关于电子档案系统的工作总结

1、关于电子档案系统的工作总结随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域， 包括工程设计领域。这样以来，工程设计过程中形成的大量 电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。电子文件的归 档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运 营的重要环节。所以，全方位做好工程设计中的电子档案管 理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此，本文主 要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。充分做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效 电子档案管理的重要前提。电子文件的非直读性特征决定了 相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度， 并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作

2、 提供可靠的制度保障。以 cadcad 文件的归档为例，归档人员首 先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必须有工程 负责人、经手人以及审核人的签名。严谨的归档程序和详尽 的规章制度保证了归档的准确性。但是，由于部分工程的工 期较为紧张，遵从严格的程序需要花费大量时间，这将会与 工作时效产生矛盾。 所以，可以采用先进的计算机技术手段， 将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。这样就 可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。由于一个工程可能形成成千上万个电子文件，倘若规章 制度存在漏洞，执行不严，势必会造成反复归档，浪费人力 财力的现象， 甚至会导致文件归档混乱， 输出的产

3、品为次品， 造成工程质量事故和严重的经济损失。因此，做好电子文件 归档前的准备工作，尤其是规章制度的建设、宣传以及推广 应用，为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。在电子档案管理的电子归档过程中，归档人要注意将不 同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知，在工程 设计中，从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设 计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格 式的电子文件，有 ecelecel 表格、 worldworld文件、扫描形成的 tiftif 文件等等。并且，这些文件大都在工程设计正式开始之前形 成，不仅涉及面广，而且内容繁杂，给电子归档带来一定的 困难。为了使这些电子

4、文件有条理地归档，文件盖章生效要 以电子文件归档通知单为依据，从而提高这些电子文件的归 档率。对于 cadcad电子文件的归档可以采用 dwgdwg 格式，因为这 种格式可以在 cadcad 中直接打开，接受直观检查，尤其是对档 案标识的检查，而且对归档后期的整理、编辑、利用、输出 及图纸保管工作都非常重要。同时，对于制作过程中的错误 如文字线形、扩大纸形等问题也可以做到及时的纠正，大大 提高 cadcad 出图合格率。但它也存在着一定的问题，如劳动强度大、费时费工等。对于 pltplt 格式的文件，恰巧与 dwgdwg 格式的文件优缺点相反。 pltplt 格式的文件在归档时图像不能直观显示

5、，但是文件 内容保持不变，不随阅读、输出平台的改变而改变。对于 pdfpdf 格式的文件，其一般为只读模式，不能实现对 设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电 子版，有一定的保护知识产权的作用。电子文件是形成纸质文件的源头，而对归档电子文件的 检验是产品设计的最后一个重要的环节。检查力求全面，兼 顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结 构、逻辑结构的变化问题。主要工作包括：一是检查图纸目 录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图 号、日期、 施工阶段、 序号、复用图的排列、 图框的格式等； 二是检查本卷的其他电子图，包括文件是否存在垃圾、字符 大小、文本位

6、置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框 的格式等。但是，需要注意的一点是，电子文件对设备及其 标准有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化， 文件很可能在经过制作、保存、载体转换等信息处理之后， 在归档检查时出现问题，例如使用的字形存在差异；同种字 形但是版本有所区别；电子图正常，但是归档后部分文字发 生串位、变形，甚至出现乱码。xxxxxxxxxxxxxxxxxx20 xx20 xx 年度档案管理工作总结及计划 一年来，我局档案工作在分局领导的正确领导下，在档 案局指导下，按照市局党委和开发区党工委、管委会的部署 要求，依据国家档案法切实抓好具体的档案管理工作。在增强职工档案管理意识

7、、完善相关机制、推进档案管理、加强国土资源管理、广泛为社会提供服务等方面取得了明显 成效。现将我局 XXXX 年度档案工作总结如下：年初，我局向全体干部职工传达了局领导关于档案管理 工作申报省特级的有关部署要求，对抓好今年档案工作进行 了专题研究和安排。一是成立了以党支部书记、 局长为组长， 分管局长为副组长，各科室负责人、档案管理员参加的档案 管理工作领导小组，下设综合档案室，分派具备档案管理资 格的人员上岗从事该工作，各科室专设兼职档案员员一名。 二是进一步建立健全各类规章制度，制定了档案管理岗位 职责制、档案设备维护使用制度 、档案管理现代化制度档案工作人员职责 、重大活动档案登记制度

8、、档案借 阅保密制度 、档案鉴定销毁制度 、档案统计制度 、档 案归档保管制度 、会计档案管理制度等一系列制度，并 上墙公示，确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方 向推进。三是聘请档案工作的专家到我局作专题指导，讲授 档案管理基本知识、重要意义和实施办法，介绍当今国内外 档案管理的先进经验，学习档案法等法律法规，从而， 使我局全体职工增强了对历史、信息的尊重意识，提高了档 案管理人员的工作能力。我局的工作性质和任务致使我局档案资料具有专业性、 连续性、高技术性、保密性等特点，从而，决定了我局档案 管理工作责任重大。 为此，按照局档案管理工作的统一部署， 一是在机构与组织管理、基础设施、业

9、务建设、档案信息化 建设、档案信息开发利用六个方面确定目标任务，并向局领 导、责任科室、个人层层分解，签定目标责任书，真正做到 任务、时间、人员三落实。二是严格按照档案接收、鉴定、整理、保管、利用程序实施管理：1 1、注重日常接收文件、资料和征集资料信息，凡已工 作处理完备的文档、图纸、图片、电子文档、实物等档案一 个月内进入局档案室，并按程序处理档案2 2、档案入库前，首先对其真实性、完整性、可用性、 时限性和保密程度进行分类鉴定和处理，有利于对其实施动 态管理，而后，对档案进行整理、保管分类、编号、登记， 增强了档案的保存价值和使用价值；3 3、档案入库时，按规定的分类库柜位置存放，确保档

10、 案目录、档案名称、档案存放位置、计算机管理总目录协调 一致，以便于清查、使用档案；4 4、档案入库后，切实加强对档案的保管、保卫和保密 工作，坚持每月清洁库房一次、 打虫一次， 做好防火、 防盗、 防虫咬、防霉变等预防工作；坚持每半年对电子文档载体和 环境进行检测，及时检查信息保存情况，做到防磁化、防辐 射、防碰撞；局每半年对全局档案工作实施全面检查，特别是对档案管理的制度落实、安全防护、正规化建设等方面进 行重点检查，发现隐患和问题及时整改；5 5、做好档案资料的利用工作，一方面对未利用档案进 行妥善保管和防护， 另一方面对可利用档案按照审批、 登记、 发出的程序向社会提供咨询服务，产生较

11、好的社会效应。截 止 XXXX 年我局档案共 91559155卷，其中文书档案为 39183918 卷，财 会档案为 226226 册，业务档案为 50115011卷，其中 XXXX 年我局档案 共 628628 卷，文书档案为 527527 卷，财会档案为 3131 卷，业务档 案为 617617 卷。今年我局把档案硬件设施建设作为重要工作之一抓紧 抓好。一是安装了监控视频系统和自动报警器，提高了档案管理的安全性，增强了安全防范能力；二是将全部档案 扫描入库，建立电子档案，提高了工作效率；三是各科室文 献、资料的收发、登记、信息传递和电子文件的存放均实现 了办公自动化，档案管理的科技含量倍增

12、，确保我局档案管 理工作上档升级。我局结合本身工作需要组织对档案管理工作实施全面 检查。1 1、重温学习了国家档案法有关条款、保密守则和 奖惩措施，做到检查督促工作有法可依；2 2、检查档案管理目标责任落实情况，将目标任务与奖 惩措施挂钩，任务完成者奖，未完成者罚；3 3、督促各科室整理资料，并及时向局档案室移交，以防档案资料遗失或泄密；4 4、对照山东省档案管理考核书要求准备相关材料，做 到材料齐全、完整、规范；5 5、实施全面清库，按照进档、修复、续存、可用、销 毁、上缴几个方面进行检查、分类、整理库存档案，重新编 写目录，上机登记，做到对档案件件有登记、有呵护、有掌 握。今年，我局档案管

13、理工作取得了较大成绩，但距上级要 求还有差距，特别是由于我局经历了多次改革变动、机构撤 并、职能调整以及办公地点的变迁，所以在档案内容的连贯 性、年代的连续性、完整性等方面难免有一些缺憾。1 1、积极深入到各科室，做好兼职档案管理员的档案管 理工作，做到腿勤、嘴勤，使文件材料归档率、齐全率、完 整率都达到要求。进一步完善特种载体档案的管理，加强对 电子、照片、录音、录像等特种载体档案和荣誉档案的收集 及规范化整理工作。2 2、继续推进档案管理工作的网络化建设，加快我局现 代化管理档案的进程，加大对兼职档案员各门类文件材料形 成、积累、归档工作的监督、协调和指导力度。3 3、继续做好档案的保管工

14、作，加强档案库房管理制度 的落实，严格执行档案借阅制度。潍坊市国土资源局滨海经济开发区分局电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关 的组织界限，优化政府组织结构和工作流程，形成新的政府 管理形态，实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性 互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能 方面的延伸，从内部办公延伸到对外服务，它是面向社会的 政府办公自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、 签署、发布以及收文办理等，都是在电子政务的操作平台中 进行。这些在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动 的历史记录，所以必须按照档案管理的要求进行归档和管理（ 但由于这些公文是通过电子政务

15、公文处理平台产生的，它的 特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件 的归档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子政 务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理等方式，并 采取多种措施，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性 和安全性。传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独立的管理 流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准， 并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档 一体化管理是按照文件生成与运行规律，采取统一、严密的 手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件 和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流 程的重组，达到两者在管理上的无

16、缝化和程序上的一体化， 从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的 真空地带和减少重复性作业。“前端控制”原则考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是 象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档， 分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件 的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的， 并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就 有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在 文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工 作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制” 的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控

17、制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理 工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始 控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档 案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后 文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为 一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一 个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录 和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建 立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并 移交或发送给档案部门。“全程管理”原则根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系， 即对电子文件从产生到永久保

18、存或销毁进行全过程和全方 位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件全程管理原则具体应该体现在电子文件管理 体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内 容和执行等方面。以电子文件管理系统对文件流程各阶段的 管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及 其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作， 包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行政 有效性和法律证据性都有着重要的作用。判断传统

19、文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件 载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的 文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。 只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表 示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件， 因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不 固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更 多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时 当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国 际上的一般做法是采

20、用法定程序对电子文件的生命周期进 行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿 电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般 可采取的措施是：在计算机系统中设置安全防护技术措施一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。二是设置操作日志，自动记录实施操作的人员、时间、内容等。三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。 在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前，对 只有签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子文 件签章。身份识别技术身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个 人身份

21、。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户的身份。通行字一般由数字、字母或特定的符号 组成、只有本人和所使用的计算机知道。当合法用户要求进 入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机会将这个通 行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如果 验明他为合法用户，就可接受他对系统进行访问；如果验证 不合法，计算机就会拒绝该用户对系统进行访问。防写技术将数字信息文件设置为“只读状态”，在这种情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可 以有效地防止用户更改数字信息内容，从而达到保护其真实 性的目的。传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成 的信息内容和载体是

22、否被破坏过，是否保持着作为证据所要 求的各要素。而电子文件的显示，却随着使用软件的不同， 其外观可能不一样，再加上电子文件的信息与其载体又是可 以分离的，因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于 电子文件。目前比较一致的看法是，电子文件的完整性一是指电子 文件和与之具有有机联系的其他相关文件数量齐全；二是指 每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。为此， 要求电子文件归档时，有关电子文件的支持软件和软件的支 持文档、以及有关的元数据都应同时归档。在同一活动中， 有时除了形成电子文件之外，还可能形成一些纸质文件，为 保持这些文件之间的有机联系，确保同一活动中形成的档案 信息完整性，应尽可

23、能将这些纸质文件作数字化处理，作为 电子文件一并保存。对于在不同应用系统中分散形成的、不 同媒体的内容相关的电子文件，如有关同一事件的电子文件 一部分在电子邮箱中，一部分在电子表格或相关数据库中， 则应收集齐全并保持有机联系。在电子政务系统中按公文处 理流程生成的公文，其构成要素包括文件处理单、原文、附 件、电子文件的纸质拷贝件等，都应纳入归档的范围。电子档案来自各个方面，来自各立档单位，往往是在不 同的计算机系统上形成的。其内容格式及数据结构不尽相同。 这种差异必然导致在利用过程输出时所使用的技术与方法 的不同。又由于计算机技术的飞速发展，电子公文形成时所 依赖的计算机软硬件技术不久就有可能

24、过时，以致新的软硬 件无法读取原先存储的数据，所以为保证数字信息档案长期 可存取性，建议采取以下几种措施： 采用通用技术目前，电子公文的形成方式多种多样、很不统一，这将 给今后利用工作带来许多的困难。所以在电子文件归档时， 应把属于特殊格式的电子文件转换成通用的文件格式；或将 电子文件建立在通用的数据平台上，以消除由于技术不同或 技术过时所带来的影响。一般文字型电子文件以XMLXML 文档和RTFRTF TXTTXT 为通用文件格式；图像电子文件以JPEGJPEG TIFFTIFF 为通用格式；影像数据以 MPEGMPEG AVIAVI 为通用文件格式；音频电子文件以 WAVMP3WAVMP3

25、 为通用文件格式；多媒体音像数据以 MPEGMPEGAVIAVI 为通用文件格式。打包保存法打包保存法就是在保存电子文件的同时，将与电子文件 相关的软件及其应用系统一并保存，并与电子文件存储在一 起。在使用该电子文件时，可运用与该电子文件存储在一起 的这些软件系统进行读取。此法一般是针对那些无法转换为 通用文件格式的电子文件，如用音频设备获得并经过计算机 处理的动态影像文件，应注意收集其非通用格式的压缩算法 和相关软件。拷贝法拷贝是在原来的技术环境下，适时重写信息数据，防止 由于存储载体物化性能变化而引起的信息丢失，这也是电子 文件长期保存的一种基本方法，此法目前已大量地应用于磁 盘、光盘、磁

26、带档案信息的长期保存上，但它不能解决电子 文件由于计算机软硬件过时所引起的长期保存问题。再生性保存法再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载体或光 盘上的电子档案，适时地转移到纸张上或缩微品上的方法。 这样利用时就不再使用计算机软硬件技术读取，从而避免了 计算机软硬件过时所带来的麻烦，并能很好地保证电子文件 长久的可读性。其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、检索方便、使用灵活等特点。而且，有些电子档案信息，如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒体信息等也无法转 移到纸上或缩微品上。迁移法迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到另一种技术平台上的复制方法，它是计算机软硬件变化适时改变数 字信息格式的一种处理过程。这一过程使得数字信息在将来 也可以被读取。迁移也意味着数据信息从一个存储载体转移 到另一个存储载体上，以进行数字信息的长期保存与读取。采用迁移法，通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件 依赖性低的通用格式上。或者将数字信息从品种繁多的格式 迁移到易于管理的标准格式中。目前迁移技术被认为是