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文档简介
1、采购合同管理制度总则1 .为规范公司对采购合同的管理事宜,做好采购合同的编制、签订、执行、 修改等工作,使其符合采购管理的要求及公司的利益,特制定本制度。2 .本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。采购合同的编写1 .公司采购部是采购合同的对口管理单位,负责公司采购合同的编制、签订、 执行、控制等管理事项。2 .公司一次性采购物品金额高于1000元,必须签订采购合同;外地采购(成 都市外)必须签订合同。3 .采购合同的编写程序。1)选择供应商。必须是公司认可合格供应商。2)进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判,谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判,并根据谈
2、判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。3)拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案,报送法律顾问审核及总经理分管副总进行审批。4)拟写正式的采购合同采购部应根据各相关部门、 法律顾问及总经理分管副总的意见对采购 合同草案进行修订,并据此形成正式的采购合同。4 . 正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。1) 合同签订双方的姓名、地址和联系方式。2) 采购物品的单价、总价。3) 采购物品的数量与规格型号。4) 采购物品的品质和技术要求。5) 采购物品的履约方式、期限、到货地点。6) 采购物品的验收标准和方式。7) 付款方式和期限。8) 售后服务和其他优惠条件。9) 违
3、约责任和解决争议的方法。5 . 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体,表达必须严谨。采购合同的签订1. 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格, 并以其自己的名义签订采购合同,如果委托别人代签,采购部应审验其委托证明。2. 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式, 其他任何形式的合同视为无效合同。3. 对于金额在10 万元以下的采购合同,可以采用传真的方式进行签订,即公司将合同拟订好后传送给供应商,供应商进行盖章签字后回传,公司盖章签字后发给供应商回执,视为合同成立。4. 签订后的合同由财务部保管。采购合同的执行与控制1. 合同签订后即具有了法律约束力,采购部应及时向供应商发送订货单,使
4、供应商及时准备公司所需的物品。2. 采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作, 当所采购的物料 不符合合同所约定的质量要求时,采购部应积极联系供应商进行处理。3. 采购部应建立合同履约的管理台账,对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记,并保存好能够证明合同履约的原始凭证。4. 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料,如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象,要求供应商提供进度安排,采购部根据进度安排与供应商进行联络,进行积极的协商,确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产,采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系,增加采购数量。5. 在
5、合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系, 将供应商视为公司的战略发展伙伴,便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应,在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。6. 采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作, 既保证仓库中 的采购物料库存最低,同时还能保证采购物料满足生产的需求。采购合同的修改与终止1. 在合同执行过程中,因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料,采购部经调查核实,可与供应商签订新的采购物料的数量规定,作为采购合同的附件进行执行。2. 在合同执行过程中,若外部市场环境发生变化(例如原材料价格或工资出现上涨, 供应商无法按合同规定的价格交货) 采购部可与供应商进行协
6、商,签订新的供货价格的条款,作为采购合同的附件执行。3. 在合同执行过程中,若因不可抗力导致供应商无法按时交货,采购部经过核实后,可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定,作为采购合同的附件执行。4. 有下列情形之一者,视为合同终止。1) 因不可抗力导致合同无法继续执行,双方同意取消合同。2) 因市场环境或需求的变化一方提出取消合同,由双方协商解决赔偿事宜。3) 出现违背合同条款的状况。4) 逾期没有履行合同约定的。5) 发生符合合同条款中合约解除的事项。合同纠纷的处理与合同管理1. 当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时,其一般采取如下处理方法。1) 与供应商协商解决2) 请第三方协调解决。3) 由仲裁机构进行仲裁。4) 通过法律途径解决。2. 采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律, 有下列情形之一者,公司将根据情节的轻重进行相应的处理。1)泄露合同内容。2)私自更改合同内容。3)丢失合同。4)在合同签订做资料保管中损害公司利益。3. 参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定,给公司造成经济损失和其他损失的,公司将根
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