其它物资采购设备采购管理程序

1、物资设备采购治理程序1适用范围本程序规定了物资设备采购治理的内容与要求.本程序适用于公司及所属各单位.2术语及定义本程序采用以下定义：2.1 物资设备：是指公司及所属各单位用于工程建设、生产经营、内部 管 理、日常办公所需的物资,包括用于生产经营的各种主要设备、设施、 劳动保护用 品和办公所需的各种物品.2.2 采购：是指对物资设备进行采购方案、物资选型、签订合同、购 买、 治理以及监督审核的全过程.2.3 工程设备物资分为三类：I类设备物资主要有电子工业产品,各种 车辆及油库用 各种输油泵、消防泵、防爆电机、阀门、流量计等；H类设备物资主要有加油机、油罐、液位仪、计量器具、鹤管、浮盘、发电机

2、、配电柜、变压器及化验仪器等；皿类物资主要是非标设备和其它零星物资.3风险3.1 其它物资采购3.1.1 采购方案未经过有效审批.3.1.2 选择了不合格的供给商,可能导致企业损失.3.1.3 商务谈判没有到达合理的采购目标,采购合同不标准,导致企业权益未得到有效保证.可能导致企业损失,采购和收货未进行适当3.1.4 采购物资未经过有效验收, 的职权别离.3.1.5 付款通知未经过有效审批.应当支付的金额不准确,应付账款3.1.6 物资采购结算资金未经过有效审批, 确实认、预付账款的处理不准确.4责任4.1 公司投资方案处 工程建设治理所在部门是物资设备采购方案的 归口治理部门, 负责建设工程

3、所需主要物资设备 采购的审批和监督管 理,负责下达公司所有工程建设除外属于投资的采购实施方案,工程建设治理所在部门负责工程物资的采购实施.4.2 公司质量平安环保处负责公司工程建设以外的,用于平安生产经营 工程的主 要物资设备采购的审批和监督治理；负责利用安保基金采购物资设备的 审批和监督治理； 负责油库加油站主要防护用品采购等物 资的审批和监督治理.4.3 公司总总经理办公室负责公司办公用品的采购和监督治理.4.4 公司信息化治理处负责办公设备及信息化设备的采购和监督治理.4.5 公司财务处负责对物资设备采购方案的审批和资金使用情况的监督治理.4.6 公司综合治理与综合治理与法律事务处负责合

4、同审查业务治理.4.7 公司加油站治理处负责加油站采购物资设备技术要求的指导和质量监督.4.8 审计监察部门负责对本单位物资采购实行审计监督.4.9 分公司负责I类、H类设备物资除外的 皿类物资及其它所有物 资采购方案 的制定及组织实施云南地区除外,负责编制 I类、H类设备物资采购方案,并 上报公司相关处室.4.10 所属各单位相关部门具体负责所需物资设备采购方案的编制和实施.4.11 云南地区各片区中央、部负责福利费列支的生活物资5限制内容及要求5.1 物资设备采购分类油库设备设施、加油站设备设施、车辆、平安消防环保设施及试剂、劳动防护用品、计算机及相关设备、办公用品以及维修材料采购等.5.

5、2 物资设备采购方案提出与审批5.2.1 物资设备采购申请方案a编制 物资设备使用单位根据生产消耗、基建工程、检维修、技措工程需要,按物资大类编制年、月度申请方案； 申请方案实行年度方案和零星方案相结合的形式,年度方案是 对下年度 全年物资设备需求的统一平衡,年度方案在上年 10月中旬前上报上级主管部 门,设备更新和零星设备购置实行年度方案治理. 其它按零星方案执行,需提前 上报主管领导或上级主管部门； 申请方案以书面形式上报.书面方案实行统一格式,经单位领导签字,加盖单位公章后上报.内容包括：物资名称、型号牌号、规 格、计量单位、数量、使用时间、用途、技术标准或技术标准；非标设备应附图纸,进

6、口设备、仪器配件还需有主机型号、系列号、部件号.对于 没有技术标准的采购物资,由专业 主管部门负责.b采购方案的申报审批要严格按采购方案申报审批程序执行,急用 材料除外.c 要求 物资设备名称、型号要与技术标准或技术标准中的一致.提供的技术标准或技术标准必须符合国家标准、行业标准或企业标准； 申请方案数量要与实际需要量相符,分批使用的物资设备要考虑周期用量； 应该在合理的采购周期内提出申请方案； 编制申请方案必须按规定的格式,内容齐全、 完整,书写清楚 工整.d对生产、大修、维护急用物资的申报,要在申请方案上注明“急用料按规定需审批的必须经上级部门同意.5.2.2 物资设备采购方案的审批a油库

7、、加油站、车队编制的?采购方案表?,报所属单位主管部 门审核或审批.b所属各单位?采购方案表?,报本单位领导审核,属固定资产的 报公司 主管部门审批.c基层单位维修材料的采购应提出采购方案报主管领导或上级主管部门审批.d重要设施设备泵、鹤管、阀门、发配电设备、化验仪器、加油机、油罐车等I、II类物资的选型和采购报公司相关部门审批.e工程工程所需 卜I类物资采购方案,报公司工程治理所在部门 审批.非 工程工程设备含I、I类物资购置方案统一报公司质量平安 环保处,由质量平安 环保处审批或转交相关处室审批.5.3供方的评定5.3.1 评价及监控的对象和范围a物资供给方评价的主要对象为公司所需物资的制

8、造商生产厂家及相关代理商.b对于市场零星采购的物资,只进行产品验证, 对其供方不进行承 包方评定.c对于除431中b以外的物资供方均应进行监督限制.5.3.2 评价的内容及标准a评价内容一般不少于以下工程：供方的真实合法生产经营资格的评价营业执照、国税、地税登记证及国家规定应具有的专业生产许可证； 供方产品技术水平及使用性能评价执行的技术标准 供方产品在本公司实际使用情况评价； 供方产品质量检验情况评价； 供方履约水平评价； 供方技术效劳、售后效劳质量与水平评价； 供方所供产品价格水平的评价. 对于平安、消防专用产品的供方评价,除432中a的规定外, 还应包括供方当地政府平安、消防部门的生产许

9、可证和准销证. 对于物资代理商的评价,除432中a的规定外,还应包括委托 代理协 议及授权书.d通过IS09001标准质量体系认证或IS014001环境体系认证的供方可适 当简化评价工程和内容,但实物检验及使用情况仍须作为主要评价 工程. .3.3 评定程序a由投资方案处、质量平安环保处、加油站治理处、综合治理与综合治理与法律事务处等专业部门组织收集按 4.3.2要求的相关根底资料.b投资方案处、质量平安环保处根据 4.3.2规定的工程及要求组织各相关 部门成立评价小组, 对供方进行全面评价, 确定合格供方, 形成?合 格供方名 录?并予以发布.c对初次选择的承包方,投资方案处或质量平安环保处

10、对供方进行 实地调 研、考察,安排样品分析,小量试用实验、产品检验或其它形式的 验证工作, 根 据实际效果或结果确定其合格供方资格, 列入?合格供方名录?.d供方评价一般每年集中进行一次,平常仅对新供货方进行评价和审定. .3.4 合格供方的监控a所有向公司供给物资的供方必须是?合格供方名录?中列入的b投资方案处和质量平安环保处对已评定的合格供方,依据其实际表现进行限制,并按具体情形做以下处理：所供产品经检验出现一次不合格, 由投资方案治理处或质量平安环保 处填报产品检验不合格通知单,在其相关评价材料中记录,并向供方发出不合格 通知单；所供产品经检验出现两次不合格或使用发现一次不合格的,或在规

11、定期限内纠正不及时, 取消其合格供方资格,同时修改 ?合格供方名 录?；所供产品对本公司质量健康平安与环境产生显著危害,或使用单位提出其产品超出国家或上级明令限制的危害指标,并经证实的,取消其合格供方资格,中断供货关系,同时修改?合格供方名录? .c投资方案处和质量平安环保处动态监控供方资格,并修订?合格供方名录?.5.4 物资设备的采购5.4.1 电子采购加油站、油库建设的主要物资设备,I类、H类设备物资属电子采购 物资,由 公司工程治理所在部门报主管领导审批后组织进行电子商务采购.非建设工程工程的I类、H类设备物资,属于电子采购的由质量平安环保处或信息化治理处报主管领导审批后组织进行电子商

12、务采购.5.4.2 招标采购5.4.2.1 采购部门编制招标文件,经与招投标办公室共同审核并报招投标治理委员会审核确认.5.4.2.2 采购部门审查投标单位资质并向合格的投标人发招标文件.5.4.2.3 招投标办公室接收标书、组织开标、评标并拟定中标候选人.5.4.2.4 招投标办公室将中标候选人报招投标治理委员会审核并签字确认中标单位.5.4.3 非招标谈判采购其它物资采购属传统采购的, 由采购承办部门组织,但承办人员必须两人 以上,并将询价纪录和谈判纪录报主管领导审批. 采购部门根据批准的采购方案 根据采购物资技术标准进行采购.5.4.4 采购合同的签订 主要物资设备的采购,属于电子采购需

13、要签订合同的, 不需进行合同审查会签,电子订单与合同等效.非电子采购由采购部门填写?合 同治理三项审查登记表?,经财务部门、法律部门审核后报主管领导审批后签订 购销合同,合同要明确质量 保证要求、技术标准、交货地点、验收 条件、违 约责任等相关内容, 经主管领导或部门负责人签字及加盖公章后 生效.5.5 物资设备采购验收5.5.1 外观检查验收a外观检查验收的内容：采购物资是否有供方提供的合格证,填写的内容是否符合采购技术规范或合同的有关规定；外观质量及包装是否符合采购技术标准的规定；随货资料是否齐全完整且与货物一致.b采购的物资设备应经相关人员根据外观检查内容进行验收,合格后方可入库或进行安

14、装,物资设备使用说明书、技术说明书、安装图纸、维修单卡等应及时存档.c外观检查验收的结果应及时填入?物资入库验收单?中,发现不 合格或 异常时应立即报相关方退货或换货等处理.5.5.2 实物检验a采购物资需进行理化检验时,由相关检验部门按国家规定的检验 标准进行 及时检验,内容应包括：物资名称、生产厂家、到货时间、产品 规格、数量、存放 地点、取样时间、联系人、联系 等.需送外委托检验时,由所属单位相关部门负责联系,并组织实施.b检验单位对承检物资依相应的检验方法进行检验,检验后出具准 确可靠的数据或检验报告单.c对于未入库工程物资,在特殊情况下,经所属单位主管领导同意后,可作让步放行.5.5

15、.3 使用验证a使用单位在实际使用过程中进行验证；b对质量不合格的物资,由使用单位报所属单位主管部门鉴定处理.5.6 物资设备采购的监督5.6.1 公司及所属各单位财务部门对物资设备采购进行审核,保证在 预算范围内.5.6.2 公司及所属各单位审计监察部门根据实际情况对物资设备采购工作进行审计监察.5.7 外购设备物资随机资料治理5.7.1 生产过程随机资料治理.各单位设备治理部门在参加开箱检验时履行随机资 料的清点、交接、复印、发放的责任.5.7.2 基建工程随机资料治理 基建工程购置的设备、仪器仪表等,由施工单位治理 部门组织建设单位工程治理部门一起对随机资料进行清点, 并将清点好的随机资

16、料交给 建设单 位治理部门复印发放、原件存档,发放给施工单位的资料将随竣工资料一起交建 设单位.5.7.3 对开箱检验过程中发现随机资料不全、丧失等情况,在清点登记后,所缺资料通知签约部门,由签约部门负责补充,由建设单位工程治理部门 按规定发放.5.8 采购物资的仓储治理根据?材料出入库治理程序?执行,应根据物资的不同特性和存放要求,制订保养方案,及时维护保养、定期检查,预防漏失、变质、失效和损坏,并在其产品本身的质保期内使用.5.9 结算付款5.9.1 物资采购部门根据合同、发票和验收单出具付款通知,经部门负责人审 核后报主管领导审批.5.9.2 依据财务审批程序,由财务部门依据相关部门及主管领导签批后的 结算资 料,根据合同条款,对物资验收单、采购合同、结算票据和相关原 始单据