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文档简介
1、行政管理制度总那么第一条 为标准公司行政事务管理,提高办事效率,制定本指引。第二条 本指引所指行政事务管理包括接待管理、 档案管理、 办公用品设 备管 理、办公环境管理、印章管理、车辆管理、会议制度、保密制度等。第三条 本指引作为公司行政管理的根本标准,第四条 相关部门员工必须严格遵守。第一章 接待管理制度第一条 员工接待外来宾客应主动、热情、诚恳、礼貌、周到,能够即时 解决的问 题,不能拖延;不能即时解决的问题,应向访客说明原因,并 征求其意见。在接待 过程中,不能出现置之不理,态度冷漠、盛气凌人 等现象。第二条 接打 是我们与外界交往的重要途径。 员工在日常的接打 中要 给对方以 良好的形
2、象,更好地表现公司员工的文化修养及素质,也使外界对 公司的办事效率,管 理水平等方面留下良好印象。接打 的根本要求如下:1、在 铃响三声之内接起 ;2、接听外部 时,标准用语为“您好,新同德;接听公司内部 ,标准用语为“您好 +部门 +姓名。3、通话言简意赅,时间不宜过长4、态度温和有礼,使用“您、请、谢谢等文明用语 5、打 过程中不能吸烟、喝茶、吃零食。6、认真清楚的记录:牢记 5WIH技巧指 Whenf可时Whc可人Where何地What何事Why为什么HOX如何进行。7、尽量在工作时间打 给对方,应防止午休或下班时间后。8 邻座没人时,请代接 。需要时写留言条,并及时转告。9、 要结束
3、交谈时,一般应当由打 的一方提出,然后彼此客气地道别,说一声 “再见。10、尽量减少私人 ,严禁拨打信息台 。第三条总经办文员应熟记本公司工作人员的姓名、职务及分机号码。当宾客来访时,应立刻用 通知相关接待部门职员;如果需要进入公司,应由该部门职员陪同。对来找高层领导的客人,要问清是否有预约,及 时通知领导 或被找领导秘书。第四条总经办文员上班须着职业装,化淡妆,提前做好接待工作。 第五条总经办文员应做好每天的工作日志, 详细摘录近日内有哪些客人 约定来访,客人姓名及来访时间、事由,找公司哪位主管、职员,并提 前通知当事 人以做安排。第六条总经办文员要保持会议室的整洁, 早晚各检查一次。 会议
4、室开会时,应立即清理会议室事先做好准备工作,并主动做好会议效劳工作。会议结束后,应 第七条 公司办公区为无烟区,总经办文员应礼貌提醒来访客人将烟灭 掉,然后进 入办公区。第八条 离职人员来访,一般不允许进入公司办公区。特殊情况,须经行 政部批 准,方可进入指定的地点。吸烟区的地点是有人时的经理室和无 人时的会议室。第二章 档案管理实施细那么为标准企业总部及公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性, 合理有效 利用档案资料,特制定本细那么。第一条 档案管理范围,由行政部或计财部设置专人管理并负责一切借 阅、复制、 传递相关事宜。档案室保存档案原件,部门留存复印件。公司档 案包括以下文件:1、
5、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;2、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;3、财务管理、资金贷、业务往来方面的文件材料含合同、重要报表、银企联系函件等;4、政府、工程批文、合同;5、公司制度体系、会议纪要、内部发文包含董事长或总经理批示后的各项工作流程、公司决定等;6、工程进度方案控制文件含各业务单位往来函件等、工程初设、修改、竣工图纸;7、公司及部门月度、年中、年度工作方案及费用预算、资金方案等;8、公司签定的各类合同含商品房买卖、租赁合同等;9、公司有效证件、印章;10、具有法律效力及保存价值的文件;11、公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、
6、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。12、本企业的历史沿革、 大事记及反映本公司重要活动的剪报、 照片、录音、 录像 等。第二条 部门档案管理范围,由公司部门指定专 兼 职人员进行档案管理, 于每 季度末交档案清单至档案室备案留底。如工作完成后,原件移交档案室 管理。部门级档 案文件如下:1、部门报请公司经理批复的工作联系单、工作方案、总结、统计报表、考核表简报;2、部门例会会议纪要;3 、部门与其相关业务单位函件管理;4、招投标文件管理;5 、人事劳资档案及信息管理; 人力资源部统一管理人事档案 6、仪器、设备维修保养资料;7 、客户、商户、特约商家资料及信息管理;8、公
7、司的媒体宣传资料、销售报表;9、财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。10、固定资产增加工程或减少或报废处理凭据。公司报废处理物品时须由本公司行政上报其公司经理签署意见后执行第三条 企业档案工作,要实行集中与分散管理相结合的体制。由总经办部负 责主体档 案的管理,并对其他部门公司的档案管理工作进行催促和指 导。行政部设立专门 档案室,配备专人分管主体档案工作。第四条 根据有关档案管理规定,部门形成的文件材料原那么上由本部门负责立 卷和归 档,并定期向行政部移交保管。第五条 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的 平安。 第六条 档案管理部门及负责人1、公司档案管理部门为
8、行政部;2、立档单位为部门公司;3、档案管理责任人:部门负责人与专 兼 职档案管理员。4、部门均应指定专 兼职档案管理员,负责管理本部门的文件材料,并保 持相 对稳定。人员变动应及时通知行政部,并办好移交手续。第七条 部门专 兼 职档案管理员的职责1、了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。2、认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归档,每季度末前应将归档文件材料归档完毕,并向行政部办好交接签收手续。3、承办人员需借用文件材料时,应积极地提供利用,做好效劳工作,并办理临时借用文件记录。第八条 部门以公司名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记
9、录、会议纪 要、决 议、决定、委任书、工程方案、函等文件均应由部门文员制作副本 发文、登记、原件存档,抄送行政部档案室备案。第九条 部门要建立健全平时归档制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件 材料,收 集齐全并加以整理后,送交专 兼 职档案管理员集中统一归档。第十条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主 办部门收 集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。第四条 归档时限,部门专 兼职人员就文件归档工作应做到每日进行。归档 前将 资料分类,分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理,切忌拖拉积压。 第十一条 归档 文件的整理1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。2、归档材料应
10、完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。3、归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件 数,原件与复制件 为一件, 转发文与被转发文为一件, 报表、名册、 图册、 会议记录等一册 本为一件,来文与复文可为一件,重要文件的草稿各 为一件。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第 一年立卷;跨年度 的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放 在会议开幕年,其它文件的 立卷按照有关规定执行。5、卷内文
11、件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;其它文件材料 依其形成规律或 特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、整理文件时应遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。7、归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一 般不得用复印件代 替原件存档。8案卷整理的幅面应以 A4纸为准210mm*297n,材料过窄或小于A4幅面的粘贴在 A4的幅面并留出左侧装订线;材料过宽应按 A4的幅面折叠整齐, 折叠
12、时尽量减少 折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外; 字迹难识别的,应附抄 件。9、 归档文件应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。10、归档材料必须文字清楚,严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。11、存档文档为易褪色的材料 如热感纸 文件 ,必须复印一份后将复印 件与原件一并存档。12、文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的,要在修补或托裱后再归档, 修裱时 应注意尽量保持文件的原貌。第十二条 归档文件的移交1、 档案室对于日常抄送副件进行登记,并依据登记情况于每季度末定期与部门文员 办理文件档案的交接手续。接收档案必须履行手续 , 填写移交清 册, 一式两份, 写明案卷标题
13、 ,卷内文件页数,案卷数量 , 移交时间 ,交接双 方要签名。移交清单 由移交部门与档案室各自存档。2、 移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后,对电 子文档进行整理保存。存档后,电子文档之文件名,更改为“档 案号 +文件标 题。同一档案中有多个电子文档的,电子文档装入以档案 号命名的电子文件夹 内。3、公司的所有电子资料都应该整理刻盘, 全体员工应于每个季度最后几天 将该季度的所有电脑资料文档整理汇总后, 刻录成光盘, 并在光盘上注明 时间、部门、 责任人等便于查找的相关信息。所有光盘资料都必须妥善保 管,每年年终,将所有 电子文档光盘交由档案管理员存档保管。第十三
14、条 档案的保管1、防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的平安;2、公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的平安。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。 保持档案存放室良好的通风, 做好档案室的防 盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防 强光等工作,门窗应结实牢 固。3、每年须定期对档案进行一次清理,去除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。第十四条 档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档 案内容性 质,并且要有一定范畴,不能笼统模糊。第十五条 档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表,将所有 分类各级 名称及其代表数字
15、编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。第十六条 档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有 修改必 要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。第十七条 档案编号原那么1、公司内归档文件的档号结构为“类别号 - 年度 - 盒号件号。 2、每一归档 文件首页前附上?归档文件封面?。 ( 见附 2)3、每一档案盒上应设“归档文件目录,文件归档时依序编号、登录。4、档号的表示方式如下: ab-2021-00-001) ab 表示文档归属名称,即类别号。如:人事类、证书类、管理制度 类、合同 类、收文类、发文类、工程类、方案类等等。2) “2021表示文档的归属年份,指文
16、件中所指问题所在年度,以4 位阿 拉伯数字标注公元纪年,如: 2021。3) “00- 00表示文件档号。即分级号兼盒号、件号。5、新档案应从“档案分类编号表查明该档案所属类别、编号顺序( 文书一般以文件时间从前到后排列顺序 ) ,以此来编列档号。6、档案如何归属前案,应查明前案的档号并予以同号编列。7、档案号以一案一号为原那么,遇有一档案件表达数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档号。第十八条 归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文 号、主 要内容、页数、备注 . ( 见附件 4)第十九条 档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写。第二十
17、条 装盒,将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无限制,以装满一盒为准。第二十一条 装盒完毕后,填写?档案盒封面?、?档案盒盒脊? ( 见附件 1) 填写时须使用碳素墨水书写,字迹工整、要素齐全。第二十二条 不同保管期限的文件应分开装盒,不得混装。第二十三条 档案盒的封面与背脊由档案室统一填写,并标明档案盒内所含案 件的分 类编号及名称,以便查档。第二十四条 档案的鉴定。 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。 第二十 五条 档案的保管期限。文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特者之外,一般为分二年、 长期两 种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往
18、函件、政府文件的保 存年限为二 年,其余资料原那么上均为长期保存。介于两种保管期限的,保管 期限从长。1、长期保存:股东名册; 东会纪录; 准文件; 预算、决算书类; 方案资料;董事会及股 政府机关核 工程设计图; 事业1) 公司章程;2)4)3) 组织规程及办事细那么;5) 财务报表;6)8)10)7) 不动产所有权及其他债权凭证;9) 其他经核定须永久保存的文书;11) 会计凭证; 12) 13)期满或解除之合约;2、二年保存:1) 结案后无长期保存必要者。2) 一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件 第二十六条 公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、 内容
19、不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。1、“绝密文书含:公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合 同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密 的文书2、“机密文书含:公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及 其他债权凭 证、重要工作方案、重要会议纪要。3 “密文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。4、“普通文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。第二十七条借阅档案资料必须办理续借手续。第二十八条 借阅档案者应保护档案,确保
20、档案的完整性,不得擅自涂改、勾 画、剪 裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现 遗失或损坏,应 及时报告主管领导。第二十九条档案管理部门应主动向部门、员工提供公司档案编研信息效劳,主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。第三十条 档案主管应接受公司有关部门、人员咨询要求。第三十一条依据国家档案、统计法律法规,做好企业档案统计工作。第三十二条政府有关部门依法执行公务,需要查阅公司档案,公司予以配合、协助。第三十三条对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,销毁清册经相关负 责人批 准,方能销毁。该清册永久保存;销毁时要有二人以上监销,关在清 册上签字。销毁 时
21、请使用碎纸机或燃烧的方式。第三十四条公司终止、解散时,档案应移交控股股东或主管部门。 第三十五条公司应采取严密管理措施,防止档案失密和泄密。附件1:?档案盒圭寸面?: 档案贵州新同德房地产归档部门名称文档名文档的条款号: 起-止自年 月 日起至年 月曰止本卷内共件,保管期限:归档文件目录附件2:归档文件封面例单位:贵州新同德房地产类别号:合字年度:2001保管期限:长期盒号:02 件号:01文件编号:合字-02-2001-02-01文件归档日期:20211126页数:8页归档单位:行政部备注:两份原件附件3:见档案调用登记表档案编号文件题名文号主要内容页数备注附件5:档案类别号简称明细档案类别
22、包含内容类别号注人事类人事劳资档案及信息人字证书类公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;公司有效证件、印章。证字管理制度类公司制度体系;固定资产增加工程或减少或报废处理凭据。管字合同类企业签定的各类合同含商品买卖、租赁合同等、协议等。合字事合同除外收文类政府、工程批文;部门报请总经理批复的工作联系单、工作方案、总结、统计报表、通知、通报、情况说明、考核表简报等。收文字发文类内部发文:各项工作流程、公司决定等、通知、通报、情况说明等;外部发文:函、介绍信、证明等。发文字工程类匚程进度方案控制文件含各业务单位往来函件等、工程
23、初设、修改、竣工图纸;工字会议会议纪录、会议记要、决议、会议简报、领导人讲话、典型发言、纪字财务类财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表、税务资料、统计报表公司财务部直接报总部计财部备案。;财务管理、资金贷、业务往来方面的文件材料财字其它具有法律效力及保存价值的文件;招投标文件;仪器、设备维修保养资料;客户、特约商家资料及信息管理;公司的媒体宣传资料、销售报表;其字第三章 办公设备用品管理制度第一条为更有效地管理和使用公司的计算机、打印机、纸张等办公设备及用品,坚持厉行节约原那么,使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用,提高办公设备的工作效率及工作寿命,特制定本制度。第二条 本制度所指
24、办公设备及用品主要包括公司电脑及其附 属设备、 网络设备、打印机、复印机、 机、 、投影仪、纸 张等公司所有办 公设备及用品。第三条 办公设备用品的采购申请受理、采购、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜均由总经办负责。员工个人负责本人办公设备及用品的保管、保养工作。第四条 公司所有办公设备用品必须由总经办办理登记入 册手续, 保证日常核查及时方便。第五条 办公设备用品的申请及购置1、各部门工作人员根据需要,提出办公用品采购个人申请,并填写?办公设备用品需求申请单? ,报各部门负责人、总经办 负责人及总 经理助理批准,最后由总经理审批。2、经公司领导审批后,申请人将?办公设备用品需求申请单?交
25、回总经办,由总经办负责安排专人进行采购。第六条 办公设备 用品 的领用 办公设备用品购置回来后,总 经办办公用品管理人在?办 公设备用品统计表?上进行登记编号,各设 备需求人在?办公 设备用品领用表?上签字领取。新入职员工配笔记本一个、签字笔一支,铅笔一支。 员工在离职或调动 时应先在总经办办理归还各种物品手续,由总经 办相关人员确认后,人力资源部方 可办理。第七条 办公设备用品的使用保养1、所有办公设备用品使用前必须认真阅读使用说明书,严格按照操作标准进行。2、各类设备的保养维护都必须严格按照标准使用,厉行节约,合理利用,注意保养。3、总经办对办公设备用品的使用、运行、保养情况进行 监督检查
26、,并对设备的维修、更换情况进行登记备案。第八条 办公设备用品的维修管理1、设备发生故障无法使用时,设备使用人应将情况及时报总 经办,由总经办与供给商及维修员及时联系统一报修。维修单及发 票由总经 办经手人报总经办主任、总经理助理、总经理逐级审核签 字,最后经财务部 门统一办理。2、所有设备的维修都必须建立完善的维修登记,填写?办公 设备用品维修情况登记表?,由总经办负责统一管理,主要内容 包括维 修设备名称、维修时间、故障原因、故障现象、维修内容、 维修费用、维修 人、使用人、使用部门等,以便针对各类产生故障 的原因进行预防和克服, 对各类问题加以防范。第九条 办公设备及用品的使用监督总经办要
27、及时不定期的对公司办公设备及用品的使用情况进行 检查监督,对违规使用办公设备及用品者有权报总经理批准进行处 罚,处分 金额以具体情况而定。第十条 办公设备用品的赔偿 在规定的使用年限内由于个人的原因造成办公设备用品损 毁、丧失、被盗等,所造成的经济损失由个人承当。第十二条 办公设备用品的报废处理1、员工认为办公设备用品以不能继续使用的,可填写?申请报废物品清单?交总经办,总经办仔细审核后,假设认为该办公设 备用 品确实没有使用价值的,由总经办主任签字,报总经理助 理及总经理审核后,方可作报废处理2、对于报废的办公设备用品应在?报废物品处理单?上登记,登记后报废品将不再进行留存,以免占用空间,将
28、按规定进 行丢弃、销毁等处 理。第十二条电脑的使用管理1、每台电脑由专人使用,负责日常操作及维护,其他人员不得随意使用;每台电脑的使用者可在电脑开机时设置密码以防他人 随意乱用。2、电脑的操作使用必须严格按照规定,严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项;不得使用未经病毒检测的 U 盘、硬盘等储存 器,以防止病 毒入侵;严禁私自拷贝、泄露公司的有关机密文件资 料;任何人未经总经办 同意不得私自拆卸电脑设备,必须报总经办 经专人进行维修处理。3、电脑的保养上要严格保持电脑的清洁,严禁用手或锐物触摸屏幕;使用人应定期对电脑内的资料进行整理备份,删除不需要 的文件,保证 电脑的运行速度和存储大小,此外使
29、用人在离开前必 须退出系统及关闭电 脑。第十三条 的使用管理1、 由总经办进行统一的管理并进行监督,总经办应于每月 5 日前将公司上月的 通话清单报送总经理处进行审核。2、公司员工打 要尽量简明扼要,以免长时占线消耗资金, 通话时要保持语速及语调,严禁通话声音过大影响其他同事正常工 作, 严禁用公司 拨打私人 。第十四条打印机、复印机、 机的使用管理1、 公司全部打印机、复印机、 机均放在公司大厅中,由总经办进行统一管理。员工使用时必须标准使用,使用完后,必须 及时取出文件, 防止文件泄密,严禁打印和复印私人资料文件。2、 为确保设备的运作平安,每天下班后,总经办应负责把所有设备全部关机,防止
30、开机时间过长。第十五条 投影仪的使用管理投影仪用于公司会议及培训工作,公司投影仪放于公司会议室 中,需 要使用的部门向总经办申请后可自行使用,使用中必须标准 操作,使用过后 应关机摆放整齐。第十六条 纸张的使用管理为节约资源公司的所有纸张均由总经办统一管理,员工使用纸 张必须 在?纸张使用登记本?上签字领取,登记本上具体包括使用 时间、事由、领 用人、使用数量、印废张数等。对于印废及作废的 纸张交由总经办统一回 收,可反复利用的整理后发放给员工进行再 利用,机密文件及重要资料进行 销毁处理。公司的所有打印文件均 通过 QQ 发送总经办专门负责人,统一打 印,并将纸张使用情况进 行登记,请使用人
31、签字核实。第十七条 其他办公设备用品的管理公司所有办公设备用品都由总经办统一管理,设备具体使 用人要 做好办公设备用品的保养维护工作,保证设备平安,防 止设备老 化。所有人员领用物品都必须要在物品领用登记表上签字 领用,并节 约合理的使用第四章 办公环境管理制度第一条 全体工作人员要努力养成良好的卫生习惯, 不乱扔杂物, 不随地吐 痰等。第二条 工作人员不得在办公室大声喧哗谈笑, 保持办公区的安静 严肃与和 谐。第三条 坚持开窗通风换气,保持办公区空气清新。第四条 每周五下班以后,对个人的办公区进行清扫及整理。第五条 电脑美容管理:1. 电脑日常操作: 使用电脑要正常开机、 关机,保证电脑正常
32、运行, 退出 所有程序后再关机。明细参看微机工作流程 .2. 电脑日常休息:休息期间如中午、下班,必须做到人走关机,如 上班时间 要外出时间超过 1 小时,要把机器关好。3. 电脑美容:要保证电脑的清洁, 特别是键盘、 显示屏更要擦干净, 其它 部件也要保证一周擦一次,美容时一定要注意不要把水、酒精等洒 到机器上,如有 此情况,按造成的后果给予全额赔偿。第六条 公司内或办公桌下,不得乱放杂物。所有文件柜靠墙摆放, 高的文件 柜顶部不能堆放杂物。每排办公桌排列整齐,每排的电脑,主 机箱,活动柜方向保 持一致。不得随意放置。第七条 墙上不得随便粘贴字画,通知等印刷品,不得随便涂写、踩 脚印。部门公
33、告均贴在公告栏中。栏或文件第八条 办公桌上摆放的东西有 机、 机、电脑、台历、文件整齐放入 文件第九条 下班或外出时,所有散乱的文件归放在文件夹内,第十条 如办公桌上摆放装饰性物品: 插花,小盆景等,数量限一件, 且要 摆放整齐,没有美化环境却影响整洁的物品不能摆放。第十一条 办公楼内外公共环境卫生管理主要由保洁员负责, 保洁员要 按照区域划分各尽职责。1、 保持地面干净清洁、无污物、污水、浮土。2、 门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。3 、墙壁清洁,外表无灰尘、污迹。4 、挂件、画框及其他装饰品外表干净整洁。5、保持打印机、复印机周围的整洁,做到办公设备外表无尘土,污垢。6、卫生工具用后及时
34、清洁整理,保持清洁、摆放整齐。7、门前台阶、地毯的清洁。8、保洁员要严格执行卫生标准,尽职尽责,不留下卫生死角。第十二条 会议室卫生由保洁员负责清扫;全体员工平时应保 持会议室 清洁整齐, 开会或在会议室用餐完毕后, 应立即清洁卫生, 并把座椅盘放 回原位。第十三条对于顾意违反者将通报批评,并上天使版第五章 印章管理方法第一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工 具,印章 的管理关系到公司正常的经营活动的开展,甚至影响到公 司的生存和开展, 为有效管理公司各种印章,并保护公司的法定权 益。促使公司内各部门印章 管理工作统一化、制度化,维护公司的 利益,特制定本方法。第二条 印章由总
35、经理负责保管,公司总经理授权由总经办主 任全面负 责公司的印章管理工作,发放、回收印章,监督印章的使 用。第三条 本公司内各种印章之雕刻、申请、使用、保管、销毁 等,悉依 本方法所标准的体制管理。第四条 印章的种类1、 公司根本印章1公章:公司对外处理一切事务的印章;2指定业务专用的公司印章,如财务专用印章、发票专用印 章等;3法人章:刻有公司法定代表人签名的印章;4合同章:公司专用于签署合同、协议等的合同专用章。2、 部门章:刻有公司部门名称的印章。3、职衔签字章 私人印鉴 :刻有公司人员职衔及签名的 个人私 章。第五条 公司的根本印章 公章、合同章、法人私章、财务章 的刻制, 应由总经理助
36、理填写 ?印章制发申请表? 见附件 1,经总 经理 核准后由总经办主任负责刻制。因业务开展需要申请刻制各职 能部门 专用章时,由各需求部门填写?印章制发申请表?经总经理 核准后由总经办主任统一刻制。第六条 印章之形式、字样、材质1、 印章之雕刻字体应明显易辨, 且应以考证之字体方可使用。2、 公司公章、财务专用章、发票专用章均应向公安局申请, 并在 其指定的刻印处雕刻。3、印章发包雕刻手续,应由总经理助理专人负责联络,不得由他人代理。4、雕刻完成之印章,如不尽理想,需要重刻时,依本方法之销毁规定办理。第七条 印章刻制后,应建立?印章管理薄? 见附件 2进行 编号 登记,并将印章的印模印于?印章
37、管理薄?上,后交由档案管 理员负责备 案。第八条 印章刻制完毕后,各部门章及私章由印章管理人进行 领用,并 须在?印章领用登记单? 见附件 3上签认领用;公司基 本印章由总经 理自行领用签字。第九条 公司各类根本印章由总经办主任负责保管,其余各部 门印章由 各部门主管领取并保管,个人因工作需要的私人印鉴由个 人自行领取及保 管。第十条 印章各保管人必须妥善保管,不得转借他人。第十一条 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一局部, 如员工持 有公司印章的, 须办理归还印章手续前方可办理离职手续。第十二条 公司各级人员需使用印章时,须按要求填写?印章 使用登记薄? 见附件 4,将其与所需印的文件一
38、并逐级上报,经部门领导及总经理审核签字前方可用印。第十三条 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签 署情况予 以核对, 经核对无误的方可盖章。 后附?印章使用流程? 第十四条 在逐级审核过程中被否决的,该文件予以退回。第十五条 公章的使用决定权归公司总经理,其他各印章的使 用决定权 由公司总经理根据实际工作需要进行授权。第十六条 涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定 经法律顾 问审核签字。第十七条 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财 务印章无 须经上述程序。员工使用个人印鉴时也无须经上述程序。第十八条 用印后该?印章使用登记薄?作为用印凭据,由总 经办主任 留存,并两年
39、整理一次,整理后交由总经理助理统一递交 档案室存档。第十九条 公司原那么上所用根本印章均由总经理保管,如遇特 殊情况, 或确因工作需要须将印章带出使用的,应事先填写?印章 领用带出管理卡? 见附件 5,载明事项,注明领用人和归还印章 时间,经公司总经理批准 后由两人以上共同携带使用。第二十条 印章的作废包括不适用作废、磨损作废、遗失作废"XT o第二十一条 废止或缴销的印章应由印章保管人填写?印章废 止申请单?附件 6,并呈公司总经理核准后交由总经理助理统一 废止或缴销。第二十二条 遗失印章时应由印章保管人员填写?印章废止申 请单?,并呈公 司总经理核准后,签批遗失处理及处分方法后,
40、交 由总经理助理依批示处理。如 是遗失公司根本印章的由总经理助理 直接填写?印章废止申请单?,并呈公司总 经理核准后,签批遗失 处理及处分方法后,总经理直接处理。遗失公司根本印章 时必须登 报申明。第二十三条 更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写 ?印章废止申请 单?,并呈公司总经理核准后,交由总经理助理批 示处理。如有需要须填写?印 章制发申请表?申请新的印章,按规 定程序处理。第二十四条 印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须 及时向公司总经 理助理及总经理报告。第二十五条 任何人员必须严格依照本方法规定程序使用印 章,未经本方法规定的程序,不得擅自使用。第二十六条 违反本方法的规
41、定,给公司造成损失的,由公司 对违纪者予以行政处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机 关处理。印章使用流程1. 填写?印章使用登记薄? ;2. 与所需印的文件一并逐级上报部门负责人及总经理签字3. 印章保管人核对文件内容及签署情况无误后盖章印章制发申请表申请时间申请部门申请人申请印章类型印章内容申请原因申请部门 领导意见总经理助理意见O同意制发该印章0不同意制发该印章签名:总经理意见0同意制发该印章0不同意制发该印章签名:备注印章管理薄印章编号印章类别印章名称保管人开始使用日期废止日期使用情况印模备注印章领用登记单序号印章名称印章编号领用部门领用人签名领用日期使用范围备注印章使用登记薄编号
42、使用时间使用原因印章类别使用人批准领导备注印章领用带出管理卡领用时间领用部门领用人签字印章名称用印事由用印事项用印次数共同外出人总经理意见归还时间归还人签字备注该印章在领用带出期间所盖印的文件、资料等,除总经理批准事项夕卜,其余造成的相关责任由领用人承当。印章废止申请单印章名称印模印章编号印章保管人印章管理部门废止理由申请人申请时间部门领导意见总经理助理意见总经理意见印章最终处理决定废止方式废止时间备注印章移交登记表序号印章编号印章名称印章保管人材质形状启用时间、文件废止时间、文件废止原因保管期限永久口定期15年批准领导意见印模移交单位盖章:负责人:移交经手人:日期:接收单位盖章:负责人:接收
43、经手人:日期:监交单位盖章: 监交人: 日期第六章 公司车辆使用管理制度为了更好地开展工作, 提高办事效率和车辆的合理利用率, 同时, 为了提 高驾驶员的技能和职业道德,特制定以下制度。一、车辆日常管理 车辆日常调度由总经办主任负责, 驾驶员负责公车和用 于公用的 私车车辆维护保养、平安、年审、购置车辆保险费、驾驶等。1、日常检查1检查燃料、润滑油、冷却液等是否够,制动器、离合器、总油泵是否合要求;2检查轮胎气压是否符合标准,轮胎螺丝是否紧固;3方向盘、转向盘、转动轴及横拉杆连接是否紧固;4检查手、脚制动器是否正常,各连接管道有无漏油现象;5检查喇叭、灯光、雨刮器是否正常,电平搭线是否紧固清洁
44、。6其它按车辆使用标准的要求执行。2、出车前1按照技术规程启动车辆,并查、听声音是否正常;2车辆发动后,各种仪表示数、指示灯工作情况必须正常;3检查灯光、水箱、电瓶、制动、各项操纵等有关平安部件;4检查存油量,发现存油缺乏一格时,应立即加油,不得在出车时才临时去加油。3、收车后1清洁车辆;检查车容车貌,将车停放在停车场固定车位。驾驶员 出车执行任务,遇特殊情况不能按时返回的,应设法通知行政经理, 并说明原2停车后拉紧手制动器,加防盗锁,检查轮胎气压及各部件是否齐全、完好,关门上锁离开。4、车辆保养修理1要坚持预防为主的原那么,发现问题,反响敏捷,处理及时。2车辆需维修的,驾驶员必须先认真检查发
45、生的故障,初步判断故障发生部位,并如实向行政部报告,由行政部向总经理报批同意后, 方可修车,换下的旧 零件须带回验收。车辆外出途中需要修理的,经 随车领导和干部同意后报行政部 批准后前往修理, 修理报销凭证需随 车人员签字证明,上报行政部由总经理审 批后,方准报销。3车辆必须到指定修理厂进行维修。未经批准擅自进行修车、购置零配件或在非指定的厂家修车,其费用不得报销。4驾驶员应建立车辆维修保养台账,按里程或时间及时提出保养和修理建议。保养完毕后填写车辆保养单,上报总经办主任由总经理 审批后,方可报销 。5车辆维修时必须通过三家修理厂打价而定。要以“价格合理、质量保障、时间快捷为原那么。5、驾驶员
46、的管理1上班时间内驾驶员未被派出车的,应随时在办公室指定地点等候出车。负责公车及单位人员私车的让车事宜 , 不准随便乱串其他办公 室。有要事确需离开 的,要告知其部门领导去向和所需时间,经批准 前方可离开;出车回来,应立即 到总经办主任处报到。2晚间驾驶员要注意休息,不准疲劳开车,不准酒后驾车3驾驶员对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查,出车时 件齐全。4不管什么时间,司机身上必须带 。对公司领导的 立即接 殊确实不能接听的,事后一定要说明原因。5对车辆运行里程和耗油情况进行统计分析,提出报告和降低本钱的建议。 二、车辆使用范围1、行政领导业务用车;2、集体参加各种会议、参观学习;3、各
47、部门行政业务用车;4、接待用车;5、经审批同意的其他用车。三、用车规定1、各部门因业务需要用车时,用车人必须提前填写“用车登记表, 门主管和总经办主任审批;2、车辆不够安排时,原那么上是“先远后近,先急后缓,先主后次 定;3、用车人办事的方向路线,地点相同或比拟接近时,尽量采取一车 以减少浪费;4、有驾驶证且能够独立驾驶车辆的用车人,在用车过程中,不能私 殊情况确需自己驾驶车辆时,必须经总经办主任批准;5、驾驶员凭的“车辆出勤登记表出车,无车辆出勤登记表的驾驶一定保证证听,情况特经使用部相结合而多人办事,自驾驶,特员不得出车特殊情况经领导批准除外;应先 告6、驾驶员因急事临时外出,来不及凭“车
48、辆出勤登记表出车的, 知总经办主任经批准前方可出车,否那么,当违纪处理;7、如有借车情况发生,需借车借人。驾驶员在出车前对接好相关事宜,对派车领导负责。 在出车过程中 驾驶员不该听的不听, 不该看的不看, 不该说的不说,不 散播消息,保守机密,守口如瓶。 遵守驾驶员岗位职责。8、每次出车完毕后驾驶员认真填写?车辆出勤登记表?,每月10 日 前将上月?车辆出勤登记表? 与派车单核对后将结果上报总经办主任 处。9、公用车辆原那么上不予以私用,如有特殊情况,经总经理批准后,方可私用。四、车辆费用管理 公务车油料、过路费、维修费等汽车产生的相关费用以 凭证实报 实销。五、私车公用管理规定一为了便于管理
49、及有效控制办公本钱,提高日常办公效率, 公司无法 提供办公车辆时, 采取私车公用补贴管理方法。 适用于公司 各部门或岗位的私 车公用交通费补贴管理。二私车用于公司业务时,使用人必须填写“私车车辆出勤登 记表,行车表上应注明出车时间、事由、公里数等,每月月底交由 总经办汇总。三公司除按规定报销车辆油费、 停车费等费用外同时向车辆 所有者 支付车辆使用费用, 支付标准为每公里 2 元不含临时停车费 和过路费,原 那么上让车主略有充裕,用来增加私车的保养。行车距 离根据“行车表推算。 车辆使用费及相关费用由财务部定时每月 支付一次。四私车公用中私车的维护费均由使用者本人负担。五对因公需至外地出差,必
50、须驾驶私有车辆时,应先向总经 理提出申 请, 经核准后本次外出费用经核对后予以实报实销。 未经批 准异地出差所产生 费用自行承当。六、违规与事故处理 1、在以下情形之一的情况下,违反交通规那么或发生 事故,由驾驶人 负担,公司将给予一定的经济处分, 并予以记过或免职处分。 1 无照驾驶。2未经许可将车借予他人使用。 2、违反交通规那么,其罚款由驾驶人负担。如有 特殊情况,可写情况 说明经总经理批准后,酌情予以报销。3、各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生,应先急救伤残人员,向附近警察机关报案,并即与总经办协助处理。如属小事故,可自行处理后向总经办报告4、意外事故造成车辆损坏,在扣除保险金额
51、后再视实际情况由驾驶人与公司共同负担。七、本制度从二 0 0 年十一月一日起执行,假设有改动由公司另 行通知车辆修理保养单编号车号里程数申请人修车保养工程损坏保养原因修理厂审核意见行政部总经理车辆出勤登记表车号:驾驶员:1登记月份使用记录日期行驶里程加油数 量加油 金额行驶累计 里程起止时间使用人批准人记录人:私用车辆出勤登记表使用记录日期起止时间事由车号补贴金 额行驶 里程驾 驶 员使用人证明人批 准 人行政部审核:第七章 会议管理制度为标准各级会议管理, 确保的各项政策、 制度和会议精神得以认 真贯彻 落实和顺利实施, 特制定如下会议管理制度, 望全体职员遵照 执行。一、开会时间逢休息日自动顺延,如有调整以 、 QQ 口头 通知为准 。1、企业周例会行政部组织时间:每周星期五下午 14:30-17 : 30参加人员:全体成员 会议主题: 汇报周工作总
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