供应链管理培训论文-从信息系统建设

1、现代管理领域专业人才知识更新工程(653工程公需科目论文从信息系统建设看信息技术推进管理创新2009年 7月 1日摘要:信息技术在管理中的应用,有效地加强了企业的核心竞争力,这种竞争力主要表现为企业业务效率的极大提高。企业信息化的根本在于企业管理的信息化。本文针对技术工程部管理信息系统的建设和推广,介绍了基于Intranet内部企业网结构的部门管理信息系统的开发背景、设计目标和设计思想,并以实例证明,应用信息技术,能够将一些新的管理思想和理念真正体现在日常实际工作中,同时及时地让管理者看到问题、公开问题,正视、研究和解决这些问题,从而使管理得到持续的改进和不断提升。关键词:信息技术、管理信息系

2、统(MIS、B/S模式、C/S模式、业务流程重组(BPR一、管理信息系统软件开发背景介绍1、技术工程部主要职能简介上海文广新闻传媒集团技术运营中心技术工程部前身是成立于1994年的上海市广播电影电视局技术中心保障部检修科,经过2003年初的资源整合,集中了集团内优秀的系统工程师和维修工程师,成立了技术工程部,其主要职能是负责新闻传媒集团内摄像机、录像机、监视器和系统设备的维修保养.2、建设管理信息系统思想的形成通过对顾客满意度的调查,我们发现,顾客对设备的日常维修速度不够满意,希望在这方面能有所加强。部门在设备检修上原有三项考核指标,即接修数量、修复率和返修率,从接修数量和修复率上,我们可以看

3、到设备修理的完成情况,从返修率上,可以看到设备的维修质量。但这些指标都还不能体现出设备的修理速度。为此,我们结合实际工作情况,增加了“五日修复率”这一考核指标,即工程师从接修设备当日起在五天内完成修理的设备比例,有了这个关键指标,日常维修速度就不难看出了。但,如何快速地得到这些统计指标,并加以进一步分析呢?这个难题又摆在眼前。检修科原有一套用VB开发的简易工作软件,但所有的信息都是在手工单据完成后再补输进电脑,重复工作量多且时效性很差,并且各项业务流程的制约性也不强。同时,在查询统计方面也极其不便,工作状况根本无法动态跟进和控制监督,顾客只能通过电话才能询问到设备的一些修理情况。而我们的工作人

4、员除了能查到一些简单的修理信息外,待修设备情况、零件采购情况等重要资料也都无法查询。此外,所有的统计数据也只能全靠手工来完成,工作量大、效率低且容易出错,而计算公式又因受手工计算限制而设计得极其简单,很多客观因素都不能考虑,如订购零件厂家缺货,设备外修时间无法控制等,从而影响了各项指标数据的准确度。同时,管理者也很难对这些关键的数据进行分析,并且从中看到问题并加以解决。在经过了详细调研和认真分析后,我们决定建立一套信息输入及时、工作流程顺畅、查询统计功能强大的业务管理软件,同时,大家还想到,如果在这套业务软件上再辅之以日常办公的多项功能,如内部函件、网络论坛、常用通讯、近期公告版等,形成一套以

5、设备维修保养、系统维护和工程项目等工作流程管理为核心,辅之日常一体化办公及诸多信息共享的管理信息系统,则不但能解决我们在设备维修中碰到的以上一些问题,而且更能满足大家的日常工作需要,实现资源、信息的沟通、交流和共享,提高办事效率,近而让我们的管理工作更为高效和有序。3、管理信息系统的开发规划管理信息系统,其实质就是应用科学的方法,借助信息技术手段来实施管理。针对技术工程部的运作现状,结合目前部门员工计算机应用水平和对信息化建设的理解及接受程度,我们以事务流作为主要设计思路,在现有网络基础上开发一套以设备维修、结算、零件管理、各类数据统计为核心,同时兼具部门日常办公自动化的信息系统,通过有计划、

6、有步骤的应用培训和功能完善,逐步实现工程部各项工作流程化,网络化、规范化,从而有效地提高设备维修质量、缩短维修周期、加快日常办事效率,使工程部的业务办公、事务处理效率和日常办公质量更进一步提高,部门各科/室/站之间的信息沟通、协同工作能力再跃新台阶,真正实现“鼠标一点,各项工作尽收眼底”这个系统建设的总目标。二、管理信息系统开发主要功能简介1、系统总体介绍工程部管理信息系统总体功能结构,如下图所示: 系统采用PB开发、SQL Sever2000数据库管理来实现部门维修管理、零件管理、工具资料管理、结算管理、系统安全管理和日常办公管理等六大主要功能。用户前端使用则是通过B/S(Browser/S

7、ever,即浏览端/服务器端和C/S(Client/Sever,即客户端/服务器端相结合的应用方式,C/S直接调用数据库,B/S则通过WEB服务器调用数据库,如图: 2、C/S与B/S用户界面及功能模块介绍1 C/S客户端应用方式:C/S系统将承担各大模块的基本信息管理和各类报表、单据的打印任务,主要由维修管理(前台接待,零件管理使用,并且有一个高级管理权限人员(即系统管理员可以使用C/S系统的特殊功能完成系统备份、用户权限设置和安全日志管理。2 B/S客户端应用方式: B/S系统将承担主要的数据发布、业务流程处理和办公自动化功能。B/S主要使用人是各级领导和所有部门员工以及送修设备的客户,系

8、统管理员可以通过C/S系统对B/S系统中的数据流的调整。3、管理信息系统试运行成功在软件公司开发信息系统应用程序的同时,部门同步做基础数据的初始化工作,基础数据是信息化的基础,初始化是信息化的第一步,我们利用了中心器材科的原始设备信息库和部门早期使用的设备维修程序所积累下来的部分数据信息,花大力气重新归类整理,并进行多次核对,经过一星期的苦战,完成了初始化工作并顺利通过了计算机的检验。工程部管理信息系统一期工程正式进入试运行阶段,经过近一年半的运转,系统稳定,使用状态良好。三、管理信息系统在日常管理工作中发挥的主要作用技术工程部管理信息系统一期工程的完成,让我们彻底甩掉了在日常工作中对维修、零

9、件、工具资料等业务操作的手工、电脑重复记录以及维修统计、信息查询等各类手工计算和制作报表,彻底解决了信息“孤岛”的现象,同时也使部门日常办公运作自动化,实现了“系统运行高度集成、业务流程规范合理、绩效控制动态掌握、管理改善持续加深”。主要体现在以下几个方面:1、部门信息电子化:信息技术的使用,使数据和资源形成统一管理,避免了数据的重复输入。一次录入,多渠道使用,提高了工作效率。部门领导、员工以及我们的顾客只需轻轻地按一下手中的鼠标,系统强大的数据及报表的提取、查询和分析功能,就能让他们找到各自所需的详细信息,这样,部门的管理层人员也就可以从繁杂的日常事务管理中脱身,放更多的精力关注部门的长远发

10、展战略。2、工作进展动态化:使用信息系统后,可以有效地对各项业务进展情况进行跟踪,并及时根据各类情况作出管理决策。例如:在应用VB开发的简易软件时,所有的信息都是在手工单据完成后再输入电脑,那么在工作过程中就会有很多的工作都不明确,如,待修设备是否已过五天?超期设备到底是因为什么原因等,致使工作流程不能环环相扣,效率当然就很低。信息系统使用后,领导随时随地都可以知道科里待修,特别是逾期还未完成的设备修理明细情况以及各类待修原因和待货零件的订购情况,并且根据具体情况指导和决策科里的相关事务。如下图所示: 3、业务操作归范化:信息系统的开发,推动了各项业务流程的建立和完善。工程部以往的各类业务,大

11、都只有一个较粗的工作流程,员工们在具体操作时通常会因遇到一些程序中没有提及的问题而影响工作效率,建设信息系统的过程中整合和改造了这些业务流程,注重了业务的横向和纵向联系,引入了全新的工作流概念,实现了对业务流和信息流的统一管理,促使业务运作更加规范化。4、统计工作高效化:使用信息技术可以让低级、重复和繁琐的事务性处理留给计算机系统去做,而留给人的是更高层次的、创造性的,而且是真正管理的、分析和战略提案型的业务处理。在信息系统的开发过程中,我们在经过反复商讨和验证后,最终制定出了一套与实际工作情况紧密结合的逻辑性较强的指标数据计算方法和公式。现在,每月25日,检修科的工作人员只需输入两个关键的时

12、间段,执行一下,当月所需的各类统计数据就随之产生,并且管理人员还可对这些数据进行归类分析、同时也可对工程师的当月工作情况进行相应考核。5、知识经验共享化:管理信息系统让我们每个人手中的知识和经验汇总,变成了可以为部门内全体成员共享的知识和经验。我们在系统中专门开辟了网上论坛和工作指南栏目,员工们可以在论坛中就某个问题进行探讨,也可以将一些精典的文章放在网上供大家阅读,并且将读后感与同伴们共同分享,工作指南主要分为日常办公、维修维护、系统集成和资产领/借几个类别,分类收录了部门各项工作中的操作指导,并且将论坛中的一些问题即时整理,供员工随时查询。如图所示: 6、日常办公网络化:管理信息系统的运用

13、,使我们的业务和日常各项工作不再受距离的限制,突破了作业的空间局限。无论您在上视、东视、还是在广播大厦或是中心总部等地,都能通过内部局域网联入我们的部门管理信息系统,轻松实现异地办公。四、管理信息系统开发和应用过程中的几点体会通过技术工程部管理信息系统一期工程的开发和推广应用,也让我们深刻地领悟到,企业的信息化是一场艰巨的革命,它既是一个重大的技术工程,又是一个复杂的管理工程,不但涉及网络及信息技术、数据库技术等技术领域,而更多的是涉及管理科学、管理体制和管理观念等复杂的因素,甚至涉及到一些制度和人为的因素。在此,我们谈谈系统建设过程中的几点经验与体会,供大家参考:1、建设管理信息系统,项目责

14、任人必须是企业的“一把手”。管理信息系统是管理科学与计算机技术相结合的产物,其建设成败的关键因素,三分在于技术,而七分却在于管理。因为系统的建设是涉及到企业的人、财、物等经营管理各个环节的一项浩大的系统工程,只有各个职能部门积极参与和主动配合,并且在人力、物力、财力等方面给以保障,系统的建设才能够成功。而真正能调动起这些部门的,只有企业的决策者。领导重视了,许多问题便会迎刃而解。反之则可能会困难重重,工作受阻。此外,一个成功的管理信息系统,就是能够有效、合理、科学地收集和利用企业各类信息,为领导提供决策支持,近而推动高效管理。它的建设原则,始终是围绕着领导的管理思路来展开的,领导不重视,则在流

15、程的规划、方案的制订、任务的分工等多方面当然也就难以明确,在这样的前提下建出来的信息系统,利用率肯定也会很低。所以,主要领导的积极支持和直接参与,是管理信息系统建设和应用的必要条件和重要保证。现代管理领域专业人才知识更新工程公需科目论文 2、 建设管理信息系统，重组的业务流程不必最先进但必须最适合。 建设管理信息系统，重组的业务流程不必最先进但必须最适合。 流程不必最先进但必须最适合 管理信息系统在方案设计时，一定要对现存的各类业务工作流程进行深 入细致的调查、研究和分析工作，并且要发现其中的漏缺和不合理之处，尽 量减少不必要的中间环节。试想，一件连“用手”都还不知道怎么做才会更 加快捷和高效

16、的工作，想让计算机来替你做谈何容易？所以，管理信息系统 在建设之前必须首先要理顺业务流程，也就是要进行适当的流程重组工作。 不过，要切记，在这个重组的过程中要遵循一个原则，就是流程的可操作性 一定要强，要贴近管理，为用户提供更加便捷和实用的功能，特别是要体现 信息系统在实现资源共享方面的优势。 而不能去照搬和模仿其他已经建成了 信息系统的某些企业的工作流程，强求其先进性和完美性，做到业务流程的 真正“优化” 。因为每个企业都有自己的特点，有自己特有的组织构架、特 有的员工和特有的文化，流程只有同这些要素整合，才能真正起到作用。所 以说，没有最好的流程，只有最适合企业的流程。而不被员工接受的流程

17、最 终是也是无法实施的。 3、 建设管理信息系统，目标定位一定要准确。 建设管理信息系统，目标定位一定要准确。 管理信息系统的定位，要注重突出重点，抓住主线，实用为先。现今的 很多企业，在规划信息系统时，不从企业本身的实际业务情况出发，而一味 地去追求大而全，好高骛远，增加了系统实施的难度，并且造成了人力、物 力和财力的极大浪费。而建成的系统最终会变成“四不象” ，不但解决不了 企业诸多急待解决的问题，而且还会给相关的业务工作造成更大的障碍，降 低各方面的工作效率。同时，系统的建设要控制好节奏，分步实施，最好以 第 10 页 共 11 页 现代管理领域专业人才知识更新工程公需科目论文 比较成熟的业务和办公子系统为突破口，先行开发和应用，并注意留好系统 接口，以备和下一阶段开发的子系统实现无缝融合。这样，系统功能不但会 尽快见效，加强所有员工对信息化建设的信心。同时也锻炼了应用队伍，积 累了丰富的开发经验。为下一阶段的系统建设打好了坚实的基础。 4、 建设管理信息系统，是一个不断完善的过程，必须常抓不懈。 建设管理信息系统，是一个不断完善的过程，必须常抓不懈。 管理信息系统的初建成功，只是企业在信息化建设工作中的万里长征 迈出了第一步。信息系统的应用和完善要经历与原有手工操作的磨合、信息 。