会议准备工作流程

1、会议准备工作流程1. 会场预约 根据需要，制定最完美的策划； 根据会议的级别， 选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分 会场的地点，并提前预约。2. 会场的布局，设备安装调试根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计 好所有的细节；根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安 放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确 保会议的顺利进行。3. 印刷材料的设计制作根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提 前把印刷品送到会场或指定位置。4. 参会者的接送根据参加会议者的具体情况以和人数多少安排相应的车辆。5. 参会者

2、的餐饮根据参会人员的喜好， 预定各种形式的餐会： 西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以和会场和下榻酒店的地点， 选择不同的用餐地点。6. 参会者业余时间的安排根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式； 设计专门的旅游线路。如何选择会议场所选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好 达到以下几个标准：大小要适中会场太大，人数太少，空下的坐位太多，松松散散，会给与 会人员一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡 下人赶集，不仅显得小气，也根本无法把会开好。英国首相丘吉尔 曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”地点要合理临时召集的会议，

3、一两个小时即散的， 要考虑把会场定在与 会人员较集中的地方；超过一天的会议，会场要尽可能离与会者的 住所近一点，免得与会者劳碌奔波。附属设施要齐全会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种 设备都要配备齐全。对所有附属设备，会务人员要逐一进行检查。 不能够因为“上次会议就是在这里开的，没有出什么问题”，就草 率地认为“这回也会同样顺利”。这种不负责的态度，很可能会给 会议造成损失。要有停车场现代社会召集会议， “一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经 不多了。单车、摩托、汽车都要有停放处，会才开得成。公开场合你会发言吗 有些时候，行政、秘书人员不仅仅是做幕后工作，也会有走到前台 发言的机会

4、，这时应该好好把握。那么在公开场合发言需要注意些 什么呢?为你的讲演准备调查一些事实确凿的材料和一些需要用来回答听 众提问的资料。 预先把要说的内容彻底考虑一下，使讲话的思路清晰 明了。建议在卡片上记下说话要点。对着镜子练习发言， 特别要注意脸部表情、 身体姿势和手 势的表达效果。也可以用录音机录下自己的发言内容，找出需要改 进的地方。使用简洁、明了、易懂的语言。保持一种平稳挺直的站立姿势和一种愉快欢乐的表情， 要 泰然自若，不要拘谨，在需要时，可用目光扫视听众，以引起他们 的注意。测定自己的发言时间， 使它保持在一个许可的时间范围内。 用规范的语言和抑扬顿挫的声调发言。 尤其要突出你的声 音

5、响度，使它能清楚地传送到最后一排听众的耳朵里。控制讲话的速度，要不快不慢、恰到好处。演讲中关键的地方要停顿， 以给听众一个思考余地， 使他 们能够理解消化所讲的内容。避免反常的行为，如笨拙地翻动发言稿、频繁地移动手足 等。可以在手里拿一张卡片以保持双手安静。在系统陈述以前， 应该为整篇发言构思总体结构。 有了这 种总体结构的构思，对自己全面充分的准备就有了把握；真正认识 到自己要讲什么和怎样讲；此外它能保证发言受到欢迎，不至于被 认为是浪费了听众的时间和精力。展览会安排规范 展览会是企业扩大影响吸引客户促进交易的重要途径。 从内容上看，展览会既 , 有专, 业性, 的，譬如“英国教育展”； 也

6、有贸易性的，譬如“广州出口商品交易会”；还有综合性的，譬 如“万国博览会”。从形式上看，展览会有产品展示、交易洽谈、宣传推广、酬 宾娱乐等多种形式。无论什么样的内容与形式，展览会都有着自己鲜明的主题。 因此，参展安排首先必须根据主题来决定参展的方法。其次，有针对性的筹划是确保参展成为一次成功演示的关键。 我们必须十分清晰详尽地制订一份参展计划，把所有应该考虑的， 可能涉和的问题一网打尽， 给出十分明确清楚而且卓有成效的答案。 具体而言，就是明确参展目的，确定参展内容，落实参展途径，策 划参展方法，选择参层位置，办妥参展手续，选好参展产品，组织 参展人员，设计运作流程，使现场的接待、讲解、洽谈、

7、签约活动 非常的井然有序，还有就是拟定参展的费用预算。再次，制订某些非常实用的策略， 构思某些独特新颖的策划， 使一个简单的参展活动成为一次影响非凡的商业推广，这是衡量我 们组织能力和策划能力的一次机会。高级秘书对于上司的重要性， 也正是从这种发挥中得以清楚地体现。 将上述计划与预算呈报上司审批，并且在上司授权的情况下关心甚 至亲自参与整个参展过程，在参展现场直接处理各类问题，确保成 功参展。最后，做好展览会结束的善后工作， 并且亲自拟定或组织有 关人员撰写总结报告提交给上司。巧妙安排商务谈判场所 安排谈判场所应舒适简洁宽敞大气，谈判桌要宽大，座椅、少发要 舒服，环境布置要有商业气氛，没必要为

8、了高雅而故弄玄虚，将谈 判场所弄得像个艺术陈列室。在商务谈判中，双方的主谈者应该居中坐在平等而相对的位 子上，谈判桌应该是长而宽阔、明净而考究的；其他谈判人员一般 分列两侧而坐。这种座位的安排通常显示出正式、礼貌、尊重、平如果是多边谈判， 则各方的主谈者应该围坐于圆桌相应的位 子。圆桌通常较大，也可分段而置；翻译人员和其他谈判工作人员 一般围绕各自的主谈者分列两侧而坐，也可坐于主谈者的身后。无论是双边谈判还是多边谈判， 桌子和椅子的大小应当与环 境和谈判相适应，任何不协调与别扭的随意安排都会给谈判者心理 带来压抑感或不适。 与长方形谈判桌不同，圆形谈判桌通常给人以轻松自在感。所以在 一些轻松友好的会见场所，一般采用圆桌。无论是方桌还是圆桌， 都应注意座位的朝向。 通常人们总是 认为面对门口的座位最具影响力， 西方人觉得这个座位具有权力感， 中国人则习惯称此座位为“上座”；而背朝门口的座位最不具影响 力，西方人一般认为这具座位具有从属感，中国人习惯称此座位为 “下座”，因此，在安排就座时要充分考虑这方面的心理习惯，避 免发生不愉快，比较合乎社交礼仪的，往