国家电网公司物资采购合同承办管理办法(2)

1、国家电网公司文件国家电网物资 2011 173 号国家电网公司物资采购合同承办管理办法第一章 总 则第一条 为规范公司物资采购合同（以下简称“物资合同”）承办管理工作，提高合同签订、履约、结算效率，根据国家有关法律、法规以及国家电网公司合同管理办法和国家电网公司物资管理办法（试行）有关规定，制定本办法。第二条本办法适用于公司总部及所属单位（以下简称“各单位”）物资合同承办管理工作。公司控股、参股单位物资合同承办管理工作参照本办法执行。第三条本办法中物资合同是指由物资部门负责签订和执行的物资采购合同。第四条物资合同承办管理包括物资合同签订、履约、结算、归档等管理。第二章 职责分工第五条公司物资部

2、是公司物资合同承办的管理部门。其主要职责是： （一）负责制定公司物资合同承办工作的管理标准和工作 标准，指导和考核所属单位物资合同承办工作；（二）负责组织公司总部直接管理工程物资合同的签订和 资金预算、支付申请编报工作，负责审核公司总部物资合同 差异与变更；（三）负责物资采购统一合同文本的应用； （四）负责组织公司物资合同承办信息的统计及分析； （五）负责推广公司物资合同管理信息化相关系统应用； （六）负责公司集中采购物资合同签订、履约重大事项的 协调。第六条网省公司物资部是本单位物资合同承办的管理部门。 其主要职责是：（一）负责制定本单位物资合同承办工作的管理标准和工作 标准，组织做好本单位

3、物资合同承办工作；（二）负责组织 网省出资（不含总部直接管理工程）物资合同的集中签订和 资金预算、支付申请编报，负责审核本单位物资合同差异与 变更；精选资料（三）组织本单位物资合同签订及履约信息统计和分析； （四）负责应用公司物资合同管理信息化相关系统； （五）负责本单位物资合同签订、履约重大问题的协调。 第七条物流服务中心提供物资合同签订、履约的相关服务 工作，其主要职责是：（一）负责为物资合同起草、签订、履约、结算、变更、 解除等提供相关服务工作；（二）负责物资合同的催交催运、配送仓储、移交验收、 现场服务、日常协调等工作；（三）负责物资合同签订及履约信息的统计、分析，建立 物资合同台帐；

4、（四）负责物资合同档案的收集、整理、保管和归档管理 等工作。第八条物资需求管理部门负责组织提供物资合同签订、执 行过程中技术支持。第九条财务管理部门、经济法律部门、审计部门和监察部 门按各部门分工承担相应职责；信息化部门负责为物资合同 信息化相关系统提供支持服务。第十条各相关部门（单位）及人员应保守与物资合同有关的商业、技术等秘密。第三章 签约管理第十一条所属单位出资的物资合同由网省公司物资部、物流服务中心组织集中签订。第十二条各单位应按照公司统一合同文本起草合同，不得擅自更改内容。对于招标采购的物资，招标文件应采用公司统一合同文本，在各批次招标文件审查过程中不得擅自更改。第十三条 招标采购的

5、物资合同应以招标文件和中标人的投标文件、中标通知书、招投标澄清文件和往来函件等招投标资料（招标系统回传采购信息）作为签订依据。非招标采购物资合同应以确定采购结果的相关信息作为签订的依据。第十四条 物资部门按照公司统一合同文本和中标结果起草物资合同文本，合同的组成文件包括双方在合同履行过程中达成的经有权代表签署的补充协议等文件、合同协议书、合同附件、中标通知书或签约通知书、招标文件、投标文件及经双方确认的构成合同的其他文件。第十五条 公司集中招标采购物资合同的签订可采用简化签约文本。合同中通用条款和专用条款以买方招标文件规定并经卖方投标文件及澄清文件确认的合同商务和技术条款为准， 可不再单独签订

6、， 其中的差异部分应在签约文本中明确。第十六条 物资合同应按照采购结果确定的技术规范、商务要求进行签订，不得对任何实质性内容进行修改，原则上不单独签订技术协议。第十七条 对于新应用设备材料、技术复杂或项目实施的关键设备材料，物资部门可根据需要组织项目管理部门、物资需求部门、设计单位等相关部门（单位）进行技术协议的签订。第十八条 所属单位物资合同签订中发生如下差异情况时，需形成差异记录，经有关部门（单位）审核会签后，组织供应商签订物资合同。（1） 根据项目实际要求，需对采购结果进一步补充说明或明确物资合同双方权利义务的事项，且不造成对采购结果的实质性内容进行更改。（2） 物资规格参数不变、单价不

7、变， 合同签订数量和服务予以增加或减少，增减幅度未超过 招标文件或采购文件约定的变化量 （若招标文件或采购文件未约定，按照 15% 执行） ，且未超过50 万元， 经物资部门审签后，将差异情况进行纪要并作为合同附件。（3） 物资规格参数不变、单价不变，合同签订数量和服务予以增加或减少， 增减幅度未超过 招标文件或采购文件约定的变化量 （若招标文件或采购文件未约定，按照15% 执行） ， 但超过 50 万元， 需经物资部门审签和本单位相关领导审批后，将差异情况进行纪要并作为合同附件。第十九条 所属单位物资规格参数不变、单价不变，合同签订数量和服务予以增加， 增加幅度超过招标文件或采购文件约定的变

8、化量 （若招标文件或采购文件未约定， 按照 15%执行） ， 新增物资需重新纳入计划采购管理。 紧急情况下，可经负责该采购的招投标领导小组审批后， 将差异情况进行纪要并作为合同附件。第二十条 新增物资需求应由物资需求部门在ERP 系统中录入采购申请， 物资部门依据采购申请创建采购订单， 依照相关规定按照程序与供应商签订合同。第二十一条对于通过招标方式进行的物资采购， 若中标后签约时不对合同通用条款、 专用条款和技术规范书做任何改动的， 应提高审核会签效率； 若有改动的， 承办部门应将所有修改内容体现在 通用条款、 专用条款、 技术规范书修改一览表中，审核会签部门主要对修改内容进行审核。第二十二

9、条在授权范围内，合同授权代表人负责合同的签署。 物资合同的签署， 必须由各方签字并加盖公章或合同专用章。第二十三条各方商务代表应对合同正本商务文本逐页小签或加盖合同骑缝章； 各方技术代表应对合同技术协议逐页小签。第二十四条物资合同签订工作应在招标文件约定的时间内完成。第四章 履约管理第二十五条 物资合同生效后，各级物流服务中心按职责承担物资合同履约中的物资供应服务，包括物资合同的催交催运、配送仓储、移交验收、现场服务、日常协调等工作。第二十六条各级物流服务中心要建立物资催交催运工作制度，制订催交计划。对重要设备材料，要及时掌握供应商的生产准备和排产计划，按照关键生产节点核实生产进度，及时协调解

10、决生产中出现的问题。第二十七条各级物流服务中心要建立交货配送制度。根据合同交货期和施工进度，及时与物资需求部门（单位）确定物资到货需求，与供应商落实配送安排，编制配送计划。采用配送单（发货通知单）的方式，通知供应商发货和现场服务人员做好接货准备。第二十八条各级物流服务中心做好物资到货安排，确因工程原因导致合同无法按期履约，要及早与供应商做好沟通协调，双方确认交货期，形成变更记录。第二十九条 物资到达交货地点后，物流服务中心要与供应商办理交接手续，并及时组织监理单位、施工单位、供应商等相关单位进行物资验收工作， 办理 物资配送验收单第三十条物流服务中心协调供应商按照合同规定和现场管理的要求，安全

11、、优质的完成技术服务、消缺补件、设备安装调试等工作。第三十一条对符合合同有关投运要求的物资，物流服务中心负责要组织有关建设管理和运行单位办理物资投运验收手续，填写物资投运单，作为与供应商结算投运款的付款凭据。第三十二条对符合合同有关质保要求的物资，物流服务中心要组织运维单位（部门）办理物资质保验收手续，填写物资质保单，作为与供应商结算质保款的付款凭据。第三十三条在合同履约过程中， 建立“一单 （订单） 一评价”的履约评价机制，及时采集供应商交货、产品质量和售后服务等信息，并对合同履约情况进行评价，将结果反馈至招标评标环节。第三十四条供应商发生产品质量、交货期、售后服务或其它方面的违约，由各级物

12、流服务中心核实确认供应商违约事实后，依据合同规定向物资部提起追究供应商违约责任的请，并将处理结果纳入供应商管理。第三十五条对于物资合同履约阶段发生的变更，应由物资需求部门组织相关单位提出，形成经物资需求部门盖章签字确认的设计变更通知单，或物资需求部门出具正式书面变更需求报告，提交物资部按相关规定经审批后再与供应商签订补充合同。第三十六条所属单位物资合同履约中发生的变更符合下列情况时， 需形成变更记录， 经有关部门 （单位） 审核会签后，与供应商签订补充合同。（一）物资规格参数不变、单价不变，合同签订数量和服务予以增加或减少，增减幅度不超过招标文件或采购文件约定的变化量 （若招标文件或采购文件未

13、约定， 按照不超过15%执行），且未超过50 万元，经物资部门审签后，可与供应商签订补充合同。（二） 物资规格参数不变、单价不变，或规格参数调整且未导致对采购结果的实质性内容进行更改，合同签订数量和服务予以增加或减少，增减幅度未超过招标文件或采购文件约定的变化量 （若招标文件或采购文件未约定， 按照 15% 执行），但超过50 万元，需经物资部门审签和本单位相关领导审批后，可与供应商签订补充合同。第三十七条所属单位物资规格参数不变、单价不变，合同签订数量和服务予以增加， 增加幅度 超过 招标文件或采购文件约定的变化量 （若招标文件或采购文件未约定， 按照 15%执行），新增物资需重新纳入计划采

14、购管理。 紧急情况下，经负责采购的招投标领导小组审批后，可与供应商签订补充合同。第三十八条对新增物资，由物资需求部门在信息系统中录入采购申请，物资部门依据采购申请创建采购订单，依照相关规定按照程序与供应商签订补充合同。第五章 资金管理第三十九条 物流服务中心根据以前年度物资采购资金计划结转和下一年度物资采购资金需求编制下一年度物资采购资金预算。第四十条 物流服务中心根据物资合同履约情况，编制月度物资资金预算，经相关部门审定，纳入本单位月度资金预算管理。第四十一条根据物资资金月度预算批复结果，物流服务中心执行支付。第四十二条预算编制及资金支付应按照合同相关条款及本单位财务相关规定，在款项相应凭据

15、汇集完成后进行。第四十三条物资合同款按各单位规定及履约进度支付：（一 ）预付款凭供应商开具的履约保函和收据支付；若供应商放弃预付款，预付款可与投运款一起支付；（二 ）到货款、进度款和投运款在满足合同规定的条件后，分别凭相应单据支付；（三）质保金在质保期满后，凭运维单位签署开具的质保单支付。第六章 档案管理第四十四条 物流服务中心负责按照公司档案管理相关要求，做好物资合同及相关资料的整理、归档工作。第四十五条物资合同档案包括物资合同谈判、起草、订立、履约和终止全过程所生成的有关资料。第四十六条档案资料应保存原件。不能保存原件的，保留与原件核对无误的复印件，并对原件去向应予以说明。第七章 信息管理

16、第四十七条 物资合同信息是指对合同签订、履约过程中收集、汇总、分析的相关信息和资料。各单位建立物资合同签订、履约信息管理工作机制，定期进行统计与分析。第四十八条 物流服务中心根据ERP 系统回传的中标结果，及时创建采购订单，跟踪、督办审核流转，完成合同签订。在合同履约过程中，要及时将履约信息维护到系统中，尤其是物资到货验收后 3 个工作日后在ERP 系统办理入库手续，确保系统内外业务同步操作。第四十九条各单位物资部门应有专人负责物资合同台帐信息统计与分析，及时协调物资合同签订和履约过程中的重大问题，组织编制本单位物资合同管理简报。第五十条各单位深化、 完善信息系统应用， 做到网省、 地市、县级

17、合同信息系统的全覆盖、全应用。公司将定期从辅助决策系统中提取合同台帐数据，作为物资合同承办管理考核的依据。第八章 监督、检查与考核第五十一条 物资部对物资合同承办工作进行监督，定期或不定期组织对物资合同的签订、 履约、 归档等工作进行检查，考核、评价物资合同管理情况。第五十二条公司物资部将网省公司物资合同签订和履约情况的考核结果纳入公司年度企业负责人考核和同业对标。第五十三条公司财务、审计、法律、监察等部门按各自职责范围对物资合同承办工作进行监督检查。第五十四条 物资合同管理考核指标：（一）网省公司直接签订物资采购合同率网省公司直接签订物资采购合同率= 网省直接签订的物资采购合同金额/ 公司集

18、中采购中网省出资的采购总金额（二）物资合同签订完成率合同签订完成率（金额） =完成签订采购订单总金额/ 中标结果总金额X100%（三）物资合同签订及时率合同签订及时率（金额） = 及时签订采购订单总金额/ 中标结果总金额X 100%及时签订采购订单是指中标结果发布后 30 天内签订采购订单。（四）物资合同签订准确率物资合同签订准确率=正确签订采购订单行项目数量 / 完成签订的采购订单行项目数量X100%签订的采购订单与中标结果进行对比，供应商、数量、不含税总金额全部一致的行项目为中标结果正确签订的订单行。（五）物资到货完成率物资到货完成率= 实际到货物资金额/ 应到货物资金额X 100%实际到货物资是指在ERP 系统中已经完成系统收货的物资；应到货物资是指在统计日期之前按照合同规定应完成交货的物资。（六）物资到货及时率物资到货及时率= 合同约定交货期内实际到货物资金额/ 应到货物资金额X100%合同约定交货期内实际到货物资是指合同交货期满10日内办理完系统收货的物资。应到