现代秘书应具备的能力与素质

1、现代秘书应具备的能力与素质黄冈职业技术学院学报 2005 年 9 月第 7 卷第 3 期回顾过去,提起“秘书”一词绝大多数人都会想到“花瓶儿”,似乎当秘书只要“年轻漂亮”就可以了。然而在市场经济不断完善 , 中国加入世界贸易组织的今天,全球经济发展对企业构成外部压力的同时,企业内部自身发展的要求也使各企业高层管理者越来越重视秘书的选拔,他们都想拥有一个具备全面的能力与素质的“全才”秘书, 以辅助其更好的工作 ,推动企业向更好更宽的方向发展。一、现代秘书应具备的能力（一 ）专业能力。作为现代秘书必须具备较强的专业能力,如语言文字应用表达能力、外语能力、计算机操作能力及速记能力。秘书人员工作中的一

2、个重要任务就是从事大量的文字工作,文稿的草拟与修改都要求现代秘书具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞、格式和逻辑知识 ,还要掌握一定的写作规律 ,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作实践,熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平,注意文风的改革,培养精练的文字表达能力。对于秘书而言,也一定不可忽略了外语的学习和掌握。加入WTO 后的中国,外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的比重,对外贸易中多多少少都会用到外语, 因此这也客观的要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应

3、具备的又一个基本能力要求,秘书要能够熟悉OFFICE办公软件的使用并熟悉计算机网络,还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力,领导在口头表述的时候,秘书要能够以最快的速度记录到工作笔记中或者录入到电脑中 ,从而大大减少工作时间 ,提高工作效率。（二 ）上传下达能力。作为现代秘书还需要较强的理解与沟通能力。秘书必须很快理解管理者说话或发布命令的意思,协助管理者思考 ,用正确思维方式和有效解决方案为管理者出谋划策,并能简练、精确、顺畅地传递相关信息。这要求秘书具有亲和力 ,能起好承上启下的桥梁作用,协助管理者将工作做好。（三 ）组织协调能力。现代秘书还需要有

4、较强的组织协调能力。现代秘书不是单纯的文书工作者,也不是捆、扎、收、发的简单劳动者 ,而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求,秘书经常要按照领导的意图组织各类活动,如果缺乏现代的、科学的组织管理能力 ,就无法把工作搞好。因此,秘书人员一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,平时多接触一些具体事物 ,处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的,不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察,统筹兼顾安排组织好工作,协调好领导与部下及各部门之间的关系,当然还要安排领导日程并为领导准备好相关活动资料。（ 四 ）适应能力。现代秘书要有准确的观察、判断和适应能力。秘书就像气象局一样,管理者及

5、办公室的风吹草动都唯你是问。要适应环境,而非环境适应你,要改变自己而非改变他人。同时对领导的动作、语言的领悟能力以及对领导的办事风格的适应能力也相当重要。凡事要有悟性,要领会领导意图 ,学会根据领导的习惯,工作的主次和轻重缓急安排领导工作。（五 ）应变能力。现代秘书还要有敏捷的应变能力和处理危机的能力。秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务,减少外界一般性事物对上司的干扰,这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中,秘书是上司的代表和发言人,这要求秘书默契地配合上司 ,帮上司打圆场,为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时,有良好的应变能力并能在短时间内做

6、出处理方案,这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。（六 ）公关能力。现代秘书还需要具有较强的社交能力和公关能力。当前,社会交往、企业公关已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交与公关对于秘书人员来说同样重要。首先,社交可以开阔视野,增长知识。在广泛的社交中 ,可以博采众长,学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智 ,智是谋之本,这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。社交也是办事的辅助。秘书人员办理公务,联系事务,自然是“公事公办”,但社交可以帮助其选取捷径,克服阻力,提高办事效率。秘书经常陪同上司出席一些必要场合 , 这就理所当然成为了他 （她 ）的助手和参谋。秘书工作还会涉及更多的客户服

7、务,这也将秘书推向了公关经理人或者公开发言人的角色, 因此秘书需要有外交家的平衡术,具备较强的社交和公关能力。二、现代秘书应具备的素质（一）要有分寸。在管理者眼里,秘书是最值得信赖的人,在员工眼里,秘书是与管理者关系最亲近的人,也是了解管理者情况最多的人,所以无论是对上还是对下,什么该说什么不该说是一名优秀的秘书必需要掌握的分寸,特别是管理者让你处理一些私人事务时 ,不要做一个“八卦”,到处宣传上司的私事。（二 ）要谦虚、礼貌。无论是在接听电话,还是陪同管理者出席各种场合,秘书的言谈举止都代表着管理者及整个单位的形象,保 持谦虚、礼貌的态度是赢得赞赏的最佳途径。（三 ）要有敏感的意识。敏感是指

8、在面对一件事情时要敏锐地意识到是否与管理者或单位有直接的关系,敏锐科学地做出判断,愚钝则会导致错误产生。（四 ）要有责任心和平常心。作为秘书有着对管理者的责任,对各部门员工的责任 ,对整个集体的责任,高度的责任心,是胜任秘书工作的前提。现代秘书必须要有一颗平常心, 因为很多时候秘书的功劳是不被发现的,往往成为了管理者的功绩,而且有时你还会为上司挡一些麻烦,替代他承担一些责任 ,也许你会受到一些不公平待遇,但上司会对你刮目相看的,所以一定要用平常心去对待。（五）要有极高的忠诚度,要保守秘密。忠诚与守密决定了秘书能否更好地协助管理者工作,也决定了面对外界时能否与管理者能否与管理者达成一致意见 ,

9、对管理者没有忠诚度 ,不能保守秘密的秘书是不可能将工作做好的。（六）要无情。由于秘书多数为女性, 因此秘书的这一素质也相当重要。天下最愚蠢最可悲的女人就是爱上自己上司的秘书。这种爱情的未来必然不被看好。如果你是幸运的,你的上司还是单身贵族,结果意味着你必须结束在这家公司的职业生涯,何况这种几率少之又少; 如果你是不幸的 ,你的上司早有家室,你将不得不打一场旷日持久,异常艰巨的 ,让你身心疲惫、心灰意冷的战役 ,这场战役注定要以你的惨败收场,并且你的痛苦是不被同情的。另外,上司也有情绪低落的时候, 当上司向你倾诉时,你只需要聆听和安慰,不要将个人感情搀杂在里面,牢记的一点是:你们只是工作关系。综

10、上所述,为了适应经济的发展,社会的需要 ,所有秘书人员必须按“四性”的标准要求自己:一是坚持真理的原则性,二是从实际出发的灵活性,三是对事物发展的预见性,四是随时机应变、处理事物的果断性。按照这四性的要求,我们在平时的工作中,必须把原则性和灵活性,预见性和果断性,文和武,德和才,甚至快和慢,粗和细,内和外等等结合得很紧密,摆布得很妥当,处理得很贴切。这些是基本能力 ,也是其本素质,是现代秘书的努力方向。新时期秘书工作的发展及对秘书工作人员的要求万宗喜 青岛大学师范学院学报2000 年 3 月第 17 卷第 l 期秘书是中国古老的社会职业之一，它的历史同中国史一样源源流长。当原始社会后期人类摆脱

11、愚昧、走向文明的时候，伴随着文字的产生、社会分工的细化和社会生产发展及公共管理的需要，作为以占卜、祈祷和记事为主要职责的原始秘书从社会生产劳动体系中独立出来，秘书及秘书工作便产生了。在人类社会漫长的历史发展过程中，秘书及秘书工作也经历了一个漫长渐变过程。在原始社会只有以神职为主而以记事辅政为辅的巫祝类秘书。奴隶社会则主要是以记事编年为主而以传达王命、撰拟诏制为辅的史官类秘书。在中国漫长的封建时代里，随着强大、统一的中央集权制封建国家的建立，中央和地方各级政府的专职秘书机构也建立起来，并随着封建政治体制的变化 （从三公九卿制到三省六部制，再到内阁制而不断扩大，专职秘书的队伍也在不断扩大，其职能和

12、作用也在不断延伸。与此同时，秘书人员的选用、考核形成一定制度。这是中国古代政府秘书工作的一个比较成熟时期。当然，与我们今天的秘书及秘书工作相比，它们在含义、工作性质、工作范围等方面都存在着巨大的差异。秘书工作作为国家行政及社会事务管理的有机组成部分与每个时代的进步与发展紧密相连。新中国成立以后，我国的秘书工作从制度到理论进人一个全面发展的新阶段。秘书工作机构和秘书工作人员在各级政府的组织系统中处于独立而重要的地位，从中央到地方都建立了按层次设置、管理幅度适当、工作职能明确的秘书工作体系，党政秘书工作制度日趋完善，秘书工作涉及社会的各个组织、各个行业，成为各个社会组织中不可缺少的组成部分。党的十

13、一届三中全会以后，特别是党的十五大以来，随着我国社会主义市场经济的逐步确立和经济建设的飞速发展，诸多新兴的产业和行业纷纷出现，认识和研究社会生活各个侧面的新兴学科和交叉边缘学科相继诞生，在各种社会组织的管理活动中原来以行政手段为主体的模式被打破，经济手段、法律手段、系统论、控制论和信息论等被广泛引人管理领域，传统的秘书工作受挑战。为了适应时代发展的要求，全面而准确地反映时代的变化，秘书工作在职能、手段等方面都得到了较大发展。主要表现在以下几个方面 :一、秘书工作的职能进一步扩展，提高了秘书工作人员的素质传统的秘书工作以上传下达、综合协调、督促检查、调研信息为基本职能。这种工作格局是与以往的社会

14、状况和政治经济发展水平相适应的。为适应当今我国社会政治、经济的发展需要，在党政机关或企事业单位，充任智囊参谋职能的新的秘书部门纷纷设立，如各级政府部门的研究室或调研室，企业、公司中的策划部、咨询中心等等，这都是带有研究性质的秘书机构，从事政策法律咨询、工作的前瞻性研究、方案的设计和实施办法的运筹等工作，直接参与领导的决策活动。也正由于此，最近几年大量高素质、高学历的专业技术人员加人了秘书工作队伍中，充当领导的智囊参谋角色。这是当今秘书工作的显着特点。这一新的职能，在一定意义上进一步提高了秘书工作的地位。二、秘书工作的内容更加广泛，秘书工作人员分类更为细致现阶段，由于我国经济、文化和其他社会组织

15、多元化趋势加强，使得秘书工作的价值目标和运行方式也日益呈现多元化，许多新的内容被纳人秘书工作的领域中。如公关关系，己成为秘书工作的新课题。现在各政府部门和大中企业都十分重视公关活动，大多在秘书部门设置专人从事这项工作，开展内外关系协调、对外宣传、形象策划等公关活动。又如，随着我国经济的飞速发展和改革开放的深人，对外的政治经济、文化交流不断增加，涉外秘书应运而生。它除了具备一般秘书工作的基本素质外，它对涉外秘书的外语、法律知识、社交礼仪等素质方面都有特殊的要求，这也拓宽了秘书工作的内容。再如，近几年随着我国经济政策的调整，经济成分的多元化加速，社会上出现了一个率先致富的阶层，其中的许多人雇佣秘书

16、人员为其处理业务、社交乃至生活等私人事务，其工作内容远远超过公务秘书的工作范畴。私人秘书（有的学者称其为民间秘书）已成为我国秘书工作的一个新领域和新门类，发展潜力很大。也正由于此，我国原有的以党政秘书的体制为蓝本的秘书分类方法已被突破，其分类将更加细致和科学，我国的秘书队伍已发展成为一个多层次、多类属的多维群体。三、秘书工作的理论研究日益受到重视，秘书工作人员呈现专业化趋势由于新时期秘书工作在各行各业管理决策中的地位和作用得到广泛认同，秘书工作的大量实践特别是人员队伍的变化、工作内容和活动方式的发展，为理论研究工作提供了良好的前提条件，全国秘书学的研究形成热潮。主要标志是:（一 ）全国创办的以

17、秘书工作为研究对象的报刊已达几十种，如中共中央办公厅主办的 秘书工作、上海大学的秘书 、沈阳大学的 （文秘）、湖北的企业秘书等等。（二 ）全国性秘书研究团体和区域性或行业性的秘书协会、学会纷纷成立。全国性的，如定期举行的“全国秘书学与秘书工作研讨会”、“全国党委秘书长、办公厅主任座谈会”。地方性的，如天津的企业秘书协会、大庆秘书协会。行业性的，如高校秘书教学研究会等等。（三 ）一大批秘书研究的专着相继问世，出现了许多全国知名的研究秘书学的专家、教授。最着名的，如原中共中央办公厅主任李欣，着有 秘书工作 、 中国秘书发展史 、办公室工作规范 等秘书学专着，上海大学的楼宇生教授着有通用秘书学 等等

18、。在这方面，邱惠德先生在其专着 中国当代秘书家论 （西南师范大学出版社 1998 年 3 月版）中对我国当代的几十位秘书学家的主要着作、主要观点以及生平作了简要介绍。改革开放以来秘书工作研究所取得的巨大成果，正如成都大学的常崇宜先生在当代秘书学研究的简要回顾一文（见秘书工作1999 年第 3 期第 20 页）介绍的那样，当今秘书工作的理论研究“现已攀上了四个高峰，第一，明确了秘书工作的基本指导思想，或称秘书工作的宗旨“三服务”。第二，秘书的概念与逻辑定义，初步取得官方认可。第三，秘书的分类。第四，关于秘书工作的基本规律问题。”也正是这些研究成果，极大地推动了秘书工作的发展。与此同时，在秘书人才

19、的培养方面，我国已改变了以往“师傅带徒弟”传统模式，正日趋专业化。自 1980 年上海文学院中文系率先设立秘书专业以来，到 80 年代末、 90 年代初，全国已有200 多所高校开设秘书专业，许多已招收秘书学的研究生。此外，许多中等专业学校和职业技术学校也开设秘书专业，培养秘书人员。至今，我国形成了多层次、多渠道、多形式的秘书人才培养教育网络，每年大量经过秘书专业培养的大学生加入到各行各业的秘书队伍中，为秘书工作带来了生机和活力。四、秘书工作手段日趋现代化，工作人员的劳动强度减轻，工作效率和质量提高由于科学技术的飞速发展，人类社会已进人信息、社会和知识经济时代。在我国，把计算机技术、现代通讯技

20、术、系统科学和行为科学结合在一起的办公自动化系统已大规模运用到各行各业的秘书工作中。计算机、静电复印机、自动电话机、收录机、摄像机、传真机、缩微照相机等现代技术设备的应用，使秘书工作人员在信息加工、文字处理、信息存贮与查询、数据处理、图像处理、声音处理、网络通讯等方面做到了现代化。特别是信息网络技术的迅猛发展和应用，使信息的搜集、转换、存贮、检索、分析与处理科学化。秘书工作办公自动化的实现，既把秘书工作人员从用笔起草、眷写、复写、刻印等繁琐的传统事务中解放出来，减轻了劳动强度，又提高了办公效率和工作质量。可以这样说，实现办公自动化不仅是秘书工作物质手段的飞跃，也是秘书活动发展的方向。以上我们可

21、以看出，秘书工作的发展与时代的进步是密不可分的。秘书工作必须不断发展，才能适应时代的要求。同样，作为秘书工作主体的各类秘书工作人员也必须不断提高自身的整体素质，才能满足秘书工作发展的需要，进而适应时代的要求。因秘书工作内容广泛，道德规范要求不一，下面仅以公务秘书为例，从政治素质、业务素质、人格完善三个方面加以论述。（一）加强政治理论修养从领导活动的特点与领导意图形成的角度来看，秘书工作必须有较高的理论修养，特别是马克思主义理论修养，只有这样才能理解、贯彻和实现领导的意图。尤其我们现在面临着一个复杂的国际环境，西方敌对势力对我实施“西化”、“分化”的政治图谋一刻也没有停止过。加之我国正处在新旧体

22、制转变的重要时期，经济社会发生了深刻变化，经济成分经济利益多样化，影响到人们的思想道德观念，一些深层次的矛盾逐步暴露出来，社会稳定也遇到了新问题。在这种错综复杂的新形势面前，由于秘书部门的枢纽作用，秘书工作人员介于领导和群众之间，他们在明辩是非和观察处理问题时，就应表现出较高的政治敏锐性和鉴别力，比别人反应敏捷和善于判断，若没有较高的理论修养，就很难具备这种能力。正由于此，提高政治素质，加强理论修养，对秘书工作人员来说显得尤为重要。因此，秘书工作人员必须加强马克思主义哲学、政治经济学和科学社会主义学说等基本原理的学习，加强毛泽东思想和邓小平理论的学习，从理论上进一步深刻理解党的路线、方针和政策

23、，并在行动中坚定不移地贯彻执行。在制定计划、调查研究过程中从实际出发、实事求是，用唯物辩证法的观点分析、处理问题 ;坚持正确的政治方向和政治立场，善于从政治的高度思考、解决问题，在大是大非面前保持清醒的政治头脑。同时，要学好党和国家的方针政策，掌握好本领域内的形势政策动态，随时为领导决策和工作实施提供咨询等服务。这点对参谋智囊型的秘书工作人员极为重要。（二 ）树立终身教育观念，不断提高自身业务素质和创新能力江泽民总书记在 98 年 6 月会见“两院”院士时指出，“当今世界，以信息技术为主要标志的科技进步日新月异，高科技成果向现实生产力的转化越来越快，初风端倪的知识经济预示着人类的社会经济生活将

24、发生新的巨大变化。”知识经济的到来，使人类知识的更新加快，终身教育将成为现实。因此，秘书工作人员必须树立终身教育观念，不断加强学习。1 .要善于学习新知识。秘书工作人员应该是一个博学者。在新形势下，学习的重点应包括以下三个方面的内容 : 一是秘书工作的业务知识。秘书工作在不断发展，工作内容在不断拓宽，业务知识也在不断增加。作为秘书工作人员善于学习这些新知识，并在实际工作中加以运用。同时，要善于吸收、利用秘书学研究领域的一些新的研究成果，提高管理水平和工作效率。二是社会主义市场经济知识、现代科技知识、法律知识、历史知识以及管理学、心理学、教育学等多方面的知识，以充实自己，开阔眼界，满足工作发展的

25、需要，为领导提供优质服务。三是信息技术知识。信息技术的发展，使秘书工作的现代化程度越来越高，许多管理工作借助计算机来系统来完成，这对秘书工作人员的知识水平提出了很高的要求。特别是随着网络系统的发展，许多信息通过局域网、城域网、广域网甚至因特网来实现信息在系统内、国内及其国际间的交流。作为秘书工作人员，既要熟练地掌握并运用这些计算机网络方面的新技术，又要具备参与国际间交流的素质与能力。在此基础上，不断开发、完善办公自动化系统，切实提高工作能力和工作水平。2 .要积极开展秘书学的理论研究工作。我国的秘书学研究是一个新兴领域，其发展时间不过二十年。近几年随着秘书学热的兴起，涌现出大量研究成果，促进了

26、秘书工作的发展，但还有大量的研究领域处于空白。作为秘书工作人员一方面要善于总结自己的工作实践，从中发现秘书工作的规律性东西，减少工作的麻木性; 另一方面结合自己的工作实际，积极开展学术研究活动，推动秘书工作不断向前发展。3 .要勇于创新。创新精神和创新能力是秘书工作者立足知识经济的最重要素质，创新则是推动秘书工作发展的直接动力。秘书工作的创新，既包括制度的创新，即建立健全各项规章制度，并随着形势、任务的变化不断加以修改、补充和完善，形成适应时代要求的新章程和制度，又包括工作手段、工作方法、工作内容的变革，最终达到提高工作水平和工作效率的目的。要实现秘书工作的创新，必须运用创造性的思维方式，做到

27、四个转变: 由只满足于办好具体事物向善于抓大事、谋大局、当高参转变; 由只注意当前工作向善于从实际出发搞好超前服务转变; 由被动完成领导交办的任务向主动服务、创造性工作转变;由只注意搞好对内服务向增强开发意识、强化公关职能转变。只有这样，才能不断探索秘书工作的新思路、新方法和新经验，开创工作新局面。（三）加强秘书工作人员道德、能力、气质等方面的人格修养与完善在一定意义上讲，秘书工作只是一项工作，而非终身职业。在我国的秘书工作中有一个十分突出的现象，不论党政机关，还是群众团体和大中企业，秘书人员工作一段时间之后，都会转而成为管理者或从事其他工作。秘书工作成为秘书工作人员向更高层次发展的跳板，终生

28、从事这项工作的很少。这种现象造成两个直接的后果，一是秘书人员的队伍极不稳定，流动性很大，工作质量起伏不定，难以保证。二是秘书人员对更换工作岗位、争取向更高层次发展的迫切心理，造成在实际工作中急功近利、处处迎合领导的口味，增强了人身依赖性，而丧失了人格的独立性。这种局面的出现，给秘书工作的长远发展带来了许多负面影响。解决这个问题，需要多方面做工作，最重要的是加强秘书工作人员在道德、能力、气质等方面的修养，完善自己的人格。在道德方面，秘书工作人员要甘于埋头苦干，无私奉献，处理好荣与辱、苦与乐、得与失、公与私的关系，树立高尚的职业道德，在思想、行动上把秘书工作作为一个终生的职业 ;在能力方面，在强调

29、服务功能的同时，要突出秘书工作的调研督查协调等功能，重点提高秘书工作人员的办事能力和技术操作能力，增强工作适应性; 在气质方面，要提高理论素养，保持稳定的情绪、宽广的胸襟和乐观向上的心理状态。完善秘书工作人员的人格，目的在于使其摆脱人身依赖性，把秘书工作职业化，并作为谋生的直接的、终身的手段，为秘书工作的长远发展创造一个良好的职能环境。秘书职业能力调查与秘书入才培养对策2005 年第 11 期 杨群欢 教育探索摘要:随着我国市场经济体制的建立和逐步完善，社会对秘书人员的基本要求发生了根本的变化。当今，秘书工作从内容到形式、手段都有了很大的变化。对秘书专业学生能力培养模式进行探索研究，目的是为确

30、定科学的培养目标提供理论和实践方面的依据。通过对秘书职业能力状况的调查和分析研究，明确新时期秘书人才培养的一、杜会对秘书职业能力要求的调查与分析1 .社会对秘书专业人才需求情况我国大学秘书专业开设于20 世纪 80 年代，当时主要是为培养改革开放后社会急需的新型秘书人才而创办的。因为招生数量少，社会需求量大，所以秘书专业的毕业生曾是“抢手货”。到 20 世纪 90年代中期，情况发生了明显的变化，全国有几百所高等院校开设秘书专业，招生人数逐年上升，形成了一定的规模。据调查，北京地区 1999 年年初对文秘专业人才的需求量越来越大。 2002 年春季媒体曾报道 :北京市己举办了 460 余场人才招

31、聘会，计算机、财会等专业市场渐趋饱和，而文秘、物业、旅游等专业供不应求。另据深圳特区报人才大市场的统计，文秘一类职业也是五大热门职业之一。社会对秘书专业的需求量还是相当大的，全国各地需求量保持稳定，其中以私营企业需求量为大。据调查，单位的性质、规模是影响秘书需求的主要因素。一般大单位，如省市级机关、事业单位，大型企业，因为规模大，人员配备齐全，分工明确，对秘书的专业要求就高，文字秘书专写文章，公关秘书专搞接待。这样的单位对秘书人员的要求十分严格，一般情况下都是通过考试向全社会公开招聘。区级单位和街道、乡镇近几年仍有一定需求，虽然每年都从应届毕业生中经严格考试选择秘书，但是数量不多，竞争十分激烈

32、。从目前情况看，优秀的专科生仍有较强的竞争力川。2 .社会对秘书人员职业能力的要求一是注重写作基本功和办事能力。在走访过程中，用人单位十分强调秘书的文字能力，要求他们“会写”、“擅长写作”、“有较好的文字表达能力”、“文笔好”、“文字功夫扎实”、“有较强的写作能力”、“最好有公开发表的作品”等等。很多用人单位录用秘书十分慎重，资历审查、面试和笔试这三个关口已是必经之途，最后一关笔试实际就是写作关。用人单位也十分看重秘书的办事能力，大多提到“能办事”、“善交际”、“会公关”、“善于协调各种关系”、“活动能力强”、“容易与人沟通”等等。秘书写作的内容十分广泛，但是秘书写作不同于文学写作，范围比较明

33、确，文种基本以应用文为主体，尤其是各种会议讲话稿，量大面广，充分体现出秘书写作的灵活性，需要秘书站在领导的高度换位思考，可以说“办文”能力是秘书的基本功 21 。秘书工作还包括通过办事为领导服务。如果说会写作是秘书的基本素质，那么会办事、懂交际、善公关则是新形势下秘书必备的能力。过去那种“秀才不出门，能知天下事”的说法已不适应时代的发展。在日趋激烈的市场竞争中不善交际、不会公关就无法成为一名合格的企业秘书。秘书的办事能力和写作能力一样重要，这已成为一种共识。能办事、善待人的“帮办型”秘书将成为提供创造性服务的社会急需的“灰领型”技能人才。笔者认为，培养学生的办事能力不能光停留在理论教学上，要把

34、理论知识转化为实际动手能力，要消化书本知识，加强实践环节，建立校内实训基地和校外实习基地，让学生走出课堂和学校，更好地了解社会 3 。二是注重思想品德提高和工作经验积累。秘书贴近领导身旁工作，与领导接触较多，直接辅助领导开展工作，处理一些具体事务，秘书人员的思想素质就十分重要。企业家十分看重秘书人员的思想品质，在“从事秘书工作，哪一项最重要”这个问题上，“踏实肯干、安心本职工作”成了首选。一般情况下，学生党员、三好学生、优秀学生干部更受用人单位欢迎。在招聘广告中经常可以看到这样的文字: “肯吃苦”、“作风踏实”、“思想端正”等。因而秘书的思想品质是保证工作顺利开展的基本条件一个从事过秘书工作并

35、有一定经验的人，工作起来自然得心应手，用人单位还可节省基本的培训时间和费用。高职教育重视培养学生的实践能力，大多设置了实践教学环节，加上学校组织的暑期社会实习实践，学生已积累了一定的社会经验，虽非内行里手，但已非新手可比，毕业后适应工作的时间往往较短。同时，随着领导队伍的年轻化，对为领导服务的秘书有年龄的要求就不奇怪了。秘书队伍的年轻化是一种发展趋势，也是适应社会发展的基本要求。三是注重电脑技术和英语与调研能力。近年来电脑已广泛应用到社会生活和工作的方方面面，无纸办公扑面而来。利用先进的电脑技术来处理文稿、管理事务已成为现实，要做秘书就要会用电脑，熟练操作电脑已成为秘书人员的基本功之一。调查表

36、明:65% 的单位认为秘书的英语水平应达到大学英语四级，即相当于本科毕业的水平。要求大学英语六级以上的大都是涉外单位，且数量呈逐年增加趋势。而只要求大学英语三级或懂一点英语即可的单位只占极少数。我国社会主义市场经济体制正日臻完善，与国际接轨日益明显。语言是获取信息、进行贸易的工具。有“良好的英语会话能力”、“英语的口、笔译能力强”的秘书人员往往成为人才市场的“抢手货”。在选择秘书时不仅仅关注实际操作能力，还非常注重秘书的分析调研能力。如果说电脑证书、英语等级证和驾驶执照是刚性条件，那么调研能力就是柔性素质，它可以促进秘书从助手到参谋，从。秀才”向“帮办”转变。四是注重效率意识和提高心理素质。企

37、业往往追求经济效益的最大化，所以企业秘书往往是身兼数职，既要完成大量的、琐碎的办公室事务，又要处理一些突发事件，有时又兼公关接待员，通过收集信息、接待来访、对外协调等一系列有效服务给企业带来经济效益。因而，对秘书提出了“效率意识强”、“心理承受能力强”、“具有团队精神”等要求。从某种意义上讲，时间主宰企业的成功与失败。因此，企业秘书工作必须快节奏地动作，和市场的变化同步。与此同时，秘书处于各个管理系统的中枢，地位特殊、事务繁重、角色复杂，常常容易处于紧张的心理状态。秘书的工作成效不仅取决于他的能力，还取决于他的心理健康状态、，良好的心理承受能力是秘书发挥工作能力、实现助手参谋作用的基础条件之一

38、。反之，不良的心理因素则会直接影响其观察能力、思维能力、表达能力，妨碍秘书的工作积极性和主动性。五是注重经济和法律知识。市场经济是法制经济，法律对市场经济有引导、促进、保障和制约作用，市场经济决定了秘书必须具备法律知识。秘书在整个工作环节中实际上是处于管理阶层，财会人员管理进出的钱财，技术人员管理技术指标，秘书人员通过管理事务来辅助领导。因此，对秘书来讲，行政管理知识是一种必备。秘书在自我发展、自我完善的进程中，要努力学习经济类学科知识，掌握基本法律常识，拓宽知识面，以适应市场经济的高要求。二、秘书人才培养对策1 .以社会需要为主导，改革人才培养目标我国秘书专业培养目标一直定位于为党政机关、事

39、业单位输送秘书专业人才，并依此设置课程体系。社会需求的变化必然导致人才培养目标的改革。针对浙江省民营企业十分发达的区域经济特点，综合“长三角”人才市场对秘书的要求，明确文秘专业培养目标必须从传统的文书型、服务型为主的“秀才型”秘书，向更全面的“帮办型”秘书转变。以“能办事，善待人”作为对秘书人才能力和素质的基本要求，由此确立培养适应现代社会需求的“帮办型”秘书的高职文秘专业人才培养目标。为实现上述目标，对文秘专业课程体系进行整体优化，并对教学实践环节进行改革，从而使人才培养目标的实现得到充分保证。通过抓好办公自动化设备运用、文书档案处理、秘书实务操作、语言与交际强化、人文素养培养等各个实践环节

40、的训练，培养学生的职业能力和人文素质，形成与社会需要相衔接、职业特征相适应的完整的职业技能证书考核评价体系，真正达到从“秀才型”秘书向“帮办型”秘书转变的根本目标。2 .以“应用性”为宗旨，强化课程结构与内容的改革(l)突出墓础课程应用性的特点。在课程建设过程中，注重突出高职基础课程应用性的特点，对相近课程进行整合重组，实现从基础课程的学科性教学到应用性实践教学的转变。(2)依托区域特色文化，开发人文素质课程资源。湖州拥有深厚的历史文化底蕴和丰富的人文资源，蕴涵着巨大的潜在教育意义。项目组从学生和社会发展的需要出发，围绕湖州人文特色资源，结合学校人文素质教育实际，建立了文化教育平台具有国际域名

41、的湖州文化网。 (3) 以能力培养为主线，加强专业主干课程建设。项目组对秘书理论与实务、人文素养教程等课程进行了重点建设。 2004 年秘书理论与实务课程获得浙江省高校精品课程的称誉，并被推荐到教育部，参加国家精品课程评比。学校承担的浙江省高职高专规划教材秘书理论与实务教程、 秘书语言与交际 及文秘专业实践教学教材秘书实务实践教程、现代文秘写作实践教程、地方文化与人文素养教育实践教程均公开出版。3 .以培养实践能力为核心，积极创新教学形式以文秘实训中心为基地，开展适应文科教学特点的“情景式”教学。学生在此模拟秘书整个工作流程和工作环节，将模拟情景与虚拟信息流相结合，工作任务和工作角色相结合，计

42、算机技能和管理知识相结合，采用分角色配合模拟、独立操作、小团体配合演示等多种形式，让学生获得真实的综合训练。这种训练直接建立在一定的社会关系、社会环境和社会角色的基础上，学生在此阶段所获得的经验可直接成为今后具体实际工作的技巧和方法。以秘书职业技能为主线，开展专业技能强化教学，主要通过对国家秘书资格基本要求和社会调研所反映的秘书工作能力需求对秘书技能强化训练来实施6 。在教学手段上，积极采用计算机辅助教学。依托学校“数字校园”的优势，利用网络资源等扩充性资料，在备课、上课、辅导等环节，运用现代教育技术手段，优化和丰富教学内容，增加学生的直观感受和学习兴趣，提高学习效率。4.以提升自身素质为基.

43、点，加强师资队伍建设(l)提高教师职业道德修养。职业道德修养是教师能否担任教书育人重任的关键。结合新时期高校学生思想工作特点，高校教师必须以热爱学生为教师职业道德的核心原则，牢牢树立教书育人的观念。“教师千教万教，教为育人;学生千学万学，学为做人”。教师要正确处理“书”与“人”、“知”与“行”、“德”与“才”的关系，切实做到以身作则，方能做到“为人师表”。(2)不断丰富知识内容，提高业务水平。在对大学生进行专业教学或思想教育过程中，很多教师都体会到因自身的知识水平、文化修养不高而直接影响了工作效果。大学生的思维能力和知识积累决定了他们在接受教育时不会像普通中小学生那样唯命是从。丰富的知识内容、

44、较高的文化修养和过硬的专业技能则是教师建立威信的重要因素。教师应加强理论和专业技能的学习，接受专业前沿科技信息，掌握过硬的职业技能。同时要融人社会，参与实践，以亲身经历、亲身实践的知识经验传授给学生，真正做到理论与实践的有机结合。面向 21 世纪的秘书人才培养1998 年 4 月第 15 卷第 2 期 江汉大学学报 吴凤翔面对 21 世纪的世界和中国的变革，如何培养适应21 世纪的各类高级专门人才，是我国高等教育改革的根本目标。而面向 21 世纪的秘书人才培养，是我国培养各类专门人才的任务之一、转变教学观念，增强培养 21 世纪秘书人才意识教学观念的转变最重要的是认识当代社会发展的核心文化理念

45、是“能力本位”，培养和塑造适应21 世纪中国社会发展的有能力的人才。有能力的人才在中国未来的社会发展中将起主导作用。人的能力表现为一种外在行为的效果，它总是和人的内在素质分不开，只有具备高素质才能表现为一种很强的能力。因此，我国高校教育的目标就是为我国各行各业，各条战线培养高素质有能力的人才。培养高素质有能力的秘书人才，是我国高等教育文科类人才培养的任务之一。秘书作为我国党和政府机关，企事业单位的一种行政职务，他为各级领导处理日常事务，进行辅助管理和为群众提供综合服务，有些高级秘书还参与决策，成为领导的参谋助手。秘书工作要求秘书人员具有全面综合的素质和全面综合的能力。“人的素质，包括先天遗传素

46、质和后夭学习训练而逐渐内化的养成素质，是一种先夭遗传和后天培养相结合的人的身心特点的综合的、内在的、整体的体现。”人作为社会人，构成其心理素质主要是养成素质，即主要是通过后天学习，训练而逐渐内化的素质。学校对学生进行素质教育的目的是要“调动学生认识与实践的主观能动性，促进学生生理与心理、智力与非智力、认知与意向等因素全面而和谐的发展、促进人类文化向学生个体心理品质的内化，从而为学生的进一步发展形成良性循环。因此，作为社会人的素质应该包括人的理想信念、精神情操、道德品格、文化幸养、心理个性等。人才素质也是精神文明的一种体现。我国高等教育培养的人才素质要求和我国社会主义精神文明建设的指导思想和总要

47、求是一致的。我国社会主义精神文明建设要求“加强思想道德建设，发展教育科学文化，以科学的理论武装人，以正确的舆论引导人，以高尚的精神塑造人，以优秀的作品鼓舞人，培养有理想、有道德、有文化、有纪律的社会主义公民。”因此，“有理想、有道德、有文化、有纪律”，是我国社会主义精神文明建设对普遍公民素质教育的长远目标，而我国高等教育是培养社会主义公民中的精英，他们应该率先达到这一要求。高校秘书专业培养秘书人才的全面综合的素质应该包括思想道德素质、科学文化素质、生理心理素质。具体说来，秘书人才的思想道德素质应该是: 具有高度的政治敏感性和政治远见，能面向世界和面向未来，对人类前进和发展的正义事业具有坚定的信

48、念和高度责任感; 具有强烈的爱国主义精神和自尊、自信、自强的民族精神;对秘书工作兢兢业业，尽职尽责，积极进取，具有主体精神、创新精神、开拓精神;热爱集体，热心公益，一切从人民利益出发，全心全意为人民服务。秘书人才的科学文化素质应该是: 具有丰富而宽广的自然科学知识和人文知识; 要了解人类现代基础科学研究新成果，认识现代信息技术、激光技术、生物工程为标志的现代高科技的发展，要有哲学、历史学、文化学、文学、语言学等方面丰富的知识，懂得人类社会的过去，现在和未来的发展规律，懂得人生的目的、意义、价值，不断追求人的完美化 ;要有经济学、法学、社会政治学、行政管理学等方面丰富的知识，懂得行政管理和秘书的

49、工作性质、内容、方法及其规律，具有综合管理的知识素养。秘书人才的生理心理素质应该是:具有坚强的意志，能接受顺境与逆境的挑战，既能独立判断，富有主体意识，又能任劳任怨，适应环境，具有稳定的心理情绪和积极的兴趣，既善于感知又能周密思考，既富于想象又勤于判断;在性格上既热情爽朗又沉着冷静，还要有旺盛的精力和健康的体魄，能承担责任。秘书人才的素质只有外化为能力，才能对社会发挥作用，实现自己的价值。秘书人才的指向是从事行政部门的综合管理和综合服务，所以，秘书人员的能力结构应该是多层次，多因素的综合体。秘书人才能力结构的第一层是秘书人才作为普通高级人才所应具备的能力。由于秘书人才要在各级行政部门发挥作用，

50、他们首先必须具备我国普遍高级人才所应具备的思维能力，表达能力、观察能力、判断能力。所谓思维能力是人对客观世界认识和概括的能力，要求秘书人员在思维方法上能采用归纳与演绎、分析与综合等逻辑的思维方法或具象的形象思维方法，在思维方式上能采用正向思维和逆向思维、平向思维和多向思维、直线思维和迂回思维，达到对事物本质的认识。所谓表达能力，是要求秘书人员能运用中外文进行口头表达和文字表达，做到言简意赅，内容明晰，文从字顺，对外文要求是能熟练地运用一门外语进行阅读、口译和笔译。所谓观察能力，是指人们对客观对象的一种有意识、有目的、有选择的感知，要求秘书人员对客观事物的观察要敏锐、迅速、准确，为决策部门提供一

51、种可靠的客观事物依据。所谓判断能力，是指对客观事物作出选择和评价的能力，要求秘书人员在准确把握对象的基础上，能迅速而正确地作出判断、选择、评价，确定对客观对象的态度，把握工作的主动性。秘书人才能力结构的第二层是秘书人才作为秘书专业人员所应具备的能力。秘书是各级行政部门协助领导进行综合管理的人员，应具备组织、协调、办事、公关等综合性的专业管理能力。所谓组织能力，是要求秘书人员能按领导意图策划，组织各种活动的能力，能以全局观念和系统意识统筹安排本单位的工作，使之准确、高效地向前运转;所谓协调能力，是要求秘书人员按照本单位的工作目标和领导意图，协调单位内部门和部门之间的各种关系，达到减少摩擦，统一思

52、想，共同行动的目的 ;所谓办事能力，是要求秘书人员按照本单位的工作目标，能以清醒的头脑，敏捷的思路，准确、迅速地处理日常工作，包括办文办会和其他杂务; 所谓公关能力，是要求秘书人员具有熟练的对外交往能力，包括对外联络、接待、谈判，能熟习本部门业务，能不断打开对外工作渠道，推进本单位工作，扩大工作效益。秘书人员能力结构的第三层是秘书人才对现代化设备的使用能力。人类即将进入 21 世纪，随着高科技的迅速发展，现代办公设备和办公手段正在发生根本性的变革，计算机的使用使办公过程由无序到有序，采用程序化、规范化管理，复印 机、缩印机、传真机的普及，大大提高了办公效率。现代办公设备的使用，使人们逐渐丢开了

53、传统的阅读方式和书写方 式，也改变着人们的思维方式和办公活动方式。现代秘书人才要适应这种变革形势，必须具有熟练地操作现代办公设备的 能力，会运用计算机进行信息处理、储存和使用，熟练地操作复印机，传真机和其他现代办公设备。二、更新教学内容，以现代科学知识和人文知识培养秘书人才秘书人才的现代化，是知识和能力结构的现代化，要培养现代秘书人才，必须更新教学内容。我国高等教育从五十年代起接受前苏联高教模式的影响，片面强调专业教育和职业教育，而忽视了具有综合性特点的通识教育，造成学生所学专 业面窄，知识视野不宽，思想底蕴不足等缺陷。为了改变这种现状，我国高等教育的战略目标和课程设置正作战略性调 整，就是要

54、树立科学教育和人文教育并重的思想，使大学生既具有较高的科技水平，又具有较高的文化素质。面对 21 世纪的秘书人才培养同样要体现这一精神，要实行科学教育和人文教育结合，普通教育与专门教育结合，理论教育与实践教育结合。秘书人才素质和能力结构具有综合性特点，在“普通教育”中以培养综合素质为主，包括科学教育 和人文教育。人文教育在秘书专业的教育中占有重要位置。所谓人文教育是对学生进行哲学、语言、文学、文化、历史、 政治等教育，使秘书专业的学生能正确思考人生的目的、意义、价值，去追求人的完美化，使他们具有较高的文化素质和 文化品位，树立一种理想的人格风范，使他们懂得社会历史的发展规律，去为民族，为人类的

55、生存与发展作奉献，具有开 拓精神，创造精神，奋斗精神。而且良好的人文教育还有助于使他们视野开阔，启发他们进行创造性思维。秘书专业的学生作为高校培养的人才，对他们进行普通教育（ 即通识教育）的内容除人文教育以外，就是必要的科学教育，即进行现代科学技术基本知识教育.邓小平同志说: “科学技术是第一生产力”，主要是指科学技术是推动社会变革最活跃最直接的因素。人类社会由古老的农业社会到近代的工业社会，到未来的信息社会，促进其转变的物质力量是科学技术的发展。科学技术的发展趋势是人类发展趋势的主导，现代社会的信息科学、生命科学、材料科学的发展，已经使社会的经济生活发生根本 变化，也给人类带来了生活方式的变

56、化和思想观念的变化。离开了现代科学技术，现代社会无以向前发展。而且现代科学 技术不仅属于专职的科学技术人员，由于它在现代社会已由实验室里的成果转化为现代生产，并且走向人们的日常生活， 把每个家庭的生活方式推向现代化，它和每一个现代人结下不解之缘。作为秘书工作人员，主要从宏观上懂得现代科学技术和演变的历史，能认识科技发展对推动人类社会发展的重大意义，特别是要了解现代科技飞速发展对推动现代社会飞速 发展的决定意义，从科技发展与物质文明建设和精神文明建设的密切关系，认识到“科教兴国”的重要意义。现代秘书人员还应了解推动现代社会飞速发展的现代物理科学、信息科学、生命科学、材料科学发展的基本常识及其成就

57、，了解这些科学的发展对当今社会的现代工业、现代农业、现代国防、现代生活方式的制约关系。同时现代秘书人员 还要懂得以现代科技成果制造的现代办公设备如计算机、复印机、传 真机、移动电话等的基础原理，并能熟练地进行操作。秘书专业的专业教育是指秘书专业的学生将来直接从事秘书工作所应具备的专业知识和专业能力教育。秘书工作是一种特殊的综合性的行政管理工作，它既不同于行政部门的领导管理，也不同于职能部门的执行管理，它对领导只是一种参 谋和协助，对下属单位和群众只是一种服务。秘书受权办事扮演二重性角色。一方面为领导授权，在下属单位和群众中执行领导的旨意，实现领导的意志; 另一方面他又是秘书，并不是领导，是行政