用Excel建立大数据库

1、用 Excel 建立数据库用 Excel 建立数据库 日常工作中，我们常常需要建立 一些有规律的数据库。例如我为了管理全乡的农业税，需建 立一数据库，该数据库第一个字段名为村名，第二个字段名 为组别。我乡共 19 个村，每个村 7,17 个组不等，共计 258 个组。这个数据库用数据库软件（ 哪怕是 Visual FoxPro 6.0或是 Access97 等高档次的 ） 很不好建立逐个儿输入吗， 只有傻瓜才有这种想法。用 Access 宏或 FoxPro 编程来输入 吧，这些数据似乎还嫌不够规则（ 每个村对应的组数不一定相同 ） ，这个程序编写可就不那么简单了，除非你是编程高 手兼编程迷，否

2、则可有小题大作之嫌了。 其实 Excel 提供 了一些很有用的功能，可让我们任何一个人都可轻松搞定这 些数据库：第一步：打开Excel，在A列单元格第1行填上一 村名II,第2行填上一东山村II,第19行填上一年背岭村II （注： 东山 17 个组， 2， 17=19 据此推算 ），第 28 行填上横 坡村I （算法同前，牛背岭村 9个组:19 , 9=28），如此类推 把19个村名填好。第二步：在第B列第1行填上一组别II,第2行填上一第1组II并在此按鼠标右键选择一复制II把这 三个字复制剪贴板,然后在每一个填有村名的那一行的 B 列 点一下鼠标右键选择一粘贴I在那里填上一个一第1组II。

3、第三步；用鼠标点击选中 A2东山村|单元格，然后把鼠标单元格右下角（此时鼠标变为单一十II字形），按住鼠标往下 拖动，拖过的地方会被自动填上一东山村II字样。用同样的 方法可以把其它村名和组别用鼠标一一拖了之II。填组别时 你别担心Excel会把组别全部填为一第1组II,只要你别把一第1组I写成一第一组I,Excel会自动把它识别为序列进行处理。所以拖动一第1组I时，填写的结果为一第2组II第3组II ?填完这两个字段后，其它的数据可以继续 在 Excel 中填写,也可等以后在数据库软件中填写,反正劳 动强度差不多。 第四步 : 保存文件。如果你需要建立的是 Access数据库，那么别管它，就

4、用ExceI默认的一.xls II格 式保存下来。如果你需要建立的是 FoxPro 数据库,那么请 以 Dbase 4 （.dbf） 格式保存文件。第五步 : 如果需要的是 Access 数据库,那么你还必需新建一个 Access 数据库, 在一新建表I的对话框里，你选择一导入表I然后在导入对 话框中选择你刚刚存盘的一.xls I文件。（什么,你找不 到,这个对话框默认的文件类型是Microsoft Access ，只要你改为 Microsoft Excel 就能找到了 ） ,选择好导入文件 后，你只要注意把一个一第一行包含列标题I的复选框芯托 辛耍绻 你不需要 ID 字段,你可以在 Acce

5、ss 向你推荐主 关键字时拒绝选择一不要主关键字I），其余的你都可视而不见，只管按一下一步II直至完成。导入完成后你可以 打开数据库进行使用或修改。如果你需要的是 FoxPro 数据库，那么更简单，可以直接用 FoxPro 打开上一步你存盘 的一.dbf II文件，根据需要进行一些诸如字段宽度、字段数 据类型设置就可以使用了。说到这里，你可能会说一呀，太简单了，我也会I,那么好了，我写这篇文章的目的就是 要大家尽可能不再做那些很麻烦的事，一该偷懒时就偷懒I 嘛。 为 Excel 公式返回结果设置颜色 希望能帮助大家轻 松掌握办公软件的各种操作技巧。 今天我们介绍如何为 1/13 页Excel公

6、式返回结果设置颜色。在一条件格式I中，作为条件的不仅是具体的数据，而且可以用公式的返回结果。我们仍然以成绩表为例，让前10名的成绩数值以一蓝色I显示出来，让低于平均分的成绩数值以一红色I显示出来。1、选中成绩所在的单元格区域，执行一格式？条件格式I命令，打开一条件格式I对话框。2、按第1个方框右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择一公式I选项， 然后在后面的方框中输入公式 :=C2>=LARGE(C$2:C$61,10)。 注意 : ？ 由于是对整个区域一次性设置的，所以我们对 C2 单元格和C列作了一相对引用I ；而成绩都位于第2行至第 61行，所以我们对这个区域作了一绝对引用I

7、,即在相应的位置前面添加了一个一 $I符号。 ？上述公式的含义是： 当单元格中的数值大于或等于第 10 名成绩时 (用LARGE(C$2:C$61,10) I公式确定),使用该格式。3、按下一 格式I按钮，打开一单元格格式I对话框，在一字体I标签中，按一颜色II右侧的下拉按钮，在随后弹出的调色板中， 选择一蓝色II选项，确定返回。4、单击一下一添加II按钮，添加一个一条件格式I,再仿照上述操作，设置好低于 平均分的一条件格式II。注意：平均分用一AVERAGE(C$2:C$61I) 公式计算。5 、设置完成后，确定返回。 具体操作的动画显示过程如下 ： Excel 和 Access 间复制、导

8、入和导出数据 ? 若要将 Access 中的数据装入 Excel ，可以从 Access 数据表中复制数据并粘贴到 Excel 工 作表中，从 Excel 工作表连接到 Access 数据库，或者将 Access 数据导出到 Excel 工作表中。 ? 若要将 Excel 中的 数据装入 Access ，可以从 Excel 工作表复制数据并粘贴到 Access 数据表中，将 Excel 工作表导入 Access 表中，或者 从Access表链接到Excel工作表。 注释 ？一导入丨一 词在 Excel 和 Access 中的意义各不相同。在 Excel 中，导 入指的是建立一个可刷新的永久数据

9、连接。在 Access 中， 导入则指将数据装入 Access 中一次，但不建立数据连接。 ？ 您不能将 Excel 工作簿保存为 Access 数据库。 Excel 和 Access 都不提供利用 Excel 数据创建 Access 数据库的功能。 在 Excel 中使用 Access 数据 如果数据在 Access 中，但您 希望在 Excel 中使用这些数据 ： 操作 ： 将 Access 数据复 制到 Excel 中 将 Access 数据导出到 Excel 从 Excel 连 接到 Access 数据 交换的性质 ： 临时 定期 永久 实例解析Excel 划规求解 2/13 页 教程

10、贴士 : 我们经常碰到需要使用 斜线的情况，由于 Excel中没有一绘制斜线表头II功能，遇 到这种情况，大部分朋友就大为头痛。其实，在 Excel 中有 很多方法可以制作斜线表头。 10 假设某一公司由点由于业 务需要，要求在本月 21 号到 27 号这 7 天中安排 7，名员工 值班，请运用规划求解安排员工的值班日期员工的个人时间 安排如下 :1 江雨薇要比邱朋清早有天值班 2，郝思嘉比江雨 薇晚 2 天值班 3，林晓彤要比邱月清晚 1 天值班 4，曾云儿 要比沈沉早若干天值班 5，邱月清要比沈沉晚若干天值班6，沈沉在 24 号有空，因此安排他在 24 号值班员工值班安排表 员工姓名值班日

11、期江雨薇 郝思嘉 林晓彤 曾云儿 沈沉 蔡 小蓓 0 若干天 0 目标值 0 注: 目标值为员工值班所有日期数 值的平方总和 ;（ 即为 4060） 。可变单元格为蔡小蓓的值班日 期以及若干天的数值。 1，若干天数值须为整数 2，若干天数 值须小于或等于 73，若干天数值须大于或等于 14，蔡小蓓 值班日期数值须为整数 5，蔡小蓓值班日期数值须小于或等 于 216，蔡小蓓值班日期数值须大于或等于27Excel 斜线表头三种画法在 Excel 表格的使用中，我们经常碰到需要使用 斜线的情况，由于 Excel中没有一绘制斜线表头II功能，遇 到这种情况，大部分朋友就大为头痛。其实，在 Excel中

12、有很多方法可以制作斜线表头。下面就让我们一起来看看 在 Excel 中制作斜线的各种方法 （ 下面均以 Excel2000 为例进行介绍 ）。 方法一 : 利用单元格格式中的边框实现 1. 利用单元格中分行的效果：首先在单元格中输入一性别II, 这时候如果按回车键的话，光标就会转到其他单元格中去， 所以必须按一Alt+回车键II,光标转到下一行，接着输入一 姓名II,然后再在一性别I前加入若干空格（或插入文本框分别输入性别、姓名 ） ,达到效果。 2. 在单元格中设置斜 线:选择单元格，在右键菜单中选择一设置单元格格式I, 在出现的对话框中选择一边框I标签，进行斜线的设置。优势： 能够比较迅速

13、地绘出标准的斜线表头。 劣势： 只能在 单元格中画出对角斜线,并不能画出任意斜线。方法二 :利用绘图工具实现,这也是大家比较常用的一种方式。首先在Excel中选择一个单元格，然后打开Excel的一绘图I工具栏，单击该工具栏的一直线II图标，将所需要的线段全 部画在工作表上,并调整好合适的位置,可以为表格创建出 任意样式的斜线表头来。下面我们就说明具体制作。1. 制作字符文本框 注意: 为了能在斜线区域中方便地调整字符 位置,使字符在斜线区域中合理地布局,需要将每一文本框 中设定只有一个字符。其原因也很简单,这样能尽可能减小 表头空间大小，从而将表头做得更加紧凑。使用一方框II按 钮可以方便地在

14、斜线上下方添加文字,但文字周围有边框, 要想取消，可选中文字框，调出快捷菜单，选择一对象格 式II ?图案I,选择一无边框I即可。 2.创建直线对象单击一绘图II按钮，选取一直线II,鼠标变成十字形状，将 直线移至要添加斜线的开始位置，按鼠标左键拖动至终止位 置，释放鼠标，斜线就画出来了。 3. 组合斜线表头 在 组合斜线表头时，最好按照从上到下的次序进行。 首先， 将一条直线放入表头中，单击鼠标使直线出现编辑点，然后 分别拖动线段两 3/13 页端的编辑点，将直线与斜线表头表 格线上的相应位置相重合，然后在该线的中段产生一个新的 编辑点，将直线拖放到表格线的相应位置上; 这样斜线区域就设置好

15、了 ; 最后，再添加该斜线区域中的标题字符或图像， 这一区域的全部操作就完成了。 劣势 : 对于初学者来说难度 颇高， 优势 : 能够实现各种不规则的斜线表头。 需要一定 的技巧。 方法三 : 粘贴 word 中已制好的斜线表头 对于 Word中有多种添加斜线表头的方式， 如一表格I菜单中的一 绘制斜线表头I即有多种样式，也可按上述方法操作绘制斜 线表头，完成大家熟悉的表头制作后，复制到 Excel 中，同 样可达到相应的效果。 优势: 这种方法最为简便，也很省 力。 劣势 :Word 只提供了五种斜线表头样式， 选择范围有限。 以上介绍的制作 Excel 斜线表头的方法，可以较好地解决用 户

16、在实际工作中所遇到的问题，而且操作起来并不复杂，如 果有兴趣不妨一试。 Excel 里输小数技巧 单位的财务 MM 一直超赞 Excel 2003 是个强大的好东东。不过，一旦遇到 小数的输入，她也会大呼一麻烦I。因为这不仅涉及到数字的输入，还涉及到了小数点的输入，尤其是在中文输入状态 下，很容易将小数点输成句号。下面介绍两种常用的快速输 入小数的实用方法。 方法一 : 自动添加小数点法 首先选 定需要输入小数的单元格，在菜单栏依次单击一工具II?选项II，并在弹出的对话框中切换到一编辑II选项卡。然后 勾选一自动设置小数点II复选框，在一位数I框中输入小数位数，比如一2 | （保持两位小数）

17、，最后单击一确定I 即可。接下来，我们只需要在单元格中输入相应的数字就可 以了，不需要输入小数点。 比如要输入 12.34 ，只需输入 1234，回车即可。 方法二 : 自定义数据格式法 首先还是 选定需要输入小数的单元格，依次单击一格式I?单元格I ?数值I,并在一分类I下拉框中选中一自定义II。 然后，单击一类型I输入框，输入新的格式类型一0.00 , I,注意逗号一，I为半角英文字符，最后一确定I即可。值得注意的是, 利用这种方法输入小数时, 需要多输入一个 0, 比如要输入 12.34 ,需要输入 12340,回车即可。 管理 Excel2007 条件格式规则的优先级 通过使用条件格式

18、规 则管理器I对话框，您可以在工作簿中创建、编辑、删除和 查看所有条件格式规则。（在一开始I选项卡上的一样式I 组中，单击一条件格式I旁边的箭头，然后单击一管理规 则I。）当两个或更多个条件格式规则应用于一个单元格区 域时,将按其在此对话框中列出的优先级顺序评估这些规则。 列表中较高处的规则的优先级高于列表中较低处的规 则。默认情况下，新规则总是添加到列表的顶部，因此具有 较高的优先级，但是您可以使用对话框中的一上移II和一下 移II箭头更改优先级顺序。多个条件格式规则评估为真时将发生何种情况 对于一个单元格区域，可以有多个评估为 真的条件格式规则。这些规则可能冲 4/13 页突，也可能不 冲

19、突 : 规则不冲突 例如，如果一个规则将单元格格式设置 为字体加粗，而另一个规则将同一个单元格的格式设置为红 色，则该单元格格式设置为字体加粗且为红色。因为这两种 格式间没有冲突，所以两个规则都得到应用。规则冲突例如，一个规则将单元格字体颜色设置为红色，而另一个规 则将单元格字体颜色设置为绿色。因为这两个规则冲突，所 以只应用一个规则。应用优先级较高的规则。粘贴、填充和格式刷如何影响条件格式规则 编辑工作表时，可以复制 和粘贴具有条件格式的单元格值，用条件格式填充单元格区 域，或者使用格式刷。这些操作对条件格式规则优先级的影 响是 : 为目标单元格创建一个基于源单元格的新条件格式规 则。 如果将具有条件格式的单元格值复制并粘贴到在 Microsoft office Excel 的另一个实例中打开的工作表中， 则不创建条件格式规则并且不复制格式。 条件格式和手动 格式冲突时将发生何种情况 对于单元格区域，如果格式规 则为真，它将优先于手动格式。可以通过使用一开始I选项卡上一单元格II组中的一格式II命令应用手动格式。如果删 除条件格式规则， 单元格区域的手动格式将保留。 注释 手 动格式没有在一条件格式规则管理器I对话框中列