会议服务的工作流程和要求

1、会议效劳工作流程、会议效劳准备工作 1、办公室秘书处1)每天查看OA办公系统中会议室使用申请,按会议要求提前半天摆 放好桌椅,备好会议用饮水.2)根据会议的要求,提前1小时放好投影仪、投影幕、麦克风、音响, 调试并使其处于准工作状态.3) 会议前2小时,检查地面、桌椅是否整洁干净,室内是否有异 味,及时进行通风和清洁整理.4) 检查窗台、玻璃,要明亮无尘.5) 检查窗帘,根据会议要求开启或关闭.窗帘要顺直平整.6) 检查绿植及套盆,要干净无尘,无枯枝败叶,无昆虫.7) 调整空调,使会议室内温度适宜.8) 检查所有照明,及时通知有关部门更换不亮的灯具.9) 半小时前,按会议要求摆放好瓶装水、茶杯

2、或咖啡杯.10) 根据领导习惯,在顺手的位置摆放烟灰缸.11) 按需要摆放好鲜花和水果.12) 摆放好旗帜和台旗.2、组织会议的部门1)提前1小时将参加会议的领导名牌按位置摆放整洁,检查有无错别字.2)按需要准备会议所用的文件、资料等3根据会议要求,需要时按参会人员人数准备会议用纸, 用笔每 支笔要提前试用,以保证参会人员的正常使用并摆放整洁.二、会议进行中的效劳工作1、会议开始前10分钟将茶杯内注入茶水.然后每隔15分钟检查并续茶水一次.2、过问室内温度变化,随时调整空调.3、全程监听音响设备的工作状况,随时排除故障.三、会议后的收尾工作1、关闭音响设备或投影仪.收好麦克风、移动投影仪和遥控

3、器, 收起投影幕.2、清理瓶装水空瓶,收好没用过的瓶装水.3、收好茶杯、盘,清洗、消毒待用.4、清理烟灰缸,洗净待用.5、清理桌面地面,去除垃圾和废弃物.6、摆放好清理过的桌椅,关窗、断电、关门.7、收好会议材料和领导名牌.会议效劳治理人员工作要求1、 每天早、中、晚至少三次查看公司办公系统上的会议室申请,详 细掌握会议室的当天使用情况.2、 每天上班前半小时查看各会议室的状况：检查桌面、地毯的整洁 程度；检查窗帘的开、关和垂放状态；检查照明灯是否都亮；检 查绿植的鲜活状况和套盆的干净程度；检查电气设备是否有落尘 和正确摆放；检查桌椅是否按当天的会议要求摆放整洁.3、 会议前1小时,检查会议用

4、茶杯、瓶装水是否摆放到位；会议前 半小时,检查开水壶、泡茶杯、茶叶等泡茶用品是否准备到位.4、 有外宾接待效劳时,提前 1小时检查咖啡用具及用品是否准备到 位.5、 有会议效劳时,在会议前检查效劳人员的工作仪表是否符合要求.会议中,抽查续茶水间隔是否适宜,动作是否标准.6、 注意会议的效劳区域内所有效劳程序是否落实,当人手不够时, 自己那么要做具体效劳工作,保证会议正常进行.7、 会议结束后要检查是否有会议人员遗漏的物品,如有代为保管, 日后查找并转交物主.会议效劳人员岗位的工作流程1、每天早7:45到岗,按前一天做好的会议室使用登记进行准备, 在各会议开始前半小时,准备好会议用水并送达.2、

5、对需要提供茶水或咖啡的会议,要提前半小时烧开水,摆放好 茶杯或咖啡杯,在会议前 10分钟,将沏好的茶水或咖啡注入 杯中.3、对有吸烟的领导参加会议,要在会议前10分钟,按领导的习惯在左侧或右侧放置烟灰缸.4、对有茶水效劳的会议,要间隔15分钟续茶水一次.5、对提供瓶装水的会议,要根据会议客人人数提前半小时将水放 于会议桌面,并准备同样数量的瓶水放在会议桌以外其他显眼 的地方.6、会议结束后,半小时之内,将茶杯、咖啡杯、没有开启的瓶装 水收好.如遇有下午下班后还在进行的会议,要在次日提前半小时到岗,对会议室进行清理.7、利用会议效劳的空余时间将茶杯、咖啡杯、盘洗刷干净,放于 消毒柜中消毒待用.8

6、、要随时查看并及时处理公司办公系统网上的会议室申请信息, 做好会议室使用登记.如有不明确的地方及时与申请人沟通确 定.9、对于108会议室和大礼堂需要变动桌型的会议,要提前半天通 知保洁人员,将会议桌按会议要求进行摆放.会议效劳人员岗位的工作要求1、会议效劳人员要品行端正,衣装干净得体,着职业装.2、会议效劳人员要头脑灵活,反响敏捷,主动为开会人员做好各项 效劳,尽量在领导示意时就已经为领导提供了效劳.3、根据会议的不同要求,按工作流程提前准好准备工作.4、会议间的效劳要面带微笑,动作标准,不发生任何声响.续水间 隔不能超过20分钟.5、会议结束后要按工作流程做好收尾工作.6、会议用过的茶杯、咖啡杯、盘要洗刷干净至光亮无斑点,并及时 放入消毒柜消毒待用.7、如遇有