内部邮箱管理办法

1、可编辑1.目的为规范*（以下简称“*”和*（以下简称“* ”）内部邮件系统的管理，为员工 提供良好的邮件环境，特编制此管理办法。2. 适用范围本管理办法适用于*和*电子邮件系统的使用和管理。3. 名词定义电子邮件系统：根据*信息化发展规划，在*部署的唯一邮件系统，其建设、运行和 维护属信息中心统一规划，自部署以来已经成为*主要的办公系统之一，能够实现*内部、 外部的邮件收发，具备多种访问方式，目前已经覆盖*、*所有员工。电子邮件系统账户类型：根据邮箱使用用途不同分为个人邮箱、公共邮箱、群组邮箱三 种类型。个人邮箱：用于个人对内、外部办公邮件收发，默认个人邮箱加入所属的部门。公共邮箱：用于部门（

2、队）的公共办公邮件收发，具有较大的容量和较高的群发权限。原则上涉及到部门公共邮件的都需要经过此邮箱进行发送。为便于对公共邮箱的识别和管 理，采用统一命名规则。群组邮箱：用于*内部快捷对收件人较多并且收件人具有共同性质（一般以部门（队） 确定）一组人员的邮件发送，是虚拟邮箱，为便于对群组邮箱的识别和管理，采用统一命名 规则。4. 邮件系统账户管理随着*的发展邮件系统的用户数量和各种需求不断增加，为更好地满足*的办公需要和规范邮件管理工作，需要对邮件系统账户的管理和邮箱的使用进行规范。4.1账户申请4.1.1个人邮箱申请管理人员邮箱默认开通，非管理人员申请需按照个人邮箱账户使用申请表（见附录1）

3、要求进行申请；4.1.2公共邮箱申请（1）*各部门（队）、*默认开通，部门内所辖各组根据工作需要，由该组根据需要按 照公共邮箱授权使用申请表（见附录2）要求申请开通公共邮箱。（2）公共邮箱原则上不加入群发组。（3）公共邮箱由各部门（队）的资料员负责管理，公共邮箱需设置一个管理员，使用部 门（队）可编辑可以根据需要申请多个管理员，为了保证公共邮箱的使用安全，管理员最多不超过3个。4.1.3群组账户申请*各部门（队）、*各组默认设置一个群组账户，每个群组账户中包含了该部门（队） 中的所有人员。如有特殊需要，由所需部门（队）按照群组账户建立/加入申请表（见附录3）要求申请新群组，或将申请人员加入现有

4、组。4.2存储设置邮箱默认大小设置邮箱大小序号类型大小1*领导2G2部门经理、文档管理人员、公共邮箱1G3员工200M备注：如人员属于多个类型，则按照就高原则进行配备4.3邮件账户注销个人账户注销：（1）正式员工离职根据员工离职会签单进行个人账户删除。（2）非正式员工离职（包括外聘、返聘、借调）每季度进行一次人员核对，处理流程与正式员工一致。（3）对严重违反邮件系统使用规定的邮箱账户对存在账户密码泄露、发送大量的垃圾邮件的、恶意传播不良信息和病毒等行为的邮 箱进行注销。4.4邮箱账户管理4.4.1邮箱账户名规则邮箱账户具有账户名唯一性，规则如下（1） *所有个人用户采用姓名全拼（例：*）作为邮

5、箱账户。如有重名，采用用户名 名全拼的方式加阿拉伯数字进行区分（例：*）。公共邮箱采用部门全拼（例：*）。（3）群组账户采用部门名称前两个字拼音首字母大写（例：*）。可编辑442个人邮箱管理原则上个人邮箱设置按照默认设置进行，对特殊需要的需要进行申请，由于相关功能受 限于系统功能和系统资源限制，最终解释权由信息中心确定。4.4.2.1个人邮箱开通、配置、密码变更除管理人员默认开通的邮箱外，信息中心根据个人邮箱账户使用申请表（见附录1）为申请用户开通、配置个人邮箱和进行个人邮箱账户密码变更，并将相关信息反馈给申请人员。442.2密码设置原则为保证*信息安全，原则上要求用户的密码时效时间为6个月，

6、同时*邮件系统密码 的要求为：任选英文字母大写、英文字母小写、数字、字符中的三种，长度为7位以上，对 于平时需要修改密码的时候，请登陆*网站查看相关教程。4.4.2.3密码过期密码到期后系统提示用户更改密码，此时用户可对密码进行相应修改。4.4.2.4密码丢失用户密码丢失，需由邮箱使用人通知信息中心相关人员进行重置密码处理。（1）特殊限制变更a、 转发功能用户在特殊情况（如出差或无法联网）下，可以提出申请，信息中心会利用转发功能，将该用户的邮箱设置为转发到其他人的邮箱代收。b、 邮件传递限制这项功能针对于离职人员的邮箱，通过添加特定的发件人，限制其他人往该离职人员的 邮箱里发送邮件。（2）个人

7、邮箱安全用户收到个人邮箱账户和密码后， 需要立即更改密码，并妥善保管自己的账户和密码，禁止使用*邮箱发送与工作无关的信息，如由于个人原因导致个人邮箱被盗或*造成损失，*有权追究被盗人员的责任。4.4.3公共邮箱管理4.4.3.1管理员变更如离职人员监管有公共邮箱帐号，该部门将及时指定相关人员进行监管，并按照公共 邮箱授权使用申请表（见附录2）进行办理，并修改账户密码。443.2密码变更可编辑(1)密码过期密码到期后系统提示用户更改密码，此时用户可对密码进行相应修改。(2)密码丢失如用户密码丢失，必须由公共邮箱责任监管人联系信息中心相关人员进行重置密码处 理。4.4.4群组邮箱管理若发生人事变动

8、，在接到综合办公室通知后，信息中心将会对相关邮箱账户进行群组 调整。5. 邮件群发规则电子邮箱是*应用的重要组成系统之一，为保证*邮件系统安全、降低服务器负担，满足*员工办公，邮件系统群发规则如下：5.1个人邮箱群发(1)发送邮件时收件人的数目最多为100个， 附件大小为20M,超过20兆的资料请通 过共享或内部飞秋等其他方式发送。(2)个人邮箱只允许使用对自己所属的一级部门(队)的群组邮箱进行邮件群发。5.2公共邮箱群发(1)发送邮件时收件人的数目最多为100个，附件大小为20M；(2)公共邮箱能对*所有群组邮箱进行群发。5.3群发邮箱(1)*所有群发组只能由*领导、各部门经理和公共邮箱发送

9、；(2)对于违反规定的，视情节轻重对其进行警告、通报批评、关闭邮箱等处理。6. 附录附录1：个人邮箱账户申请表附录2:公共邮箱授权使用申请表附录3:群组邮箱建立/加入申请表可编辑附录1个人邮箱账户申请表信息中心：今申请下表中人员开通邮箱账户，并严格按照*邮件系统管理办法正确使用该 邮箱。申请部门序号姓名职务备注12345678910部门负责人意见：签字：主管领导批准：签字：信息中心处理结果：签字：可编辑附录2公共邮箱授权使用申请表信息中心：今申请使用公共邮箱，并授权下表中人员代为管理我部门（队）的公共邮箱，并严 格按照*邮件系统管理办法正确使用相关管理规定正确使用该邮箱。部门（队）电子邮箱名序号邮箱管理员管理员签字备注12345部门负责人意见：签字：主管领导批准：签字：信息中心处理结