办公采买、领用及日常报修管理规定

1、办公采买、领用及日常报修管理规定总经理 批准总经理助理 审核编制人陆莉彬2019.06.12分类BE-XZ2019005页码:1 / 4制定2019.06.1291、目的为明确行政部相关工作，确保各项工作能更顺畅的进行，特针对物品采买以 及日常报修等流程做梳理。2、采买类型2.1办公类2.1.1日常办公用品、日用品每月各部门由指定经办人提交各自部门内的书面的零星物资需求申购单 于行政部，由行政部统一汇总，汇总后的书面文件经行政部、 总经理助理审批同 意后，再根据需求进行询价、比价、汇报、审批，审批同意后进行采买。零星物资需求申购单须于每月 15日前提交至行政部，逾期视作当月不 申购。2.1.2

2、手套等防护类用品属于生产用品，归口部门为采购部。2.2大件的设施设备类电脑、办公桌椅等目前由行政部经办。上述需求须由需求部门/需求人确认好所需物品尺寸、规格、型号等，自行 提出书面申请，经由部门负责人、总经理助理审批同意后，将书面签字认可的申 购单提交于行政部。行政部根据申购单所列明细进行询价、比价、汇报、审批， 审批同意后进行采买。2.3生产类相关物品2.3.1生产类用品归属于采购部，如与行政部有重合的，由行政部经办。3、办公物品采买及领用流程3.1每月15日前，各部门的指定经办人根据部门内日常办公用品、日用品 需求，汇总并将所需物品的尺寸、规格、型号以及数量填写入零星物资需求申 购单，同时

3、将物品用途、部门、申请日期等信息填写完整，经办人签字后，先总经理 批准总经理助理 审核编制人陆莉彬2019.06.12分类BE-XZ2019005页码:2 / 4制定2019.06.12由部门主管审批，逐级签批后将书面的零星物资需求申购单提交至行政部经 办人处。3.2行政部经办人对于接收到的各部门的零星物资需求申购单上所需物品进行初步确认。3.2.1美工刀、直尺、剪刀、卷尺等非一次性消耗品作为标配物件，除 新人入职需增补采购或已损坏无法使用的，其余无特殊情况不予申请。若有 损坏无法使用需重新采买的，需将损坏物件作为证据提交给行政部，方可予 以采买。3.2.3如打印机硒鼓有需求，无特殊情况行政部

4、将根据库存可使用的空 硒鼓数量，酌情选择硒鼓加粉或采买全新硒鼓两种方式。请购的硒鼓统一存 放于行政部库房内。3.4初步确认的请购单，行政部将统一于每月15日后逐级提交签批，分别经由行政部负责人、总经理助理审批。3.5签批同意，行政部经办人将所有部门的当月日常办公用品、日用品进行 汇总。选择两家（含）以上供应商经行询价、比价，按照最高性价比进行报价、 审批。3.6报价审批通过后，行政部经办人进行当月日常办公用品、日用品采买。3.7采买物品到货，行政部经办人清点物品并签收，同时第一时间登记入库, 做好台账登记。3.8台账登记完成后，行政部经办人通知各部门经办人领用申购的物资。3.9领用时间固定为每

5、周一、周四上午；领用时，各部门经办人清点物资， 在领用表上签字登记。3.10行政部根据签字领用情况进行出库登记，每月根据各部门实际领用情 况进行月均费用统计。3.11日常办公用品类由行政统一汇总报价，非大众类使用的物品申购，申 请部门根据需求尽可能将报价、供应商、采购渠道等填写完整，以便行政部跟进总经理 批准总经理助理 审核编制人陆莉彬2019.06.12分类BE-XZ2019005页码:3 / 4制定2019.06.123.12零星物资需求申购单见附表 1。4、物资盘点4.1日常办公物资各部门按月对库存进行盘点，以此为根据提交每月办公用品申请。4.2办公设施设备等硬件，各部门内指定专员，以季

6、度为单位进行盘点，每 个季度最后一月的20日前将盘点结果反馈于行政部，行政部根据各部门的盘点 反馈进行汇总报告。5、报修对接人各部门/各班组须各指定一名报修对接人，与行政部进行报修对接。6行政部接修范围5.1 IT 类办公日常用电脑、打印机及扫描枪等出现故障，由故障仪器使用部门指定报 修对接人将故障情况告知行政部对接人，再由行政部对接人联系与公司签约的 IT公司到现场进行检修。5.1.1如报修项需更换配件或需产生其他维修费用的，须由IT提供报价，按流程提交申请，审批同意后方可进行维修。5.1.2如报修项是紧急待办项，且会产生维修费用，可先联系领导进行口头审批，获得准许后先行进行维修，后续增补申

7、请流程。5.1.3如遇国内IT无法处理的故障，需要联系国外总部IT处理的维修 项，目前由销售部代鸿玉联系处理。5.2厂区日用设备类5.2.1厂房/厂区公共区域的设施设备（不涉及安全员负责的安全方面的设施设备）由行政部经办总经理 批准总经理助理 审核编制人陆莉彬2019.06.12分类BE-XZ2019005页码:4 / 4制定2019.06.12522涉及各部门相关设备的水电维修，由故障部门内的报修对接人向行政部报修，阐明故障情况。再由行政部对外联系水电工到现场检修并提供报价。该维修项目的维修申请经领导审批同意后方可联系上门维修。5.2.3如报修项是紧急待办项，可先联系领导进行口头审批，获得准

8、许 后先行进行维修，维修的同时维修方提供维修报价，后续增补申请流程。7、报修流程6.1故障发现者将设备故障情况汇报给设备部门报修对接人。6.2报修对接人将情况告知部门主管知晓；同时报修对接人向行政部报修。6.3行政部了解情况后对外联系维修人员到故障现场检修。6.4维修人员将维修报价给到行政部，行政部接到报价单后按照流程进行维 修申请。6.5报修申请单见附件2。8、维修申请审批7.1维修金额在500元以内，经总经理助理审批通过即可安排进行维修。7.2维修金额在500元以上，经总经理审批通过方可联系安排进行维修。9、维修结果反馈8.1报修部门必须在维修完成后的5个工作日内将维修反馈表交于行政 部，以便跟进及后续费用报销，同时行政部需做好维修台账登记。8.2维修反馈表见附件3。10、维修费用结算维修费用按月结算，每月月初核对上月维修项目及经费，核对无误后维修方 提供正规发票，由行政部统一提出费用结算申请。总经理 批准总经理助理 审核编制人陆莉彬2019.06.12分类BE-XZ2019005页码:5 / 4制定2019.06.1211、处罚10.1超过提交日仍未提交办公设施设备盘存表，且不主动阐明未提交原因 的，对盘点专员处以扣款20元/次。10.2未经报