怎样做好档案管理

1、搞好机关档案管理为建设和谐社会服务6档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保 存起来，以备查考的文字、 图表、声像及其它各种方式和载体的文件 材料。而机关档案是各部门在建设和发展中直接形成并反映本单位真 实历史面貌的记录，是一个单位的自己的“文脉” ，更是一个地区自 身的宝贵财富。每个机关职能部门在长期工作中都形成了丰富的档案 资料。如何搞好机关档案管理， 使机关档案更好地为建设和谐社会服 务，是档案管理部门的课题，也是其他职能机关的重要任务。本文仅 结合机关工作实际对加强档案管理工作进行初步探索。机关档案工作的重要性董必武同志在题赠档案工作的诗中写到： “典谟训诰，宝之 无佚

2、；只字片言，亦所珍惜。规圆矩方，依时顺序，创业扩基，前轨可迹，察往知来，视兹帮帙。 ”意思是说，宝贵的档案财富，对当前和今后的建设事业都有好处。 国务院办公厅颁发的 机关档案 工作条例也指出：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高 机关工作效率和工作质量的必要条件， 是维护机关历史真实面貌的一 项重要工作。”机关部门担负着一个地区、一个领域的管理工作，在 工作中形成的大量档案资料对地区的建设发展， 对深化社会管理、 对 落实科学发展观，建设和谐社会都起着重要作用，具体表现在：、档案是搞好机关自身工作必须查考的材料。 我们党和各级政府历来强调开展各项工作都要加强调查研究， 充分占有材料。 档

3、案是机关过去工作活动的记录，机关工作人员要熟悉情况，总结经验、制 定计划、处理问题，常需要从档案中查考过去的记载。如果有档案可 查，许多问题就可以很方便地解决。 否则就会给工作造成困难和损失， 出现不必要的麻烦。2、档案是和谐社会建设的重要基础。 全部档案都是由各级政府 机关记录形成的。档案记载了本地区的政治、经济、科学、文化等等 活动的有关情况、成果、经验和教训。是过去开展工作的记录，又是 社会继续发展的基础。 我们当前进行和谐建设， 各项工作都要利用档 案，查阅参考过去的记载。因为有了完整准确的档案材料，才使我们 的建设少走弯路； 因为有了完整准确的档案材料， 才使我们更好的落 实科学发展

4、观； 因为有了完整准确的档案材料， 才使我们的各方面建 设保持平衡稳健发展。3、档案是对群众进行宣传教育的生动教材。 利用档案提供的材 料写教育文章、著书、讲课、办展览、创作文艺作品、为群众解决困 难，都能凝聚广大群众的思想，保持社会稳定，引导群众践行三个代 表，不忘八荣八耻，极富说服力和感染力。二、当前机关档案管理中存在的问题当前基层机关档案工作情况总体是好的， 但由于各单位档案管理 参差不齐，有的单位还存在一些问题，影响了档案规范化管理，如：、材料管理不集中。 机关工作事务烦杂， 工作人员大都分管几块工作，已形成的档案材料往往分散存放在项目负责者手中， 有时工 作一忙，时有材料丢失。2、材

5、料处理不规范。有些工作人员在平时形成档案材料时不符合存档要求，如有的纸张大小不一，有的用圆珠笔、铅笔，有的字迹 潦草，有的材料无落款单位和时间，还有的单位没有建立工作大事 记。3、材料收集不完整。每个机关都有长期都要做的工作，也有临时增加的阶段性重要工作；有纸张性文字材料，也有录音、软盘、光 盘、照片等非文字材料；有工作计划总结，也有奖牌、荣誉证书；有 固定资产资料，也有产品说明书、保修卡等必存本册。以前在收集材 料时往往重视了“主件” ，而忽视了“附件” 。有的部门大事记 、 人员变动、单位基础数据变化等登记不及时，造成材料不完整。4、材料保管不严格。少数工作人员材料放置较乱，有的随便散放在

6、办公桌上， 有的把材料装在纸袋里丢在柜子一角， 还有的散放在 工作人员抽屉里。归档时很容易遗漏。5、档案全宗分类不科学。有的单位虽然重视了档案材料收集整理，但分类不清，材料交叉，界限不明，卷内目录登记不规范，资料 查找起来非常困难。出现以上问题的根本原因是工作人员缺乏档案管理知识，档案的形成和保管意识淡漠。因此，亟待加强机关档案工作。三、以建设和谐社会为目标改进机关档案管理党的十六届四中全会提出了建设社会主义和谐社会的要求。我们 的档案工作要充分发挥在建设和谐社会中记录历史、 服务社会、 传承 文明、造福群众的特殊作用，紧密围绕和谐社会建设，大力加强档案业务建设，筑牢档案管理基础，强化档案服务

7、功能，增强档案活力， 当好建设和谐社会的“后勤” 。根据基层单位档案管理的现状，当前 上级档案管理部门和机关领导要切实抓好机关档案管理的组织、培 训、指导等系统性工作，应着重从以下几方面入手：、开展机关档案工作的调查研究。 深入了解下属单位档案管理情况，找出存在问题和产生问题的原因，结合实际，制定和完善机 关档案管理办法。对档案材料的形成、收集、整理、鉴定、保管期 限、检索、利用、保密、移交等做出规范， 以便各机关部门落实执行。2、加强培训。采取上级档案管理部门集中辅导，组织机关工作人员走出去参观学习， 请专业人员来本单位具体指导， 组织观看档案 知识光盘， 进行岗上档案知识考核等方法， 重点

8、提高基层档案工作人 员档案管理水平和部门领导的档案管理意识， 带动其他工作人员掌握 档案业务一般知识。对用纸、用笔、字迹及行文格式、资料保管等相 关要求都要熟悉，同时加强工作人员对搞好档案工作重要性的教育， 增强机关工作人员的档案意识。3、指导机关各部门注意保存有价值的资料。档案管理部门要在掌握各机关主要职能的基础上， 明确各部门档案材料的收集范围， 收 集范围相对要宽些， 以利于鉴定整理。 要求机关工作人员在平时注意 保存和收集一切与地区建设相关，有档案价值的资料，如业务资料、 文件资料、经验资料、政策资料、专题资料、剪报资料、照片资料、 光（软）盘资料、综合资料、会议记录等等，力求归档材料

9、的全面、 准确、有价值、可利用。4、结合机关职能实际进行全宗档案科学分类，以方便管理检索使用。根据档案管理理论和机关工作实际， 机关全宗档案应按年度和 按问题相结合的方法来制定分类方案，如下图:机关档案分类大纲综党劳财职职职职职行昭八、合群动务能能能能能政片工工人工业业业业业后软作作事作务务务务务勤盘类类类类类类类类类类类这种分类方法的好处，一是克服了按组织机构分类时，由于内部 机构时而增减、时而合并带来的分类难题；二是克服了按组织机构分 类常出现的有部门档案材料过多，有部门档案材料过少问题；三是克 服了按组织机构分类时的几个部门联合办公务、联合发文件带来的归 档材料的重复和混乱；四是机关部门每年工作增减有变化， 按问题分 类可随年度实际工作增减而增减类别。这样分类就保证了档案管理的 隐定性、统一性、内容排斥性和类别伸缩性，既有连续性、便于检索, 又能适应事物客观发展变化的需要。5、鉴于机关工作事务烦杂，为防止平时档案材料的遗失，保证归档的全面，应该采取部门对档案材料日常积累与定期收集相结合方 法，在日常注意保存基础上，应每季或半年集中收集一次，按照档案 分类大纲分类存放，集中保存，年底全面鉴别、整理、立卷、归档。6、上级档案管理机关要加强对基层档案工作的检查，深化和完善档案管理评级标准， 并将档案管理水平作为对部门领导和部门的整 体工