干货仓库帐物卡不相符问题的剖析及解决

1、干货】仓库帐物卡不相符问题的剖析及解决【案例描述】项目组进驻调研时，老师对仓库帐、物进 行了抽查，一共抽查了 5 种物料，就有 3 种物料不相符，相 关数据如下表： 【问题背景】老师在仓库现场调研了解到，仓库物料摆放零 乱，非常不整齐，有的物料随便用一张废纸做为标识卡，更 多的是无物料卡。而且仓库区域混乱，仓管找物料完全凭记 忆和经验，要经过长时间的寻找，才能找到物料，严重影响 了正常工作开展。仓库由于今年（ 2014 年）4 月初才正式设 定仓管员，仓库管理的各项制度不完善，仓库管理架构不明 确，仓库的直接上级能力不足，仓管员的责任心不足。比如 客户送来加工的纸张多，占用大量仓库空间，影响仓

2、库的正 常分区和摆放，影响物料的查找与正常发放，而仓管员视而 不见。仓管员平时忙于收货发料， 很多材料帐没有及时登记， 后来凭记忆去补做帐，所以帐目漏记、错记现象十分普遍。 【症结分析】仓库管理制度不健全，车间物料员领料经常不 开单，随便拿。仓库钥匙除了仓管外，门卫也有，本来是为 了方便仓管不在时生产部门可以领料不影响生产，但是却变 成了车间物料员自己到仓库里面去拿，想拿多少就拿多少， 也不用审批，自己开个单就是，用剩的物料自行放回仓库。仓管员工作责任心不强，贪图方便，对车间物料的领取没有 认真进行控制，仓管员借口平时工作很忙，没有将收入的物 料及时进行入帐，相关单据积压多日不进行帐务处理。仓

3、库 记帐方式也不正确，没有进、销、存帐务处理概念，仓管员 平时只记收入帐， 而发出物料由于平时根本没有去管控， 领 料单不全，故记帐也是凭记忆。每次盘点后出现帐物不符 的情况多，仓管对此没有认真对待，没有及时找出不符的原 因和对策，到月底盘点时仓管按实盘数倒推出发该月总发出 数，将帐一次性调平，将所有的盘盈盘亏问题全部掩盖。在 仓库帐务处理方面，财务对仓库数据根本没有进行监控，基 本上没有发挥财务对仓库应有的监控职能，虽然也知道仓库 数据混乱，但不知道如何去监控及协助仓库改善工作。【问题处理】从抽查的数据来看，帐物相符率仅为40%，表明仓库的管理已是非常混乱，因此老师根据企业实际情况制 定了仓

4、库整顿方案，重新调整了仓库组织架构及各仓管的分 工，按照物料种类将仓库划分为原材料仓、半成品仓、成品 仓、包材仓、低值易耗品仓，明确每个仓管的职责后，又将 仓库区域进行划分， 开始了轰轰烈烈的仓库整理、 盘点工作， 经过整整两个月的整理，仓库的物料标识卡挂起了、台帐建 立了，项目组趁热打铁推行了仓库管理制度 、进料作业 流程、退料作业流程 、领料作业流程 、成品进仓作业 流程、成品出仓作业流程 、帐务处理制度等流程、制 度对仓库物料以及帐务处理进行了规范。在运行的过程中，老师考虑到仓管员既要自己动手整理仓库，又要忙于收料、备料、发料、工作量非常大、经常加班到晚上10 点多，因此项目组又成立了收

5、料组， 由收料组根据 采购订单 或物 料请购单负责收料，在接到供应商的送货单后，收料 组要根据采购订单或物料请购单对物料进行核对无 误后，填制报检通知单交来料品管进行检验，检验合格 后收料组将经检验后的物料同检验报告一起移交给对应 的仓管员开具材料进仓单进仓、入帐，同时由责任仓管 员将材料进仓单一联传至采购部转供应商作为对帐及付 款依据，一联传至财务部作为同供应商对帐和核算成本的原 始依据。这样就理顺了采购、仓库、供应商、财务之间的关 系、同时也建立了三方制约的关系、保证了仓库帐、物、卡 相符率稳步上升。这时项目组适时推出盘点管理制度 ， 要求财务部会同稽核小组、物控员定期或不定期对仓库进行

6、盘点，材料仓库帐物卡准确率甚至达到 99.95% ，在（ 2015 年）10 月份时请广州某会计师事务所对公司的财产进核查， 仓库帐物卡准确率达到 98%以上，最后一次性通过资产清 查。 收料组在收料时如有不合格物料或超出采购单或物料 请购单的物料当即退回供应商，否则在材料进仓单中 注明为“供应免费送货，不予计价”字样，这样就制止了供 应商多送物料造库存积压的现象。仓库管理基础建立后，老 师推行了领料作业流程 、退料作业流程 ，规定必须按 单领料，按规定时间领料。明确必须凭经审批有效的领料 单进行领料， 同时又将生产车间的物料领用时间进行规定， 明确了发料时间。但习惯是需要时间和事件的刺激才会

7、改掉 的，在 6 月时几次出现生产车间的物料员私自进仓拿物料， 导致仓库帐物卡不准确以及物料丢失的现象，项目组老师同 企业老板讨论后决定对仓库实行分仓围网封闭管理，同时将 仓管员的办公位置从公司办公室移至自已所负责的仓库门 口，起到了监督、保管物料的作用，同时与仓管员达成物料 丢失要求仓管员赔偿的协议，对于每月盘点后的帐、物、卡 相符率达到规定比率的给予奖励，低于规定比率的要对责任 仓管员进行罚款，极大地调动了仓管员的积极性。到 6 月下 旬，项目组针对仓库运作逐渐走上正规后，要求仓库开始建 立电脑帐，以适应企业的发展，使资源共享，但考虑每个仓 管配备一台电脑会增加管理费用，同时会增加仓管员的工作 量，结果可能导致备料和做帐都不仔细认真，出现错误导致 车间产生返工或报废。项目组经过计算成本后，决定在仓库 设立统计员， 负责把各仓当天收、 发、存相关数据录入电脑， 建立电脑帐，同时也负责单据的相关传递工作，使库存信息 能及时共享，对相关部门工作开展起了很大的帮助作用。针 对仓库的专业知识不足，项目组老师起草编制了仓库管理 知识培训系列教材和帐务处理知识培训系列教材 ，为 仓库管理正规化奠定了基础。【总结与反思】物料就是钱，物化了的钱，仓库就是放钱 的口袋。钱放在家里不能增值，钱要通过使用或投资流动起 来，才能产生价值。责任心，是一种工作心