精品资料（2021-2022年收藏）江苏杰创科技有限公司标书制作作业指导书

1、标书制作作业指导书二0一一年七月发布修订记录日期版本说明作者2011.7.201.0初稿发布 审核： 批准： 日期：1 编写目的通过编制标书制作的作业指导流程，明确标书制作过程中的职责，确保每一份标书能满足客户要求及市场需求，确保每一份标书在技术上的可行性、针对性和先进性，确保每一份标书的方案建议、系统配置及商务报价的合理性使我公司为用户提供的标书规范化。2 适用范围适用于公司所有项目标书的申请、分解、设计、评审、制作和管理的全过程。3 职责3.1 市场营销部主管指定标书的总负责人。总负责人对标书进行总审。营销经理对标书的商务报价部分进行审核。3.2 营销经理负责提供详细的客户需求与背景资料。

2、及与客户商讨确定标书商务条款。同供应商的协商提供代理资质证明。负责商务报价部分的制作。营销经理可任标书的总负责人。3.3 标书制作员根据标书需求负责提交标书制作申请单，负责标书分解依据标书要求拟制公司简介、授权委托书，准备相应的资质文件。负责收集标书各部分的电子文件进行组合排版、印剧、装订、用印工作。协助营销经理进行小签。标书制作完毕以后的收档和传递。3.4 产品事业部助理负责标书制作申请单的处理，并负责向营销经理解释标书的技术部分在制作过程中出现的问题及延期原因。3.5 产品事业部助理负责在限定时间内制作标书的方案建议书、技术应答、配置和建议报价等，对制作过程中出现的问题填写问题记录表或上报

3、领导进行协调处理。部门经理助理负责对本部门提供的标书内容进行评审。3.6 市场营销部经理助理负责监督标书制作任务的执行情况。3 .7 对于项目招投标的前期准备，市场营销部经理助理负责基本资料和资质的准备并对投标后公司内部相关人员对投标文件进行自查，以便加速客户澄清的反应时间和及时了解投标文件中可能存在的问题。4 工作流程说明4.1标书分解4.1.1 标书制作员接到营销经理提出的标书制作请求后，协助营销经理填写标书制作申请单发送至相关部门。4.1.2标书制作的一般内容、制作责任部门或责任人及审核人： 公司简介：标书制作员负责，经理助理审核，标书总负责人终审。 资质文件：标书制作员负责，经理助理审

4、核，标书总负责人终审。 授权委托书：标书制作员负责，经理助理审核，标书总负责人终审。 成功案例：经理助理负责提供案例信息，标书制作员配合收集相关资料，标书总负责人终审。 技术应答：各事业部负责，部门经理审核，标书总负责人共同审核。 配置：各事业部负责，部门经理审核，标书总负责人终审。 商务报价：营销经理负责，市场部经理审核。对于重点项目还需请总经理确认。 组合排版：标书制作员负责，经理助理审核，标书总负责人终审。 印刷装订：标书制作员负责，经理助理审核，标书总负责人终审。 用印：标书制作员负责，经理助理审核，标书总负责人终审。 小签：销售人员负责，标书制作员配合，标书总负责人审核。4.2标书制

5、作4.2.1开始制作标书时，须查阅标书制作申请单是否提供了必要的用户需求与背景资料，如不完全马上与营销经理或通过营销经理与客户联系，取得较完全的用户需求资料。4.2.2各事业部技术部根据客户需求设计技术方案，依照“标准建议书范本”和“标准报价范本”作出相应的方案建议书、配置报价清单。4.2.2.1“标准建议书范本”应至少包含前言、业务功能、模块结构、网络结构、各主要系统功能的实现、计费和结算、后台管理、联网及漫游、性能指标等内容；“标准报价范本”包含我公司各主要产品报价明细的总集合。4.2.2.2“标准范本”都是经过各相关部门审核通过的，其维护和管理由市场营销部经理助理负责。如对范本有修改，需

6、记录下修改内容，由市场营销部经理签字认可后方能修改，并保留此修改记录。4.2.3标书制作员在制作过程中如遇到问题可直接向相关营销经理咨询或上报主管，确实无法解决的问题，填写问题记录表，由主管签署意见交总经理协调解决，同时问题提出人也负责跟踪问题解决情况，并继续完成标书制作任务。4.2.4 标书制作员应及时通报标书制作情况及延迟完成原因，市场营销部经理助理及时登记并进行跟催。4.3 标书审核4.3.1 审核要点：4.3.1.1商务方面： 到货能力能否保证 到货时间能否满足用户要求 回款时间和比例是否合理 毛利率是否合理 产品保修期是否合理 双方责任是否合理 其他特殊条款4.3.1.2法务方面：

7、标书主体是否合格 标书标的的名称、规格、数量、价格、质量标准、外包装要求等是否明确及整个怀书中的有关约定是否一致 标书中货物的交付时间、地点是否明确 标书中有关运费、保险费的负担是否明确、合理。 标书中货物风险、所有权转移的约定是否合理 付款期限及金额是否明确，付款条件是否合理 货物验收的期限、内容、标准以及相关责任是否明确、合理 货物的保修条款是否明确、合理，与供应商给举方的承诺间是否存在差距 培训及其他售后服务是否明确、合理 违约责任是否对等、合理，对方的主要义务是否有违约责任条款约束，我方违约责任中是否含有间接损失、是否定有上限 争议解决及法律适用条款是否合理或对我方有利 有关标书中解除

8、、变更、补充等的约定是否合理 附件是否齐备，正文、附件约定是否保持一致 标书内容是否违反相关法律法规，是否存在重大误解或显示公平 标书的签字盖章是否有效 标书的文字表述是否存有歧义或无法理解 除以上项目外的其他法律风险4.3.1.3 技术方面： 第三方应用软件 所需要的硬件环境，是否需要费用 所需要的系统软件环境，是否需要费用（如果系统软件是自由软件，由谁负责维护？硬软件环境由谁提供？) 是否涉及到第三方对软件的改造（如果涉及到第三方对软件的改造，是否已和第三方确认） 软件升级和维护是否为免费 验收安排是否和客户确认 付款方式是否和（我方与客户方的）合同一致，符合背对背的要求 技术方案是否和（

9、我方一与客户方的）合同一致，符合背对背的要求维护时间 标书半正文、产品清单及（我方与客户方的）合同免费维护期是否一致声 主机、硬件、网络等 是否满足客户技术要求 设备列表是否完整，与客户技术要求及技术方案保持一致4.3.1.4总审： 标书是否能够满足客户所提需求。 标书条款文字是否通顺，言之成理。 所提供的附带文件是否齐全。 公司技术上是否能够支持。 设备配置、软件配备是否合理。 价格复核是否正确无误。4.3.2各部门制作完成的标书初稿应针对审核要点进行自行检查，之后再连同标书分解评审记录表一同交相应的审核人或终审人进行审核。审核人也需依据标书要求及审核要点对标书进行审核，并在标书分解评审记录

10、表中记录审核意见。若审核人外出，则指定临时审核人审核或以电话评审方式进行审核。若审核通不过，提出修改意见后，交回相应的标书负责人修改，再照以上步骤进行。4.3.3 标书总负责人负责标书的最终总审工作。对于重点项目还需请总经理确认。4.4 排版、装订、归档4.4.1 审核通过后，各部门应在第一时间把标书的电子文档和标书分解评审记录表一同交到标书制作员进行组合排版，标书制作员根据标书的重要级别进行印刷装订。4.4.2 标书制作员最后将封装好的标书按照营销经理的要求传真或特快专递给相应人员或根据营销经理要求以电子邮件的形式发送出去，并做好登记。发出的标书应保证质量，要满足营销经理及客户的需求。4.4

11、.3标书制作员负责把标书最终的电子版和签署完成的标书分解评审记录表 一同交市场营销部经理助理归档。并在标书制作申请单中登记标书完成时间及情况。5 相关支持性文件附件1 标书制作申请单编号：申请部门申请人申请时间申请制 作内容标书 授权书 完成时间背景资料招标方项目名称联系方式投标截止时间制作需求公司简介 资质文件 成功案例 技术文件 商务报价投标产 品信息产品名称规格型号生产单位 技术指 标要求其它要求制表： 审核： 批准： 日期：附件2问题记录表编号：招标方项目名称负责人标书申请单编号遇到问题描述 解决办法备注制表： 审核： 批准： 日期：附件3标书分解评审记录表编号： 序号：项目名称招标方

12、产品名称联系电话项目总价申请人项目概况：部门评审内容评 审 意 见签名日期市场营销部基本条款是否合理、明确？顾客资金是否到位及资信程度事业部技术、工期、分包方等方面的能力、人员配备和现场管理能力综合计划部设备、材料供应能力、质量、安全、文明施工管理能力与标书/合同不一致的要求解决认可（可另附底）总经理/经理审批意见：签名： 年 月 日记录： 日期： 年 月 日附件4法人代表授权书XXXX有限责任公司：江苏杰创科技有限公司（投标人全称）法人代表 XXX 授 权 （全权代表姓名）为全权代表，参加贵公司组织的 项目（招标编号）招标活动，全权处理招标活动中的一切事宜。法人代表（签 字）：全权代表（签字

13、）：投标人全称：（公章）全权代表姓名：职 务：销售经理详细通讯地址：江苏金湖工业园区同泰大道288号邮 政 编 码：211600传 真 话件5开 标 一 览 表招标编号： 项目名称： 序号货物名称投标货物价（元）制造厂家1234567合计投 标 人（盖章）：全权代表（签字）：附件6技术服务费 单位：元号内 容人日数单价总价备注1供方现场技术人员服务费无2其他无合计无投 标 人（盖章）：全权代表（签字）：附件7运 保 费 单位：元序号内 容价 格备注1运输费2大件运输措施费3保险费4其他合计无投 标 人（盖章）：全权代表（签字）：附件8

14、技术规格偏离表招标编号：JXJS-TE-2009-055 项目名称： 印尼TANJUNG ENIM燃煤电厂工程 序号货物名称数量招标文件技术规格、要求投标文件对应规格备 注无无无无无投 标 人（盖章）：全权代表（签字）：附件9商务偏离表序号报价文件询价文件条目简要内容条目简要内容无无无无投 标 人（盖章）：附件10关于资格的声明XXXXXXXXX有限责任公司：关于贵方 XXXX 年 XX 日第XXXXXXX （招标编号）投标邀请，本签字人愿意参加投标，提供招标货物一览表中规定的 （序号） （货物名称），并证明提交的下列文件和说明是准确的和真实的。1我方的资格声明正本一份，副本一份。2本签字人确

15、认资格文件中的说明是真实的、准确的，并附有我方银行（银行名称）出具的资信证明。投 标 人（盖章）：全权代表（签字）：附件11制造商的资格声明1名称及概况：(1) 制造商名称： (2) 总部地址： 邮编： 电 话： 传真： (3) 成立日期或注册日期： (4) 实收资本： (5) 最近资产平衡表（到 XXXX年XX月时为止）固定资产： 万元 流动资产： 万元 长期债务： 流动债务： 万元 净 值： 万元 (6) 主要负责人姓名： 2近三年的年营业总额年度国内出口总额3近三年国内外主要用户的名称和地址：用户名称和地址、邮编货物名称a. 出口销售无b. 国内销售见业绩表4其它情况（年表、组织、机构等）： 兹证明上述声明是真实、正确的，并提供了全部能提供的资料和数据，我们同意遵照贵方要求出示有并证明文件。授权代表签字： 授权代表职务： 电话： 传真： 附件12投标单位情况表投标单位