文档管理制度

1、WOED格式部门文档管理制度（试行）一、目的文档是企业重要的智力资产，文档一般以电子文档的形式存在，从内容上，有商务合同，会议记录， 客户资料，推广文案，项目文档，经验心得等。每一个信息系统都会经历规划阶段，制度方案阶段，运 行阶段，在每一个阶段都会有大量的文档产生。文档管理就是将这些大量的文档， Excel, 图片，影音 进行存储，分类和检索。文档管理通过对部门大量的文档信息，合理有序的分类存放。解决了大海捞针的困扰，充分加强 了部门文档信息共享作用，使部门工作更优化，有效统一规范的文档管理能够确保部门内部及相关部门 得到有效的文件。二、文件材料的收集管理1每一阶段的文档，由行业负责人将进行

2、该项工作形成的全部文件材料系统整理后，送交管理员归档。2编制文档入档表，一项资料由行业负责人交管理员归档时，应登记并双方签名。附：见文档管理入库登记表 V1.0.doc3. 战略组，市场组需要每周提供相应的资料信息交于信息管理员归档。战略组每周提供其负责的行业 的资料或项目资料，市场组每周提供正在运作的展会资料，协会资料或宣传资料。4. 每周五由管理员将文档入档表报备于部门负责人。 注：文档收集管理现处于试行阶段，试用 2 个月，待文档管理制度完善后可再做修改或沿用。三、归档资料范围1重要的会议材料，包括会议的报告，会议纪要等。2部门与有关单位签订的合同，协议书等文件材料。3部门的各种工作计划

3、，总结，报告，会议记录，部门制度，公司资质等资料。4部门有关各行业的调研，包括，调研报告，行业厂商目录，供应商信息调查表等资料5市场展会资料，包括公司宣传资料，展会论坛调研，展会图片，视频，音频等资料。6软件信息资料，包括办公软件，DEMO，学习资料等资料。四、文档规范1. 页面设置各类文档一律采用 A4 纸张大小，页边距一律采取：上、下2.5cm ，左 3cm,右 1.5cm，行间距取多倍行距（设置值为 1.5 ）；字符间距为默认值（缩放 100%，间距：标准），标题在文档上端居中，两边空 格要均匀。如有副标题，破折号应比正题缩进两格，用稍小字体。2. 字体要求文档所用字体要求为微软雅黑。3

4、.字号主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用”小二号“微软雅黑黑体字。第一层次题序和标 题用”小三号“微软雅黑黑体字；第二层次题序和标题用”小四号“微软雅黑黑体字，第三层次及以 下题序和标题用“小四号“微软雅黑字体。正文用五号微软雅黑体。英文字体应与中文字体相对应，字体为五号TimesNewRoma。n5. 图、表格式1.图：要精选、简明，切忌与表及文字表述重复。 图中术语、符号、单位等应同文字表述一致。 图序及图名居中置于图的下方，用五号字微软雅黑体2.表：表中参数应标明量和单位的符号。表序及表名置于表的上方。 表序、表名和表内内容采用五号微软雅黑体字。5. Excel 格式Excel

5、 表格按照以上 Word 文档格式，主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用”小 二号“微软雅黑黑体字。表格内文用五号微软雅黑体。6. 文档格式凡上传至服务器的主要文档。如合同协议，宣传PPT，由管理员在电子文档前页附上文档编码表如下图：文件编号文件管理名称 版本 / 修改 发布日期专业资料整理五 、 文档版本管理6.文档的状态变迁规则其状又态变为“7.正式变文档为“正式”的状态 分档版本号标识为。草 此后 文稿处 后若 档”于应递增 更 的、“草 改 版正草稿处 文本正式处稿”于为 档 ”于为 档，号”和状“ 则 规和“态正 状其则与改修“式文的”0-9.YZ 的初值和增幅由用户自己把控

6、。文档第一次成为“正式”文件时，版本号为 1.0.态 文”档状 态为变文档”三档状的态 为“的种版的 “修 。文本文 改 档号处档变为时当为号，格8修.文态档式版本控制式，如果当文将附修改件档适”状态的文档的版本号格式为X.YZ 文. 档正在修改时，一般只增大升量级增变变。度积当，累可将变动部门制作成文档的附件，附件版本一次为文到档一升定级程幅度度时比，较的随着Y草值稿可的适修量正增，加，YZY的值取增值加一定程度时， X 值大时才 接增大X値。 为次版本，取值范围Z 値， X.Y 値保持不变。1.0 、1.1 、? 。时为个1-9.Y，文 将档 Z管 为理0，增加 X.Y 値。参考 2 活动

7、 之 中如 创 建 文 档、文档的变更目开发过程中，绝大部分的文档都要经过多次的修改才能最终确定下来。对文档的任何修改都将产生新 的版本。由于我们不能保证新版本一定比归档的旧版本“好”，所以就不能抛弃归档的旧版本。版本控 制的目的是按照一定的规则保存文档的所有版本，避免发生版本丢失或混淆现象，并且可以快速准确地 查找到文档的任何版本。六、文档更改与发放管理1.各行负责人对文件和资料若要进行对外发放，报备信息管理员并在文档资源申请表登记内容 包括：发放文件名称、编码、输出对象、日期、行业负责人名字。附：见文档资源申请表 V1.0.doc为了规范部门信息管理安全，文件发放注意事项如下 :3. 参考

8、文档级别，所有级别 3 以上的文档对外发放均要填写文档资源申请说明表。4. 对其他部门发放文档，视情况给予加密或不加密格式。参考申请表部门负责人意见。5. 对其他合作单位发放文档，均统一格式为PDF加密格式。由行业负责人填写文档资源申请表6. 统一发放人为信息管理员。7. 文档级别参考如下：文档级别分为 5类。类别 5为最高级别，类别 1 为最低级别。类别 5 文档分类如下：公司对外宣传 PPT，签订的合同，协议书，公司资质，类别 4 文档分类如下： 有关行业的调研报告，展会论坛的调研、行业厂商目录，供应商信息调查表。类别 3 文档分类如下：部门的工作计划总结报告，重要会议报告或会议纪要。 D

9、EMO类别 2 文档分类如下：部门制度，部门会议记录，展会图片，视频，音频。类别 1 文档分类如下：办公软件。事务性文档9.已归档的正式文档，如需更改，请报备给信息管理员，由其更改文件版本号及发布日期。必要时备注7. 对于纸质文档编号更改，文档封面附上文档编号更改表。附：见文档编号更改表 V1.0.doc8. 已归档的正式文档电子版含 PPT。版本更改，则在文档， PPT首页填写如下表格。表二：文件更改记录表文件编号文件管理名称版本 / 修改发布日期9. 所有归档文档更改，信息管理员均统一另行备份。登记于文档更改汇总表.xlsx七、文档分类图一：战略合作部文档分类框架图八、编码定义编表一译均

10、由部门代码缩写 英文简写战略合作部 Strategicco-operationdepartment-写作SC二 作为表代码体具资料类别代码缩写编各行表业。资料 IndustryInformation-ID项目资料 ProjectInformation-PJ合同协议 Contractagreement-CA市场资料 MarketingInformation-MT部门事务 DepartmentAffairs-DA软件资料 SoftwareInformation-SW影音资料 Video&AudioInformation-VA表三文档类别代码缩写各行业方向资料文件夹A.B.C.D ?Z， A

11、a?Zz.各项目名称文件夹PJ+名称+项目 +日期简写注：各 子行 件政业 务，各方 M如，向项 -FX 资目 -X智名料 新智慧为称： A-智慧城管， B-城市一卡通， C-智慧景区， D-数据中心， E-电 ，城文楼档G：-性节质能代减码排缩，写H-智慧交通， I- 安全生产， J- 智慧城建， K-智慧环保， L- 中间 项宇 代 ，文用件PJ名+名为称P+J项X目X新+城日项期目简写1206（其中 1206 为 2012 年 6 月） IND- 行业资料要智行X慧X(医(X行疗X业供为，-合同协议)X代为物框02架 协议 Frameworkagreement-FAP合业为同Contra

12、ct-CT-各代）智行03M业慧T-市场资料 代农 ）业054，市场展会资料 ExhibitionInformation-EX ?Z国外展会资料 OverseaExhibition OE 物国合内展会资料 DomesticExhibition-DE 公司宣传资料 PromotionInformation-PM协会资料 SocietyInformation-SO专家库 Expertdatabase-EDDA-部门事务部门信息 DepartmentInformation-DI部门制度 DepartmentSystem DS部门计划 DepartmentPlan-DP培训资料 TrainingInformation-TR部门名片制作 BusinessCard-BC公司资质 Qualification-QASW-软件资料办公软件 OfficeSoftware-OFDEMODEMO-DM学习资料 LearningInformation-LEVA-影音资料视频 Video-VD音频 Audio AD图片 Picture-PT编码规则部门 资料类别 （行业/项目代码缩写） - 文档性质 - 编号例如： SC-ID-A-A02 战略合作部 - 行业