包括两种形式：拍摄和取样。 拍摄是指在培训对象的工作环境中安装监控录影机、摄像机等拍 摄设备，对培训对象的现为拍 5 场工作过程进行实际拍摄，事后通过录影带进行观察分 析，得出培训需求结论。表摄样板的示例。拍摄样板例表 5 表拍摄人： 拍摄地点： 拍摄对象：否 是 是否隐蔽拍摄： 日 月 年 日 月 年 拍摄时间：分析项目 员工表现服务态度顾客反映 必备工作实施情况沟通表现情况工作完成情况存在的问题拟改善的内容备注：日期： 制表人：存档部门： 后期剪辑： 取样又分两种形式：一种是 “神秘访客 ”，即由取样人乔装成顾 客，在培训对象不知情的 情况下与其

7、进行沟通、合作或者买卖活动等，事后以取样人对取 样对象工作表现的评价和 分析为依据，确定培训需求；另一种是客户录音取样，即选取培 训对象与顾客对话的录音 为需求分析的依据，总结培训需求的信息和数据。表为取样法的 基本工具 取样分析 6报告的样板。取样分析报告例表 6 表取样人： 岗位： 取样对象：取样地点： 取样时间：客户录音取样 神秘访客 取样形式（用 “标” 出）员工表现 分析项目工作态度专业知识工作技能沟通能力 工作完成情况存在的问题拟改善的内容备注：日期： 制表人：观察法 1.4观察法多用于生产型或服务性行业，是指到培训对象的实际工作 岗位上去了解其工作技能、态度、表现，以及在工作中遇

8、到的主要问题等具体情况的一 种方法。为了提高观察效所示： 7果，一般要设计一份观察记录表，以作为需求分析的参 考依据，如表观察记录表 7 表岗位： 部门： 观察对象： 观察地点： 观察时间： 评价 记录 观察内容 工作态度 工作方法 工作熟练程度 工作制度遵守 工作沟通与协作 灵活性与创新性 工作效率 工作完成情况 时间管理突发事件应对 备注：记录时间： 记录人：小组讨论法 1.5 小组讨论法是指从培训对象中选出一部分有代表性且熟悉问题的 员工作为代表，通过讨论的形式调查培训需求信息。小组讨论法的形式比较灵活，可以是 正式的也可以是非正式的，可以通过头脑风暴、组织对照等多种方式进行。 在小组讨

9、论开始之前，会议的组织者或主持人要事先确定讨论的 形式和内容，以便有效地控制讨论的方向和进度。会议一般会形成一份讨论记录表，如表 所示：8小组讨论记录例表 8 表讨论地点： 讨论时间：主持人： 讨论形式：小组成员：讨论主题：结论 内容 讨论项目问题一：问题二：问题三：问题四：备注：日期： 记录人：档案资料法 1.6 档案资料法即利用现有的有关企业发展、组织目标、岗位工作、 人员分析等方面的文件资料，对培训需求进行综合分析的方法。由于档案资料信息纷杂， 通常需要利用表格工具进所示： 9 行提炼归纳，如表资料信息归纳例表 9 表归纳时间： 归纳人：资料整理 资料收集 归纳方式（用 “标” 出）：资

10、料份数：资料完整情况：内容资料信息分类企业信息外部信息管理层信息部门信息岗位信息个人信息备注：日期： 整理人：关键事件法 1.7关键事件法是指通过分析企业内外部对员工或者客户产生较大影 响的事件，以及其暴露出给 10 来的问题，确定培训需求的一种方法。常见的典型事件如 顾客投诉、重大事故等。表出了关键事件法的工具示例。关键事件收集例表 10 表岗位： 部门：员工姓名：访问地点： 访问时间： 访问者：访问背景陈述： 工作中遇到哪些重要事件访问内容及其描 述事件发生的情境采取了怎样的应对行动事件结果经验教训导致事件发生的原因和背景 分析及评价 员工的特别有效或多余的行为 关键行为的后果 员工自己能

11、否支配或控制上述后 果员工事件处理欠缺的方面备注：日期： 制表人：自我分析法 1.8自我分析法即通过培训对象的自我评价，比如对岗位知识、技 能、掌握程度等内容的分为一份自我分析例表。 11 析，来判断个人培训需求的一种方 法。表自我分析例表 11 表岗位： 部门： 姓名： 分析 项目 岗位任务所需条件 岗位工作胜任情况 工作成绩 工作失误及遇到问题 自身优点 个人不足 应加强哪些方面的学习学习目标及学习标准 学习方式部门主管意见：备注： 月年日二、需求分析方法的使用 各方法优劣比较 2.1 所示），企业可以根据自身状况自 12 上面提到的培训需求分析 的这些方法各有优劣（如表由选择培训需求分析方法对比表 12 表方法 缺点 优点 说明 信息比较齐 成本低；将有关事项转化成问题针对性 强；很难收集具体 调研问卷法全；可大规模开展 以问卷形式进行调查 信息；难保 证回收率主观性强；分析难度大；方式灵活；信息直接；易可 根据访谈的对象和内 访谈法需要高水平访谈员 得到支持和配合 容灵活变换形式 实施设备成本高；可能以 资料直观、真实 包括拍摄和 取样 现场取样法偏概全； 观察法可能会影响观察对象的行可以得到有关工作环 境的到员工的工作岗位上了为方式；观查结果只是表信息；所得资料与培训需 解 员工的具体情况求相关性较高 面现象 小组讨论法持续时间长；讨论需要保全面分析；