云南省公文交换平台用户使用手册

1、 公文交换系统操作手册云南省教育系统公文交换平台用户使用手册云南电信公众信息产业有限公司2011年6月第（26）页地址：昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼TELFAX网址：目 录1.登录及首页21.1 登录21.2 首页22收文管理42.1公文接受42.2 已收公文52.3公文查询63.发文管理73.1查看发文73.2登记公文81）填写表单82）添加主送单位93）添加附件94）编辑附件105）盖章签发113.3已发公文123.4公文签收134.通知信息144.1查看通知144.2搜索通知154.3新增通知（只适用于教育厅）154.

2、4管理通知（只适用于教育厅）165.个人事务175.1修改密码175.2群组管理171）新建群组172）管理群组196.系统维护（只是适用于管理员）206.1组织机构201）组织机构的建立202）组织机构调整216.2角色管理226.3用户管理231）添加用户232）查询用户233）修改用户信息244）删除用户246.4目录管理251）添加目录252) 修改目录253）删除目录261. 登录及首页1.1 登录1. 公文交换的登陆地址是：6 ，即只需在浏览器的地址栏中输入该地址，然后回车就可以进入公文交换的登陆页面。2. 登录时，可以使用单位名称和单位编号两种方式

3、来登录，即在用户名中输入单位名称或单位编号，登录密码默认为123456，给单位在正式使用时，必须更改密码。1.2 首页1. 普通用户登录以后可以看到收文管理、发文管理、通知信息、人事管理四个模块的导航栏。a) 收文管理：是接受其他单位来文的模块；b) 发文管理：用于给其他单位发文的模块；c) 通知信息：接受或发布通知信息的模块；d) 人事管理：修改密码和设置群组的模块。 同时我们也可以看到首页的右面区域分成了四个栏目，包括：待办公文：等待处理的公文；通知：显示通知信息；最新发文：最近签发的文件；最新收文：最近收到的文件。2. 在这个系统中，云南省教育厅是超级管理员，他有最高的管理权限，所以登录

4、后，可以看到处理日常办公用的普通用模块，和一个系统管理模块。2收文管理收文管理模块中包涵两个模块公文接收和已收公文，同时还有一个公文查询的功能。2.1公文接受1. 点击收文管理下的公文接受模块，就可以在右面的工作区域看到，其他大为发来的文件，在公文接收目录下可以看到，接收公文的文件编号、文件类型、标题、拟稿单位等信息，而且状态时未签收。（如下图所示）2. 点击所示文件们可以打开该文件： 3. 如果要查看正文和附件，首先要下载，即点击下载把正文和附件下载到本地计算机上就可以查看了，而且，正文都会转化为pdf格式的文件，需要用安装pdf阅读器才可以打开。4. 在签收文件时，需要点击签收按钮，那么这

5、个文件就是已签收文件，之后此文件就会转到已接收公文中。（注意：如果收文需要转到OA里，就不可以在这里签收，即不可以点击签收按钮，如果在这里签收了文件，该文件就不会自动导入OA系统） 2.2 已收公文1. 所有在公文接收模块中签收过的文件，都会在已收公文中显示出来，同样目录下可以看到已接收公文的文件编号、文件类型、标题、拟稿单位等信息，文件状态现在是已签收。（如下图所示）。2. 同样，点击目录中显示的文件，就可以打开此文件，查看文件信息。同样的要查看文件还是需要先把文件下载到本地计算机，才可以查看内容。2.3公文查询随着时间的增长，公文接收和已发公文中的文件也会慢慢增多，那时用翻页的方法在很多文

6、件中找到一个文件就会很吃力了，所以为了方便使用，我们定制了公文查询这个模块，当然这个模块，可以查找所以的收文，包括已签收的和未签收的。而且在查找是可以实现精确查找和模糊查找，即可以根据文件标题和文件编号文件类型拟稿日期这些信息来实现，不需要全部输入，只需要部分信息就可以了。比如我在标题中输入“收文”，点击查询后就会看到，标题中含有收文两个字的文件。同样也可以用编号和拟稿时间来进行查询：比如在编号中输入2，就可以检索出所有文号含有2的文件：3. 发文管理3.1查看发文1）打开发文管理时可以直接看到所有的发文。2）点击可以打开公文，查看公文信息。3） 删除公文 当需要删除某个公文时，在该公文的序号

7、钱的方框内打上勾，然后点击删除按钮就可以了。3.2登记公文1）填写表单首先点击登记公文，就可以打开发文登记的表单，在表单中填写先关信息，主要是标题、文号、审核人、签发人、主送单位等信息 2）添加主送单位其中主送单位需要点击后面的图标，然后在从人员选择框中选择单位，如下图所示 3）添加附件添加正文和附件，首先点击新增附件按钮，点击“选择附件”然后点击浏览从本地计算机把编辑好的正文上传到系统中 再点击保存按钮，之后就可以看到刚才登记的公文，状态时草稿，再打开是就会看到附件信息 中有一个刚才上传的文件。4）编辑附件点击打开，下面就会以word的形式打开附件，在这里还可以对该文件进行编辑 同时，打开文

8、件的最下面，我们就可以看到有多出一些按钮按钮：a) 保存附件：保存对附件的编辑和修改；b) 关闭附件：把打开的附件关闭，关闭前若要保存修改，需点击保存附加；c) 网络印章：选择系统中保存的印章给文件加盖；d) 本地印章：选择本地计算机里处理好的印章文件，给文件盖章；5）盖章签发 a）需要盖章时，直接点击网络印章按钮，就可以把印章加盖到文件里，然后点击保存附件按钮把，保存一下，如果要签发，可以直接点击签发按钮。（注意：只可以签发一次，所以一定要确定主送单位已经选好，最好在签发前再核对一下）。b）当然，如果系统中没有上传所需印章，也可以从本地计算机选择处好的印章图片，格式要求为esp格式。3.3已

9、发公文a) 点击公文管理下的已发公文模块，右面的工作区域就会列出所有的本单位已经发文出去的公文，在这里他直接显示出公文的一下信息：文件编号、文件类型文件标题、拟稿人、拟稿单位和签发日期。b) 点击所示文件，可以打开文件查看公文信息和签收情况，既可以看到该公文那些单位已经签收，那些单位还没有签收。3.4公文签收a ) 此模块的功能是可以很直观的看到已发公文的签收情况。在这个模块可以看到几个主要的信息：文件编号、文件标题、签收数量、未签收单位以及签发日期。b) 如果还需要看文件的详细信息，也可以直接点击文件，就可以直接打开查看了。4. 通知信息这个模块主要是实现对非正式的通知类文件进行管理的，包括

10、两个模块：通知和通知管理，后者只有教育厅可以使用。4.1查看通知打开通知信息下的通知模块，各单位就可以看到由教育厅发下来的通知信息：点击栏目中通知标题，就可以打开此通知，如下图所示：4.2搜索通知通知搜索功能可以根据通知的标题、内容关键字、和发布时间范围来对其进行精确或模糊查找，即不需要输入绝对精确的内容，比如标题只需要含有标题的一部分，不过必须是里连续的，即可以是前面的几个字、中间的几个字或是后面的几个字，内容需连续；内容和关键字也是一样，至于时间，可以选择一个范围栏进行搜索。比如我选择从6月1日开始搜索，我们就可以找到6月1日和以后的所有通知。4.3新增通知（只适用于教育厅）点击通知新增，

11、我们可以打开通知编辑页面，在这里就可以新建通知了，输入文件标题、作者、来源和关键字，然后编辑通知内容，在提交之前还要选一下发不范围，如果是要给所有人看就点完全公开，如果是知识大为内部通知就选内部发布，之后点击提交按钮就可以把通知发出去了；4.4管理通知（只适用于教育厅）在对通知进行管理时可以有两种操作：1） 删除通知：如有的通知发出已经很长时间了，就可以删除了，那么先在该通知前打勾，然后点击删除按钮就可以删除了；2） 编辑通知：我们看到通知检索栏的最后一栏显示出一个编辑按钮，如果需要在就通知的内容进行修改就可以点击此按钮，之后就可以进入编辑页面对其进行修改了，修改完点提交就可以了。5. 个人事

12、务各人事务模块，包括两个功能，就是修改个人密码和建立个人群组。5.1修改密码用户密码在注册时是设为默认密码：123456，为了防止他人盗用账号，用户在使用时需要对密码进行修改。需要修改密码时，打开个人事务下修改密码就可以看到下面的界面，然后在旧密码处输入123456，在新密码处输入新密码，再在确认密码处输入性密码然后点确定即可，如果需要重新填写就点击重填，重新填写后再点确定按钮。5.2群组管理 群组管理模块有两个功能一是新建群组，二是管理群组，即删除或修改群组。1）新建群组新建群组时，打开个人事务离得群组管理模块，点击新建群组，就可以打开新建群组的界面，然后输入群组名称，选择群组人员。选择人员

13、时，要点击人员选择框后面的按钮，然后从人员选择框中选择好人员，点击确认就可以了。1132其中，1号框中显示的是组织机构信息，点击各科组织机构名，可以在2号框中显示出该机构中的人员信息，而在选择人员的时候就可以点击2号框中的人员或单位名，点击按钮，就可以把被选中的人员或单位添加到3号框中，或者点击按钮，可选择2号框中的所有人员和单位，点击可以删除3号框中的某个人员，如果要全部删除，点击即可，点击确定按钮就可以，把需要的人员和单位名加到3号框后，点击确认就可以把人员信息加到人言选择框中了。然后，点击保存就可完成群组的创建。2）管理群组a）如果需要删除群组，在群组前面的小框内打勾，然后点击删除即可。

14、 b）如果要对群组的内容进行修改，直接点击群组名，打开配置单进行重行设定，保存就可以了。6. 系统维护（只是适用于管理员）6.1组织机构公文交换的组织机构的创建是以gwjh为根目录，在此根目录下按类型，在创建再创建子目录，子目录下还可以在创建子目录，然后用户信息就可以添加到这些相应的目录下（如下图所示）。现在公文交换的组织结构总的分类是按教育厅、州市教育局、高中、中职和州属学校来分类的。1）组织机构的建立在“组织机构”缺省主界面，单击“新增”按钮，显示如下界面：首先创建最高一级部门机构，如上图所示的“云南省教育厅”，就可以在这个机构下创建子机构，创建时先输入机构名称，然后在选择上级机构，上传“

15、打开似的图标”和“关闭时的图标”，然后还可以填写组织结构简介，这些都完成后就可以点击“添加”按钮，就可以了。2）组织机构调整我们看到在每个机构的后面都会有5个按钮，编辑、置顶、上移、下移、置地这几个按钮。编辑：即可以重新设置该机构的性质，操作与新建是相同；置顶：将该机构调整到目录顶端；置底：将该机构调整到目录地段：上移：点一次上移一行；下移：点一次下移一行；6.2角色管理1) 添加角色时直接在添加前的框里输入角色名，点击添加就可以了；2) 如果要删除角色，直接点击删除即可；3) 如果要更改角色名称，点击编辑按钮，修改好了点击修改即可；4) 不同的觉色对应着不同的用户，在这里点击用户管理可以调整

16、用户的角色;5) 编辑角色权限按钮，可以根据角色来设定他在系统中可以查看管理的模块；6.3用户管理用户管理包括添加、修改、查询和删除用户这些功能。1）添加用户点击“添加用户”按钮，然后就可以看到下图所示的界面，在这里可以设置用户信息，包括单位名称、用户名称、所属机构、编码、密码（默认为123456）、用户角色等信息，如果有印章，还可以上传印章，信息都填写完了，就可以点击保存，这样添加人员就完成了。2）查询用户需要查询用户时，可以用户查询目录下，输入人员名称（或单位名称），点击查询即可找到该用户，也可以点击组织机构里的下拉框，同机构来查询，查询内容都会在用户了表中显示出来。3）修改用户信息如果要修改用户信息，点击“编辑”按钮既可以进入修改页面，和添加界面一样，在这里可以就用户的所有信