某企业采购流程管理

1、采购流程管理文件编号：NW607103生效日期：2000.3.20受控编号.密级：秘密版次：Ver1.0修改状态：总页数14正文6附录8编制：李晓锐审核：韩冬梅批准：孟莉沈阳东大阿尔派软件股份有限公司（版权所有，翻版必究）文件修改控制修改记录编号修改 状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期目录1. 目的2. 适用范围3. 术语和缩略语4. 规定内容4.1供方的评定4.2采购活动的触发4.3采购实施4.4采购验收5. 引用文件5.1NW607101 合格供方评定办法5.2NW607104 采购验收规定5.3NW607105 库房管理规定6. 质量记录6.1NR607103A “东大阿尔派自

2、用设备申请表”6.2NR607103B “设备采购通知单”6.3NR607103C “合同执行本地采购申请单”6.4NR607103D “送货验收单”6.5NR607103E “设备直发（自采）验收单”6.6NR607103F “产品返修单”附录 ：购货合同1. 目的 规范采购流程，明确采购责任，对采购过程进行控制，确保本公司 所采购的产品 /服务满足规定的要求。2. 适用范围2.1 适用于本公司各部门在软件产品和软件项目开发过程中所需 要的，且影响软件开发质量的产品 /服务（以下简称内部自用 品）的采购。2.2 适用于根据软件及系统集成合同为客户采购的产品 /服务。3. 术语和缩略语3.1

3、直发：为缩短交货期和节省运费，采购部门按照合同执 行员申请将设备直接从供应商处发给用户或分支机构。3.2 自采：为缩短交货周期，当地采购价格合理，并能得到更好的服务，驻外分支机构在当地进行的采购行为。3.3 购货合同：采购部门就采购内容与供方达成的协议。合同文本包括购货合同、采购订单、及对方提供经我方认可的 合同。4 规定内容4.1 供方的评定4.1.1 批准采购的产品 /服务应从合格供方采购。采购部门负责按照NW607101合格供方评定办法对供方进行评定，只有经过 评定合格的供方才能成为我们的合格供方。4.1.2 常用产品采购部门应按照比质比价原则，评定两家以上合格 供方。4.1.3 为合格

4、供方建立档案。进行动态管理，监督检查，对不合格 供方及时通报。4.1.4 将评定结果及时反馈给供方，以便更好地培养和确定供方， 与其建立良好、稳固的关系。4.2 采购活动的触发4.2.1 总部采购1 ) 内部自用品的采购：采购员根据设备管理部门提交的 并经主管负责人审批的“东大阿尔派自用设备申请表”， 进行内部自用设备的采购；2) 合同采购：根据公司与用户签定的合同中有关采购产 品 /服务的规定，由合同执行员负责填写“设备采购通知 单”，经其部门负责人批准，直接向采购员申请采购。4.2.2 自采对于自用及合同中的设备，驻外分支机构可以根据需 要向合同执行员提交“合同执行本地采购申请单”，由其组

5、 织相关部门进行评审，并将评审结果反馈给采购部门及申请 部门。采购员接到合同执行员反馈的同意自采的“合同执行 本地采购申请单”后方可执行。4.3 采购实施4.3.1 采购员根据已批准的 “东大阿尔派自用设备申请表” 或“设 备采购通知单”进行采购。4.3.2 实施采购时，采购部门应与合格供方签订书面购货合同。购 货合同须经采购部门负责人审查后，由法定代表人或其授权 代理人签字生效。合同金额在 10万元以上，由公司总经理或 授权主管副总经理签字；合同金额在10万元以下，由采购部门负责人签字；不允许未经授权及超越权限在合同上签字。4.3.3 采购员依据购货合同跟踪采购活动。 采购的执行情况与购货

6、合同要求不一致时，采购员应及时与供方协调解决，并反馈 给合同执行员以采取适当的措施。4.3.4 采购部门接到设备直发申请后安排发货， 并将“设备直发（自 采）验收单” 传真给用户及分支机构， 然后凭 “设备直发（自 采）验收单”及 NR607105C “商品出库单”办理入库手续。4.3.5 采购部门收到合同执行员已经评审并批准的自采申请后， 区 分不同情况付款。1）金额 2000元以下，由办事处从备用金中支付，待发票返回后，报销付款2）金额 2000元至 50000元之间，区分情况付款给办事处或供 应商。3）金额 50000元以上，由采购部门直接与供应商签订合同， 并直接付款给供应商。4.4

7、采购验收4.4.1 采购产品到货， 可先将其放入库房收货区待检， 采购员填写 “送货验收单”通知检验员对所购产品进行验收。4.4.2 检验员按照 NW607104 采购验收规定负责采购产品的到 货验收，并将验收结论填写在“送货验收单”上。由库房管 理员负责保存和管理“送货验收单”。4.4.3 验收通过后，采购员办理产品入库手续。4.4.4 验收不合格的采购产品， 检验员应将该产品存放在库房的不 合格区，并及时将该产品的“送货验收单”交采购员备份。 采购员负责按购货合同中的约定处理。4.4.5 产品返修需经检验员 /采购员故障确认，由采购员负责按购货 合同中的约定处理，同时保证产品的及时返回并加

8、以记录。4.4.6 直发（自采）设备验收由驻外分支机构负责，验收通过后， 将“设备直发（自采）验收单”提交采购员，由采购员转交 检验员签署处理意见。5. 引用文件5.1 NW607101 合格供方评定办法5.2 NW607104 采购验收规定5.3 NW607105 库房管理规定6. 质量记录6.1 NR607103A “东大阿尔派自用设备申请表”6.2 NR607103B “设备采购通知单”6.3 NR607103C “合同执行本地采购申请单”6.4 NR607103D “送货验收单”6.5 NR607103E “设备直发（自采）验收单”6.6 NR607103F “产品返修单”附录：购货合

9、同东大阿尔派自用设备申请表记录编号：NR607103A-申请部门：米购期限：联系电话：申 请 采 购 清 单设备名称配置及性能描述申请数量备注用 途 说 明申请人签字/日期：部长签字/日期：主管领导意见主管领导签字/日期：经办人签字/日期：1.本页不足记述设备配置及性能要求时，可以有附页，格式自定。总页数包括本页与所有附页。第页/共页设 备采购 通知单销售合同编号：合同名称：项目名称：签定部门：签定人：联系方式：项目负责人：项目所属行业：采购部合同管理员：接到日期：记录编号：NR607103B-通知时间:年 月 日合同采购清单序号米购产品/服务名称/型号(A)数量(B)米购期限(C)出厂价(D

10、)交货日期(E)交货地点(F)采购人(G)购货合同号(H)执行情况说明：合同执行部：采购仓储部:1. 清单左侧A、B、C项由销售合同执行员填写，右侧 D、E、F、G、H项由采购人员填写。2. 如客户有特殊需求，销售合同执行员须在“说明”中注明。第页/共 页合同执行设备本地采购申请单销售合同编号：合同名称：项目名称：签订部门：签订人：办事处负责人：设备采购清单序号采购产品名称/型号数量采购期限自采单价供应商名称合计发票类型：一般发票增值税发票合同执行部：签字/日期：自采原因：采购部：签字/日期：主管领导：签字/日期：记录编号：NR607103C-通知时间:年 月 日说明：特殊合同需本地自采，先填

11、写此表传给销售合同执行员，领导批准后方可执行。记录编号：NR607103D-日期： 年 月 日送货验收单厂商名称：商品编码货物名称数量描述单价采购通知单编号备注验收标准：采购验收规定条款环境确认：硬件正常不正常软件正常不正常方法和结论：处理意见：采购员:库房管理员:检验员:第页/共页记录编号：NR607103E-检验日期:设备直发（自米）验收单购货合同编号：通知日期：供应商名称：电话：联系人：到货地点：预计到货日期：商品编码（A）货物名称（B）预计 数量（C）实到 数量（D）箱号（E）单位（F）单价（G）采购通知单 编号（H）备注验收标准：采购验收规定条款环境确认：硬件正常 不正常 软件正常

12、不正常验收方法和结论：1夕卜包装及设备外观是否完好是（）否（）2. 随机资料是否齐全是（）否（）3. 型号配置是否正确是（）否（）4自检通过加电（）不加电（）通过（） 未通过（）验收机构印鉴或负责人签字：验收机构检验人：处理意见：库房管理员：采购员：1.该通知单A、H项，由采购仓储部填写。B、C、E、F、G项，直发时由采购仓储部填写，自采时由申请部门采购人员填写，D项由收货 人填写。2.该通知单必须在设备到后第三天返回采购仓储部。记录编号：NR607103F-日期：年 月 日产品返修单公司产品名称 及配置产品 编号故障现象：返修 期限年月日至年月日返修 经手人返回 日期年月日至年月日返还 经手

13、人返修验收情况：验收人：1.采购仓储部存档产品返修单记录编号；日期：年 月 日公司产品使用 部门产品 责任人产品名称 及配置产品 编号返修期限年月日至年月日返修经 手人1.产品使用/管理部门存档购货合同签约地点：签约时间：购货合同号:甲方（买方）：沈阳东大阿尔派软件股份有限公司乙方（卖方）地址：沈阳市和平区三好街 84号（110003）地址:电话:传真:电话真乙双方本着共同合作，互利互惠的原则，经过充分协商，关于甲方购买乙方 设备达成如下协议：、产品名称、型号、数量、单价、总价:序 号产品名称描述数量单价合计总价（大写）：、交货时间及地点:三、包装标准及品质保证：要求原厂包装，货物外包装整洁，完整并适合长途运输。乙方必须保证合同中的产品为 公司生产的全新的合格产品。如甲方发现收到的货物与合同要求不符，乙方应当接受甲 方的退货，并赔偿甲方由此造成的一切经济损失。四、付款方式:五、保修方式：六、违约责任乙方在本合同规定的交货时间内未将货物交与甲方指定地点，每逾一天交货，按总金额 的1%0付甲方违约金。甲方货到经检验无误后，未能在本合同付款期限内将货款付于乙方指定帐号内，则从应 付之日起缴纳滞纳金，每逾期一天按应付金额