试论电子档案的管理安全与利用

1、试论电子档案的管理平安与利用 试论电子档案的管理平安与利用 中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-114506-000-02 摘 要 随着信息技术的迅速开展，社会各领域对信息技术的依赖程度也越来越高，因此采用电子档案进行各种信息的管理成为企事业单位档案管理的趋势。本文对目前电子档案管理所存在的问题进行了分析，同时针对存在的缺陷与缺乏提出了几点看法。 关键词 电子档案 档案管理 档案利用 电子档案是指计算机硬盘、效劳器硬盘等硬件信息存储设备进行存储的，与传统的纸张所记录的信息相匹配，两者之间完全相同的图片、文字等信息的集合。档案管理人员必须清醒的认识到，电子档案与传统的纸质的档

2、案存在很大的差异，必须采用与其完全不同的方式进行管理，以确保档案的真实性、完整性和平安性等。 一、电子档案的管理现状 长期以来社会各领域都是采用纸质档案，但是随着计算机信息技术的开展，电子档案逐渐成为现阶段各领域档案管理的主要方式。但是由于电子档案刚刚兴起，现阶段相关技术和管理理念都不够成熟，所以在电子档案的使用过程中仍然存在很多的问题。 尽管电子档案技术的使用和管理存在各种各样的问题，但是为了能够解决传统的纸质档案数量极大、占用空间多、非常容易损坏和丧失的问题，迫切需要使用电子档案来解决纸质档案管理中存在的问题。虽然以后很多的企事业单位开始尝试使用电子档案来保存相关信息，但是由于缺少专业的电

3、子档案管理的技术，现阶段这些企事业单位电子档案管理的信息化程度很低，已经无法满足当前的需求。为了解决此问题，电子档案管理相关技术的推广与培训已经刻不容缓。 二、电子档案的管理平安 随着电子档案的逐渐普及，其平安性已经成为各个单位档案管理部门所需面临的又一挑战。虽然信息技术开展进一步深化，但是由于电子档案管理理念、方式方法等各不相同，也将导致出现各种各样的问题。如何确保电子档案信息的完整性、真实性和保密性等是确保档案信息有效利用的前提。 企业、单位档案管理部门必须对其档案管理人员进行严格的培训，每位管理员都必须严格执行档案管理的各项规章制度，任何人都不能够违反规章制度查看档案信息。于此同时，档案

4、管理部门必须严格控制相关人员的档案查询权限，以及相关纸质档案实体的管理。只有在确保使用者不会破坏档案信息，并且能够对档案信息严格保密的情况下才能够进行相关信息的查询检索。 档案管理部门必须能够及时发觉并消除任何存在的威胁到档案平安性的问题。例如在企业的档案管理系统定期维护期间，档案管理部门必须能够意识到所存在的平安隐患，积极采取相应的解决方式。同时，为了防止不法黑客份子的恶意攻击所导致的电子档案信息丧失或损坏，档案管理部门必须实时备份相关信息。不管在电子档案的管理过程中遇到何种问题，电子档案管理人员必须时刻保持清醒的头脑，积极采取相应的解决措施，争取防止损失或将损失降到最低。 三、电子档案的利

5、用 档案的保存是为了以后工作和研究提供参考，各企事业单位档案管理部门怎样才能够提高电子档案的利用率，能够真正的发挥其作用和优势，增强人们对电子档案的了解与认识，进而促进电子档案的进一步开展。电子档案具有查询快捷、存储方便以及所占空间有限等特点，所以电子档案的利用也应该已信息技术为平台才能够充分表达其优势。因此，电子档案的利用大致可以分为以下几个方面： 电子档案复制 电子档案复制，可以向电子档案使用者提供其全部信息，从而保证用户所用信息的真实性、有效性和权威性等。档案管理部门可以在向电子档案使用者提供通用的标准文档格式，以方便用户的查看。假设电子档案使用者不具备相应的软件、硬件平台时，档案管理人

6、员可以为其提供纸质的相关材料供其参考。 利用网络传输 在一些时候人们对相关电子档案信息的需求时间紧迫，而又不能够亲自到档案管理部门申请，这种情况下电子档案管理部门可以通过网络将电子档案发送到其网盘、邮箱等网络文件存储工具中。利用网络传输可以实现电子档案信息利用的最大化，同时也可以使各单位档案管理部门之间相关信息的共享。 联机检索 各个企事业电子档案管理部门可以可以在确保档案平安性的前提下，对可靠的用户提供联机检索，即由超级用户管理员给电子档案使用者开通一个带有权限限制的检索账户，可以在保证其对企业档案的无损害的访问。电子档案管理部门须在其完成相关信息的查询之后，将所提供的账户删除或禁用。 四、

7、提高电子档案管理平安和利用的对策 由于电子档案独特的特点，各企事业单位必须加强电子档案的管理。电子档案管理部门必须针对档案的管理和利用各个环节提出相应的规章制度、保护措施和使用标准等。必须根据档案的密级制定相关的查阅制度，严格根据相关规定审核查阅者的资格。当有人需要联机检索电子档案时要严格审核其身份信息，防止不法分子窃取档案。 用户权限审核 在电子档案使用过程中可以根据其所处的岗位、级别等确定赋予的使用权限，并按照审批手续进行系统用户注册。同时系统在用户登录之后，能够根据其所用账户信息判定使用者的身份的合法性及相关操作权限。使用者在登录过程中的操作超出权限范围时，系统应能够拒绝其请求并及时给予

8、警告。在电子档案拷贝文件使用的过程中也应严格遵循相关规定，并确保在使用后能够被及时的收回或销毁。 增强档案管理人员的平安意识 由于电子档案的提供利用方式各种各样和所依赖的技术的多重化，导致电子档案管理和利用工作的复杂化。正因如此，各企事业单位必须增强电子档案管理人员的平安性意识，使其充分认识的档案管理工作的重要性，最终不但能够确保电子档案被最大限度的利用，还能够有效的保护电子档案信息不会被泄露或损坏。无论如何，电子档案管理部门必须提高档案管理人员的自身素质，确保其能够对工作负责，时刻保持一丝不苟的工作态度，这也是电子档案管理工作中的重中之重。 完善制度、整合资源 要对现有的档案使用制度进行进一

9、步的完善，建立严格的档案访问权限审核机制，使用电子档案必须经过主管部门的批准。同时档案管理部门要注重相关档案信息的收集，并对收集的档案信息进行采编处理以补充档案库资源，最大限度的满足使用者的需求。 五、总结 电子档案已经成为当前社会档案管理的开展趋势，它与快速开展的计算机信息技术相适应。信息技术的使用也使得电子档案的数量迅速增加，如何有效的管理和利用电子档案是当前人们所面临的又一问题。电子档案管理部门应该在大力推行电子档案的同时，应该对档案管理人员进行相关技术、法律法规的培训，确保其在档案管理工作中能够尽职尽责、严格保密等。 参考文献： 【1】 黄昌瑛.电子档案信息平安保障策略研究D.福州：福建师范大学，2007：1-2. 【2】 江微.浅谈电子档案的保管与利用J.办公自动化， 2021：19-20. 【3】