中央音乐学院档案管理暂行办法

1、中 央 音 乐 学 院 文 件院发20067号中央音乐学院档案管理暂行办法第一章 总则 第一条 为了加强学院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据中华人民共和国档案法及教育部普通高等学校档案管理办法的精神，结合我院具体情况，制定本办法。 第二条 我院档案是指在教学、党政管理、艺术研究、演出、比赛、对外交流、出版等各项活动中产生的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体和形式的历史记录。第三条 严格实行各部门立卷制度。文件材料的立卷归档工作逐步实行“三纳入”即纳入学院各部门的计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围,作为考核依据之一；

2、做到“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。第二章 档案管理体制和任务 第四条 我院档案工作实行统一领导，集中管理的原则。学院档案室负责对我院各部门形成的档案，进行接收和管理工作,对各部门形成的教学、科研（艺术研究）、党政、基建、仪器设备、财会、外事、各类比赛、出版、实物、声像等档案实行综合管理。党政办公室直接领导，负责统筹规划、组织协调并负责指导全院档案工作。 第五条 各部门根据工作需要，设立1名负责归档的同志，并对本部门形成档案，进行收集和立卷工作，各部门领导要支持做好本部门档案工作，按规定的时间向学院档案室移交档案。 第三章 文件的归档、移交和

3、接收第六条 各部门应把文件材料的归档制度纳入岗位职责范围内，做到按时、按要求及时归档，不得延误。 第七条 各类文件材料由形成部门按档案室制定的归档制度和办法进行整理、立卷，并按时向档案室移交，任何个人不得据为己有。凡是由几个部门联合承办的文件，均由主办部门归档；由主管业务部门承办，以学院名义上报下发的文件，由主管业务部门立卷、归档。 第八条 归档范围我院归档范围均参照高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范十大类档案为基础，并结合我院实际情况制定的。 第九条 按规定应归档的党群、行政、教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财务十大类文件材料。具体见中央音乐学院档案归档范围和保管期限表。

4、第十条 归档程序及要求 （一）负责部门立卷的同志平时应做好文件材料的收集、整理工作,根据案卷类目做好预立卷工作。 （二）卷内文件材料必须反映学院教学、科研、管理等活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。 （三）各门类档案必须遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系和完整,档案按问题、时间、或重要程度排列,注意不可分割材料的排列顺序：批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；结论性材料在前,依据性材料在后。 （四）在不影响文件的有机联系情况下,同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。 （五）一般文件归入形成年度,跨年度的请示与批复归入批复年度；跨年度

5、的规划、计划归入文件内容所针对的第一个年度；跨年度的总结、报告归入文件内容所针对的最后一个年度；跨年度的会议文件归入会议开幕的年度。 （六）要装订的案卷无论单双面,只要是书写的文字材料,均依次在非装订线的上方（反面为左侧上方）编页号。不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖有档号、页号的戳记。 （七）除去卷内文件上的金属物,字迹模糊、用圆珠笔和铅笔书写的要重抄或复制并与原件放在一起，采用热敏纸的文件，需复印后保存。 （八）卷内文件材料情况说明,应填在备考表内；若无说明,应将立卷人、检查人姓名、时间、写上。 （九）拟写案卷标题应简明确切,一般不超过50字,准确概括卷内文件主要责任者、内容、

6、文种。（十）各立卷部门整理好案卷后，必须按规定格式填写卷内文件目录，装有档案管理系统的部门，需录入案卷目录和卷内文件目录。对文件原有的题目不得随意更改和简化,会议记录应概括出主要内容。（十一）卷内文件的左边应留有2厘米的装订线，不足2厘米的，应用白纸粘贴。文件应采用A4纸的格式，小于A4纸的文件应将文件粘贴在A4纸上；大于A4纸的应折叠成A4纸的格式。（十二）各立卷部门整理好的案卷,经综合档案室人员逐步检查，合格后方可移交。 第十一条 归档时间 （一）党群、行政、人事、外事、科研、出版等管理性材料在次年6月底前移交归档。 （二）教学类档案按学年度在每年的10-11月底前移交归档； （三）财会档

7、案,由财会部门保管2年满后于次年3-5月底前移交归档。 （四）基建类档案在基建项目验收后两个月移交归档。 （五）设备档案在开箱、调试验收使用正常后移交归档。第四章档案的开发和利用 第十二条 专职档案人员要熟悉室藏,了解和掌握学院工作动态,主动提供利用,起好领导和有关部门的助手和参谋作用。 第十三条 充分发挥学院优势,加强内外信息的综合开发利用,定题跟踪服务。注意收集、登记利用档案后取得的社会效益和经济效益。 第十四条 严格执行档案借阅制度、保密制度,确保档案的安全,维护科技人员的合法权益。 第十五条 创造条件,逐步应用计算机对档案材料进行检索、汇编,提高开发利用档案的效率。第五章档案的鉴定与销毁 第十六条 各部门负责立卷的同志,首先做好平时立卷的档案鉴定工作，在平时立卷时，首先做好档案鉴定工作，重要档案不能丢失，无参考价值档案不能立卷，严格按照本部门应归档立卷的范围收集、整理、立卷。 第十七条 对已到期的档案，要在分管档案工作的院长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采取直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工、个人初鉴、集体