办公自动化之Excel讲义

1、办公自动化之办公自动化之-Excel办公自动化之办公自动化之-Excel办公自动化之办公自动化之-Excel主要内容主要内容主要内容主要内容Excel概述及常用功能介绍概述及常用功能介绍Excel图表应用图表应用常用常用Excel函数及其应用函数及其应用Excel数据透视表的应用数据透视表的应用办公自动化之办公自动化之-Excel主要内容主要内容主要内容主要内容Excel概述及常用功能介绍概述及常用功能介绍Excel图表应用图表应用常用常用Excel函数及其应用函数及其应用Excel数据透视表的应用数据透视表的应用办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel概述概述Excel 2于

2、于1987年问世，为年问世，为Windows Excel的原始版本。的原始版本。根据再在的标准看，这个版本过于粗糙；根据再在的标准看，这个版本过于粗糙；Excel 3Excel 41990年底，微软公司发布了年底，微软公司发布了Excel 3 for windows，这个，这个版本无论在外观和性能上都作了很大的改进，增加了工版本无论在外观和性能上都作了很大的改进，增加了工具栏、绘图功能、工作表大纲、加载宏支持、具栏、绘图功能、工作表大纲、加载宏支持、3D图表、图表、工作组编辑等；工作组编辑等；1992年投入市场。这个版本增加了很多新功能，且可年投入市场。这个版本增加了很多新功能，且可用性也增强

3、了，使初学者在很短的时间内能够掌握。用性也增强了，使初学者在很短的时间内能够掌握。1994年初投入市场。这个版本推出了更多的新功能，包年初投入市场。这个版本推出了更多的新功能，包括多页面工作簿和括多页面工作簿和VBA宏语言。宏语言。Excel 5办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel概述概述Excel 95也被称为也被称为Excel 7，是在，是在1995年夏天推出的，因为它是年夏天推出的，因为它是第一个使用更高级的第一个使用更高级的32位代码技术的位代码技术的Excel版本，在当版本，在当时产生了巨大的影响；时产生了巨大的影响；Excel 97也被称为也被称为Excel 8

4、，它提供了前所未有的升级功能，工，它提供了前所未有的升级功能，工具栏和菜单的样式作了重大的改进，工作表可见行的数具栏和菜单的样式作了重大的改进，工作表可见行的数量增加了量增加了3倍；倍；Excel 2000也被称为也被称为Excel 9， 在在1999年年6月发布，它的最大改进就月发布，它的最大改进就是将是将HTML作为可选的文件格式；作为可选的文件格式；Excel 2002也被称为也被称为Excel 10，在，在2001年年6月份发布，最重要的新月份发布，最重要的新功能就是可以恢复被破坏的的工作簿文件，还增加了背功能就是可以恢复被破坏的的工作簿文件，还增加了背景公式错误检查功能和新公式调试工

5、具。景公式错误检查功能和新公式调试工具。Excel 2003、Excel2007等等办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍文件加密保护文件加密保护文档保护功能文档保护功能路径：路径： 文件文件 另存为另存为 工具工具 常规选项常规选项 设置密码设置密码办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍工作表保护工作表保护文档保护功能文档保护功能路径：路径：工具工具保护保护保护工作表保护工作表选择密码选择密码 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍单元格读写保护单元格读写保护文档保护

6、功能文档保护功能路径：路径：数据数据有效性有效性1、选择编辑区、选择编辑区 (不要选择标题区不要选择标题区 )办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍2、点击、点击“格式格式”菜单菜单“单元格单元格保护保护”标签，将窗口中的标签，将窗口中的“锁定锁定”复复选框取消，点击选框取消，点击“确定确定”按钮按钮 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍3、再执行、再执行“工具工具”菜单菜单“保护保护保护工作表保护工作表”命令，为工作表设定命令，为工作表设定一个防止其他用户修改的保护密码。一个防止其他用户修改的保护密码。 这

7、样，你的工作表的标题区就受到保护了，而编辑区仍可以录入数据。这样，你的工作表的标题区就受到保护了，而编辑区仍可以录入数据。如果要修改标题区的话，只要撤消工作表的保护就可以了。如果要修改标题区的话，只要撤消工作表的保护就可以了。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍单元格定位填充单元格定位填充下表中空白处的内容均为上一行的内容，这种情况在我们做数据透视表下表中空白处的内容均为上一行的内容，这种情况在我们做数据透视表时经常会遇到，如果采用时经常会遇到，如果采用“复制复制粘贴粘贴”的方法填充空白处的内容，会很的方法填充空白处的内容，会很繁索，浪费时间。繁索，

8、浪费时间。如果采用如果采用“单元格定位填充单元格定位填充”的功能，复制的功能，复制粘贴可能花上几个小时的一粘贴可能花上几个小时的一张表格，几分钟时间就可能解决了。张表格，几分钟时间就可能解决了。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍1、选择需要填充空白单元格的列；、选择需要填充空白单元格的列；2、启动、启动“编辑编辑”菜单中的定位功能菜单中的定位功能 (快捷键：快捷键：Ctrl+G)；3、在对话框中选择、在对话框中选择“定位条件定位条件”中的中的“空值空值”，点击确定；，点击确定；办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用

9、功能介绍4、录入公式：等于上一单元格；然后按、录入公式：等于上一单元格；然后按“Ctrl+Enter”就可以了。就可以了。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍单元格有效性设置单元格有效性设置1、在工作表空白处将要选择的信息先录入进去；然后选择要设置的列；、在工作表空白处将要选择的信息先录入进去；然后选择要设置的列；一、设置单元格下拉菜单，快速录入数据：一、设置单元格下拉菜单，快速录入数据：办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍2、启动、启动“数据数据”菜单的菜单的“有效性有效性”选项，在选项，在“设置设置”中

10、选择中选择“序列序列”功能；功能；3、选择数据来源为预先定义的选项，确认完成，这样在列中就可以选、选择数据来源为预先定义的选项，确认完成，这样在列中就可以选择了；择了；办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍选中列，开启选中列，开启“数据数据”菜单菜单“有效性有效性”，选择，选择“输入法模式输入法模式”下的下的“打开打开”选项，点击确定，这样在录入资料信息时，列与列之间就能够自选项，点击确定，这样在录入资料信息时，列与列之间就能够自动转换动转换“中文中文英文英文”录入模式了。录入模式了。二、中文录入模式开启：二、中文录入模式开启：办公自动化之办公自动化之

11、-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍选中区域，开启选中区域，开启“数据数据”菜单菜单“有效性有效性”，选择，选择“设置设置”下的下的“整数整数”选项，选项，并录入并录入最小值最小值及及最大值，最大值，点击确定，这样如果录入区域外的数据，就点击确定，这样如果录入区域外的数据，就会自动报错。会自动报错。如果我们要在单元格区域内录入如果我们要在单元格区域内录入“0100”的整数，如何做到自我检测呢？的整数，如何做到自我检测呢？三、数据录入检测：三、数据录入检测：办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍单元格自定义格式单元格自定义格式我们要输

12、入员工编号如：我们要输入员工编号如：“000100”，怎样能做到更快捷方便呢？，怎样能做到更快捷方便呢？1、选中列，打开、选中列，打开“单元格格式单元格格式”设置，选择设置，选择“自定义自定义”，并在类型中录入，并在类型中录入“000000”；办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍2、录入类型后点击确定，这样就要以在单元格中录入数据了；、录入类型后点击确定，这样就要以在单元格中录入数据了； 在录入时，如果不够格式设置的位数，系统会自动以在录入时，如果不够格式设置的位数，系统会自动以“0”补齐位数。补齐位数。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel

13、Excel常用功能介绍常用功能介绍路径：路径：数据数据分列分列步骤步骤单元格分列单元格分列1、选择要分列的数据列；、选择要分列的数据列；2、点击分列项，并选择合适的类型；、点击分列项，并选择合适的类型；3、调整适合宽度；、调整适合宽度；4、选择存放的目标区域，并确认完成；、选择存放的目标区域，并确认完成；办公自动化之办公自动化之-Excel2314ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍5办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍表格数据行列互换表格数据行列互换1、选择数据区域，复制；、选择数据区域，复制；2、点击右键，选择、点击右键，选择“选择性粘贴

14、选择性粘贴”，选中，选中“转置转置”，确认后返回就可；，确认后返回就可；办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍条件格式设置条件格式设置例：对入职的新员工例：对入职的新员工(假定试用期为假定试用期为1个月个月)，在，在1个月试用期满后，表个月试用期满后，表单自动提示，并用颜色标注，以示区别。单自动提示，并用颜色标注，以示区别。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍1、选定要设置、选定要设置“条件格式条件格式”的列；的列；2、打开、打开“格式格式”菜单中的菜单中的“条件格式条件格式”；办公自动化之办公自动化之-Ex

15、celExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍3、根据需要设置条件格式；、根据需要设置条件格式；办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍4、设置好后格式后，点击确认。、设置好后格式后，点击确认。 (如果需要设置多个条件，点击如果需要设置多个条件，点击“添加添加”就可以了就可以了)；办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍在在Excel 中导入文本文档中导入文本文档(.txt)12办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍3456办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel

16、Excel常用功能介绍常用功能介绍超链接功能超链接功能1、选择要插入超链接的单元格，打开、选择要插入超链接的单元格，打开“插入插入”菜单中菜单中“超级链接超级链接”，或点，或点击右键选择击右键选择“超级链接超级链接”(快捷键：快捷键：Ctrl+K),并选择要链接引用的位置；并选择要链接引用的位置；办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍超链接功能超链接功能2、在引用链接的文档中，建立链接返回，并键入要返回的单元格所在、在引用链接的文档中，建立链接返回，并键入要返回的单元格所在的位置，如返回的位置，如返回“印刷部印刷部”在在“A2”位置；位置；办公自动化之

17、办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍打印表头设置打印表头设置我们在打印一个长工作表时，往往第二页后就显示不到标题，这样我们在打印一个长工作表时，往往第二页后就显示不到标题，这样打印出来的工作表比较不直观也不太美观。打印出来的工作表比较不直观也不太美观。我们可以通过我们可以通过“页面设置页面设置”来来解决这个问题解决这个问题!办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍1、 执行执行“文件文件”菜单菜单“页面设置页面设置”命令，在对话框中点击进入命令，在对话框中点击进入“工作表工作表”标签。标签。 2、 点击点击“顶端标题行顶端

18、标题行” 按钮，后在工作表中选择好需要固定的标题行，点按钮，后在工作表中选择好需要固定的标题行，点 击击“确定确定”按钮按钮 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍“页面设置页面设置”后的结果：每页都可以打印出标题栏了。后的结果：每页都可以打印出标题栏了。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel概述概述四、常用快捷功能介绍：四、常用快捷功能介绍：Ctrl组合快捷键组合快捷键【Ctrl】+【N】：创建一个新的空白文件。】：创建一个新的空白文件。【Ctrl】+【S】：使用其当前文件名、位置和文件格式保存活动文件。】：使用其当前文件名、位置和

19、文件格式保存活动文件。【Ctrl】+【W】：关闭选定的工作簿窗口。】：关闭选定的工作簿窗口。【Ctrl】+【+】：显示用于插入空白单元格的【插入】对话框。】：显示用于插入空白单元格的【插入】对话框。【Ctrl】+【9】：隐藏选定的行。】：隐藏选定的行。【Ctrl】+【(】：取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。】：取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。【Ctrl】+【0】：隐藏选定的列。】：隐藏选定的列。【Ctrl】+【)】：取消隐藏选定范围内所有隐藏的列。】：取消隐藏选定范围内所有隐藏的列。【Ctrl】+【C】：复制选定的单元格。】：复制选定的单元格。【Ctrl】+【D】：复制上一层单元格。】：复制上一

20、层单元格。【Ctrl】+【X】：剪切选定的单元格。】：剪切选定的单元格。【Ctrl】+【V】：粘贴复制或剪切的内容。】：粘贴复制或剪切的内容。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel概述概述【Ctrl】+【A】：选择整个工作表。】：选择整个工作表。【Ctrl】+【G】：显示【定位】对话框，【】：显示【定位】对话框，【F5】功能。】功能。【Ctrl】+【F】：显示【查找】对话框，同【】：显示【查找】对话框，同【Shift】+【F5】功能。】功能。【Ctrl】+【P】：显示【打印】对话框。】：显示【打印】对话框。【Ctrl】+【H】：显示【查找和替换】对话框。】：显示【查找和替换】

21、对话框。【Ctrl】+【Z】：撤消上一个命令或删除最后键入的条目。】：撤消上一个命令或删除最后键入的条目。Ctrl组合快捷键组合快捷键办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel概述概述功能键功能键【Alt】+【Shift】+【F1】：插入新的工作表。】：插入新的工作表。【Shift】+【F11】：插入一个新工作表】：插入一个新工作表 【F2】：编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。】：编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。【Shift】+【F2】：编辑单元格批注】：编辑单元格批注 【Ctrl】+【F5】：恢复选定工作簿窗口的窗口大小】：恢复选定工作簿窗口的窗口大小

22、 【Ctrl】+【F6】：切换到另一个工作簿窗口】：切换到另一个工作簿窗口 【Ctrl】+【F9】：将工作簿窗口最小化为图标】：将工作簿窗口最小化为图标 【Ctrl】+【F10】：最大化或还原选定的工作簿窗口】：最大化或还原选定的工作簿窗口 【Shift】+【F10】：显示选定项目的快捷菜单】：显示选定项目的快捷菜单【F12】：显示【另存为】对话框。】：显示【另存为】对话框。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel概述概述其他快捷键其他快捷键【Ctrl】+【箭头键】：移动到工作表中当前数据区域的边缘。【箭头键】：移动到工作表中当前数据区域的边缘。 【Shift】+【箭头键】：将

23、单元格的选定范围扩大一个单元格【箭头键】：将单元格的选定范围扩大一个单元格【Ctrl】+【Shift】+【箭头键】：可将单元格的选定范围扩展到与活动【箭头键】：可将单元格的选定范围扩展到与活动 单元格同一列或同一行中的最后一个非空白单元格单元格同一列或同一行中的最后一个非空白单元格 【Ctrl】+【End】：移动到工作表上的最后一个单元格】：移动到工作表上的最后一个单元格(非空白非空白)【Alt】+【Enter】：在同一单元格中另起一个新行】：在同一单元格中另起一个新行 【Home】 ：移到工作表中某一行的开头：移到工作表中某一行的开头【End】 ：当【当【Scroll Lock】处于开启状态

24、时，移动到窗口右下角的单元格】处于开启状态时，移动到窗口右下角的单元格 【Ctrl】+【Shift】+【End】：将单元格的选定范围扩展到工作表上所】：将单元格的选定范围扩展到工作表上所 使用的最后一个单元格（右下角）使用的最后一个单元格（右下角）【Ctrl】+【Enter】：使用当前条目填充选定的单元格区域】：使用当前条目填充选定的单元格区域 【Shift】+【Enter】：完成单元格输入并选择上面的单元格】：完成单元格输入并选择上面的单元格 【Ctrl】+【Home】：移到工作表的开头】：移到工作表的开头 【Ctrl】+【Shift+Home】：将单元格的选定范围扩展到工作表的开头】：将单

25、元格的选定范围扩展到工作表的开头办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel概述概述其他快捷键其他快捷键【Alt】+【Page Down】：在工作表中向右移动一个屏幕】：在工作表中向右移动一个屏幕 【Ctrl】+【Page Down】：移到工作簿中的下一个工作表】：移到工作簿中的下一个工作表 【Ctrl】+【Page Up】：移到工作簿中的上一个工作表】：移到工作簿中的上一个工作表【Tab】：在工作表中向右移动一个单元格】：在工作表中向右移动一个单元格 【Shift】+【Tab】：移到前一个单元格（在工作表中）】：移到前一个单元格（在工作表中） 或前一个选项（在对话框中）或前一个选

26、项（在对话框中） 【Ctrl】+【Shift+Page Down】：选择工作簿中的当前和下一个工作表】：选择工作簿中的当前和下一个工作表 【Alt】+【Page Up】：在工作表中向左移动一个屏幕】：在工作表中向左移动一个屏幕【Ctrl】+【Shift+Page Up】：选择工作簿中的当前和上一个工作表】：选择工作簿中的当前和上一个工作表 【Ctrl】+【空格键】：选择工作表中的整列。【空格键】：选择工作表中的整列。【Shift】+【空格键】：选择工作表中的整行。【空格键】：选择工作表中的整行。【Ctrl】+【Shift】+【空格键】：选择整个工作表【空格键】：选择整个工作表【Ctrl】+【T

27、ab】：切换到下一个选项卡】：切换到下一个选项卡【Ctrl】+【Shift】+【Tab】：切换到前一个选项卡】：切换到前一个选项卡 办公自动化之办公自动化之-Excel主要内容主要内容主要内容主要内容Excel概述及常用功能介绍概述及常用功能介绍Excel图表应用图表应用常用常用Excel函数及其应用函数及其应用Excel数据透视表的应用数据透视表的应用办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作Excel 图表分类图表分类柱形图、折线图、饼图柱形图、折线图、饼图条形图、圆锥图、棱锥图条形图、圆锥图、棱锥图气泡图、股价图等气泡图、股价图等办公自动化之办公自动化之-E

28、xcelExcelExcel图表制作图表制作Excel 图表应用图表应用柱形图柱形图显示或比较多个数据组显示或比较多个数据组 如：分析7月份各部门加班费用折线图折线图饼饼 图图比较每一数值相较于总数值的大小比较每一数值相较于总数值的大小如：分析每月机台大废品中各废品类型所占的比例对数据一段时期内的变化进行趋势分析对数据一段时期内的变化进行趋势分析如：分析07年度整体加班工资趋势和与 06年对比工资分析办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作Excel 图表使用步骤图表使用步骤1、选定待显示于图表中的数据所在的单元格。 如果希望新数据的行列标志也显示在图表中，则选

29、定区域还应包括含有标志的单元格。2、单击“图表向导”按钮3、选择自己需要的图表类型4、根据“图表向导”中的指示进行操作办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作Excel 图表选项设置图表选项设置1、标题及坐标轴标识；、标题及坐标轴标识；办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作2、数据标志显示；、数据标志显示；办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作3、数据表显示；、数据表显示；办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作利用利用“图表图表”工具栏，可工具栏，可以快速准确地

30、选择图表以快速准确地选择图表中的相应项目中的相应项目 一、一、 准确地选择图表中的项目准确地选择图表中的项目 Excel 图表个性化设置图表个性化设置1、选择菜单“视图工具栏图表”命令 ，显示“图表”工具栏； 2、单击工具栏上左侧“图表对象”下拉列表框的下拉箭头，就可以选中图表中相应的项目 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作3、我们也可以通过鼠标单击的方式来选择项目， 不管用哪种方法，都可以通过左上方的名称框来查看，当前选中 的项目是什么 ； 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作二二 、 修改各种标题的字体修改各种标题的

31、字体 如果想每次修改一种标题字体，比如修改“图表标题图表标题”的字体为“黑黑体体”，则选中“图表标题”单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“图表标题格式”命令，通过打开的“图表标题格式”对话框进行修改 如果想同时修改图表上的所有字体，则单击图表的边框，选中图表区，然后直接在“格式”工具栏上修改字体的类型和大小即可。 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作三、三、 使用次坐标轴使用次坐标轴 有时候，一个图表中包含两个数据系列，但是它们之间的值相差很大，如果使用一个数值轴，那么另一个数据系列的差别情况可能显示得很不明显，在这种情况下，我们可以通过使用次坐标轴来改善另一

32、个数据系列的显示情况 下图中，因为下图中，因为“人数人数”与与“金额金额”的差异较大，导致的差异较大，导致“人数人数”系列显示系列显示不是很明显，可以利用不是很明显，可以利用“次坐标轴次坐标轴”来解决这个问题。来解决这个问题。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作1、 选中系列选中系列“人数人数”，单击鼠标右键，打开，单击鼠标右键，打开“数据系列格式数据系列格式”命令；命令； 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作2、进入、进入“坐标轴坐标轴”选项，点选选项，点选 “次坐标轴次坐标轴”选框，单击选框，单击“确定确定”按钮按钮

33、； 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作3、返回编辑窗口后，我们发现图表中有两个坐标轴，左边原坐标轴、返回编辑窗口后，我们发现图表中有两个坐标轴，左边原坐标轴 表示表示“用餐金额用餐金额”，右边次坐标轴表示，右边次坐标轴表示“人数人数”。 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作四、四、多种图表类型并存多种图表类型并存 组合图表指的是在一个图表中包含两种或两种以上的图表类型组合图表指的是在一个图表中包含两种或两种以上的图表类型 。Excel“图形类型图形类型”中提供了两种组合图表：中提供了两种组合图表：“柱状柱状-面积图面积图

34、”和和“线线-柱图柱图” 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作假设要创建一个同时显示柱形、折线和面积图的图表，可以按照假设要创建一个同时显示柱形、折线和面积图的图表，可以按照如下步骤进行操作如下步骤进行操作 1、在工作表中输入数据并创建一个柱形工作表；、在工作表中输入数据并创建一个柱形工作表； 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作2、单击第、单击第2个即个即5月的数据系列将其选中，然后选择月的数据系列将其选中，然后选择“图形图形图形类型图形类型”， 打开打开“图形类型图形类型”对话框，选择对话框，选择“折线图折线图”并单击

35、并单击“确定确定”按钮按钮 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel图表制作图表制作3、用同样的方法将第、用同样的方法将第3个和第个和第4个数据系列的类型分别改为面积图和饼个数据系列的类型分别改为面积图和饼图图 ， 这样我们就得到了一个同时具有这样我们就得到了一个同时具有4种类型的组合图表种类型的组合图表 。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel与其他软件应用与其他软件应用在在PPT及及Word中插入中插入Excel文档文档 1、打开、打开“插入插入”菜单中菜单中“对象对象”命令，并选择命令，并选择“由文件创建由文件创建”；PPTWord办公自动化之办公自动化

36、之-ExcelExcelExcel与其他软件应用与其他软件应用2、通过、通过“浏览浏览”键选择键选择Excel文档所有位置，选择文档，并选择文档所有位置，选择文档，并选择“显示为显示为 图标图标”，后按确定键；，后按确定键；3、确定后，文档中会出现一个、确定后，文档中会出现一个Excel图标，如果要打开文档，直接双击图标，如果要打开文档，直接双击 图标就可以了。图标就可以了。PPTWord办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel与其他软件应用与其他软件应用在在PPT及及Word中插入中插入Excel表格表格 方法方法1、从、从Excel工作表中直接复制表格数据，然后粘贴在相应的

37、文档中；工作表中直接复制表格数据，然后粘贴在相应的文档中；方法方法2、在相应文档中，打开、在相应文档中，打开“插入插入”菜单中菜单中“表格表格”功能，录入表格行、功能，录入表格行、 列数，点击确定；所生成的表格编辑方式同列数，点击确定；所生成的表格编辑方式同Excel差不多。差不多。WordPPT办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel与其他软件应用与其他软件应用在在PPT及及Word中插入中插入Excel图表图表方法方法1、从、从Excel工作表中直接复制图表，然后粘贴在相应的文档中；工作表中直接复制图表，然后粘贴在相应的文档中；方法方法2、在相应文档中，打开、在相应文档中，

38、打开“插入插入”菜单中菜单中“图表图表”功能，在弹出的表功能，在弹出的表 格中录入相应数据，便会自动生成图表。格中录入相应数据，便会自动生成图表。如果要修改图表格式的话，直接双击进入图表编辑，编辑方法同在如果要修改图表格式的话，直接双击进入图表编辑，编辑方法同在Excel中图表编辑。中图表编辑。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel与其他软件应用与其他软件应用以下以下Excel文档要填入文档要填入Word表格中，你会用什么办法？表格中，你会用什么办法？ 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel与其他软件应用与其他软件应用“邮件合并邮件合并”功能功能路径：路径：

39、Word菜单菜单工具工具 邮件合并邮件合并12可以选择可以选择“建立数据建立数据源源”直接从直接从Word文文档中建立档中建立办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel与其他软件应用与其他软件应用3 选择并打开需要合并的选择并打开需要合并的Excel文档，文档，Word文档会自文档会自动关联文档数据，建立连接。动关联文档数据，建立连接。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel与其他软件应用与其他软件应用4 在文档空白处插入对应的合并域：在文档空白处插入对应的合并域：办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel与其他软件应用与其他软件应用5办公自动化之办

40、公自动化之-Excel主要内容主要内容主要内容主要内容Excel概述及常用功能介绍概述及常用功能介绍Excel图表应用图表应用常用常用Excel函数及其应用函数及其应用Excel数据透视表的应用数据透视表的应用办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用一、定义一、定义 Excel所提到的函数是一些预定义的公式，它们使用所提到的函数是一些预定义的公式，它们使用一些称为一些称为参数参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。 用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列的运算。的运算。

41、参数：指的是函数括号中的数值，可以是常数、公参数：指的是函数括号中的数值，可以是常数、公式或其它函数，给定的参数必须能产生有效的值。式或其它函数，给定的参数必须能产生有效的值。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用二、函数的结构二、函数的结构 1、函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗、函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗 号分隔的参数和右括号。号分隔的参数和右括号。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用 2、嵌套函数：即多重函数，指在某些情况下，根据需、嵌套函数：即多重函数，指在某些情况下，根据需要将某函数

42、作另一函数的参数使用。要将某函数作另一函数的参数使用。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用数据库函数数据库函数日期与时间函数日期与时间函数工程函数工程函数财务函数财务函数信息函数信息函数逻辑函数逻辑函数查询与引用函数查询与引用函数数学与三角函数数学与三角函数统计函数统计函数文本函数文本函数自定义函数自定义函数三、函数的分类三、函数的分类 (分分11类类)办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用四、常用函数应用介绍：四、常用函数应用介绍： 1、与求和有关的函数的应用：、与求和有关的函数的应用： Excel提供的求和函数主要有：提

43、供的求和函数主要有：SUM、SUMIF、SUBTOTAL、SUMPRODUCT等；等；我们主要应用的有：我们主要应用的有：SUM(计算一组参数之和计算一组参数之和)、 SUMIF(对满足某一条件的单元格区域求和对满足某一条件的单元格区域求和)。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用SUM函数函数a、行或列求和：对行或列内若干单元格求和。、行或列求和：对行或列内若干单元格求和。b、区域求和：常用于对一张工作表中的所有数据求总和。、区域求和：常用于对一张工作表中的所有数据求总和。c、多个条件求和：、多个条件求和：注意：注意：1、多个条件求和中，各个参数要用括号括起

44、，并且参数与、多个条件求和中，各个参数要用括号括起，并且参数与 参数值之间要用参数值之间要用“*”号或号或“，”相连；相连；2、各个参数起始的区间要一致：即起始行和终止行要一致；、各个参数起始的区间要一致：即起始行和终止行要一致；3、公式录入后，将光标移至、公式录入后，将光标移至“”号的左边，同时按号的左边，同时按 “Ctrl+Shift+Enter”键，即可出来结果。键，即可出来结果。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用SUMIF函数函数SUMIF函数可对满足某一条件的单元格区域求和，该条件可以函数可对满足某一条件的单元格区域求和，该条件可以是数值、文本或

45、表达式。是数值、文本或表达式。例中：例中：“A2：A5”为提供逻辑判断依据的单元格区域；为提供逻辑判断依据的单元格区域； “150000”为判断条件，即只统计为判断条件，即只统计“150000”的单元格；的单元格； “B2：B5”为实际求和的单元格区域。为实际求和的单元格区域。销售额销售额奖金奖金100,000100,0007,0007,000200,000200,00014,00014,000300,000300,00021,00021,000400,000400,00028,00028,000函数函数结果结果说明说明=SUMIF(A2:A5,150000,B2:B5)=SUMIF(A2:A

46、5,150000,B2:B5)6300063000销售额超过销售额超过150000的奖金的150000的奖金的和和办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用2、四舍五入及取整函数的应用、四舍五入及取整函数的应用在实际工作的数学运算中，特别是财务计算中常常遇到四舍五入的问题。虽然Excel也允许你定义小数位数，但实际操作中并未做到真正的四舍五入，只是显示结果按照定义的小数位显示，这样会导致汇总的结果与实际四舍五入后数字的结果有差异，而这种差异在财务运算上是不允许的。 Excel在这方面提供的函数有：Round函数函数：按指定的位数对数值进行四舍五入Roundup函数

47、函数：按指定的位数向上舍入数字Rounddown函数函数：按指定的位数向下舍入数字Int函数函数：将数值向下取整为最接近的整数办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用Round函数函数它的功能就是根据指定的位数，将数字四舍五入公式：round(number,num_digits)其中：number 为将要四舍五入的数字； num_digits是希望得到的数字的小数点后的位数Roundup函数及函数及Rounddown函数的公式与函数的公式与Round函数一样，函数一样，只是保留数时向前一位入数不同。只是保留数时向前一位入数不同。0.31150.3115函数函数结

48、果结果说明说明=ROUND(A1,0)=ROUND(A1,0)0 0 A1 (0.3115)四舍五入到整数0.3115)四舍五入到整数=ROUND(A1,1)=ROUND(A1,1)0.30.3 A1 (0.3115)四舍五入到1个小数位0.3115)四舍五入到1个小数位=ROUND(A1,2)=ROUND(A1,2)0.310.31 A1 (0.3115)四舍五入到2个小数位0.3115)四舍五入到2个小数位=ROUND(A1,3)=ROUND(A1,3)0.3120.312 A1 (0.3115)四舍五入到3个小数位0.3115)四舍五入到3个小数位办公自动化之办公自动化之-ExcelEx

49、celExcel函数应用函数应用INT函数函数将余数直接舍去取整的函数将余数直接舍去取整的函数公式：INT(number)注：因注：因INT函数是直接舍去余数后取整的函数，如果是要将数值四舍函数是直接舍去余数后取整的函数，如果是要将数值四舍五入取整的话，可以将数值五入取整的话，可以将数值+0.5后取整，即函数应用可以改为：后取整，即函数应用可以改为：INT（number+0.5) 这样就可以达到四舍五入的效果了。这样就可以达到四舍五入的效果了。函数结果说明=INT(3.5)3 将3.5向下舍入取整=INT(-3.5)-4 将-3.5向下舍入取整办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelEx

50、cel函数应用函数应用3、逻辑函数的应用、逻辑函数的应用定义：用来判断真假值，或者进行复合检验的Excel函数， 我们称为逻辑函数。Excel提供了六种逻辑函数：AND、OR、NOT、FALSE、 IF、TRUE函数我们常用的主要是IF函数。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用IF函数函数IF函数用于执行真假值判定后，根据逻辑测试的真假值返回不函数用于执行真假值判定后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此同的结果，因此IF函数也称为条件函数。函数也称为条件函数。简单的简单的IF函数由三个参数组成，上表中参数表示：函数由三个参数组成，上表中参数表示：如果第

51、一个参数如果第一个参数“A2A3”成立，成立，则执行第二个参数则执行第二个参数“TRUE”或或“A2A3”的结果，的结果，否则执行第三个参数否则执行第三个参数“FALSE”或或“A2A3”的结果。的结果。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用IF函数应用函数应用1、输出带有公式的空白表格、输出带有公式的空白表格公式公式1=sum(K4:O4)，只是一个单纯的求只是一个单纯的求和函数，如果表单和函数，如果表单中未填入数据时，中未填入数据时，结果就会为结果就会为“0”。公式公式2中加入了一个中加入了一个判定，如果判定，如果sum(K4:O4)0，显示求和结果，反显

52、示求和结果，反之显示为字符之显示为字符“”,式式中表示不显示内容。中表示不显示内容。12办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用IF函数应用函数应用2、多层嵌套函数应用、多层嵌套函数应用上例中，以下两个函数都为嵌套函数：上例中，以下两个函数都为嵌套函数：IF(AND(B380),“优秀优秀”,“良好良好”)、IF(AND(B375”成立，就执行第二个函数，否则执行第三个函数。成立，就执行第二个函数，否则执行第三个函数。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用4、文本函数的应用、文本函数的应用定义：定义：所谓文本函数，就是可以在公式

53、中处理文字串的函数。 例如：可以改变大小写或确定文字串的长度； 可以替换某些字符或者去除某些字符等；主要分类：主要分类： 1、大小写转换函数：LOWER、UPPER、PROPER； 2、取出字符串中的部分字符：LEFT、RIGHT、MID函数； 3、去除字符串中的空白：TRIM函数 办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用函数函数公式公式说明说明left 函数函数left(text,num_chars)Text是包含要提取字符的文本串是包含要提取字符的文本串num_chars指定要由左所提取的字符数指定要由左所提取的字符数right 函数函数right(text

54、,num_chars)Text是包含要提取字符的文本串是包含要提取字符的文本串num_chars指定要由右所提取的字符数指定要由右所提取的字符数mid 函数函数mid(text,start_num,num_chars)Text是包含要提取字符的文本串是包含要提取字符的文本串start_num是文本中要提取的第一个字符的位置是文本中要提取的第一个字符的位置num_chars指定要提取的字符数指定要提取的字符数字符字符结果结果公式公式说明说明2007-06-032007-06=left(A8,7)从左至右取7位字符000001004508 1004508=right(A9,7)从右至左取7位字符1

55、234567890456=mid(A10,4,3)从第4位开始取3位字符取出字符串中的部分字符取出字符串中的部分字符办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用5、查询与引用函数的应用、查询与引用函数的应用VLOOKUP 函数的应用函数的应用VLOOKUP 函数可以根据搜索区域内最左列的值，去查找区域内其他列的数据，并返回该列的数据。对于字母来说，搜索时不分大小写。查找达到的目的：查找达到的目的： 一是精确的查找；一是精确的查找； 二是近似的查找。二是近似的查找。办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用VLOOKUP 函数的应用函数的应用办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelExcel函数应用函数应用6、统计函数的应用、统计函数的应用RANK 函数的应用函数的应用定义：返回一个数值在一组数值中的排位。定义：返回一个数值在一组数值中的排位。 数值的排位是与数据清单中其他数值的相对大小数值的排位是与数据清单中其他数值的相对大小公式中：公式中：“B2”为要排序的数值；为要排序的数值；“$B$2：$B$9”为排序的数值组；为排序的数值组；排名结果排名结果“6”表示：该数据在此数表示：该数据在此数组中排位为第六位组中排位为第六位办公自动化之办公自动化之-ExcelExcelEx