外包仓库管理办法

1、外包仓库管理一、目的规范并细化外包仓库库管理，完善流程和表单，提高运营效率并降低仓库综合管理成本。二、适用范围本管理办法为试行版，适用于*公司。*部，会根据实际的试运行情况定期修订本文件。三、各部门职责部门重点职责需求部门1 .负责整合发货需求，确定订货计划、发货计划。2 .负责与采购部沟通供应商发货的相关信息。3 .跟踪货物出外包仓库后的签收情况，并及时反馈到货情况。4 .按期消化库存，及时处理积压品、报废品。5 .沟通供应商入库货品的质量，数量是否与订货需求一致。如不一致，则需要及时反馈采购 部并在结算货款前完成处理。财务部1 .财务管理中心负责对仓库盘点的监盘与记账监督，审批并跟进盘点差

2、异处理。2 .审批、支付仓库租金和运输费用等。3 .仓库库存的财务账目统筹管理。采购部1 .负责制订、修订公司外包仓库相关制度、流程、管理办法等。2 .负责与外包仓库沟通、协调并管理：入库、出库、库存盘点、数据同步、物资保存、清理 等工作。3 .负责整合月度发货、仓库出库数据。及时维护商品进销存台帐。4 .定期盘点库存，出具盘点报告，并按盘点报告审批意见跟进差异处理5 .定期对库存商品进行清理，对积压品、报废品协同有关部门出具处理方案，报批后跟进处理6 .负责对接与供应商相关的订货 /付款/退换货/数量、质量问题协调/交期协调/等事宜。7 .沟通审核供应商入库货品的质量，数量是否与订货需求一致

3、。如不一致，则需要在结算货 款前完成处理。四、名词定义1 .成品：指经检测判定合格存放在成品仓库的成品物资。2 .全盘：指对所有库位物资进行逐个清点和盘查；3 .抽盘：指按照一定的数量、价值比例，对存货进行有针对性的抽点和盘查;4 .异动盘点：指对有新增出入库的物资进行盘点；5 .到货通知单：到货前，给仓库的通知。6 .供应商-送货单：供应商随车送货应提供单据，由物流人员提供给仓库并由仓库的人签收。属于单据凭证。7 .入库单：仓库签收送货单后，仓库处于管理需要，会自己制作入库单凭证，并录入仓库的库存管理系统。8 .发货通知单：给仓库的发货指令。9 .出库/送货单：给采购、承运方、收件人的单据凭

4、证，需签收。五、管理流程序号仓库场景基本流程1物资入库1 .物资入库前，由需求部门，向米购部发送邮件到货通知单，说明物资送货情况，之后由采购部通过指定邮箱向仓库发送通知。2 .外包仓的库管员应根据到货通知单（删除价格和金额）进行验收。3 .库管员应核对供应商送货单及到货通知单，核对无误后，及时填写填写入库单，并同步登记到库存系统账上。（入库单为外包仓库自行管理的文件。）备注：目前采购部存档的是：与仓库沟通的微信群中反馈的签字版供应商-送货单（拍照版）。4 .仓库与采购部、需求部门确认每批入库物资名称，数量，sku编号。备注，到货通知单（邮件）需包含的内容：1 .送货供应商名称2 .送货内容（大

5、货商品名称，如与项目名称/实际销售名称不一致，需提供对照表）3 .送货时间（预计发货时间/预计送达时间）物流单号（供应商发货凭证、入库时间预估）2库内管理归属外包仓库负责完成。3物资出库1 .物资的出库必须提供发货通知单。经业务部门确认后，有采购部发邮件给仓 库。仓库使用自管系统记录发货数据，并随货附带发货清单，目前等同于出库 /送货单）2 .发货方式选择：1）快递：3公斤以下（数量较少的服装商品、数量较少的书籍产品）2）物流：3公斤以上（材料包等大型商品、大量书籍等超重商品）3 .发货后，应由外包仓，向采购部、需求部门提供发货单号。采购部、需求部门需 及时跟进发货配送、和及时安全到货情况。4

6、 .收货后，园所应在固定时间内反馈验收结果。由需求部门收集售后需求，超出反 馈时间，视为订单完结。5.内部领取样品时，需在发货通知单上予以标注。需求提出方为商品成本承担 方。需求方领用，加签相关人员与领导，向采购部发送邮件。邮件内需注明：使 用/借用周期（一次性领用还是借用）备注，发货通知单（邮件）需包含的内容：1 .后止确收货地址，接收人，准确电话2 .发货内容名称（使用与仓库录入一致名称）3 .发货数量（在库存不足时，仓库会通知订单发货问题）4 .是否有发货物流指定。（如需指定需提供相应邮件审批截图）4物资盘点1 .米购部牵头组织财务、业务等部门，对库存物资每半年进彳L次盘点，核对库存 物

7、资与台账。盘点方式：全盘。2 .库管员对仓库相关纸质单据要留底并保存完整，包括：物资的送货单、入库单、 物资领用单、出库单、仓库进销存台账，以便备查。3 .对库存时间较长的物资，发现破损或超过保质期时，采购部将数据信息提供需求 部门，需求部门应及时填写物资报废申请单，写明报废原因，由部门负责 人、财务管理中心、专业技术部门进行审定，超过？ 金额的，需报 CEO审批。4 .对不能及时处理的物资，应统一放置于仓库的待处理物资区内。5售后管理1 .需求部门需规范和拟定售后问题的反馈周期，超期问题原则上不支持受理。2 .售后商品，退回仓库，需保证不影响二次销售。（正常加入库存，进行二次销 售）3 .如

8、影响二次销售，采购部需联系通知相关部门，由相关部门反馈解决方案。（进 行作废或作为其他用途，有效利用等处理方案的制定）6对账与结算 管理1 .采购部统计每月发货订单，作为财务部核账文件及仓储物流费用对账文件。（发货数据来源：需求部门统计的每日发货需求，向采购部发送的发货需求邮件。对账数据来源：采购部向外包仓，发送的每日发货需求邮件、发货通知单、仓储发 货清单、物流配送单等。）2 .结算周期：依据外包仓库合同约定执行。3 .对账注意点：外包仓向提供方月度对账文件，包含如下材料：1）月度物流费用（含单次发货费用明细）、发货通知单、仓储发货清单、物流 配送单据等2）仓储费用（季度/约定时间续费对账）

9、3）库内操作费用（组装费用、盘点费用、清点费用）、盘点表等4）人工费用（需提前提供人工费用报价单）5）普通增值税发票（邮寄纸质版发票，采购部接收）六、表单样本范例 （包含相关信息，持续完善）1 .到货通知单到货通知单编号:项目物资类别填写日期年 月日到货时间到货地址序号物资名称规格型号单位数量备注合计2 .入库单入库单项目物资类别填写日期年 月日序号物资名称规格型号发货清单序号单位数量备注合计原件：送货方/库管第二联：财务/采购3 .出库/送货单出库/送货单编号:项目部门物资类别填写日期年月日收件人到货时间到货地点编R物资名称单位规格数量备注合计原件：领用方/库管财务/采购/采购收货方：4 .待处理物资登记表待处理物资登记表编号：序 号日 期物资名 称规格型号单位单价数 量性质部门经理处理意见处理结 果处理 日期经手 人备注需求人：需求部门主管：需求分管领导:采购部/财务：5 .发货通知单发货通知单编号:项目物资类别填写日期年 月曰收货人联系电话到货地址运输方式其他备注编R物资名称规格单位数量用途6 .物资报废申请单物资报废申请单编号:对部门国人制#日期物资编号物资名称报废数量规格型号购置日期报废金额采购单价报废原因签字：需求部门及分管领导签字：产品开发人签字：财务部负责人意见签字：采购部签字：处理情况物资已：口按规定废弃 口修复使用口退供应商口其