EXCEL使用技巧之数据筛选

1、ACCP V4.0计算机文化基础计算机文化基础编写组编写组ACCP V4.0Excel Excel 的数据库管理的数据库管理q Excel 不仅具有对数据的计算处理能力，还具有数据库管理的一些功能q Excel 对工作表中的数据处理，是以数据库管理的方式进行的，即一张工作表就是一个关系数据库q Excel 的数据库管理功能包括：q 以记录的形式，在工作表中进行插入、删除、修改数据等操作q 对表格中的记录，按关键字进行排序操作q 对记录进行按条件的检索、筛选、计算操作q 对数据按要求分类，并进行汇总操作q Excel 在制表、作图等数据分析方面的能力比一般数据库更胜一筹，它淋漓尽致地发挥了在表格

2、处理方面的优势ACCP V4.0数据列表数据列表记录记录字段名字段名字段名行字段名行同字段数据同字段数据(除字段名外除字段名外)必须有必须有相同相同 的数据类型的数据类型字段字段ACCP V4.0 数值型数值型常数常数-输入的正数或负数，屏幕显示时右对齐。输入的正数或负数，屏幕显示时右对齐。 字符串型字符串型常数常数-输入的其中包含输入的其中包含非数字符号非数字符号的一串任意的一串任意字符。屏幕显示时左对齐。字符。屏幕显示时左对齐。v全由数字组成的字符串型常数全由数字组成的字符串型常数，如，如身份证号码、学号身份证号码、学号等等 -输输入时以入时以( (半角半角) )单引号开头，后跟数字单引号

3、开头，后跟数字 逻辑型逻辑型常数常数-仅有两个，输入或显示时都是：仅有两个，输入或显示时都是： True(True(真真) )，False(False(假假) ) 日期型日期型常数常数-一般地按一般地按 yy-mm-dd yy-mm-dd 格式输入，显示时用格式输入，显示时用户可选择多种格式。户可选择多种格式。数据类型数据类型ACCP V4.0建立与修改数据列表建立与修改数据列表v同工作表的建同工作表的建立及修改方法立及修改方法v用菜单用菜单“数据数据” 记录单记录单命令建命令建立及修改立及修改不是原始不是原始数据，而数据，而是计算所是计算所得的结果得的结果ACCP V4.0数据排序数据排序选

4、定数选定数据表中据表中某某单元单元格，然格，然后按后按“数据数据/排序排序”选项选项按按自定义序自定义序列列来排序来排序ACCP V4.0输入时注意写输入时注意写法：按次序每法：按次序每项占一行，后项占一行，后面不带标点。面不带标点。添加到序列中添加到序列中直接从表格中导入序列数据直接从表格中导入序列数据ACCP V4.0数据筛选之数据筛选之1 1 - -自动筛选自动筛选1. 选定列表中某单元格选定列表中某单元格2.选择选择自动自动筛选筛选命令命令筛选箭头筛选箭头ACCP V4.0年龄字段中曾出现的数年龄字段中曾出现的数据。单击据。单击28，可筛选出，可筛选出年龄年龄是是28岁的记录。岁的记录

5、。自定义筛选自定义筛选单击筛选箭头，单击筛选箭头，出现下拉选择框出现下拉选择框ACCP V4.0数据筛选之数据筛选之2 2 - -自定义筛选自定义筛选比较运算选择比较运算选择逻辑运算选择逻辑运算选择各种比较运算各种比较运算ACCP V4.0自定义筛选的特点自定义筛选的特点q自动筛选只能进行数据自动筛选只能进行数据“相等相等”的筛选的筛选q自定义筛选可以根据自定义筛选可以根据比较运算比较运算进行筛选进行筛选q自定义筛选可以在两个比较运算之间进行自定义筛选可以在两个比较运算之间进行逻辑运逻辑运算算q每一次的自定义筛选，每一次的自定义筛选，只能在一个字段中只能在一个字段中进行进行q在前面的自定义筛选

6、结果基础上，可以在另一个在前面的自定义筛选结果基础上，可以在另一个字段上进行再一次的自定义筛选字段上进行再一次的自定义筛选，使筛选范围逐，使筛选范围逐步缩小，从而完成多个字段上的复杂条件的筛选步缩小，从而完成多个字段上的复杂条件的筛选操作操作ACCP V4.0数据筛选之数据筛选之3 -3 -高级筛选高级筛选q第一步：建立条件区域第一步：建立条件区域q第二步：选定工作表第二步：选定工作表q第三步：选择菜单第三步：选择菜单“数据数据” 筛选筛选 高级筛选高级筛选 命令命令q在在“高级筛选高级筛选”对话框中确认：对话框中确认：q参与筛选的工作表所在的区域地址参与筛选的工作表所在的区域地址q已建立的条

7、件区域的所在地址已建立的条件区域的所在地址q存放筛选结果的区域地址存放筛选结果的区域地址ACCP V4.0标题行：把相应的标题行：把相应的字段名复制进来字段名复制进来若干条件行：若干条件行：同一行同一行的各的各条件为条件为“与与”运算，运算，不同不同行行的各条件为的各条件为“或或”运算。运算。建立条件区域建立条件区域（方法一：比较条件式）方法一：比较条件式）ACCP V4.0比较条件式区域的比较条件式区域的设置说明设置说明姓名语文张*=80姓名姓名=张某某，张某某，而且而且 语文语文=80姓名语文张*=80条件同行条件同行条件条件不不同行同行姓名姓名=张某某，张某某，或者或者 语文语文=80条

8、件行中输入：条件行中输入：非等号开头非等号开头的，前后均没的，前后均没有数值计算过程的有数值计算过程的比较比较(条件条件)式式ACCP V4.0例例1. 各科各科超过超过85分分且且平均成绩超过平均成绩超过87分分例例2. 平均成绩大于等于平均成绩大于等于80分分且且小于小于90分分例例3. 平均成绩小于平均成绩小于80分分或或数学大于等于数学大于等于90分分英语英语数学数学中文中文平均平均=85=85=85=87平均平均平均平均=8090平均平均数学数学=90ACCP V4.0标题行标题行：非字段名非字段名的的任意字符任意字符!条件行条件行：等号开头的等号开头的前后含有数值计前后含有数值计算

9、过程的算过程的比较计算比较计算(条件条件)式式，或或逻辑逻辑计算计算(条件条件)式式(逻辑函数逻辑函数) 建立条件区域建立条件区域（方法二：计算条件式方法二：计算条件式）ACCP V4.0例例1. 英语和数学两门成绩的英语和数学两门成绩的和和大于等于大于等于160分分例例2. 10月月1日出生的，且平均成绩在日出生的，且平均成绩在7590分之间分之间PP=F2+G2=160出生月出生月出生日出生日平均平均平均平均=MONTH(D2)=10=DAY(D2)=1=75=80)设：表格中有设：表格中有“姓名姓名”和和“语文语文”两个两个字段字段等号开头等号开头的逻辑计算条件式的逻辑计算条件式意思是：

10、意思是：“姓名姓名=张某某张某某”而且而且“语文语文=80”按回车键后屏幕显示为按回车键后屏幕显示为“True”或或“False”非字段名非字段名的任意字符的任意字符ACCP V4.0例例1. 硕士以上学位，讲师以下职称硕士以上学位，讲师以下职称例例2. 65年以后出生的教授、或年以后出生的教授、或70年以后出生的副教授年以后出生的副教授 GuangZhou University=OR(AND(OR(G2= 讲师讲师,G2= 助教助教),H2= 硕士硕士)，AND(OR(G2= 讲师讲师,G2= 助教助教),H2= 博士博士) ABCDEFG=OR(AND(YEAR(D2)=1965,G2=

11、教授教授), AND(YEAR(D2)=1970,G2=副教授副教授) 设：设：D列是列是“出生日期出生日期”，G列是列是“职称职称”，H列是列是“学位学位”ACCP V4.0条件区域设置条件区域设置小结小结1 1v 方法方法1-1-使用比较条件式：使用比较条件式： 标题行：复制而来的标题行：复制而来的原字段名原字段名。 条件行：条件行：非等号开头非等号开头的比较表达式的比较表达式 比较运算只在一个字段上，且比较前不须进行计算比较运算只在一个字段上，且比较前不须进行计算，如，如“平均分超平均分超过过9090分分”v 方法方法2-2-使用计算条件式：使用计算条件式： 标题行：标题行：非原字段名非

12、原字段名的任意字符，甚至是空白。的任意字符，甚至是空白。 条件行：条件行：等号开头等号开头，后跟比较计算式或逻辑函数。，后跟比较计算式或逻辑函数。 比较运算只在一个字段上，但比较前须进行计算比较运算只在一个字段上，但比较前须进行计算，如，如“1010月份出生月份出生的记录的记录” ” =month(d2)=10=month(d2)=10 或或比较是在两个字段中进行比较是在两个字段中进行，如，如“数学成绩超过英语成绩的记录数学成绩超过英语成绩的记录” ” =e2f2=e2f2ACCP V4.0条件区域设置条件区域设置小结小结2 2q使用比较运算使用比较运算( =, , , , = )( =, ,

13、 , , = )q优点：直观，容易理解优点：直观，容易理解q缺点：各条件间的逻辑关系容易出现错误缺点：各条件间的逻辑关系容易出现错误q可用于仅涉及一个字段的条件可用于仅涉及一个字段的条件q使用逻辑函数使用逻辑函数( AND, OR, NOT )( AND, OR, NOT )q优点：简略，可精确表达各条件间的关系优点：简略，可精确表达各条件间的关系q缺点：较为抽象不易理解，写出的式子较长，括号的配缺点：较为抽象不易理解，写出的式子较长，括号的配对容易出现错误对容易出现错误q一般用于至少涉及两个以上字段的条件一般用于至少涉及两个以上字段的条件ACCP V4.0设：表格中设：表格中E列列是是“工作

14、日期工作日期”，现制作条件为，现制作条件为“在在80年代参加工作年代参加工作”的条件区域的条件区域方法一：比较条件式方法一：比较条件式工作日期工作日期工作日期工作日期=1980-1-1=1980=year(e2)=1980-1-1, 工作日期工作日期=1980, year(e2)1990)Work Year=not(or(工作日期工作日期=1990-1-1)ABCD=not(or(year(e2)=1990) 非字段名非字段名的任意字符的任意字符ACCP V4.01. 预先制作预先制作好条件区域好条件区域高级筛选操作过程高级筛选操作过程2. 选定列表中某单元格选定列表中某单元格3. 选择选择高

15、级高级筛选筛选命令命令ACCP V4.03.弹出的弹出的“高级高级筛选筛选”对话框对话框ACCP V4.0小结：三种筛选方式的小结：三种筛选方式的区别区别q 自动筛选自动筛选：在：在单个字段单个字段中，按单个中，按单个已登录的数据已登录的数据为条件进为条件进行筛选行筛选(“(“相等相等”运算运算) )，如：，如：q 筛选出筛选出英语英语成绩是成绩是8484分的所有分的所有记录记录q 自定义筛选自定义筛选：在：在单个字段单个字段中，按指定的中，按指定的数据区间数据区间为条件进为条件进行筛选行筛选(“(“比较比较”及及“逻辑逻辑”运算运算) )，如：，如：q 筛选出筛选出英语英语成绩在成绩在658

16、56585分的所有记录分的所有记录q 高级筛选高级筛选：在：在两个以上字段两个以上字段中，按中，按数据或数据区间数据或数据区间作为条作为条件进行筛选，如：件进行筛选，如：q 筛选出筛选出英语英语成绩超过成绩超过8585分，分，数学数学成绩在成绩在60806080分之间的分之间的刘姓刘姓男男同学同学记录记录q 有时候，一次的高级筛选可以用多次的自定义筛选有时候，一次的高级筛选可以用多次的自定义筛选(彼此之彼此之间是间是“与与”运算关系运算关系)来代替来代替ACCP V4.0v数据库函数名：均以数据库函数名：均以 “ “D D”字母开头，后跟字母开头，后跟一般的统计函数名一般的统计函数名( (例如

17、例如SumSum、 AverageAverage等等) ) 。v具有统一格式具有统一格式-三个参数三个参数 函数名函数名(database(database、fieldfield、criteria)criteria)v三个参数的含义是：三个参数的含义是：第一参数第一参数database-database-数据库所在数据库所在区域地址区域地址第二参数第二参数field- field- 被指定统计的数据列的被指定统计的数据列的单单元格地址元格地址或该列的或该列的序号，其中函数序号，其中函数DcountDcount特特殊殊。第三参数第三参数criteria-criteria-已设置的已设置的条件区域

18、地址条件区域地址数据库统计函数数据库统计函数ACCP V4.0数据库函数介绍数据库函数介绍Daverage计算指定字段中符合条件各数据的计算指定字段中符合条件各数据的平均值平均值Dcount统计指定字段中符合条件的统计指定字段中符合条件的数值数值单元格的单元格的个数个数Dcounta统计指定字段中符合条件的统计指定字段中符合条件的非空白非空白单元格的单元格的个数个数(指定字指定字段可以是任意类型数据的字段段可以是任意类型数据的字段)Dmax求指定字段中符合条件各数据的求指定字段中符合条件各数据的最大值最大值Dmin求指定字段中符合条件各数据的求指定字段中符合条件各数据的最小值最小值Dsum计算

19、指定字段中符合条件的各数据之计算指定字段中符合条件的各数据之和和ACCP V4.0数据库所在数据库所在区域地址区域地址条件区域所条件区域所在地址在地址进行统计的数据列序号。进行统计的数据列序号。此例是在第三个字段上统此例是在第三个字段上统计人数（计人数（可以是其他数值可以是其他数值型字段）。型字段）。ACCP V4.0数据库所在地址进行统进行统计的数计的数据列据列字字段名段名所所在单元在单元格地址。格地址。此例只此例只能在能在数数学字段学字段上计算上计算平均分平均分或用或用4条件区地址ACCP V4.0数据库函数数据库函数与与高级筛选高级筛选的区别的区别v相同点相同点：都需要预先准备好：都需要

20、预先准备好条件区域条件区域v不同点不同点：数据库函数所得的只是一个数据库函数所得的只是一个数值结果数值结果高级筛选所得的是若干条高级筛选所得的是若干条数据库记录数据库记录v例例：求年龄在：求年龄在2225岁间的陈姓女同学岁间的陈姓女同学只求人数，可用数据库函数只求人数，可用数据库函数dcount要了解各学生的具体情况，应使用高级筛选，找出符要了解各学生的具体情况，应使用高级筛选，找出符合条件的各个记录合条件的各个记录ACCP V4.0countif、sumif 与与 dcount、dsumq countif、sumif：只能在：只能在一个一个字段中确定条件，且只能使字段中确定条件，且只能使用简单的用简单的比较比较条件条件q countif ：2 2个参数个参数-进行统计的区域地址、统计条件进行统计的区域地址、统计条件q sumif ：3 3个参数个参数-条件所在的区域地址、条件所在区域中的某个条件所在的区域地址、条件所在区域中的某个条件条件(数据，或单元格地址数据，或单元格地址)、进行求和运算的区域地址、进行求和运算的区域地址(必须是数值必须是数值型区域型区域)q dcount、dsum：条件区域