如何写工作邮件范文

1、如何写工作邮件范文想象一下，你发送了一封询问详细问题的邮件给老板，结果只得到了一个字的回复：“不”。她生气了吗？你的问题冒犯到她了吗？或者仅仅是她很忙？当我 和各种机构组织合作研究沟通这个课题的时候，员工和经理都认为的 最普遍问题是，通过邮件沟通情感或者敏感话题时遇到的挑战。 因为 邮件缺乏传达情感的基本方式，比如声调和面部表情。但是，在很多情况下，使用邮件沟通是不可避免的。所以我们 怎样能够既达成沟通的需要，又能避免在邮件中因措辞而造成的潜在 情绪陷阱？基于研究成果，这里给出5条实用的建议：1 理解人们是如何解读邮件的人们经常会误解邮件中所表达的情绪。但是，是什么造成了这些误读呢？一个原因是

2、，人们总是倾向于从自己的情绪出发点解读邮 件信息，而忽略了发送者的实际意图。试想一下这封邮件：“这个一份很好的草图，但是我认为我们还可以继续优化它。”如果这封邮件同事，这看起来他非常愿意合作。而如果它于上级，看起来就很像 是批评。除了相对地位以外（高职位的人发送的邮件通常更hr369.容易 被人们负面地解读），还有一些语境因素也需要考虑：认识时间的长 短（我们熟悉的人发来的邮件更容易被积极地解读），过往相处的历 史，和个体的性格特性（负面的人更倾向于负面地解读信息）。要避免误解，首先我们要站在接收者的立场上，揣测他们可能 是怎么解读你的信息。这样做可以帮助你在误会发生前避免它。2 行为模仿通过

3、邮件传达情绪的最佳方式是什么呢？表情符号？词汇选择？ 感叹号？正确答案不止一个。合适的表达将是基于上下文语境的。例 如，你可能不会发送一个笑脸符号给一个有着正式商务沟通文化的客 户公司。同样的，你也不会给关系亲密的同事发送过于正式的邮件。行为模仿是一种在各种情景下都很有效的策略。也就是说，选 择相似的表情符号，措辞，以及俚语/行话跟你的沟通对象进行交流。 研究发现，在基于文本交流的沟通的早期阶段，使用模仿行为，美国， 荷兰和泰国谈判者提升了 30%勺效果。模仿的过程增进了信任，因为 人们倾向于和相似的人产生共鸣。3 直接表达你的情绪虽然模仿行为是有效的，它仍然是一种微妙的策略，可能引起 潜在的

4、情绪上的模棱两可。避免困惑的最简单方案就是，在邮件清楚 地表达你想要传达的情绪。最近和我合作的一个媒体组织良好的诠释了这种方式。我要求 员工提供一个他们认为很糟糕的邮件范例， 其中一位员工提供了如下 一封于经理的邮件：“商业需求介绍需要重做。我确定那是客户做的，你能处理好 的（笑脸）。良好的祝愿，经理的名字。”我作为一个局外人（我也是猜测经理的意图），这封邮件看起来是措辞小心，以避免冒犯雇员。但是，这位员工有不同的感受，他解 释到：“她其实知道那个糟糕的商业需求介绍是我写的，但她却说她 很确定是客户做的简介，我可以做好的，然后在结尾加上一个小笑脸符号。所以整体上看起来还是是居高临下的调侃的语气

5、。”如果这位经理避免这样委婉的说法，直截了当的表达她的意思， 也许误解的可能性会降低。例如，如果她这样说：“我很满意你目前的工作。但是我认为这个商业需求介绍还可以改进。你介意重新做一下吗？”这会大大减少员工凌磨两可的感受，从而避免员工从自己的情 绪揣测信件。但是，就算直接表明情绪的效果非常好，人们很少会愿意这么 做。纽约大学（NYU）的研究表明，很多人过度自信于他们在邮件中准 确表达情绪的能力。举个例子来说，说一个从不请假的同事早退，你 可能觉得看起来很明显，打趣的意味远远大于正儿八经地追究。 但是 那位同事可能会特别在意被看成懒惰，会感到受伤或者被冒犯。4 策略性地使用打字错误尽管明确表达感

6、情可以让你想表达的情感展示地更为清楚，但 这并不意味着人们会相信你所表达的情绪。出于策略需要，人们经常 会有意的展示并非他们真实体验的情绪。 例如：谈判者会假装生气以 获得让步，销售人员会假装激动以获得销售额 （你真的相信销售员在邮件中所说的，他见到你激动到颤抖？）这种策略在上面媒体公司经理 的信件中的效果非常不理想。既然在邮件中，伪装非常容易，你可以一直情绪表达，直到“完 美”状态。那么你*让你表达的情绪看起来更真实一些呢？答案是做一些让你的信息看起来不是经过“精心雕琢”的事情。 和大多数商务建议相反，在真实性非常重要的情况下，邮件中可以出 现少许打字错误。打字错误让人觉得真实可信是因为他让

7、你看起来不 那么刻意。如果人们试图给我留下好影响，怎么会有打字错误呢？尤其是当你级别很高时，偶尔一些小错误能使你看起来更加平 易近人。表达真实还是能力你需要慎重地考虑。在一定的情形下：更 真实的情感（使用一些打字错误），能力（完全没有失误），哪个更重要 呢？5 透露个人信息邮件的好处之一是，它更能产生直接有效的工作交流，避免了 面对面沟通中可能会有的闲聊。实际上，在闲聊中透露一些个人信息， 可以迅速建立熟悉度和信任感，有益于润滑社交互动。对邮件协商的 研究显示，正时协商前人们之间简短的相互介绍， 可以显著地改善谈 判成果。如果你们的互动是长期的，全面的展示自我可以降低误解， 增加所展现情绪的可信度。考虑到企业组织沟通在不断进化，如何有效使用邮件沟通还有 很多值得不断学习。但是，这里已经有一些我们可以明显