大型会议接待流程是怎样

1、本文格式为word版，下载可任意编辑大型会议接待流程是怎样 大型会议接待流程是怎样的 导读：我依据大家的需要整理了一份关于大型会议接待流程是怎样的的内容，详细内容：公司预备举办大型会议，而作为会议接待工作人员的你是否对开会议的流程接待清晰呢?下面是我为你整理的大型会议接待流程，盼望对你有关心。大型会议接待流程一、 会议报道之前的工. 公司预备举办大型会议，而作为会议接待工作人员的你是否对开会议的流程接待清晰呢?下面是我为你整理的大型会议接待流程，盼望对你有关心。 大型会议接待流程 一、 会议报道之前的工作 1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会

2、议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位内容， 到会讲课老师的支配和待遇、接送问题、酒店住宿支配、讲课的时间、有关会议支配的细节问题、会后考察的详细行程支配);同时供应所把握的酒店状况给会议的老师以供其参考，在推举酒店的过程中需要留意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。 2、在上述状况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置)，落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式(需依据报到人数支配相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。 会议场地要求：

3、9 个多媒体教室;容纳 2-300 人左右 3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致状况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的详细精确的所在地理位置和从机场或火车站动身到达酒店的乘车(公交车)方式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程支配有无变化或是更改。 4、第三项(3、)工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对精确的答复，以便对方作出相应的支配和接会预备。 5、预备会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪

4、念品【礼品】、座签牌)同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何支配住宿。 6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天也可依据到会人员的状况而定进驻酒店并预备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员 二、 会议报到前预备工作 1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题(如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的状况);将会务组标识张贴好

5、在简单看到的地方。 2、具体了解本会议所用场所的位置。如: 餐厅、会议室、会务组老师 和讲课老师所用的房间。 3、相关会议使用设备的预备状况。如：会场布置状况、多媒体投影仪。 三、 会议期间的工作 1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必需细致、精确、书面登记。 收费过程中必需严格按程序操作，及： (1)确定学员状况 (2)依据状况计算应交费用 (3)填写收费据不撕! (4)收款 (5)将收据撕下交于学员 (6)填写报到表。 2、在消失收费后，收据已开出的状况下;学员行程消失变化必需在原收据的基础上进行加注或更改，更改后的内容必需有客人签字和日期。 四、会议期间需要留意留意问题 1、会

6、务组必需始终保持干净、洁净和宁静的环境。 2、会务组所用的书面文件需保存完好。 3、会务费的支出或相互来往必需以书面形式体现;及相互出据凭证。 4、各人会务款必需保管好，做到每天进行清点，保险平安的寄存。 大型会议预定筹备的流程 一、会议预订 1. 假如公司没有单独的大型会议室，我们就需要先从各酒店预订会场， 最好是离公司最近，也便利吃住的商圈开头查找会场，并做好预订。 2. 会议预订确定内容事项 1)会议时间、会议地点、公司名称、会务组联系人、会议人数、场地租金、免费项目、收费项目、结帐方式、其他要求。 2)会场布置形式：课桌式、剧院式、u 字形、t 字形、回字形、鸡尾酒字形、口字型等。 3

7、)会议用品基础配置：大便签纸、铅笔(刀笔)、话筒、移动白板套装、投影仪、幕布、会议台，会场指示牌。(如无特别说明，不得使用 ktv 系统) 4)会议收费项目：茶歇(红茶、咖啡、绿茶、矿泉水)，横幅制作。 3. 完成会议预定流程后，一般需要提前两天下会议通知书给各参会人员，抄送给公司上级。 二、会场布置 1. 会场布置一般由承接会议的酒店负责支配按会议通知单要求布置会场工作，会议筹备组帮助酒店布置。 2. 会议期间的茶水服务由酒店方负责，会务组可以依据需求选择茶水的品种。 3. 会议摆放标准：会议桌椅横竖一条线，便签横竖一条线，铅笔统一斜 45 度朝左摆放在便签纸中心并横边对齐。 4. 横幅放置

8、最好是会场最前方或者最终方的上边缘，便利拍照时的整体效果提现。鲜花布置可以放在讲台的最.，最好是重要领导的前方。 三、会议开头前检查 1. 会前检查一般由承办酒店带领悟务组组成检查小组负责 2. 会前检查要求：桌椅是否符合标准、纸笔水摆放是否符合标准、整体无垃圾、无污渍，台面洁净、干净。 3. 会议设备检查要求：提前半个小时确保会议区域照明全部正常使用;夏季空调保证在 25 度、冬季保证在 28 度;会议室音响、话筒、投影等设备确保运行正常。 4. 复审会议通知单上的内容，会务组准时与酒店方跟进。 四、会议清场 1. 会场清理一般由承办酒店负责，但作为会务组要清点下自己带的物品和工具，整理好，以免落下。 2. 使用后的多媒体设备内的 u 盘或资料尽量妥当保管好，如使用酒店电脑，切记不要把重要资料留在电脑里，以免泄漏。 五、账务结算 1、一般会务组