公司收发文管理制度

1、公司收发文管理制度作者:日期:公司收发文管理制度第一章总则第一条 为了规范公司对收发文的管理， 提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本规定。第二条公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、请 示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等的重要工具。 因此， 必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。第三条公司所收发文件由综合部行政科统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。行政科指定专职人员负责收文和发文管理工作。收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表。行政科必须按照准确、及时、安全、统一的原 则做好公司的收发文管理工作。第二章发文办理第四条 发文

2、，发文办理是指公司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核， 然后报请有关领导人签 发，签发后送印，印制好校对后发出。 发文办理主要包括以下几 个工作程序：1、拟稿：拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显物化，是发文处理的关键程序之一。公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。2、核稿：核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。3、会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送综合部负责人对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否

3、正确等。4、签发：工程部、总工办的一般事务性公文送分管领导签发。其他文件如重要请示、报告、制度及办法等一律送总经理签 发。5、发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核， 重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、 规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等。6、缮印：缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印，并由 相关人员负责校对。7、用印：用印是指综合部对已缮印号的公文进行盖章。8、发文登记：发文登记是指由综合部行政人员将待发公文 登记造册，以备存查。9、分发：分发是指由综合部行政人员把用过印并已登记过 的公文通过适当的方式（如邮寄、传真、电子邮件、专人递送、 来人签

4、收等）传递给收文单位。10、注发：注发是指由综合部行政人员对发文办理结果予以注明。如谁经手，发了一份什么文件，经由什么渠道发出等。11、存档：在发文办理流程结束后， 综合部行政人员按照文 书档案的归档要求对所发公文进行存档 （应包含底稿、正文两份， 及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘） 。第三章收文办理第六条 收文是指外部机关送达公司的公务文书和材料，包括文件、电报、其他文字资料等。 收文办理是指对来自公司外部 的文件所实施的处置与管理。工程管理类收文暂按工程部有关规 定办理，行政科定期对工程部的收文进行备份存档。收文办理主要包括以下几个程序：1、签收：签收是指收件人在对方的公文投

5、递单或送文簿上 签字，表示收到。收到来文，首先要看清是否属于本单位收文， 然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递是否相符，检查文件 装封是否破散，密封条是否被拆等情况， 检查无误后，方可签字、盖章、注时。2、收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写 收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日 期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项 进行登记。3、拟办：在收文登记后，由综合部行政人员送综合部负责 人审核，符合有关规定的，综合部应及时提出办理意见和建议， 送请主要领导人批示后交有关部门办理。4、批办：批办是指主要领导人对收文的办理写出指示性意 见。5、分办：

6、需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门 或承办人员办理。6、传阅：需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中， 应先送主要领导和分管领导阅： 各部门间安排主管部门先看。导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按领导同志的意 见，做好补办工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检查， 随时掌握文件的去向7、承办：承办是指按照领导人的批办意见，由相关的业务主管部门或负责人具体承担收文的办理。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。8、催办：催办是指根据领导人的批办意见，由行政科督促 承办部门尽快上报

7、办理结果。9、注结：文件办理完毕，应在收文登记簿或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。第四章公文管理（立卷归档）第七条无论是收文还是发文，都要按档案管理有关规定进行科学管理。已发出的公文，要把定稿、存本管理好，以备查考 或归档；收进办结的公文，也要妥善保管，以备随时调用。公文管理主要包括以下几个程序：1、制定立卷类目表：按照档案管理的有关规定结合公司的 实际情况制定公司立卷类目表。2、归卷：按立卷类目表上规定的项目准备卷夹或橱柜，并 随时把已办完的公文归到相应的文件夹或类目里面。3、调用：对已经归卷的任何一份公文要能随时调出，以便 为公司工作服务。4、立卷：按公文立卷的有关规定把已归入卷夹的公文立成 合乎规范的公文案卷。5、归档：把已经立好且经过验收的案卷向档案部门移交。6、销毁：把一些没有保存价值的公文按规