公司行政管理制度汇编之会议及会议室使用管理办法

1、名称会议管理办法文件编号：1、目的：聚焦公司战略，保证公司战略实施过程中信息传递的及时、准确，领导团队决策的有效，从而确保公司内各公司工作的整体性、资源的优化，提高工作效率。2、范围:武汉公司所属各异地公司、异地项目公司均适用本办法。3、职责3.1 行政部负责公司办公例会的准备、拟制会议纪要并及时下发；负责跟踪会议决定的执行情况。3.2 各部门各部门相关人员参加办公例会，并负责提供会议所需的本部门相关资料；各部门相关人员负责执行会议决定；3.3 总经理总经理（或副总经理）负责主持办公例会，并对会议议题做出决策、指导；4、 武汉公司会议类型及要求4.1 会议类型及召幵时间公司办公会议分为周例会、

2、月度例会、季度会议、年度会议。一般周例会在每周五下午 13: 30 召幵；月度例会在每月 2 日召幵；季度会议在本季度最后一个月 或次季度第一个月召幵（具体时间视情况而定）；年终会议一般在第四季度最后一 个月或次年第一个月召幵（具体时间视情况而定） 。4.2 会议要求4.2.1 每周例会的主要例会议程包括，但不限于：上周工作回顾、检查；项目实施过程中需协调的事项研究、决定；公司运作中需研究决定的一般事项生效日期页次3/3编制部行政部门名 称会议管理办法文件编号426 总经理因故不能参加月度例会，副总经理及管理者代表必须参加月度例会，部门经理不能同时有二名以上缺席：427 月度例会召幵前，各部门

3、经理负责对本部门的工作进行小结，并对以下内 容进行汇报：- 上月考核指标总结与下月考核指标讨论；- 业务运作程序的执行情况；已出现或可能出现的问题；- 需提请会议讨论决定的其它问题。428 月度会议讨论的问题及形成的决议，由行政部负责整理成 月度会议纪要，并下发各部门。4.3 其他会议4.3.1 其他各类会议应由组织部门委托行政部于2 天前（可根据具体情况）书面通知会议参与部门和人员；4.3.2 在会议幵始前 30 分钟，会议组织组织者须作好会议场地的准备工作（包括桌、椅、投影仪、会议资料及特别需要等）；4.3.3.由各部门自行组织的各项会议，应由各部门指定专人作好会议记录，会下 整理形成会议

4、纪要并报行政部备案。5、参会人员要求5.1 参加会议的人员要提前 5 分钟到达会议现场并签到，不得无故迟到、缺席。5.2 会议幵始时，参会人员手机、传呼机等通讯工具要关闭或处于静音状态。5.3 会议期间，无特殊情况不得频繁出入会议室和中途离席超过5 分钟以上。6、会议室使用管理规定6.1 会议室预约程序6.1.1 会议召集人确定会议主题、时间、地点、与会人数与所需设备；612 会议召集人提前一天到行政部办理由请手续 行政部根据会议室的预定情况生效日期页次3/3编制部门行政部名 称会议 管理办法文件编号：625 会议召集人负责关闭设备、电源、门等；如有借用设备请借用人及时到相 关部门办理归还手续；6.2.6 如因会议不能准时结束，而该会议室又另有会议安排，必须中途结束会议 或另选会场，以保证预期的会议能如期幵始；627 每个会议室的相连的会议须间隔10 分钟，以保证下场会议的准