《档案与信息管理》课程教学大纲

1、档案与信息管理课程教学大纲（三号、黑体、居中）课程名称：档案与信息管理适用专业：文秘总学时/学分：36 理论学时： 36 实践学时：0一、说明（一）课程的性质、任务档案与信息管理课程是文秘专业的课程之一。在专业课程体系中属于核心职业技能课程。该课程主要针对商务秘书岗、客户服务岗、企业公关岗、商务活动策划岗等岗位技能和素质培养要求，通过学习信息的收集和整理、信息的传递、信息的开发和利用、档案的收集和整理、档案的保管、档案的利用等内容，培养学生信息管理和档案管理的综合应用能力，从而促进学生职业能力的提高和职业素养的养成。（二）课程的教学要求通过课程学习，学生能了解企业信息与档案管理活动的一般程序，

2、熟练进行信息收集、信息传递、档案整理、档案保管、档案统计等各类活动。具有一定的沟通能力、组织能力、应变能力及团队合作精神，能够胜任商务秘书岗、客户服务岗、商务活动策划岗、企业公关岗的任职要求。（三）课程考核办法本课程考核形式为闭卷考试。在课程总成绩评定中，平时考核占 30%，期末考试占 70%。结合课堂提问、学生作业、平时测验、综合实践及考试情况，综合评价学生成绩。注重对学生学习过程的考核，考核项目包括平时教学过程中的出勤率，在课堂提问、小组讨论以及角色扮演等教学活动中的参与度。二、讲授内容绪论 信息与档案工作概述（一）教学目的和要求1.了解信息的概念、特征和信息工作的主要内容2.了

3、解档案的概念和档案工作的主要内容3.能够正确理解信息工作的意义4.能够熟悉档案工作的相关程序（二）学时分配：2学时 （三）教学主要内容（黑体、小四、不加粗）第一节 信息工作概述一、信息的含义二、信息的主要特征（一）真实性（二）价值性或多或少地对完成某项工作有所帮助。（三）多变性（四）共享性三、企业信息工作的作用（一）信息是企业决策的基础（二）信息是企业管理的核心（三）信息可以提高企业的竞争力四、信息工作的程序信息工作的程序包括收集、整理、传递、存储、利用和反馈。五、秘书的信息工作第二节 档案工作概述一、档案与档案工作二、企业档案工作的主要内容（一）贯彻执行档案法律法规（二）档案业务管

4、理（三）档案保管（四）档案开发利用（五）档案管理现代化建设（六）企业档案目标管理升级达标三、企业档案工作的作用（一）企业档案是维护企业合法权益的可靠的法律凭证（二）企业档案是企业管理层开展各项工作的重要依据（三）企业档案是企业无形资产的重要组成部分（四）企业档案是企业文化的重要体现和反映 第一章 信息收集（一）教学目的和要求（黑体、小四、不加粗）1.了解信息收集的概念、范围2.掌握企业信息收集的方法3.能够正确地选择收集信息的方法4.能够完成上司交代的信息收集任务5.能够做好日常信息收集工作（二）学时分配：2学时（三）教学主要内容第一节 信息收集的方法和范围一、确定信息收集的范围（一

5、）企业信息1. 企业基础资料 ；2. 企业概况 ；3. 企业财务状况 ；4. 企业信誉与信用等级情况；5. 企业背景 ；6. 企业经营活动信息 （二）合作伙伴信息（三）市场信息（四）法律政策信息（五）宏观经济金融信息（六）交际活动信息二、秘书信息收集的重点（一）与上司业务有关的信息（二）上司交际活动的信息三、秘书信息收集的方法（一）观察法（二）阅读法（三）询问法（四）问卷法（五）网络法（六）交换法（七）购置法四、秘书收集信息的技巧（一）熟悉上司（二）广闻博见（三）取得同事配合第二节 信息收集的渠道和原则一、秘书收集信息的渠道（一）正式渠道（二）非正式渠道二、信息收集的原则 （一）针对性原则（二

6、）及时性原则（三）可靠性原则（四）系统性原则（五）道德性原则第二章 信息整理（一）教学目的和要求（黑体、小四、不加粗）1.熟悉信息分类的方法、程序2.熟悉信息筛选的内容、方法、程序3.熟悉信息校核的范围、方法、程序（二）学时分配：2学时 （三）教学主要内容（黑体、小四、不加粗）第一节 信息分类一、信息分类的方法（一）字母分类法（二）地区分类法（三）主题分类法（四）数字分类法（五）时间分类法二、信息分类的程序（一）熟悉信息内容（二）选择分类方法（三）分类（四）归类三、信息分类应注意的事项（一）遵循一定的原则（二）利用颜色、标签区分类别（三）建立交叉参照卡第二节 信息筛选一、信息筛选的主

7、要内容（一）信息鉴定（二）信息选择二、信息筛选的方法（一）复印、剪裁（二）摘记（三）标记说明三、信息筛选的程序（一）看来源（二）看标题（三）看正文（四）决定取舍四、筛选应注意的事项（一）剔除虚假、过时、重复雷同、缺少实际内容的信息；（二）注意挑选对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息；（三）注意挑选带有倾向性、动向性或突发性的重要信息；（四）分析信息需求，根据中心工作或解决特定问题的需要筛选信息；（五）注意挑选能预见未来发展变化趋势、为决策提供超前服务的信息；（六）坚持信息数量和质量的统一。第三节 信息校核一、信息校核的范围二、信息校核的方法（一）溯源法（二）比较法（三）核对法（四）逻辑法

8、（五）调查法（六）数理统计法三、信息校核的程序（一）确定校核的内容（二）选择校核的方法（三）核实、分析信息（四）作出判断四、校核时应注意的事项（一）各种校核方法可以互相补充，结合使用；（二）要综合运用自己的知识和经验，提高校核信息的能力，透过现象看本质，保证信息的真实、可靠。第三章 信息传递与反馈（一）教学目的和要求1.熟悉信息传递的方式、方法2.熟悉信息反馈的形式、内容、方法3.能够根据不同信息、不同要求正确地选择传递的方式、方法4.能够及时反馈信息，提供给上司作决策（二）学时分配：2学时 （三）教学主要内容（黑体、小四、不加粗）第一节 信息传递一、信息传递的基本方式（一）内向传递

9、（二）外向传递二、信息传递的方法（一）语言传递（二）文字传递：1. 文本；2. 表格；3. 图表（三）电讯传递：1. 电话；2. 传真；3. 电子邮件；4. 可视化辅助物传递；5. 企业博客三、信息传递注意事项（一）区别对象，按需传递信息（二）做好例行信息的传递工作（三）加强非例行信息的传递工作（四）运用现代化信息传递方式第二节 信息反馈一、信息反馈的形式（一）正反馈和负反馈（二）纵向反馈和横向反馈（三）前反馈和后反馈二、信息反馈的主要内容1. 有关方针、政策和重大工作部署执行情况的信息；2. 工作中的新事物、新做法，有推广意义的经验型信息以及一些新思想、新观点和独到见解；3. 工作中存在的矛

10、盾和问题，特别是政策问题的逆向性信息；4. 对全局有一定影响的带倾向性、苗头性的信息；5. 意见、建议、呼声、心态方面的信息；6. 重大事件、突发事件的信息。三、信息反馈的方法（一）系列型信息反馈（二）广角型信息反馈（三）连续型信息反馈四、信息反馈注意事项（一）既报喜也报忧（二）做到快准结合（三）做到深浅结合（四）做到冷热结合第四章 信息存储（一）教学目的和要求（黑体、小四、不加粗）1.了解信息存储的程序、方式和信息存储管理系统2.熟悉信息存储装具与设备3.握信息存储的方法（二）学时分配：2学时（三） 教学主要内容（黑体、小四、不加粗）第一节 信息存储程序一、信息存储的程序 （一）登

11、记 （二）编码（三）存放排列（四）保管二、信息存储装具与设备（一）文件夹（二）文件盒（三）文件袋（四）文件柜、架三、信息存储管理模式（一）信息集中管理模式（二）信息分散管理模式（三）信息计算机管理模式第二节 信息存储方法一、信息储存的形式（一）手工存储 （二）计算机存储（三）电子化存储（四）缩微胶片存储二、信息存储的方法（一）笔记法（二）剪报法 （三）卡片法第五章 信息开发与利用（一）教学目的和要求1.熟悉信息开发的形式、途径和方法2.理解信息利用服务的含义，熟悉服务的途径和程序（二）学时分配:2学时 （三）教学主要内容第一节 信息开发一、信息开发的主要形式（一）剪报（二）索引（三）

12、目录（四）文摘（五）信息资料册 （六）简讯（七）调研报告二、信息开发的基本途径（一）信息编写的步骤1. 确定主题2. 分析材料3. 组合材料（二）信息编写的类型1. 经验型信息2. 问题型信息3. 建议型信息4. 动态型信息5. 预测型信息三、信息开发的方法信息开发的常见方法主要有：归纳法、汇集法、浓缩法、连横法、纵深法、转换法和图表法。第二节 信息利用服务 一、信息利用服务的途径（一）信息检索服务（二）信息加工服务（三）信息定题、查询利用服务（四）信息咨询服务（五）网络信息服务二、信息利用服务的程序第六章 信息辅助决策（一）教学目的和要求1.了解决策信息来源、秘书信息辅助决策的内容

13、及工作方法2.熟悉信息资源管理的工作内容（二）学时分配：2学时 （三）教学主要内容第一节 信息辅助决策一 、决策信息的来源（一）政策、法律、法令及相关规定；（二）媒体信息，如报纸、杂志、广播、电视、互联网等提供的信息；（三）信息咨询机构的信息；（四）决策部门的决策、计划、控制等信息；（五）参观、访问、学习、交流等信息；（六）实地调查信息；（七）决策后的反馈信息；（八）其他相关信息。二、秘书辅助决策的信息服务（一）决策前作好信息超前服务（二）决策中作好信息跟踪服务（三）决策后作好信息反馈服务三、秘书信息辅助决策的工作方法（一）通过调查收集决策对象信息（二）通过比较分析发现规律（三）通过演绎科学预

14、测未来（四）通过归纳实现信息综合（五）通过优选审慎作出决策第二节 信息资源管理一、秘书信息资源管理的内容二、秘书信息资源管理工作（一）为信息工作建章立制（二）制订信息工作计划（三）开展信息工作组织协调（四）实现信息的上传下达（五）宣传信息工作的意义第七章 文书归档工作（一）教学目的和要求1.熟悉国有企业、民营企业文书归档的范围2.掌握文书归档的基本要求（二）学时分配：2学时（三）教学主要内容第一节 文书归档的范围一、国有企业的文书归档范围（一）党群工作形成的文件材料（二）行政管理工作形成的文件材料（三）经营管理工作形成的文件材料（四）生产技术管理工作形成的文件材料（五）产品生产或业务

15、开发工作形成的文件材料（六）科学技术研究工作形成的文件材料（七）基本建设和技术改造工作形成的文件材料（八）设备仪器管理形成的文件材料（九）会计工作形成的文件材料（十）职工个人管理形成的文件材料（十一）其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料二、民营企业的文书归档范围（一）党群工作类文件材料（二）行政工作类文件材料（三）经营管理类文件材料（四）生产技术管理类文件材料（五）产品类文件材料（六）科研类文件材料（七）经营信誉类（八）知识产权类（九）基本建设工程类（十）设备仪器类（十一）财务管理类（十二）特种载体类三、无需归档的文件材料（一）未定稿的文件和一般性文件的历次修改稿（二）仅供工作参考的文件

16、（三）无查考利用价值的事务性、临时性文件（四）重份文件（五）无特殊保存价值的信封（六）企业内部互相抄送的文件第二节 文书归档的基本要求一、文书归档的时间要求（一）按年度归档（二）按活动结束时间归档（三）按工作阶段归档（四）随时归档二、文书归档的整理要求（一）归档的文书必须是办理完毕的（二）归档的文书必须要有一定的查考利用价值（三）归档的文书必须以“件”为单位（四）归档的文书必须使用案盒进行保管三、文书归档的质量要求（一）归档的文书材料必须齐全完整（二）归档的文书材料必须是原件（定稿）（三）归档的文书材料必须系统整理（四）归档的文书材料要符合档案保护要求第八章 档案整理规则（一）教学目

17、的和要求1.熟悉常见的档案分类法2.熟悉档案整理的步骤与方法（二）学时分配：2学时（三）教学主要内容第一节 档案分类方案的编制一、档案常用分类方法（一）保管期限分类法（二）组织机构（问题）分类法 （三）年度分类法二、档案复式分类法（一）期限年度机构分类法 （二）期限年度问题分类法（三）年度机构保管期限分类法三、档案分类方案的编制（一）分类原则（二）分类方法（三）档案分类方案的结构1. 编制说明2. 分类表3. 使用说明第二节 档案整理的步骤与方法一、初步整理（一）确定“件”（二）文件修整（三）档案装订二、系统整理（一）盒内文件排列（二）盒内文件编号（三）案盒事项填写三、归档第九章 档

18、案保管工作（一）教学目的和要求（黑体、小四、不加粗）1. 了解档案保管的物质条件2.熟悉档案保管制度和工具（二）学时分配：2学时 （三）教学主要内容（黑体、小四、不加粗）第一节 档案保管的物质条件一、库房二、资料库三、档案装具四、技术设备五、包装材料六、消耗品第二节 档案库房管理一、装具排列编号二、进出库制度三、“八防”制度四、库房温湿度的控制五、档案存放秩序的维护与管理（一）档案存放位置索引（二）装具所存档案标识牌（三）档案代理卡六、全宗卷七、档案流动过程中的保护（一）建立严格的管理制度并在工作中严格执行落实（二）采用合理有效的管理方法做好档案保护工作第十章 档案鉴定工作（一）教学

19、目的和要求1.了解档案鉴定工作的主要内容2.熟悉档案保管期限表的类型、结构3.熟悉档案鉴定的方法、程序（二）学时分配：2学时 （三）教学主要内容第一节 档案鉴定工作一、档案鉴定工作的内容二、档案价值鉴定的原则（一）全面观点原则（二）历史观点原则（三）发展观点原则（四）效益观点原则三、档案价值鉴定的标准（一）档案属性标准（二）社会利用标准1. 利用需求方向2. 利用面3. 利用时间第二节 档案保管期限表一、档案保管期限表的类型（一）通用档案保管期限表（二）专门档案保管期限表（三）同系统档案保管期限表（四）企业机关档案保管期限表二、档案保管期限表的结构（一）顺序号（二）条款：1. 条款名称；2.

20、条款排列；3. 区别依据（三）保管期限（四）附注（五）说明三、档案保管期限表的编制方法（一）编制要求（二）编制人员（三）编制步骤（四）档案保管期限表的修订第三节 档案鉴定方法一、档案鉴定工作程序（一）归档鉴定（二）期限鉴定（三）复审鉴定二、档案鉴定的方法三、档案鉴定的步骤（一）个人初步鉴定（二）集体审查四、鉴定后的处理工作（一）编制销毁清册（二）剔除、销毁档案（三）善后处理工作五、在鉴定工作中需要注意的问题第十一章 档案提供利用工作（一）教学目的和要求1.熟悉档案提供利用的方法2.了解档案资源检索程序，熟悉常用检索工具的编制方法3.熟悉档案开发的主要途径（二）学时分配：2学时（三）教学主要内容（黑体、小四、不加粗）第一节 档案资源提供利用一、阅览服务二、外借服务三、复制服务四、咨询服务五、电子化服务第二节 档案资源检索一、档案检索工作的过程（一）存储阶段（二）查检阶段二