FJ-QEP-01文件控制管理制度

1、奋 进 威文件类型文件名称程序文件文件编号FJ-QEP-4.2.3-01文件版本A/0文件与资料控制程序生效日期2015.8.10页 码第1 页 共8 页深圳市奋进威电子科技有限公司Shen Zhen FenJinWei Electronic Technology Co.,Ltd.文件修（制）订履历一览表NO.版本生效日期页次更改内容页内版本1A/08首次制定1-8A/0234567891011121314备注：本文件为公司受控制文件，凡加盖有公司红色“受控文件”印章的为公司受控文件，如无印章，则仅作参考用途。分发部门： 总经理 副总经理 行政部 品管部 生产部 管理者代表 PMC部 营销部

2、工程部 其它：编 制日 期审 核日 期批 准 日 期 奋 进 威文件类型文件名称程序文件文件编号FJ-QEP-4.2.3-01文件版本A/0文件与资料控制程序生效日期2015.8.10页 码第 2 页 共 8 页1.目的通过对质量、环境体系文件（包括外来文件，如国家、行业、地方标准、法律法规和客户提供的文件、资料等）的控制管理，确保其有严格的分类编号、制定、审核、发放管理、有效性控制、保管和更改的规定，使公司的各项工作依据正确的指示进行。2.适用范围 适用于公司所有质量环境体系文件的管理与控制。3.职责 3.1 文控中心：负责体系文件的归口管理。3.2 文控: 负责公司质量环境体系文件的收集、

3、分类编号、整理、存档保管、发放及回收管理和文件资料原件的保管（包括外来文件）。3.3管理者代表:负责组织有关人员对现有文件进行编写、修改、完善、评审，总经理批准后发行。3.4 各部门: 负责本部门在用文件和资料的保管和管理。4、定义：本公司文件类别区分 4.1、一级文件：质量环境手册。 4.2、二级文件: 程序文件 4.3、三级文件：作业标准、管理制度、工程资料、技术文件、检验标准、BOM表等作业指导。 4.4、四级文件：检验记录、纠正记录、测试报告、保养记录等表单记录。 4.5、外来文件：国家、行业、法律法规和客户标准以及本公司程序文件或作业指导书所依据并引用的标准。5.作业程序 5.1 质

4、量体系文件的编制、审核、批准公司质量体系文件的制定、审核、批准按下述规定进行：文件类别编制审 核批 准质量环境手册文控中心管理者代表总经理程序文件部门主管管理者代表总经理作业指导、管理办法部门主管指定人部门主管管理者代表检验标准类/QC工程图品质工程师部门主管管理者代表技术性文件工程部工程师部门主管管理者代表外来文件文控接收部门主管管理者代表质量记录部门指定人员班/组长级（含）以上人员部门主管奋 进 威文件类型文件名称程序文件文件编号FJ-QEP-4.2.3-01文件版本A/0文件与资料控制程序生效日期2015.8.10页 码第 3页 共 8 页5.2 文件的分类编号原则：文件的编号遵照科学、

5、简单、方便查阅原则，由文控中心统一编号。5.2.1 一级文件：公司质量手册编号原则:FJQEM 手册 公司代号 5.2.2二级文件：公司程序文件编号原则： FJQEP -01 流水号 对应手册条款号程序文件代号公司代号 5.2.3三级文件：1）管理类及操作规程类的三阶文件编号原则： FJWI 01流水号 部门代号 作业指导书 公司代号 2）BOM表格式： BOM流水号3）产品检验标准：BZ产品型号（产品料号）4）产品图纸： TZ 01产品型号（产品料号） 图纸代号奋 进 威文件类型文件名称程序文件文件编号FJ-QEP-4.2.3-01文件版本A/0文件与资料控制程序生效日期2015.8.10页

6、 码第4页 共8页5.2.4四级文件：表单的编号原则 QER 01A0 版本号 流水号 部门代号 表单代号表格的管理 体系文件中涉及的质量记录,各部门可根据需要自行设计，但必须交文控中心处索取编号并备案。纳入受控范围，使用中的表格无需加盖任何章，可以复印、印刷（表格编号一律标识于表格的右下角）。5.2.5设备设施编号：FJ- -XX 设备设施编号部门代号公司代号5.3 外来文件接收与保管外来文件由文控中心接收后，按文件的重要状况由文控进行识别区分受控与非受控，如需发放时，由文控中心加盖红色“外来文件受控章”后，按照5.7条款执行。5.4部门代号行政部：XZPMC部：PMC营销部：YX品管部：P

7、G工程部：GC文控中心：DCC生产部：SC5.5 质量环境体系文件的有效性控制5.5.1 文件受控分类：质量体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本。5.5.1.1受控原版为签字的原件,保存在文控中心作为复制用途。5.5.1.2 受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控文件”印章作为公司内使用的有效文件，公司内不允许使用受控副本所复制的文件，以确保文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。5.5.1.3非受控副本为受控原版的复印件，其上加盖蓝色“非受控副本”印章，作为提供给客户或公司以外的人员使用之文件。奋 进 威文件类型文件名称程序文件文件编号FJ-QEP-4.2.3-01

8、文件版本A/0文件与资料控制程序生效日期2015.8.10页 码第 5页 共8页5.6文件版次规定5.6.1为确保公司质量环境体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版本/次来控制最新版本，第一、二、三、四级文件版本/次方式表示（A/0、A/1、A/2A/9,当版次达到9次时应更换版本，A/9变成B/0B/9依次类推）。5.6.2文控应根据体系文件制定并及时填写内部受控文件一览表，确保各部门使用最新有效的文件。5.7外来文件的有效控制5.7.1属国家、国际标准类的外来文件交由责任部门主管审核，管理者代表批准后生效，并加盖“外来文件”印章，须建立外部文件控制清单。5.7.2 其它外来文件由文控保管

9、，并加盖“外来文件”印章，须建立外来文件控制清单。5.7.3 文控依照外来文件控制清单进行管理，并于每半年查核一次其最新有效版次。5.7.4 外来文件若因特殊情况，责任部门主管不在时，可由管理者代表代理审核、批准。5.7.5外来文件由文控加盖红色“外来文件”印章，根据需要发放给相关部门。5.8 质量体系文件的发放5.8.1质量环境手册、程序文件发放前填写文件发放审批表，由管理者代表审核，总经理批准后方可执行。5.8.2文控填写文件、资料发放回收记录表并将文件复印件每页加盖红色“受控文件”印章，统一分发给相关部门，并由相关部门签收，若为发行修订文件，应收回旧版，发放/回收情况记录于文件、资料发放

10、回收记录表中。 5.9文件的更改5.9.1文件的更改由原编制部门进行，且必须由原编制或制定职位人及以上职位人员方可进行；其他相关部门仅有建议权，而无直接更改权。5.9.2文件需要更改时，由更改人填写文件修订/作废申请单，注明更改原因及更改内容报文控中心负责人批准后实施更改，更改后的文件由原审批人或管理者代表审核，由文控中心按文件发放审批表中的记录，发放给相关部门。5.9.3更改文件应做以下事项 A新版本文件需要重新审批 B更换版本C注明新版本文件的生效日期5.9.4外部文件本公司不负责版本更改，仅作版本状态的登录及新版后的更新。奋 进 威文件类型文件名称程序文件文件编号FJ-QEP-4.2.3

11、-01文件版本A/0文件与资料控制程序生效日期2015.8.10页 码第 6页 共8 页5.9.5表单记录的更改：程序文件及相关三级文件所涉及的表单记录如需更改，申请部门填写文件更改/废弃申请表，载明更改原因，交相关权责人员审批，表单记录更改后仅对其的版本号进行更改（表单记录的版本号从A/0-A/9等），而相应的文件不必进行更改。5.10 文件的回收与作废5.10.1回收旧版文件时，文控中心需检查文件是否完整，数量是否齐全，确认无误后，在文件、资料发放回收记录表中签名并注明回收数量、日期后将回收的旧版本文件加盖“红色作废”章报管理者代表批准后，由文控中心统一销毁。5.10.2对外发文件更改后，

12、旧版本文件不须回收，公司外联人员通知由其自行作废。5.10.3旧版文件的原版本文件需同时加盖红色“作废保留”章，放于指定的文件夹保存或报废。5.10.4如果“受控文件”印章与“作废文件”印章同时存在，以“作废章”为准。5.11质量环境体系文件的管理5.11.1所有受控文件均由文控中心纳入受控文件一览表中列表管理。5.11.2存入软盘的文件由文控管理，所有软盘的文件作好备份，同时做好标识。5.11.3所有ISO文件电子档统一由文控中心保存及更换电子档版本（一、二级电子版不予发放）。5.11.4 提供的保密文件和资料的控制1）经确认属保密的文件和资料接收人要主动上交文控中心，文控中心交管理者代表批

13、准后建档，并保管。2） 因工作需要，技术、质量、管理人员需借阅客供文件和资料，借阅人要写出书面申请，经管理者代表、总经理批准后到文控中心处借阅。3）文控中心对借保密文件和资料进行复印时，应在复印件的右上方加盖红色“机密文件”和“Copy NO.”并填入分发号。4）借阅保密文件和资料的人员，填写文件借阅登记表核对其内容、日期是否正确，确认无误后，在签收栏中签名。5）借阅客供保密文件和资料的人员要妥善保管，按规定时限归还。6）借阅客供保密文件和资料的人员要保守机密，未经客户书面允许不准透露给其他相关人，如违反，将按公司的有关规定及国家法律、法规处置。5.12质量记录的归档保管所有关于质量环境体系文

14、件的质量记录由文件归档部门按照质量记录控制程序归档保管。保管要注意防霉、防虫、防火，防止损坏、丢失和变质。奋 进 威文件类型文件名称程序文件文件编号FJ-QEP-4.2.3-01文件版本A/0文件与资料控制程序生效日期2015.8.10页 码第 7 页 共8页5.13各部门对应代码章01总经理07生产部02管理者代表08品管部03副总经理09工程部04行政部10客户或认证公司(非受控副本)05营销部11注：文控中心保存受控原件06PMC部6、支持性文件质量记录控制程序 FJ-QEP-4.2.4-027、相关记录6.1 文件修订/作废申请单FJ-QER-DCC-016.2文件、资料发放回收记录表

15、 FJ-QER-DCC-026.3受控文件一览表 FJ-QER-DCC-036.4外来文件一览表 FJ-QER-DCC-046.5质量记录一览表 FJ-QER-DCC-05 6.6文件发放审批表FJ-QER-DCC-06 6.7文件借阅登记表 FJ-QER-DCC-07 6.8文件增补发申请单 FJ-QER-DCC-19 8.流程图见下页奋 进 威文件类型文件名称程序文件文件编号FJ-QEP-4.2.3-01文件版本A/0文件与资料控制程序生效日期2015.8.10页 码第 8 页 共8页权责流程流程相关文件记录各权责部门各授权人员文控中心各授权人员文控中心各权责部门文控中心外部文件文件制/修订编 码登记、发行保存/使用NGNG审核OK批 准废止文件修订