电子文档也要安全防护墙

1、电子文档也要安全防护墙某集团是一家跨地域、多元化发展的大型国有企业集团， 拥有全资或控股下属公司数十余家，产业覆盖酒店、会展服 务、电子商务、物流、地产、广告传媒和科技等领域，是中 国服务业 500 强企业之一。泄密挑战该集团在几年前建设了 OA 系统并进行了持续升级改造， OA 系统已成为全集团网上办公的重要平台。 OA 平台也积累 了大量的电子公文，成为集团内部重要的信息资产。随着集 团的不断发展和与外部交流日益密切频繁，这些信息资产的 安全性受到了很大的挑战。因此，该集团迫切需要一整套专 业级的电子文档防护与安全解决方案以保障 OA 办公平台中 的电子文档在被下载到本地后能够依据企业规定

2、的权限被 安全使用。2014 年 12 月，该集团与慧点科技的信息安全专家就该 集团电子文档资产的“防泄密” 、“可管控”、“能追溯”等话 题进行了深入的探讨。解决方案 慧点科技文档防泄密系统针对该集团的文件安全管理 需求与OA系统应用现状，对企业 OA办公平台内部的重要 电子数据文件进行加密，并依据集团安全要求，与 OA 流程 进行深度整合。 同时建立集团 OA 电子文档安全的基本框架， 建立电子文档安全管理策略和流程，保证集团关键电子文档 的安全受控。项目建设过程中， 慧点科技与该集团首先共同制定了 OA 系统文档安全管理规范，遵照规范对 OA 流程进行了重新梳 理，确立了建设目标，并针对

3、风险点逐一实施文档防泄密系 统。具体工作内容如下：其一，安全平台建设一一实施文档防泄密系统。慧点科 技文档防泄密系统作为该集团的电子文档安全基础设施，担 负着安全基础框架支撑、加密算法管理、密钥管理、电子文 档加解密管理、授权管理、用户角色管理、接口管理、流程 管理、审计管理和与系统集成整合等任务。通过与 OA 系统 的深度整合， 该系统可为 OA 系统的重要电子文档保驾护航。其二，0A流程梳理一一设计安全的业务流程。首先， 将0A中的发文设定成普通文、机密文、秘密文和绝密文四 个级别，为每个发文级别设定了不同的流转过程和附件处理 方式；其次，通过在各环节调用文档防泄密系统接口进行安 全联动，

4、根据业务需要对流程中的附件进行自动加密和授权； 最后，对加密附件采用透明化加解密的处理方式，实现对有 权限的文档透明化使用、对无权限的文档无法使用的原则。其三，加强安全警示为电子文档增加水印信息。通 过增加电子文档全文水印功能，有效解决了文档拍照外泄、文档截图外泄、文档打印外泄等情况的发生。无论是用户电 脑中的敏感电子文档，还是来自 OA 中的重要电子文档，在 用户打开时，均会有明显的水印信息展示。其四，控制文档外发一一建立加密文档外发的审批流程。当 OA 平台上的电子文档被下载后发给集团外人员使用时， 可以为外发文档设置使用时间、使用次数和使用权限，并进 行硬件介质绑定，防止其二次传播等。其

5、五，逆向追溯审查建立信息资产泄密时间有据可查、可追溯的机制。采用电子文档在内网中全生命周期审计 的管理概念：当文档从业务系统中被下载后，在内网中的整 个编辑、流转、使用过程都将形成完整的审计生命地图，日 志审计员可查看所有用户对加密文档的操作记录。项目收益该集团在整合慧点科技文档防泄密系统和OA 系统后应用效果显著，具体体现在以下几方面：首先，采用人性化的加密文档使用方式，不改变文档的 名称和存储位置，无需改变员工的操作方式，即可实现文档 的防泄密功能。其次，将重要文档的外泄风险降到了极低， OA 系统的 数据安全得到了保障，同时借助细致的文档授权体系为下载 后的文档增加了严格的权限控制。再次，实现对外发给合作伙伴的电子文档的全生命周期 安全控制，消除了已发布的数据可能被再次或多次恶意