文件控制制度

1、深圳市民乐管业有限公司文件编号QP-HR-03文件名称文件管控制度版本A/0制定部门人事行政部制定日期2010-6-18声明: 本文件属民乐公司所有。未经公司批准,禁止复制、泄露和使用,在本公司内部使用, 限于发放名单上的人或其委托人。修 改 记 录序页次最新版次修改内容记要修改者审核批准生效日期制订审核批准日期日期日期分发对象总经办 市场部 技服部 人事行政部品质部 生产部 预算部 财务部采购部 仓管部 技术部 家装营销部1、 目的对公司所有文件进行有效管控，保证文件的适用性、充分性和有效性，确保公司文件制度管理体系有效进行，并实施持续改进。规范公司文件编订流程、格式和管控方法，进一步规范公

2、司文件控制管理程序。2、 适用范围本制度适用于公司所有部门，对公司各部门文件的编制、审批、标识、发放、使用、更改、回收、作废、销毁和归档均作出了具体规定。3、 定义文件管控制度主要是针对公司文件的编订、修改、存档、发放、管控及规范具体流程的程序文件，是公司所有文件编制的纲要。4、 职责41总经理或其指定人员负责制定公司质量方针和总质量目标，确保全公司相关职能和层次上质量目标的制定。42行政部文件管控人员负责质量手册、程序文件及其主管过程所需文件的控制和管理，负责全公司质量管理体系文件编制的有关组织和协调工作。43文控人员负责全公司质量管理体系文件及所有受控文件的归档管理。44研发中心负责技术类

3、文件的控制和管理，受控文件可以由行政部负责。45行政部负责行政类文件的控制和管理。46各职能部门负责与本部门有关过程所需文件的控制和管理。5、 作业规范51文件控制过程识别文件控制过程可分为4个子过程：、文件的策划、编制、审批、编目；、文件的发放、使用、贮存、管理；、文件的更改、再版、作废；、文件的归档、改进。52文件的系统结构：521文件的系统结构如下图：质量手册 一阶文件 程 序 文 件 二阶文件作 业 指 导 书 / 规 范 / 标 准等作业指导文件 三阶文件质 量 记 录 四阶文件522质量手册的编号原则QM HR（人事） 0 1文件代码 部门代码 流水号（从01开始）523程序文件5

4、231程序文件的编号原则QP HR 文件代码 部门代码 流 水 号（从01开始）5232程序文件的编写格式a、 目的：叙述制定该作业程序或文件的目的。b、 适用范围：说明该作业程序或文件的适用范围。c、 定义：解释程序内容中非通用的词的含义或编写，若没有则说明不适用。d、 职责：作业内容中所涉及到的主要人员或部门中须担当的事。e、 程序：说明该程序的工作流程。f、 相关支持性文件：列出与该工作内容有关的文件。g、 附件及相关记录：列举并附上相关的附件，可包括流程图、范例、表单等，说明涉及到的质量记录及由谁保管及保管期限。524作业指导书/规范/标准等作业指导文件5241可分为管理类、技术类和行

5、政类的文件，具体如下：管理类文件：如质量策划形成的文件包括质量计划，有关职责、权限与沟通方面的规定，有关办法、规定、制度、准则等文件，以及标准中有关体系运行、过程控制中要求的其他管理性规定等。技术类文件：如产品性质要求，任务书、产品设计图纸、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验规范、验收准则、标准规范、操作规范，以及其他有关产品实现过程中的技术文件。行政类文件：如与质量管理体系有关的任命书、聘任书等。5242编号原则 QW 文件代码 部门代号 流 水 号 (从01开始)部门代号与受控号如下表：部 门部门代码部 门部门代码总经理GEN管理者代表MR生产经理FM品质部QA人事行政部HR技术部JS市

6、场部SC采购部CG预算部YS仓库WH技服部JF研发中心YF财务部CW生产部MFG文件类别具体代码如下：文件名称文件代码文件名称文件代码 质量手册QM作业、规范、标准QW程序文件QP记录、表单类QR5243编写格式作业指导书/规范/标准等作业指导文件编写项目应包括：文件名称、编号、版本号、审批、生效日期、页码等。525质量记录5251质量记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件，这是一种特殊的类型的文件，依质量记录控制程序进行控制和管理。53文件控制状况531质量管理体系文件均应得到控制，为对使用中的质量手册、程序文件等实施控制，每个部门对此类文件均应分类建立文件受控目录清单，对文件更改

7、状况进行动态记录，每份文件前应附有文件更改一览表，用以标明更改状态。532 本公司文件的媒体以纸张为主，也包括电子媒体。533文件的编写一律按从左到右横向的方式书写。534文件打印纸张规定一律用A4纸张（图纸除外）。54文件的编制541文件编制是文件控制中的首要过程，它包括策划、调查、研究、分析、讨论、确定、编写形成各类文件。542总经理或其指定人员负责制定本公司的质量方针和总质量目标，并阐明其具体含义及测量方法。543质量手册由公司指定负责人组织全公司有关主管各过程的部门参加的体系文件编写小组进行编制。二级、三级文件由相关责任部门经理/主管组织制定。544行政部负责公司各职能部门作业指导书等

8、文件编制的有关组织和协调工作，各作业指导书文件具体由文件相应主管部门进行编制。545外来文件的识别外来文件包括有关上级部门下发的质量工作文件、法律、法规要求以及国际标准、国家标准、行业标准、国家计量检定规程等，根据其类型分别由行政部、品质部、技术部负责识别、选用，文件管控人员负责发放和保管，法律法规文件应分别列目录备查，上述责任部门要负责评审是否须将外来文件转化为内部文件。55文件的审批551质量方针、质量目标由总经理审批。552质量手册、程序文件均由文控中心组织各部门负责人评审、会签。质量手册经管理者代表审核后，由最高管理者批准。程序文件由管理者代表审核批准。553涉及几个部门使用的作业指导

9、书/规范/标准等由文件编制部门负责人审核，经相关部门评审、会签后，由管理者代表批准；仅涉及本部门使用的文件由本部门评审，由本部门负责人批准。原则上公司所有文件均需总经理批准后方可正式执行，总经理特别授权处理的除外。554外来文件的适用性由主管部门负责人审批并确认发放范围，交文控中心统一发放。56文件的编目561文件的编目由三部分组成：公司简称（公司简称暂定为ML，作业文件用部门代号），文件标志，流水号；a、 受控的质量管理体系文件，应经批准并给以文件编目b、 作废文件应在其首页加盖“作废”印章562文件更改、换版以版本/更改次数为标识，版本可按字母A、B、C排序，每页的更改次数可按1、2表示，

10、如A/0、A/1、A/2。一般情况下要求修改累积三次，第四次时整个文件改版本。57文件的发放571经批准执行的文件由其主管部门确定发放范围，行政部文件管控人员负责发行，发放前在文件发放/回收登记表上登记，原稿存档并在其背面加盖“原稿”印章，下发文件为原稿复印件，并要加盖“受控”章及部门受控号。572文件发放应在文件发放/回收登记表上作好各项记录，包括：a、 文件名称，编号及版次号b、 文件的发放部门和场所c、 文件发放数量d、 文件发放日期e、 文件发放人员签名f、 接收人登记确认并签名g、 回收记录573各职能部门应设有兼职文员，对接收的文件分类登记，对受控文件应建立文件受控目录清单，以识别

11、更改和现行修订状态574在文件发放时，文控中心对更改或换版文件应及时收回接收部门相应文件的作废版本，并在文件发放/回收登记表上作好记录，确保使用处均为有效版本575外来文件应由其主管部门按需要确认发放范围，由文控中心统一分发，主管部门负责跟踪其有效性，及时更新，确保使用处均为现行有效版本。58文件的使用581文件一经颁发，各职能部门对收到的文件要制定文件传阅清单，交相关人员传阅并签名确认，4小时内必须传阅完毕，以达到内部沟通，统一行动的目的；582应确保使用处获得有关版本的适用文件，确保使用场所无失效或作废（无标识）文件；583应确保文件标识清楚，目录清晰，易于识别和检阅；584受控文件只准在

12、本公司内部使用，任何部门和个人不得擅自复制或对外提供，确需复印或提供的，应填写文件领用申请单，经部门负责人审核，管理者代表批准后才能获得文件；585文件应妥善保管，不得丢失或损坏，文件应贮存在干燥、干净、整洁并易于检索的地方，文件应使用专用文件夹分类进行存放。59文件的更改591使用中的文件，如需要更改，应由更改提出部门填写文件更改申请表，阐明更改理由及内容，按原文件审批的程序进行审批，当原审批部门变动时，现审批部门应获得所需依据的背景资料；592文件更改批准后，应交编写部门依据文件更改申请表对现行文件进行更改，更改方式为下画线及“换页”，一般要求在4小时内完成。（其它情况由行政部文件管控人员

13、发出文件更改通知单知会相关部门）；593换页更改的文件由发文部门明确发放单位由文控中心及时发放，同时收回作废页文件，并加盖“作废”印章，同时发放文件更改一览表，告知更改原因及更改内容，确保使用处及时获得适用的现行有效版本；594各职能部门应及时填写文件受控目录清单，确保文件的更改及修订状态能清楚地得到识别。行政部文件管控人员每月提供一份有效的文件发放清单；595外来文件的新版本经审核后应及时发放有效版本，收回作废版本，并作好标识。510文件的换版和作废5101当文件经多次更改（一般修改次数累计三次以上）或大幅度更改时，由原文件审批部门审批后，可进行换版，原版次文件作废，发文部门告知文控中心收回

14、作废版本，并加盖“作废”印章，可立即销毁；作废的原稿加盖“作废存查”章后归档。5102 文件换版和作废，由文件制作部门提出文件更改申请单，经原审批人审批后，由文控中心组织实施。511文件的归档5111公司的质量方针、质量目标文件、质量手册、程序文件、作业指导书等文件经审批后，原版文件由行政部文件管控人员归档。5112文件的保管期限：a、(过期的）手册、程序文件、评审结果等需长期保存。b 、技术性资料文件、计划书、指导书、实验/试验记录、报告保存期限另见相关文件。512文件的销毁作废文件原稿保存到期后，由行政部文件管控人员提出文件销毁申请/记录表，经原编制单位审批后，定期销毁。6、处罚规定61各部门主管/经理需指定部门文件控制管理员并按要求建立文件控制受控目录并设定专用的文件夹存放，不按规定执行者处20元/次罚款。62所有受控文件的更改一定要按规定提出文件更改申请表交行政部文件管控人员，经审批后执行，不允许私自更改，违反者处10元/次罚款。63文件换版时，一定要将作废