文书管理办法

1、文书管理办法第一章 目的第一条 为建立科学、合理、规范的公司文书处理程序，使文书处理准确、及时，提高文书处理的工作效率和文书的质量，特制定本办法。第二章 组织管理第二条 公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司工厂)的文书收发由其所属部门办理，行政部门负责文书的收受及发送。第三条 管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。第三章 文书的种类第四条 公司的通用文书有以下几种。(1)请示:向上级部门请求、请示、批准的事项。(2)报告:向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。(3)决定:对公司重要事项或重

2、大活动作出安排。4)决议:经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。(5)批复:上级答复下级的请示事项。(6)通告:在公司范围内公布应当遵守或周知的事项(7)通知:传达、批转上、同级、不相属部门的公文，传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项;发布规章 、任免、聘用事项。(8)通报:表彰先进，批评错误，传达重要情况。°(9)信函:同级或不相隶属单位间相互介绍、商治、询、催办、答复某些问题，请有关部门批准。(10)会议纪要:记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。第五条 公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请東、贺词、

3、新闻稿、启事等。第六条 文书的密级类别。(1)绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书(2)秘密:指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书(3)机密:指不宜向公司以外人员透露内容的文书(4)普通:指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要资料，则另当别论。(5)传阅:指在本公司内部传阅或传达的文书。第四章 “文书制作要领第七条 文书内容(以公文为例)包括以下几方面。(1)发文号:由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。2)收文机关:向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位;需同时报送另个上级部门的用“抄报”对同级或下级则用“抄送”(3)标题:对公文主要内容的概括

4、和反映，是公文的眉目。(4)正文:公文的主体部分。(5)发文机关:制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。(6)公文日期:包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。(7)公文印章 :加印在发文日期中间。(8)密级:保密文件注明密级。(9)附件:附件位于正文之后、印章 之前，注明附件的序号、标题。第八条 用纸格式。(1)国内公文用纸用16K型(26mx18.4cm)，涉外公文用A4型(29，cm20m)。(2)图文区:国内用16K型(23cm14.9cm)，国际标准用A4型(27cmx175cm)第九条 印装格式。(1)公文均采用横书横排。(2)单面印

5、刷可在上端装订，双面印刷在左装订。3)装订可用线装、钉装、胶粘办法。第十条 版面格式:首页采用文头。第十一条 公文行文原则。(1)上行文原则逐级行文，即下一级行文给直接上级。多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文。越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。(2)下行文原则。逐级行文。多级同时行文。直贯到底行文。(3)平行文原则。相互没有隶属关系的部门之间可以行文。第十二条 文书的署名。(1)公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名;如果是重要文书，按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名，或者署有关部

6、门的主管姓名与职务。(2)对外文书，如合同书、责任状、回执、公告等重要文书，一律署总经理职务与姓名。如果是总经理委托事项，可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第十三条 文书的盖章 。(1)在正本上必须加盖文书署名者的印章 ，副本可以加盖署名者或所在部门印章 。(2)如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章 ，并加盖具体执行者印章 代替。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章 (3)以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者印章 。第十四条 文书制作注意事项。(1)文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确范。(2)起草文书的理由包括

7、起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。(3)必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。(4)对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改者须署名。(5)可行可不行的坚决不行文，以减少行文数量，提高行文权威性和质量。(6)减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和扯皮。(7)行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担。(8)不轻易越级行文。第五章 文书制作流程第十五条 对外行文操作流程。(1)拟稿。由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时，在公司后加下属企业全称发文稿必须符合公文种类、格式使用规范

8、。(2)核稿。拟稿完毕，填写发文拟稿单，一并送各级领导审核。审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。(3)签发。有关领导审核签发，明确署意见、姓名、日期。(4)编号。由行政部统一编排发文字号。(5)印、校对。急件应先行处理。保密件应由专人打印。打印后的校样、废纸等应妥善处理。应专人校对，以原稿为准，重要文件需多人校对。打印、校对责任人签名。(6)在无误、规范的文件上统一盖印章 。(7)填写登记簿。(8)封发。发文工作由行政部负责。查验无误后信件封口，填写准确，注明急件、密级。第十六条 对内行文处理程序。(1)对内行文一般参照对外行文处理程序执行。(2)特殊情况下，各级部门、下属企业对

9、公司行文可不必经缮印程序。(3)对内行文，由各部门、下属企业负责人、公司领导签发第六章 文书的发送第十七条 需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点发送，必要时还需给文秘室回复或回执，调查报告不受本条 规定限制(1)文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名，并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。(2)公司内部文书原则上不封缄。(3)各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。第七章 文书的处理第十八条 普通文书的处理原则。(1)部门经理以上级别主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。(2)如果遇到重要

10、或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理。(3)各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。第十九条 机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。第八章 文书的阅览原则第二十条 某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书主管。第二十一条 有必要在各部门传阅的文书，必须附“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填，并最终交还文书主管。第九章 收文操作流程第二十二条 签收。一切外来信件、电报、传真，统一由行政部门签收，填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书，统一由行政部拆封处理。第二十三条 写明各部门

11、或个人收启的分送各部门或个人，如系公文，应主动送行政部登记处理。第二十四条 分发(1)行政部根据公文性质、要求，确定具体拟办和阅批对象，填写公文阅办单(2)分发去向。重要来文，由行政部长提出初步意见(拟办)，再由公司领导批示(批办)。一般文件，直转有关职能部门处理(承办)。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。参阅性文件，直接组织传阅。范围不明的文件，送领导审阅。第二十五条 催办。分对内催办与对外催办，包括发函、派专人打电话等方式。要使用工作催办单，对来文做到事事有交代、件件有着落，防止漏办、延误。第二十六条 结办。文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。第十章

12、文书的整理与保存第二十七条 全部办结的文书，在办结后三天内交行政部，按“完整、有序”的原则对文件整理、检査，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行编辑并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。第二十八条 员工个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。第二十九条 分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书，直接交主管保存;另一类是一般的文书，留存各部门保管。第十一章 文书的保存年限第三十条 水久保存文书包括公司章 程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;有关公司历史的文书决算书和其他重要文书。第三十一条 保存10年的文书包括请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及水久保存以外的重要文书。第三十二条 保存5年的文书指不需要保存10年的次重要文书。第三十三条 保存1年的文书指无关紧要或者临时性文书。第三十四条 调查报告由所在部门主管确定保存年限。第十二章 注意事项第三十五条 重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。第三十六条 保存期满及没必要继续保存的文书，经主管领导决定，填写销毁的理由和日期之后销毁。