014会议团队拓展政策与程序

1、政策与程序POLICIES & PROCEDURES届下洒店:SUBJECTS 题：会议团队的拓展政策与程序S/N 序号：SG-S&M-P&P-SE014VERSIONS 本号：SUMITION 呈送：DISTRIBUTION 抄送：PAGE(S)页数：3页ISSUED BY签发人：APPROVED BY 匕准人：Department HeadGeneral ManagerEFFECTIVE DAT既效日期：REVISED# 订日期：2004-12-20POLICY PURPOSE策目的:通过对会议团队拓展政策与程序的制定,来标准和增强对会议团队的开发、稳固及开展.SCOPES督范畴:营销总监

2、、销售部经理ADMINISTRATIVE RESPONSIBILITY 责执行岗位:销售高级主任、销售主任、销售代表POLICY DETAIL 策描述：一、会议团队的市场定位：主要是周遍商务公司会议市场,以及深圳、香港会议市场等；二、拓展形式：同商务公司拓展政策与程序的拓展形式三、拓展途径：1、通过拜访搜集、获得会议信息；2、刊登广告推广；3、参加承办会议会展的中介公司进行推广；4、通过旅行社等代理机构；5、通过行业协会等组织；6、通过政府机构等；四、会议团队的拓展政策与程序（一）、政策1、 会议团队客人的定义：指因参加各种会议而使用酒店设施的宾客.会议客因属于商务性质, 又具有一定的团体性,

3、因此也称为了商务团体客人.2、 价格政策：会议客人通常因入住客房的同时会带动餐饮、娱乐的等其他消费,同时高素质的会议将给酒店的形象和名声带来一定的提升.所以,酒店应根据每一次预订情况制订价格销售策略,尽量争取每一个会议团队的圆满举行.（二）、程序1、获得会议信息.各类行业协会、学会、政府机关和会议组织机构是会议信息的主要来源.市场销售部要建立自己的重点会议客户,与有关单位和人员建立密切的联系,急时获得会议信息.2、了解会议和筹备时间.会议规模不同,性质不同,筹备时间的长短也不同,例如大型国际会议规模很大,提前一两年就开始筹备.有些协会和企业组织的会议是根据工作需要来组织的,筹备时 间不会太长,

4、可能提前半个月或一个月进行预订.会议规模越大,那么会议预订越早, 销售人员应提前与会议组织者取得联系.3、弄清会议决策人.不同类型的会议决策者不同.大型会议专门设置会议执行委员决定会议的各项事务.而小型会议往往只有一个决策人.销售人员在争取会议生意时,应先清晰会议事务的 决策人和决策的执行人员.4、分析接待水平和对效劳的要求1）会议设施空间大小、座椅多少,能召开多大规模的会议.销售人员应准备会议厅的平面图.2）会议所用的设备,如麦克风、投影仪、录像机、摄影机是否俱全.接地和接墙有否电源插座,电流的大小是多少,会议厅的照明情况,冷热气的供给以及墙 壁的隔音性能如何.3）议厅有否适宜的演讲台、音乐

5、演奏台、节目演出台以及演讲人和表演者进入会场的通 道.4） 会议厅外是否有必要的附属设施,如存放衣物的空间、 是否提供与会者临时聚会场所 等.5） 举行展览会要考虑有无空间容纳展览的商品、设备和参观者,要了解大型设备进出是 否方便,会议厅地面是否能负担重型设备.6）举行大型国际会议还要了解有否同声传译装置和空间.5、做好访前准备.同商务公司客户访前准备程序.6、上门拜访.同商务公司客户拜访程序.7、到店参观.同商务公司客户到店参观程序.8、跟踪落实和后续效劳.同商务公司客户跟踪落实和后续效劳程序.PROCEDURES:一、由销售部经理负责定期（如每月）向销售部在职或新入职成员进行培训;二、由销售