公司接待流程和规定word文档良心出品

1、广东爱华新光电科技有限公司GUANGDONG AWARD NEW OPTOELECTRONICTECHNOLOGY CO., LTD.客户接待流程和规定一、目的为树立公司良好形象，显示管理水平， 扩大公司对外联系和交流， 本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，身份对等，严格标准，统一管理”的原则。二、范围适用于公司各种接待工作和相关部门。三、管理行政人事部或总经办为公司接待工作的归口管理部门， 负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划， 协调相关部门落实接待任务， 提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后， 须报行政人事部或总经办， 并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政

2、人事部和总经办协调的重要接待应提前2 天告知。四、流程和规定流程：接待准备接送和酒店安排会谈和参观用餐宴请、娱乐后续工作1第一 接待准备接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分， 是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。（一）确认来访信息客户信息的收集， 是做好接待准备工作的基础。 在接到客户来访的信息后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：1、来访客人情况：包括来访人数；主要成员姓名、身份（职务、级别等） 、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯） 、随行联系人及联系方式等。国外客户还要说明是否有国内代理随行和翻译

3、2、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。3、国外客户到访，需要我方发送邀请函办理签证的，要请对方提供来访人员的护照全名，护照号码，并请客户确认内容后发送正式的邀请函。此外，还应告知客户我方接待人员的姓名、 联系方式等信息， 便于双方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。（二）补充相关信息为了保证接待效果。因此，对客户，特别是重要新客户，对口人员要了解客户更多的信息。包括客户的详细资料，公司背景，公司实力，经营状况，经营范围，区域市场，经营模式，客户此次来访的目的， 主

4、要对什么感兴趣， 国家习俗，习惯和喜好，以及需注意的细节。对口接待人员 / 部门在提交 客户来访接待申请表的时候，须将这些资料一并提交，以便公司领导参考。（三）规格定位一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。1、对等接待，这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。2、高格接待，是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。3、低格接待，是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。在接待工作的准备中， 只有对接待规格做出正确的定位， 才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。见： 接待级别及标准定义表：（四）行

5、程安排与客户商讨参观访问行程表 , 发送邮件货传真让客户确认 , 同时让生产等相关部门做好接待准备。 特别要注意看哪些产品和车间 , 扬长避短 , 把想展示给客户的东西充分安排进去。 特别是国外客户 商务性的、 务实的、紧凑的行程安排总是最受欢迎的。2实际到访的时候， 严格按照行程计划来做（甚至故意严格去做也无妨 ），常能给外商以好的印象。行程安排表（ Visiting Schedule)DateTimeContentPlace日期时间内容地点（五）公司信息的把握主要接待人员首先应该对公司产品， 生产流程，技术参数了解了才有可能带领客人参观。特别是国外客户到访， 事前最好准备一些关于公司的英文

6、介绍， 产品和整个生产流程的英文， 以免到时候翻译出现困难。 另外，对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。 如果有总经理或者董事长出席的情况， 最好事先跟领导沟通谈话内容。（六）准备接待材料和工作1. 参观和谈判可能用到的物品：数码相机 、预先准备好的 CD盘刻录的产品目录和企业介绍（包括常用的付款方式，生产周期等），产品册子，易于携带的小样品，色板，计算器，尺，笔记本，订书机，图册 还有针对性的 报价单。公司大厅的欢迎客户来访之类的接待牌， 让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有 XX公司客来访，并在客户到达时提前在 LED灯牌上显示。3. 会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿

7、的准备，以及相关需要展示客户的文件资料以证明公司实力。 企业演示文稿 内容要美观详尽，至少包括：企业的竞争优势， 清晰的组织结构图 ，生产流程，企业服务标准， 投诉渠道，研发队伍的实力， 历史荣誉，开发的项目介绍，实验室的参观，负责人的资力介绍， 荣誉证书，各种认证。4. 事先准备好接机牌， 公司大厅接待牌， 打扫公司接待谈判室， 样品卡的准备，客人感兴趣的其他产品的准备。5. 咖啡茶及一些小食品糖果的准备。6. 客人小礼物及样品的准备。7. 提前确定与客户谈判的三个方案， 最佳方案，折中方案和妥协方案 ；准备好为达到上述三个方案的策略和手段。注意：有时候需要打印接待通知，下发给相关部门或工厂

8、！8. 对附近娱乐设施及购物休闲设施，特色旅游点等也要了解。3准备工作完成后，应查漏补缺。提前半天或一天须再次落实人员、地点、车辆等的准备情况。第二 接送和酒店安排（ 1）如需接送，人事部行政部根据要求安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，并保证车内的必要物资准备，如：纸巾，矿泉水，打火机等。（ 2）确认时间，并提前到达机场候客区，如果是新客户，要备好接待牌提示客人。（ 3）接到客人后，应热情主动地自我介绍，帮助客户拿行李。待来宾到齐、行李件数确认后，接待人员应尽快带领客户返回。（ 4）车上和客户所聊话题可以是轻松愉快的，比如问客户旅途状况，简单城市特色或者文化特点等，如果客户比较疲倦

9、，要保持车内安静让客户短暂休息。（ 5）如果客户自行驾车来到公司。接待人员要提前与客户约定好时间和下车地点，向来宾清晰介绍公司的地理位置和行车路线。 当日，接待人员应提前致电来访方的联系人， 询问对方位置， 再次确认下车地点并表明自己将在那里等候。 如有需要，还应邀请出席接待的领导一同前往等候。（ 6）接待人员要在车上再次征询客人的行程打算，然后再具体定订，如果有变动，要及时通知负责的后勤人员。（ 7）根据接待级别和标准：1. 一级接待： 陪同人员：总经理、副总经理、总监、部门经理总经理、副总经理、部门经理在机场、车站、公司门口迎接，提前等候于迎接地点，由对口接待人员引见介绍主宾时， 在接待外

10、国来访者时， 若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。初次见面时，时间一般控制在 3 秒内。2. 二级接待： 陪同人员：副总经理、总监、部门经理副总经理、部门经理在机场、车站、公司门口迎接。3. 三级接待： 相关对口的部门经理及人员（ 8）如果直接将客户送到酒店，办理好入住手续后，要再跟客户确认下一步的行程安排，并按约定时间提前到酒店等候。（9）如果是中午时段到达公司， 要征询客户用餐意见， 国外客户一般是简便的快餐，比如肯德基

11、，麦当劳等，接待人员要迅速通知后勤人员安排。（10）客人离开公司时， 司机和车辆要提前5-10 分钟到门口等待， 客户不可出现客户等车的现象， 特别是一级和二级接待， 陪同人员也要到门口送行，至于到机场送行人员，视实际情况安排。（11）如有需要后勤人员应根据情况提前为客户购买车票及机票。14第三 会谈和参观（一）当天的准备工作（ 1）由所需会谈部门配合行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、 纸笔、茶水杯、水果等（按接待级别和标准）摆放于接待室。根据需要制作领席签、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。（ 2）国外客户，最

12、好是有国外品牌的矿泉水（如依云），咖啡、可口可乐（有些客户要求不含糖分的可口可乐），还有一些甜食（如小糖果，巧克力），特别是可以下午 3、4 点到公司的，如果有一些精致的小蛋糕，谈话气氛会更好。（三）会谈接待人员将来宾引领至会谈地点后， 先进行主客之间的相互介绍。 按照礼仪，应先把宾客介绍给主人，再把主人介绍给宾客。会谈期间，接待人员应坐在出入方便的位置， 根据领导和来宾的需要随时提供服务。接待人员应注意会谈的节奏，如需要，委婉地提醒相关人员把握时间。（四）会谈结束会谈结束，接待人员应注意清理会场的工作， 如回收会议资料； 领导姓名座位牌；如有需要，尽快整理完成会议纪要，及时传递给与会人员。(

13、 五）参观根据客户的要求及公司的实际情况，可安排一些参观活动和陪同人员。1. 公司内部参观路线：展厅 - 试验中心 - 一楼楼车间 - 二楼车间 - 三楼车间 -体验馆2. 如果客户有多余的时间，也可以适当安排参观地方特色的景点。如果公司外部参观， 根据具体情况决定是否需要全程陪同。 如果需要陪同， 应事先策划好参观路线， 收集要参观景点或地区的有关信息， 届时为来宾介绍。 同时还要安排车辆，准备充足的饮水，还应根据天气情况准备雨伞。注意：接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况， 又要内外有别， 严守本公司商业机密， 对不宜摄影摄像的场合，应向参观人

14、员说明。5第四用餐和宴请接待餐饮的主要原则为：节俭大方、具有地方特色、兼顾双方饮食习惯、重点照顾客人饮食爱好，避免铺张浪费。（一）确定宴请规格和形式宴请的规格，以宴请目的和主要宾客的身份地位而定。 宴请形式的确定要参考宴请的缘由、 被邀请主宾的职务身份及宴请对象的饮食习惯而定， 例如是采用中餐还是西餐，以酒会还是茶会方式举办等。（二）确定宴请地点确定宴请地点应遵循以下原则： 与宴请目的、性质和主宾的身份地位相适应；能够充分表达对客人的敬意；同时交通便利、环境优雅、菜肴精美、价格合理、服务到位。接待人员应准备好经费和车辆。接待人员应根据就餐人数提前预定进餐地点， 用餐房间或席位，并预留余地。提前

15、将用餐的时间和地点通知有关参加人员， 举行正式宴请应发请柬。 若是级别较高的宴请，还需制作领导姓名座位牌，考虑桌次安排、领导排位等工作。（三）现场布置若较正式的宴请， 工作人员应提前到场进行布置。 其具体工作内容有：在餐厅门口设立欢迎指示牌， 调试灯光音响等设备， 如重要宴请，应布置领导致辞稿；席位的分配和摆放；领导桌座位排位。现场布置应庄重大方，可适当点缀鲜花。（四）中餐宴请1、点菜： 接待人员应提前联系餐厅，确定菜单。同时充分考虑客人、尤其是主宾的饮食习惯、口味好恶、宗教禁忌、健康状况等具体情况。点菜应量力而行，适当控制，略有盈余，用餐标准应按有关规定执行。在宴请重要客人时，可以采用分餐上

16、菜的形式。 要准备适当的酒水饮料， 规模较大的宴会， 酒水最好准备三种以上。2、进餐： 宴请前，主人应提前到达宴会地点迎接客人；有一定级别的客户到来后，应先将其迎进接待室休息， 并安排身份相同的人员陪同， 待客人到齐后，主人再陪同贵宾一同进入宴会厅。 接待人员坐在餐桌最靠外的位上， 并在自己身旁略腾出空间以方便上菜。开餐后，接待人员应留意上菜、饭的进度，适时提醒服务员上茶水、饮料、饭菜和水果。如饭菜数量不够，应及时加菜。宴会一般控制在一个半小时左右为宜， 最多不超过两个小时。 如果在外就餐工作人员应避免当着客人面看帐或付款。6（五）自助餐自助餐，是目前国际上所通行的一种非正式的西式宴会。 自助

17、餐具有如下几条明显的长处。其一，可以免排座次。正规的自助餐，往往不固定用餐者的座次。这样既可免除座次排列之劳，也便于用餐者自由地进行交际。其二，可以节省费用。自助餐多以冷食为主，不提供正餐，不提供高档的菜肴、酒水，故可节约主办者开支，并避免浪费。其三，可以招待多人。 自助餐不仅可用以款待数量较多的来宾， 而且还可以较好地处理众口难调的问题。依照惯例，自助餐大都被安排在各种正式的公务活动之后， 作为其附属的环节，是招待来宾的项目之一， 极少独立出来， 因此自助餐的具体时间要受到正式公务活动的限制。自助餐时要依从一般的西餐礼仪，还应该注意以下几个要点：沙拉开胃菜汤主菜甜品咖啡茶。（六）午餐如果是会

18、谈接近中午，可以按级别和接待标准，安排客人到公司餐厅简单用餐。国外客人可征询其意见，外购麦当劳等快餐。用餐后，可根据客人的意见安排短暂休息或者继续会谈。 （公司最好能备有麦当劳和肯德基的中英文餐牌）中午在公司餐厅用餐，要事先通知后勤人员安排。（七）晚上娱乐根据接待级别和标准， 以及会谈的情况， 在咨询客户的意见后， 可适当安排一些娱乐购物等活动。特别是国外客户，一定要尊重其意见，不可强求。第五 后续工作后续工作务必做好 . 客户走后 , 及时发邮件给客户 , 一是问候 , 二是将本次访问双方达成的共识 , 或者会议记录 , 备忘录发给客户 , 敦促这个项目的执行。客人走后写一封感谢函感谢其来访

19、。 另将要准备的样品或待回复事宜列出并告之回复或跟办的日期。 这样还有另外一个好处， 若有会谈中漏记的客人还可及时指出。7附：一、接待礼仪：1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。8、 进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后， 要以双手奉茶， 先客人，后主人，先领导，后同事。10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。二、乘车座次安排三、中餐桌位置四、会议室8接待级别及标准定义表：A 级B 级C 级级别项目业务员、职员级别总监、部门经理级别总经理、