体系文件编写培训

1、体系文件编写培训体系文件编写培训第一篇：文件的认识第一篇：文件的认识一、文件的概念一、文件的概念文件是信息及其承载的媒文件是信息及其承载的媒体。文件是增值活动，能体。文件是增值活动，能沟通意图，统一行动。沟通意图，统一行动。二、文件的价值二、文件的价值满足顾客要求和满足顾客要求和改良改良培训教材培训教材重复性和可追溯性重复性和可追溯性客观证据客观证据评价管理体系有效评价管理体系有效性和持续适宜性性和持续适宜性三、文件类型三、文件类型由组织的最高管理者正式发布的该组织总由组织的最高管理者正式发布的该组织总的宗旨和方向质量、平安、环境）。的宗旨和方向质量、平安、环境）。所追求的目的质量、平安、环境

2、）。所追求的目的质量、平安、环境）。 方针、目标必须形成文件！方针、目标必须形成文件！根据声明的方针和目标描述管理体系构架根据声明的方针和目标描述管理体系构架的文件。的文件。描述实施管理体系所需的相互联系的过程描述实施管理体系所需的相互联系的过程和活动控制方法的文件控制文件）和活动控制方法的文件控制文件）由详细的操作性规章制度和作业由详细的操作性规章制度和作业指导书等组成操作文件）指导书等组成操作文件） 规范标准操作规程规范标准操作规程 作业指南作业指南 法律法规其他文件法律法规其他文件记录是阐明所取得的结果或提供记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。所完成活动的证据的文件。四、

3、文件结构及相互关系四、文件结构及相互关系 A层层方针目标方针目标B层层质量手册质量手册 C层层程序文件程序文件 C层层作业文件作业指导）作业文件作业指导）规范标准、法律法规规范标准、法律法规操作规程、其他文件操作规程、其他文件 A层层质量手册质量手册 B层层程序文件程序文件 引引用用引引用用 A层层方针目标方针目标 管理手册管理手册 B层层程序文件程序文件 C层层作业指导、作业指南作业指导、作业指南服务规范、法律法规服务规范、法律法规操作规程、其他文件操作规程、其他文件 根据声明的质量、根据声明的质量、平安、环境方针和平安、环境方针和目标描述质量管理目标描述质量管理体系构架文件体系构架文件描述

4、实施质量、描述实施质量、平安、环境管理平安、环境管理体系所需的相互体系所需的相互联系的过程和活联系的过程和活动控制方法的文动控制方法的文件件由详细的规由详细的规章制度和作章制度和作业指导书等业指导书等组成组成引引用用引引用用文文 件件 编编 写写一、管理手册编写第一层次文件）一、管理手册编写第一层次文件） 向组织内部和外部提供关于管理体系符合性信向组织内部和外部提供关于管理体系符合性信息的文件，是管理体系的框架。息的文件，是管理体系的框架。1手册包括的内容：手册包括的内容：管理体系的范围，包括任何删减的细节和正当的理管理体系的范围，包括任何删减的细节和正当的理由由为管理体系编制的形成文件的程序

5、或对其引用为管理体系编制的形成文件的程序或对其引用管理体系过程之间的相互作用的描述管理过程及管理体系过程之间的相互作用的描述管理过程及接口）接口）其他其他 -手册颁布手册颁布 -公司介绍公司介绍 -管理者代表任命管理者代表任命 -标准条款删减说明标准条款删减说明 -领导及部门职责领导及部门职责 -组织机构图组织机构图 -职能分配表职能分配表 -程序文件目录程序文件目录 2手册编写要求手册编写要求覆盖三个标准提出的全部控制要覆盖三个标准提出的全部控制要求求引出各项管理所需的程序文件引出各项管理所需的程序文件二、程序文件编写第二层次文件程序二、程序文件编写第二层次文件程序1、程、程序序2 程序：为

6、进行某项活动或过程所规定的途程序：为进行某项活动或过程所规定的途径径 程序文件：根据识别的各项管理过程及活程序文件：根据识别的各项管理过程及活动如何实施控制的描述活动的途径）动如何实施控制的描述活动的途径）1过程和活动的认识过程和活动的认识 过程：一组将输入转化为输出的相互关联或过程：一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动相互作用的活动 活动：具体工作活动：具体工作 2流程的认识流程的认识 a) 流程：一些连续的、有规律的过程或活动按规定的顺序出现和执行，流程：一些连续的、有规律的过程或活动按规定的顺序出现和执行，并导致一些期待结果的产生和完成。并导致一些期待结果的产生和完成。 b)

7、流程分级流程分级 一级流程一级流程: 公司级战略和综合业务流程公司级战略和综合业务流程 二级流程：部门级各项管理和业务流程二级流程：部门级各项管理和业务流程 三级流程：岗位操作流程三级流程：岗位操作流程 c) 流程图画法及图示流程图画法及图示 各级流程的接口各级流程的接口执行部门执行部门设备物资部设备物资部流程名称流程名称设备管理流程设备管理流程部门部门 节点节点 A AB BC CD D 1 23院长院长副院长副院长设备物资部设备物资部相关部门相关部门采购申请采购申请汇总初审汇总初审审核审核审批审批供方选择供方选择评价评价审核审核审批审批签订合同签订合同3程序文件编写要求程序文件编写要求a)

8、 根据流程图设置的过程和活动编写根据流程图设置的过程和活动编写b) 程序文件编制思路程序文件编制思路 -识别和确定的管理流程过程、识别和确定的管理流程过程、活动），根据流程设计编制流程图，活动），根据流程设计编制流程图，根据情况确定是否需要编制根据情况确定是否需要编制 -确定每一个过程的输入和输出确定每一个过程的输入和输出 -确定各工作过程的顺序和相互关确定各工作过程的顺序和相互关系系 -明确各项工作的管理职责、权限明确各项工作的管理职责、权限 -确定控制工作过程的准则和方法。确定控制工作过程的准则和方法。 c) 程序文件中应明确的内容程序文件中应明确的内容 Why 为什么做目的）为什么做目的

9、） What 做什么工作内容）做什么工作内容） Who 由谁做责任部门由谁做责任部门/人员）人员） Where哪里做哪里做 When 何时做何时做 How 如何做应采用的方法）如何做应采用的方法） 示列一：示列一： 示例二：示例二：d) 程序文件编写应注意事项程序文件编写应注意事项按过程活动的顺序进行描述，涉及相关部门和分公司按过程活动的顺序进行描述，涉及相关部门和分公司程序中职责的规定应与手册中的规定吻合并且应充分覆程序中职责的规定应与手册中的规定吻合并且应充分覆盖部门所承担职责盖部门所承担职责 职责规定应明确具体到承担的工作内容职责规定应明确具体到承担的工作内容根据职责一览表描述职责根据职

10、责一览表描述职责注意策划管理过程和活动的充分性注意策划管理过程和活动的充分性 将上级管理文件相关要求转化为程序文件规定要求将上级管理文件相关要求转化为程序文件规定要求 将公司原有管理制度要求充分纳入策划程序文件将公司原有管理制度要求充分纳入策划程序文件 将法律法规要求转化为文件规定要求将法律法规要求转化为文件规定要求 应结合企业产品特点和原有管理方法进行规定应结合企业产品特点和原有管理方法进行规定 应考虑几种方法的选择应考虑几种方法的选择 特殊情况时应注意规定特殊情况的控制方法特殊情况时应注意规定特殊情况的控制方法 综合管理体系文件应注意覆盖三个标准的要求综合管理体系文件应注意覆盖三个标准的要

11、求 标准要求的内容不能遗漏标准要求的内容不能遗漏 注意引用作业文件及记录注意引用作业文件及记录 不要过多关注标准条款，应关注实际管理过程控制不要过多关注标准条款，应关注实际管理过程控制 格式统一、文风一致格式统一、文风一致 语气肯定避免用语气肯定避免用“必要时必要时”、“大致上大致上”、“基基 本上本上”、“能够能够”、“也许之类词语）也许之类词语） 用行业习惯的语言用行业习惯的语言 涉及各部门管理活动的文件需要相关部门配合编写涉及各部门管理活动的文件需要相关部门配合编写4程序文件编制的框架1、目的、目的2、范围、范围3、职责、职责4、工作内容、工作内容4.1供方评价供方评价4.1.1供方评价

12、准则供方评价准则,供方的评价内容见供方的评价内容见供方评价准则供方评价准则4.1.2供方信息收集供方信息收集4.1.3供方评价供方评价评价合同的供方纳入评价合同的供方纳入合格供方名录合格供方名录5 相关文件相关文件 供方评价准则供方评价准则应用记录应用记录 合格供方名录合格供方名录 三、作业文件第三层次）三、作业文件第三层次） 各项岗位操作活动的具体操作要求各项岗位操作活动的具体操作要求 a) 管理性第三层文件如：施工组织设计编制规定、设管理性第三层文件如：施工组织设计编制规定、设 备维护保养办法、仓库管理办法、文件和资料编写导备维护保养办法、仓库管理办法、文件和资料编写导 那么、产品标识细则

13、等）那么、产品标识细则等） b) 技术性第三层文件如：产品标准、原材料标准、技技术性第三层文件如：产品标准、原材料标准、技 术图纸、工序术图纸、工序 作业指导书、工艺卡、设备操作规程、作业指导书、工艺卡、设备操作规程、 抽样标准、检验规程等）抽样标准、检验规程等） 注：三个层次文件没有严格界定，文件之间的关系，相互引用注：三个层次文件没有严格界定，文件之间的关系，相互引用手册和程序之间、程序之间、程序与作业文件之间、作业文件手册和程序之间、程序之间、程序与作业文件之间、作业文件之间）之间） 四、文件编写的基本要求四、文件编写的基本要求1、符合性：应符合并覆盖所选标准或所选标准条款的要求；、符合性：应符合并覆盖所选标准或所选标准条款的要求； 2、适宜性：适合行业和企业自身管理特点、适宜性：适合行业和企业自身管理特点3、操作性：应符合本企业的实际情况。具体的控制要求应以、操作性：应符合本企业的实际情况。具体的控制要求应以 满足企业需要为度，而不是越多越严就越好；满足企业需要为度，而不是越多越严就越好；3、协调性：文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的、协调性：文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的 地方。针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文地方。针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文 件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围 内的活