教育局档案管理办法(WORD22页)

1、教育局档案管理办法第一条 为进一步加强机关档案工作，提高档案管理水平，更好地为教育改革和发展服务，根据中华人民共和国档案法及有关规定，结合市教育局机关工作实际，制定本办法。第二条 本办法所称机关档案指局机关在党政管理以及其他各项活动中形成的、反映绵阳市教育历史面貌的、对市教育局和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式和载体的历史记录，包括文书档案、会计档案、科研档案、设备档案、声像档案、实物档案、电子档案等七类。第三条 机关档案工作是机关管理工作的组成部分。局机关设综合档案室，归口办公室管理。确定一名局领导分管档案工作，配备一名档案工作人员。档案室和档案工作人员

2、的职责是：（一）贯彻执行有关法律、法律和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；（三）统一管理本单位的档案，并按照规定向相关档案馆局移交档案；（四） 监督、 检查、 指导直属单位（学校）的档案工作。各科室应安排一名工作人员负责本部门各类归档材料的收集整理工作，并纳入各科室全体人员的职责范围，做到每项重要的党政管理工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第四条 建立重大事项、重大活动档案信息预报制度。重大事项、重大活动的承办科室应及时向局机关档案管理人员提供重大活动的信息，以便于档案管理人员对重大活动档案工作进行监督指导。承办科

3、室应指定专门人员负责对重大事项、重大活动文件材料的收集、整理工作，归档的材料应完整、准确，符合归档的要求，并及时移交机关档案室归档、管理。重大事项、重大活动主要包括以下几个方面：（一）中央、省、市领导来本单位和本系统视察、考察、调查研究和指导工作。（二）本单位主要领导人参加的有较大影响和意义的活动。（三）本单位及下属单位的成立、变更和撤消。（四）国外、境外各界知名人士、友好团体到本单位和本系统访问、考察等。（五）本单位承担的国家级和省级科学技术研究项目的开发研制工作。（六）与本单位职能相关的重大事故和重大灾情。（七）其它具有重大影响和意义的活动。第五条 归档时间（一）文书档案、电子档案随文件材

4、料的产生及时整理，并分两次向档案室移交，七月上旬移交当年上半年的纸质文档及电子文档，次年一月上旬移交上一年下半年的纸质文档及电子文档，由档案室按照纸质文件及其电子版本整理归档。（二）科研档案应在科研成果鉴定验收后两个月内由有关部门整理后向档案室移交。（三）基本建设项目的档案应在项目竣工验收时，同时对档案资料进行验收，并在项目验收后两个月内向档案室移交。（四）设备档案应在设备正常运转后一个月内由设备管理部门整理后向档案室移交。（五）会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，于第二年的一季度，由会计机构编制移交清册，移交档案室统一保管。（六）音像档案采取随时归档的办法，由形成部门负责对应归

5、档的音像档案进行收集，自形成之日起一个月内向档案室移交，由档案室按规范要求整理。（七）实物档案随时整理，定期归档，根据实际情况一至三年归档一次。第六条机关工作人员在其从事的各项职务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，应按规定移交归档，由局机关集中管理，不得据为已有。第七条文件材料归档要求（一）归档文件材料应完整、准确、系统，书绘工整，字迹清晰清楚，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红色墨水、复写纸等不耐久的书写材料，签字用印，手续完备。工程项目档案应由施工单位绘制竣工图。对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹已扩散的应复制并与原件一并装订。（二）会计档案应

6、当由会计部门按照会计归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。移交档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆卷重新整理的，档案室应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。会计凭证案卷和账簿案卷应装入绵阳市档案部门统一规定的专用会计档案盒保管，并按规定填写标签。（三）文书档案应按照归档纸制文件及其电子版本同步整理。1 在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示、批复、转发件与原件、多种文字形成的同一文件，应作为一件进行装订。2机关归档的文件、材料一律采用三孔一线或不锈钢钉装订。3盒内文件材料应按事由结合时间排序，按件依次编号，并编制

7、归档文件目录，归档文件目录设置全宗号、保管期限、年度、件号、责任者、题名、文号、成文时间、备注等项目。归档文件目录要制成数据库文件，同时按照要求保存纸制文件的电子版本，没有电子版本的要进行扫描。4盒的封面应填写全宗名称，盒脊应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整，清晰。5有关盒内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、审核人的姓名和时间填上以示负责。（四）基建档案、设备档案、音像档案、实物档案按照相关规定整理归档，归档时编写清册。第八条为了发挥档案部门的监督作用，今后在评定职称、上报教育教学科研成果和基建工程验收时，应有我局档案室提供的证明材料和签章，否则不予

8、办理。第九条对涉密档案、国家秘密载体应按保密法、 中共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定的要求管理。第十条 档案库房应符合档案管理要求，配置必要的和符合档案管理要求的设施设备，做到防盗、防火、防光、防高温、防尘、防潮、防虫鼠。第十一条机关档案室应对档案的收进和移出、案卷的数量、档案的利用等情况进行统计，按照有关规定，及时向当地档案部门和上级主管部门报送档案统计报表。第十二条机关档案室应对接收的各类档案进行科学分类、编号和排架，并定期对所存档案进行全面检查，对已破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；如遇有特殊情况，应立即向领导报告，及时处理。第十三条档案工作人员应加强

9、档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。机关档案主要供本单位利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信，经领导同意后，方可查阅。对重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，特殊需要应经主管领导批准。档案室应配合市教育局中心工作，推进档案信息化，为机关各项工作提供便利的档案借阅等服务, 有计划地开发档案信息资源，开展档案编研工作。第十四条对保管期限已满的档案，应组成由档案部门和业务部门参加的鉴定小组，进行鉴定。对失去保存价值的档案进行登记造册，经领导同意后，在指定地点由二人监销，监销人在销毁清册上签字。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁

10、，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。项目正在建设期间的保管期已满的会计档案不得销毁。第十五条建立健全档案工作检查、评估和考核制度。把文件材料的收集、归档、整理、移交纳入机关各科室（部门）负责人及有关人员职责，实行目标管理。按照档案法及档案法实施办法的规定，对在档案工作中作出突出成绩的科室（部门）和个人予以表彰奖励；对因工作不力或玩忽职守，不按国家规定及时归档，造成档案散失和损毁的，要依法追究有关人员法律责任。第十六条本办法自印发之日起施行。本办法由绵阳市教育局办公室负责解释。11附件2:教育局文书档案归档范围及保

11、管期限表类目名称保管 期限一、上级机关颁发的文件材料1、直属上级机关颁发的、属本机关主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料永久2、直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料长期3、其他需要执行的文件材料短期二、党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本机关工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料永久三、上级机关召开的教育工作重要会议文件材料1、主要文件材料长期2、其他文件材料短期四、局党委、党委会（含扩大会）、民主生活会、中心组学习会及行政办公会形 成的决定、决议、规定、通知、纪要、会议记录、简报1、重要的永久2、一M 的长期五、机关制发的（

12、包括与其他机关联合制发的）文件材料1、局党委工作的计划、总结、决定、通知、通报、报告、请示及批复1.1重要的永久1.2 一M 的长期1.3 一定时期有查考价值的短期2、机关总支、各支部工作计划、总结、情况汇报、会议记录、讨论新党员的材料、记录长期3、本机关关于综合行政事务管理的决定、规定、计划、规划、章程、通知、意见、通报、回复、简报及有关制度3.1方针、政策法规性的、重要业务问题的永久3.2一般业务问题的长期3.3一定时期有查考价值的短期4、本局关于纪检监察工作的计划、决定、通知、规定、总结、通报、请示、批 复、统计报表、会议记录4.1 重要的永久4.2一M 的长期4.3一定时期有查考价值的

13、短期5、本局关于宣传、统战侨务、共青团、工会、外事、武装工作的计划、安排意见、总结、报告、请示、批复、意向书、合同、协议、统计表5.1重要的永久5.2 一定时期有查考价值的短期6、人事工作形成的资料6.1干部、教职工任免、晋职、晋级、奖惩、录用、转正、调资、定级、退休、辞职、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料长期6.2大中专毕业生分配计划、方案、请示、报告、总结、分配名册、派遣登记表长期6.3职称评定的规定、办法、意见、考试考核审批材料、评审领导小组人员名册长期6.4离退休老干部管理工作的报告、通知、请示、批复、规划、活动安排长期6.5其它人事工作中形成的材料6.51重要的长期6.52 一定

14、时间后查考价值的短期六、本机关召开会议的文件材料1、本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料1.1通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料永久1.2典型材料、代表发言、简报长期1.3小组会议记录、参考材料短期2、一般专业会议文件材料2.1纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料长期2.2典型材料、代表发言、简报短期七、代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿1、重要的法规性的长期2、其它的短期八、本机关各种普查工作形成的文件材料1、综合成果、专题成果、力杀、总结、报告永久2、原始记录长期九、本机关专题报告、典型的调查报告1、重要的永久2、一M 的短期十、本机关的请示

15、与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示1、方针政策性的、重要问题的永久2、一般事务性问题的短期、本机关工作活动的工作总结、报告1、主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的永久2、半年的、季度的、一般专题的长期十二、本机关计划、规划、预算、控制数字1、年度和年度以上的永久2、季度的、月份的短期十三、本机关的统计报表1、汇总的、年度和年度以上的、专题的永久2、季度、月份的短期十四、本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料永久十五、干部任免的文件材料1、机关领导人、本机关对直属单位领导任免的文件材料永久2、机关内部机构负责人的任免材料长期十六

16、、本机关及机关工作人员获奖或评为荣誉称号的文件材料1、省级以上的永久2、市、县级以下的长期十七、本机关对有关人员的处分材料1、影响大、问题严重的永久2、一M 的长期十八、本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根长期十九、本机关的职工、党员名册永久二 T卜、本机关组织沿革、大事记永久二、本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件材料永久二 T卜二、本机关财产、物资、档案等的交接凭证长期二 T卜三、本机关编辑并反映主要职能活动的出版物定稿和样本永久二十四、本机关与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等义件材料1、有历史意义和长远利用价值的永久2、重要的长期3

17、、一M 的短期二十五、本机关关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料1、重大活动的主要文件永久2、一般活动的审批手续、考察报告长期3、其他文件材料短期二十六、机关之间协商工作的往来文件材料1、一M 的短期2、重要的长期二十七、同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件 材料短期二十八、本机关处理人民来信、来访、市长公开电话的文件材料1、有省以上领导人重要批示和处理结果的永久2、有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的长期3、其他肩重要处理结果的短期4、没有处理结果的短期二十九、下级机关报送的总结、报告、统计报表1、年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的

18、专题报告长期2、年度以下的总结、统计报表、一般专题的报告和备案的短期三十、财务工作资料1、会计凭证类1.1原始凭证15年1.2记帐凭证15年1.3汇总凭证15年2、会计帐博英2.1总帐15年2.2明细帐15年2.3日记帐（现金和银行存款日记帐保管 25年）15年2.4固定资产卡片（固定资产报废清理后）5年2.5辅助帐簿15年3、财务报表类3.1主要财务指标报表3年3.2月、季度财务报表3年3.3年度财务报表（决算）永久4、其他类4.1职工工资发放名册长期4.2会计移交清册15年4.3会计档案保管清册永久4.4会计档案销毁清册永久4.5银行对帐单5年4.6银行余额调节表5所4：教育局文书归档制度

19、一、严格执行国家规范、业务标准及本单位档案分类方案和归档范围、 保管期限要求，保证归档文件材料完整、准确、系统，整理符合规范标准。二、归档工作纳入工作计划、领导议事日程，纳入有关人员岗位职责。 三、文件材料形成部门负责收集和整理工作，任何人不得拒绝归档。归档的文件材料必须是原件，且载体和字迹材料应符合耐久性要求，避免 使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红色墨水、复写纸等不耐久的书写材料， 签字用印，手续完备。四、加强电子文件的归档管理工作。电子文件逻辑归档实时进行，物 理归档定期进行。需永久和长期保存的电子文件必须形成一份纸质文件归 档。五、文书档案及电子文件每年分两次移交，当年七月上旬移交本年度

20、上半年的纸质文档及电子文档，次年一月上旬移交上年度下半年的纸质文 档及电子文档。会计档案由财会部门保管一年后再向综合档案室移交，设 备档案在设备正常运转一个月后由设备管理部门整理后向档案室移交，基 本建设项目的档案应在项目竣工验收时，同时对档案资料进行验收，并在 项目验收后六个月内向档案室移交。其他门类的档案依照国家相关规定执 行。移交的同时须编制移交清册，并认真核对，履行签字手续。六、局机关制发的编有文号的文件材料归档两份，一份归入案卷，一份用以编制发文汇编，其它文件材料一般一式一份。14教育局电子文件归档管理制度1 、电子文件归档管理工作纳入单位文书处理程序和工作人员岗位职责。2、各科室（

21、电子文件形成部门）负责电子文件收集和积累工作，协助档案室搞好电子文件归档管理，并接受监督、检查、指导。3、电子文件的处置和留存要符合国家相关规定，采取必要措施确保电子文件的真实性、完整性、有效性。4、归档电子文件应同时具备电子和非电子签章，不同数据形式的电子文件分别以国家规定的通用格式保存。做好电子文件背景信息、软、硬件环境的登记和收集工作。5、各科室（电子文件形成部门）定期将电子文件及其背景数据备份到本机和符合保管要求的脱机载体上，并及时通过网络或脱机载体向档案室移交，由档案室进行真实、完整、有效性检测。科室留存归档前电子文件的载体至少一年。6、归档电子文件按DA/T22 规定和本单位档案分

22、类方案进行整理。归档范围和保管期限执行纸质档案标准。具有永久和长期保存价值的文本或图形形式的电子文件必须同时保存纸质文本或缩微品。7、已归档整理的电子文件（含机读目录、背景数据等）按数据类别代码相对集中组织存储载体（1 式 3 套，分别封存、提供利用、异地保存）。存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且应按电子公文归档管理暂行办法、 四川省档案局关于印发档案数字化技术规范的通知的通知要求填写载体封面和有关登记表。8、经检测和验收合格的电子文件归档载体进行统一管理、集中保存。保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17 -20 、相对湿

23、度35%-45%、竖放保管等要求和标准。9、每年检查电子文件处理设备更新情况，定期（2-4 年）抽样机读检验，及时做好数据转换、转存工作。10、归档电子文件（含载体）的利用、鉴定、销毁、统计等工作执行纸质档案的相关规定。1510：教育局档案保管制度一、局机关设置档案室保管本单位全部档案。档案室必须坚固、适用，设施、设备完善，具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温、防有害气体等功能。二、档案室应布局合理，编制档案存放索引并张贴上墙。档案柜架等设施适应存放档案要求，室内空间和柜架数量应能满足本单位20 年内形成的档案的存放要求。三、加强安全保卫工作，指定专人负责档案室管理工作，严禁无

24、关人员进入档案室。档案室内严禁烟火，不得存放杂物及易燃、易爆等可能危及档案安全的物品。四、保持档案室清洁，坚持温湿度记录，及时采取必要措施调控温湿度。温度（14-24）、湿度（45-60%） 五、定期检查档案保管情况。发现问题及时报告并及早排除安全隐患。对载体破损、字迹褪变等可能导致档案信息损毁的情况应及时采取修复等补救措施。六、逐步提高档案保管的技术含量，不断提升科学管理水平。特殊载体档案应采用专门的保管保护措施，确保档案信息安全。七、档案室管理人员调整时应办理严格的交接签字手续。23教育局档案借阅制度一、现有机关档案，为本机关和上级主管业务机关使用，对外一般不 提供利用，若因特殊情况需要，

25、查阅者须持介绍信，应经局分管领导或局 办公室主任批准。二、凡局内各科室借阅主管业务范围的案卷，可直接到档案室办理； 借阅非主管业务范围内的重要案卷应由局办公室主任批准；借阅主管业务 范围内有密级的案卷应从严控制。三、借阅档案，一般应在档案室内查阅，若因工作需要借出，应征得 档案管理人员同意，并办理借阅手续，限期一周内归还，到期还需使用者 应办理续借手续。绝密案卷不借出档案室。四、因工作需要摘抄、复制档案，应经档案管理人员同意，凡属有密级的文件资料应经局分管领导或局办公室主任批准。五、借阅者应爱护档案，不得调换、拆散、转借、污损、涂改、撕毁 卷内文件。归还档案时，档案管理人员应认真检查，发现上述现象按有关 法规处理，特别严重者应追究刑事责任。教育局档案保密制度一、严格贯彻保密法等保密法律法规，遵守保密纪律，增强保密意识。加强保密教育和档案管理，做到不传密、泄密、探密。二、无关人员不得进入档案室，不能在档案室会客、闲谈或随意调阅档案。三、严禁携带档案进出公共场所或家庭等私人场所，若因公所需，须在保密法规范畴下进行并完备手续。四