会议及接待管理制度

1、会议及接待治理试行一总那么第一条为使集团公司的会议和接待治理标准、有序,提升会议的行政决策 效率,特制定本制度.第二条本制度适用于集团公司总部组织召开的各种会议及接待工作.第三条集团综合部负责集团公司各种会议和接待的承办,其它部门主办的 会议和接待,综合部应给予协助.二会议治理第四条会议的分类一集团董事会集团董事会是集团决策巨大事项的会议,由董事长召集和主持,或由副董 事长召集和主持,全体董事参加,监事可列席参加,也可邀请集团主要治理人 员列席.主要内容为：集团经营方案和投资方案确实定；公司合并、分立、变 更、解散方案的制定；严重人事任免；增加或减少集团或二级公司注册资本； 主要治理人员薪酬以

2、及其它有必要提请董事会研究的事项.二总经理办公会总经理办公会是集团决策严重事项的会议,由集团总经理或分管副总经理 提议召开,集团主要领导参加,综合部或与会议有关的部门负责人列席.主要 内容为年度工作重点、人事任免、年度财务方案预算、年度经营生产 方案、投资决策、薪酬奖励及其他有必要提请会议研究的事项.由总经理或分 管副总经理主持.三工作例会工作例会是集团综合性的业务会议,大凡于每月底召开,也可根据需要由 集团总经理或分管副总经理提议召开,集团主要领导、集团各部门负责人、各 公司主要负责人参加.主要内容为总结汇报各部门、各公司前阶段的工作,安1 / 10 排部署下一阶段的工作,集中讨论、研究、解

3、决各单位经营生产治理中遇 到的突出问题,协调各方面工作,由公司综合部主持.四各公司专题会议各公司专题会议包括：为协调或解决各公司经营治理中出现的突出问题召 开的会议；对各公司进行阶段性工作检查时召开的会议；对严重工作进行部署 或听取汇报召开的会议；各公司年初工作方案会议、年终工作总结会议等.各 公司专题会议不定期召开,集团相关领导、相关职能部门负责人、所属公司主 要治理人员或全体员工参加,由该公司负责人主持.五职能部门专题会议职能部门专题会议分为两种形式：1、职能部门联合专题会议.由集团总经理或分管副总经理提议召开,主要 是各职能部门的工作汇报、严重工作部署、严重问题的研讨会.职能部门联合 专

4、题会议不定期召开,集团主要领导、各职能部门负责人参加,由总经理或分 管副总经理主持.2、职能部门单独召开的专题会议.由该职能部门负责人召集,主要是总 结、分析、讨论、部署本部门的工作,大凡每月召开一次,部门全体员工参 加,由该部门负责人主持.六工作专题会议工作专题会议指针对某一专题事项进行讨论、研究、决策、部署的会议. 由总经理或分管副总经理指定与专题会议有关的人员参加,由总经理或分管副 总经理主持.七年终总结表彰大会每年春节前召开,集团主要领导、在宜、回宜的集团正式员工参加,主要 是总结上年度工作和部署当年工作,主要内容为：行政第一负责人作工作报 告；各主管领导作专业报告或专题发言；讨论工作

5、报告；对优秀予以表彰等, 由公司综合部主持.2 / 10八其它会议其它会议包括：鉴定会、评审会、论证会、研讨会、新闻发布会、党、团 会议、工会会议等,由发起部门组织召开并确定会议内容及参会人员.第五条会议的准备一大凡会议提前一天以上、严重会议提前三天以上,由综合部或会议 组织部门通知参会人员.通知内容包括：会议时间、地点、主要议题、需要准 备的汇报讨论材料或资料等.二参会人员接到通知后,应按要求积极做好参会准备.三综合部或会议组织部门提前做好会场布置、会场设施 投影、音响、 摄像、录音等配备及会议资料的准备工作.第六条对巨大会议,承办单位人应提出会议企划报告,经总经理批准 后执行.会议企划报告

6、包括以下内容：一会议的名称、时间、地点；二会议主旨和目标；三会议议程；四会议议项；五会议主持人；六出席人员名单；七会议财务支出预算；八接待工作说明；九当前筹备情况及进展；十可能存在的问题、解决方案及要求；3 / 10十一筹备时间进度表等.第七条会议的组织召开一会议主持人应遵守以下规定：1、会前10分钟严重会议应提前30分钟到场,检查会务落实情况,做 好会前准备.2、会议进行中,主持人应根据情况,对议程进行适时必要的限制,并有权 限定发言时间和中止与议题无关的发言,保证会议效率.3、属讨论、决策性的会议,主持人应引导会议作出结论；对需要集体决议 的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人说明意见；对

7、未决议的事项应加以 归纳并引导会议就其后续安排统一意见.二与会人员须遵守以下规定：1、准时到会,大凡应提前5分钟严重会议应提前15分钟到会.2、发言简短清撤、紧扣议题.3、遵守会场纪律.4、对尚未公布的会议内容,不得对外泄露,否那么按泄密论处.第八条会议纪律一无分外情况,不得请假,未经请假,不得缺席会议,否那么以旷工论 处.二未经主持人或领导同意,不得提前退场,否那么以早退论处.三不得交头接耳或做与会议无关的事项.四不得随意进出会场.五召开大型会议,与会者应将 调整至振动和关闭状态,并不得在 会场内接听 .第九条会议纪要的整理4 / 10一各类会议应确定记录员做好会议记录,记录员由综合部或会议

8、主持 人确定.二会议记录员应不迟于会议结束后二日内将会议纪要整理后上报总经 理、副总经理或会议主持人.三会议纪要经审核后发至集团领导及相关部门或人员.四会议资料由集团综合部整理、立卷、存档；其它部门主办的会议, 会议资料除各自存档外,并应报综合部备案.第十条会议室治理一会议室由综合部负责治理.二会议室只限本公司使用,外单位借用会议室须经综合部经理批准, 各部门无权将会议室借给外单位使用.三集团各部门各公司使用会议室需经综合部同意后,领取会议室 钥匙.使用会议室的部门必须保护会议室的公用设施,保持会议室纯洁,用后 应检查平安,锁好门、关好窗,将钥匙交还综合部.四任何单位和个人未经综合部同意,不得

9、将会议室的各种设施拿出会 议室或转做它用.五会议室内的卫生每周至少纯洁两次,遇有会议时要一次一纯洁.六会议室治理人员要严格室内物品的治理和维护含花木等,做到 会散、人走、电源关、门上锁.第十一条会议内容的督办、落实会议形成的决定、决议、工作部署等由公司综合部负责检查、督办、落 实.对于没有落实到位的单位要下发督办通知,对仍然没有落实到位的要在集 团内通报批评,并限期完成.三接待治理5 / 10第十二条接待工作是公司的窗口工作,对于塑造企业良好形象具有十分严 重的意义,各相关部门及人员必须高度重视且标准有序.第十三条对外接待范围本制度规定的接待范围主要是集团及所属各部门、各公司经营治理活动所 必

10、须的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等.第十四条对外接待原那么对外接待应遵循 同等、对口、节约、周到、保密的原那么,使客人快乐而 来,满意而归.一同等原那么.来宾不管职位凹凸,都要同等相待,落落大方、不卑不 亢.大凡情况下,级别与权限相等,同级别出面,分外情况高规格接待.二对口原那么.坚持集团综合部归口治理与各职能部门对口接待相结合 的原那么.集团综合部负责接待工作的统一治理与协调,办理严重接待事务；对 涉及较强业务性的接待事务,应由对口部门或公司牵头接待,综合部给予配 合.三节约原那么.招待来宾既要热情周到,也要讲究节约,量力而出,反 对铺张浪费.不重复宴请,主方陪同人数原那么上不多于宾客人

11、数.接待费用支 出应视接待事由归口各公司列支.四周到原那么.坚持 统一高效、标准效劳、热情周到的原那么,做到接 待程序清撤、接待方式完善,分工明确、热情细密、效劳到位、以礼相待.五保密原那么.向来宾介绍情况,注意保守公司秘密,精巧回避合宜答复的 问题.第十五条接待分类贵宾接待：指公司领导严重客人、公司严重客户、外宾或政府部门领导的 接待.业务接待：指与集团有业务联系的客户的接待.6 / 10普通接待：指大凡来客的接待.第十六条接待方式、标准一贵宾接待：综合部文员迎接来宾于会议室接待室入座,公司领 导陪客接待,以茶、烟和水果方式招待,如须就餐由公司领导或指定专人陪同 安排于公司或酒店就餐.二普通

12、接待和业务接待：综合部或相关部门人员迎接客户于办公室 接待室洽谈,综合部或对口部门安排专人陪同,以烟、茶方式招待.如须 安排外出就餐,由综合部或对口部门安排陪同人员.三接待标准1、用餐标准：贵宾接待80120元/人餐或按董事长、总经理的意见办理较严重的业 务接待及普通接待5080元/人餐大凡的业务接待及普通接待 3050元/人餐常客及公司驻外员工20元左右/人餐2、住宿标准贵宾接待200300元/间或按董事长、总经理的意见办理较严重的业 务接待、普通接待150200元/间大凡的业务接待、普通接待100150元/间第十七条接待礼仪要点一见面要主动、热情、礼貌.二接待要主动起迎,问明来意.三安排交

13、谈地点：7 / 101、根据来客来意和身份,安排适宜地点办公室、接待室、会议室进行 交谈.2、手头正忙,一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接待或另商时 间.3、切忌让客人久侯而无人问津.4、客户提出与集团领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点 等候会面,介绍后再行离开.四引见首先向领导介绍客人单位、职务、姓名,按职务凹凸,依此介绍一行 来客,职务相同,先介绍年纪大的.领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程 有变化的,与客人共同协商安排.五行路1、陪同客人行路,请客人行于自己右侧；2、乘坐车、上下楼梯、电梯要礼让在先,主动开关门；3、自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边.

14、第十八条接待程序和内容一接待程序1 .综合部文员对来访人员礼貌询问后让座与办公室或会议室.2 .综合部文员与公司领导或相关人员联系.3 .公司领导或相关业务人员与来客洽谈.4 .严重接待由综合部拟订接待方案指南,包括：迎送陪同人员、日程安 排、车辆安排、食宿安排、会议、会谈、参观、旅游观光线路、接待费用等. 接待方案指南制定后报主管领导审批.8 / 105 .接待人员须严格遵守公司相关规定,保守公司秘密,未经主管领导同意, 不得让客人随意查阅资料和超规定范围参观.二接待内容1、接受任务.弄清来宾的根本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使 命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班.2、布置接待.

15、提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用 预算,并报请上级批准.3、迎接安排.根据来宾身份、人数、性别,预订宾馆,安排好伙食标准、 进餐方式、时间、地点,按来宾抵达时间,派人派车迎接.4、看望并商议日程.来宾住下后,集团有关人员前往看望,表示欢送和问 候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门和人员.5、安排有关领导会见.按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接 待人员安排会见地点、时间、陪同人员.6、组织活动实施.按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情况,参 观现场；对上级检查,安排汇报座谈会.7、参观游览.根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣,选择有针对性的游 览工程,安排身份相当的陪同人员.8、送别.根据客人意见,预定车、船、机票,结算食宿帐目,话别送行, 派人派车送至车站、码头或机场.三接待用品准备1 .大凡接待用品：综合