费用报销管理制度_图文

1、费用报销管理制度（初稿）编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人一、概况目的为加强公司费用管理，有效规范并控制费用支出，根据公司财务资金管理的有关规定，制定本制度。适用范围本制度适用对象为东莞市恒升环保科技有限公司所有人员因公务发生的各种费用。定义1、销售费用：是指公司在销售产品和提供劳务等日常经营过程中发生的各项费用以及发生的各项经费。包括：员工工资、社保费用、办公费、运杂费、差旅费、宣传费、案例上传费、电话费、房租、税费、水电气费、广告费、业务招待费、装修费、快递费、培训费、汽车使用费、物管费、职工福利费、维修费、招聘费、奖励及促销费、耗用低值易耗品、其他等费

2、用。2、管理费用：是指公司行政管理部门为组织和管理生产经营活动而发生的各项费用。包括：员工工资、社保费用、办公费、运杂费、差旅费、电话费、房租、税费、水电气费、保洁费、采暖费、业务招待费、装修费、物料消耗、邮递费、培训费、汽车使用费、物管费、职工福利、商标注册费、咨询费、维修费、会务费、招聘费及其他等费用3、财务费用：是指公司在生产经营过程中为筹集资金而发生的各项费用。包括：经营期间的利息支出（减利息收入）、手续费等财务费用。主导部门财务部费用报销发起人1、 填写并提交费用报销单；2、 跟进审批流程。各部门负责人1、负责审核费用报销的真实性、合理性、必要性、及时性；2、负责监督费用报销人按照本

3、管理办法、公司预算及费用标准执行费用报销。财务部1、 负责本费用报销管理办法的撰写与修订工作；2、 负责根据公司各业务部门的费用标准审核和报销费用；3、负责审核发票的真实性、合法性、合理性；二、工作程序1、费用报销原则 定期报销原则： 原则上，发生的费用，为每周三、周五报销。 厉行节约、据实报销原则： 费用发生本着厉行节约的原则，在保证业务能按时、按质完成的前提下选择费用最低的方式，不得铺张浪费，并根据实际发生的金额进行报销，不得弄虚作假，严禁以公司名义报销个人费用的行为。 先审核后审批原则： 费用报销先由直接业务部门负责人在其审批额度内就其真实性、合理性和必要性进行审核；再经财务部是否符合报

4、销标准及规定等进行审核并签署审核意见报总经理审批。 费用报销标准原则： 报销须严格依据费用标准，超标准及未经批准的费用，财务部不予支付。3、 费用报销基本要求： 费用报销人须持正规发票进行报销申请,没有正规发票的一律不准报销。 费用报销应在费用发生当月进行报销，费用报销须经部门负责人审批，方可报销。 发生的费用发票，购货单位为营业执照所列公司名称；以东莞市恒升环保科技有限公司名义发生的相关费用发票，购货单位为“东莞市恒升环保科技有限公司”且须加盖开出单位的“财务专用章”或“发票专用章”，票据的时间、地点、产品名称、规格、数量、金额等要素应保证清晰可见，如有需特别注明的事项可用附件注明； 销售费

5、用报销要求： 费用报销：费用申请人填制报销单，并附上发票及汇总明细表，如购买物品应提供收货单。发票及收货单均有经办人及收货人签字，呈报部门负责人签字，签字后转交总经理审批。报销人取得各级业务部门领导的审批后，将费用报销单据及附件提交给财务部审核，核实无误后，经财务部负责人签字审批后交予出纳，并安排付款。 管理费用报销要求： 费用报销人填制费用报销单(冲账单，并附上发票及汇总明细表，如购买物品应提供收货单，发票及收货单均有经办人及收货人签字，呈报部门负责人（总监级）进行审批，报销人取得各相关部门负责人的审批后，将费用报销单据及附件提交给财务部审核，核实无误后，经财务部负责人签字审批后交予出纳，并

6、安排支付。 财务费用报销要求：参照管理费用报销要求执行。4、 单据查核要求： 单据的完整性：所有费用报销均须附有申请单并经部门负责人签字后方可进行。部门负责人应按、照本制度的规定严格审核单据的合规、合法性并在此基础上签字。差旅费请款时需附差旅申请单（已签署完毕的）、车资、住宿及就餐发票。购货请款单请款时附购货发票及请购单（已签署完毕的）、验收单。 单据书写规范正确：填写时需写明请款内容、明细，申请人签名需正楷，单据不得以任何形式进行涂改，确保单据清晰，以便于财务部入账。 审核报销金额一致性：费用明细金额与总计请款金额一致；报销凭证金额须大于或等于实际请款金额。 票据的时效性：请款车资发票（公交

7、车票、地铁票、出租车票等）检查票据的时间、金额；购货发票（服务业发票、商业发票）发票开具抬头（需正确填列公司全称），票据金额应大于或等于请款金额，发票真实有效。 票据的粘贴：报销人应将票据按类型分类，阶梯式从左向右铺开并粘贴在A4纸上，费用发票应按费用报销填列的顺序逐笔粘贴，如报销涉及多笔费用，应分开填列并粘贴。5、 费用报销附件要求【费用以恒升环保费用科目明细进行费用科目的列示，没有的删除，有的加入，与席总确认】序列费用项目项目内容附件要求附件内容审核3.1工资A、指公司各部门人员工资，奖金，补贴；1.一般员工工资：A、人资中心提供的工资清单，B、收款人帐号、姓名，身份证复印件。1.一般员工

8、工资人资中心总监、财务部负责人签字3.2社保、残保金费用按照国家规定缴纳的社保A.社保局等部门出具的行政事业性收据,人资负责人、财务部负责人签字3.3办公费用1.指公司发生的消耗性办公用品费用包含：A、打印费B、复印费C、传真费D、文具办公用品等费用行政部一次集中购买的办公用品，A、正规发票；B、办公用品请单。1.自采办公用品经办人，入库人及区域经理签字3.4运杂费A、商品运费;B、长短途运送货品;C、购置行政物资产生的运输等费用。1.运费付款单须经由部门负责人并附有正规托运发票。若为托运单、收据，须所在部门两个人共同签字确认；2.商品采购入库、行政物资采购入库的，须附商品入库单。采购请款单并

9、附有采购部门负责人签字。1、运费申请单及付款单需部门负责人签字。2.采购申请单及付款单须有采购部门负责人签字。3.5差旅费1、指公司职工因公出差发生的费用A、乘坐车、船、飞机交通费B、市内交通费C、住宿补贴D、餐饮补助等费用差旅费的报销应严格按照公司的文件规定执行。1.出差期间报销的饮食餐票、车票等A、出差申请单须由部门负责人签字，所附发票必须为当地发票，并且日期与出差申请表一致，B、如发票与发生地和发生日期不符，报销时须在明细表上附注原因，2.总部行政管理部门发生的费用须有各部门负责人（总监）签字，具体参照差旅费报销管理制度。1.发生的差旅费用出差申请单须经部门负责人签字后方可出差，报销时需

10、填写付款申请单，附上出差申请单，经部门负责人签字后方可申请付款。3.6电话费A、员工的移动话费B、网费用C、办公用电话发生费用D、和区域固话电话费E、宽带费网费F、新开业安装宽带等话费、网费必须是正规发票1.或发生的，需填写付款申请单并有区域经理签字；2.总部行政管理部门发生的，需填写付款申请单并有部门负责人（总监）签字。3.7房租办公室房租等1.租金需提供A、提供申请单并经部门负责人签字。发票、产权（房产证）复印件。、收款人帐号等信息复印件并经由本人签字确认款项汇入此账号，收款账号等信息须与合同中所列账号一致，如需更改，需以补充协议的方式进行更改并须经部门负责人签字。1.租金租赁申请及付款单

11、审批须经部门负责人及总经理签字方可进行。3.8税费公司缴纳的各种税款A、增值税B、附加税C、印花税D、个税1.正规的税务发票1.1税费A、各税费申请缴纳时，需有财务部负责人签字方可支付缴纳税费需由相关部门申请人填列申请单并签字交与部门负责人审核，并签字交与部门负责人审核，经财务部负责人审批后方可进行。3.9水电气费指公司办公楼产生水电气费1、正规的水电费发票；A、须有发票复印件并盖鲜章，发票列明各费用的起止读数、单价；公司办公用水电统一由行政部负责，申请部门负责人签字审核。3.10广告宣传费指公司为拓展网站平台而发生的礼品、宣传企业形象等发生的费用A、广告费申请单须经由部门负责人及总经理签字后

12、方可进行；B、如为礼品采购需提供规范的合同或订单；C、发票。填列付款申请单并经部门负责人及公司总经理签字3.11业务招待费A、招待餐费、应酬费等支出。A、招待费申请单及情况说明书：列明招待人数、事项、金额等内容。B、发票填列付款申请单并经部门负责人及公司总经理签字3.12装修费指公司办公楼基础装修等费用。1.公司办公楼、等基础装修费用A、装修申请单及合同B、预算表C、决算表D、验收单E、发票填列装修申请单并经部门负责人及公司总经理签字3.13物料消耗指公司购置的运营用杂物1.正规购物发票，包含：A、物料明细B、数量C、金额2、发货单及入库单由相关部门申请人填列申请单并签字交与部门负责人审核，经

13、部门负责人签字3.14邮递费指公司总部邮寄资料、物品等产生的费用。A.正规发票；B、快递单需有清晰的收发地址和收发人员。由相关部门申请人填列申请单并签字交与部门负责人审核，经部门负责人签字3.15培训费1.指公司、或员工参加培训产生的培训费，A、外训费用；B、内训费用包括培训时产生的住宿和餐饮费用。1.外训：A、培训合同、列明收款信息；B、发票；C、收款人帐号信息复印件、须有合同所列金额一致，如需要更改须以补充协议的方式进行更改；D、培训计划；E、参加人员清单等。2.内训，除须提供外训所要求附件外，还须提供住宿和餐饮等正规发票。由相关部门申请人填列申请单，签字后交与部门负责人审核，部门负责人签

14、字审核后交给财务负责人审核，签字后予以支付。3.16汽车使用费1.指各部门使用车辆发生的费用，包含：A、油费B、过桥费C、停车费D、车船使用税E、汽车保险费F、年检费G、洗车费H、车辆维修等费用。A、出车申请单，行驶记录表；B、正规发票；C、涉及车辆维修的，还须提供维修清单，同时须注意机动车维修费用属增值税范围，一般情况下不使用定额发票。由相关部门申请人填列申请单，签字后交与部门负责人审核，部门负责人签字审核后交给财务负责人审核，签字后予以支付。3.17软件使用费A、指各部门购买专业软件产生的费用B、软件后期产生的服务费A、软件购买合同；B、正规发票；C、购买软件的申请报告等。由相关部门申请人

15、填列申请单，签字后交与部门负责人，部门负责人审核签字后交给总经理审核签字。3.18职工福利费A、公司团年费B、节日福利C、意外险D、员工生日产生的其他费用E、员工工伤医疗费F、员工工作餐等。A、人员清单需经所在部门（区域或分公司）负责人、人资中心负责人签字确认；B、情况说明书；C、购物发票（或餐饮发票）等与活动有关的正规发票。1.人员清单所在部门负责人、人资中心负责人签字3.19商标注册费指公司商标注册、域名产生的费用。A、商标注册合同；B、正规的发票；由相关部门申请人填列申请单，签字后交与部门负责人，部门负责人审核签字后交给总经理审核签字。3.20案例审核费指公司网站鼓励上传案例而给予上传者

16、的奖励网站记录下载打印并附申请人签字。由相关部门申请人填列申请单，签字后交与部门负责人，部门负责人审核签字后交给总经理审核签字。3.21物管费公司办公区产生的物业管理费。A、正规发票；A1、发票须注明房屋面积、单位价格、金额等信息；A2、发票须字迹清晰。由相关部门申请人填列申请单，签字后交与部门负责人审核，部门负责人签字审核后交给财务负责人审核，签字后予以支付。3.22咨询费A、咨询费B、顾问费C、审计评估费D、信息资料费等。A、咨询合同B、发票由相关部门申请人填列申请单，签字后交与部门负责人，部门负责人审核签字后交给总经理审核签字。3.23劳务费指提供劳务而发生的费用A、劳务合同B、正规发票

17、由相关部门申请人填列申请单，签字后交与部门负责人，部门负责人审核签字后交给总经理审核签字。3.24维修费公司产生的费用，如维修卷帘门、锁、电脑等费用。A、正规维修场所提供的正规发票；B、申请维修审批报告。由相关部门申请人填列申请单，签字后交与部门负责人审核，部门负责人签字审核后交给财务负责人审核，签字后予以支付。3.25审计费指公司产生的各类审计费用A、合同后协议B、发票（如为预付款不予提供）由相关部门申请人填列申请单并签字交与部门负责人审核，并签字交与部门负责人审核。3.26奖励及促销费指销售提成及促销产生的费用。A、公司领导已签批的促销方案、政策；B、人资中心和营销中心共同签字确认的实际完

18、成情况的说明；C、奖励依据：相关制度或审批单；D、人员明细清单。由相关部门申请人填列申请单并签字交与部门负责人审核，并签字交与部门负责人审核，经公司总经理签字3.27信息服务费指提供信息服务而发生的费用。A、正规的购物发票；B、已获批准的采购申请报告由相关部门申请人填列申请单，签字后交与部门负责人审核，部门负责人签字审核后交给总经理审核，签字后予以支付。3.28耗用低值易耗品1.或耗用的材料物资费用须满足以下两个条件A、使用期限低于一年；B、金额少于2000。A、正规的购物发票；B、已获批准的采购申请报告。由相关部门申请人填列申请单，签字后交与部门负责人审核，部门负责人签字审核后交给财务负责人审核，签字后予以支付。3.29招聘费招聘员工产生的费用：A、一般