会议与接待管理系统规章制度

1、会议及接待管理（试行）一总则第一条 为使集团公司的会议和接待管理规、有序，提高会议的 行政决策效率，特制定本制度。第二条本制度适用于集团公司总部组织召开的各种会议及接待 工作。第三条集团综合部负责集团公司各种会议和接待的承办，其它 部门主办的会议和接待，综合部应给予协助。二会议管理第四条会议的分类（一）集团董事会集团董事会是集团决策重大事项的会议，由董事长召集和主持， 或由副董事长召集和主持，全体董事参加，监事可列席参加，也可邀 请集团主要管理人员列席。主要容为：集团经营计划和投资方案的确 定；公司合并、分立、变更、解散方案的制定；重要人事任免；增加 或减少集团或二级公司注册资本；主要管理人员

2、薪酬以及其它有必要 提请董事会研究的事项。（二）总经理办公会总经理办公会是集团决策重要事项的会议， 由集团总经理或分管 副总经理提议召开，集团主要领导参加，综合部 （或与会议有关的部 门）负责人列席。主要容为年度工作重点、人事任免、年度财务计划（预算）、年度经营（生产）计划、投资决策、薪酬奖励及其他有必 要提请会议研究的事项。由总经理或分管副总经理主持。（三）工作例会工作例会是集团综合性的业务会议， 一般于每月底召开，也可根 据需要由集团总经理或分管副总经理提议召开， 集团主要领导、集团 各部门负责人、各公司主要负责人参加。主要容为总结汇报各部门、 各公司前阶段的工作，安排部署下一阶段的工作，

3、集中讨论、研究、 解决各单位经营（生产）管理中遇到的突出问题，协调各方面工作， 由公司综合部主持。（四）各公司专题会议各公司专题会议包括：为协调或解决各公司经营管理中出现的突 出问题召开的会议；对各公司进行阶段性工作检查时召开的会议；对重要工作进行部署或听取汇报召开的会议；各公司年初工作计划会 议、年终工作总结会议等。各公司专题会议不定期召开，集团相关领 导、相关职能部门负责人、所属公司主要管理人员或全体员工参加， 由该公司负责人主持。（五）职能部门专题会议职能部门专题会议分为两种形式：1、职能部门联合专题会议。由集团总经理或分管副总经理提议 召开，主要是各职能部门的工作汇报、重要工作部署、重

4、要问题的研 讨会。职能部门联合专题会议不定期召开，集团主要领导、各职能部 门负责人参加，由总经理或分管副总经理主持。2、职能部门单独召开的专题会议。由该职能部门负责人召集， 主要是总结、分析、讨论、部署本部门的工作，一般每月召开一次， 部门全体员工参加，由该部门负责人主持。（六）工作专题会议工作专题会议指针对某一专题事项进行讨论、研究、决策、部署 的会议。由总经理或分管副总经理指定与专题会议有关的人员参加，由总经理或分管副总经理主持。（七）年终总结表彰大会每年春节前召开，集团主要领导、在宜、回宜的集团正式员工参 加，主要是总结上年度工作和部署当年工作，主要容为：行政第一负 责人作工作报告；各主

5、管领导作专业报告或专题发言；讨论工作报告； 对先进予以表彰等，由公司综合部主持。（八）其它会议其它会议包括：鉴定会、评审会、论证会、研讨会、新闻发布会、 党、团会议、工会会议等，由发起部门组织召开并确定会议容及参会 人员。第五条会议的准备（一）一般会议提前一天以上、重要会议提前三天以上，由综合 部或会议组织部门通知参会人员。通知容包括：会议时间、地点、主 要议题、需要准备的汇报（讨论）材料或资料等。（二）参会人员接到通知后，应按要求积极做好参会准备。（三）综合部或会议组织部门提前做好会场布置、会场设施 （投 影、音响、摄像、录音等）配备及会议资料的准备工作。第六条 对重大会议，承办单位（人）应

6、提出会议企划报告，经 总经理批准后执行。会议企划报告包括以下容：（一）会议的名称、时间、地点；（二）会议主旨和目标；（三）会议议程；（四）会议议项；（五）会议主持人；（六）出席人员；（七）会议财务（支出）预算；（八）接待工作说明；（九）当前筹备情况及进展；（十）（可能）存在的问题、解决方案及要求；（十一）筹备时间进度表等。第七条会议的组织召开（一）会议主持人应遵守以下规定：1、会前10分钟（重要会议应提前30分钟）到场，检查会务落 实情况，做好会前准备。2、会议进行中，主持人应根据情况，对议程进行适时必要的控 制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，确保会议效率。3、属讨论、决策性的会议

7、，主持人应引导会议作出结论；对需 要集体决议的事项应加以归纳和复述， 适时提交与会人表明意见；对 未决议的事项应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。（二）与会人员须遵守以下规定：1、准时到会，一般应提前5分钟（重要会议应提前15分钟）到 会。2、发言简洁清晰、紧扣议题。3、遵守会场纪律。4、对尚未公布的会议容，不得对外泄露，否则按泄密论处。第八条会议纪律（一）无特殊情况，不得请假，未经请假，不得缺席会议，否则 以旷工论处。（二）未经主持人或领导同意，不得提前退场，否则以早退论处。（三）不得交头接耳或做与会议无关的事项。（四）不得随意进出会场。（五）召开大型会议，与会者应将手机调整至振动和关

8、闭状态， 并不得在会场接听。第九条会议纪要的整理（一）各类会议应确定记录员做好会议记录，记录员由综合部 或会议主持人确定。（二）会议记录员应不迟于会议结束后二日将会议纪要整理后 上报总经理、副总经理或会议主持人。（三）会议纪要经审核后发至集团领导及相关部门或人员。（四）会议资料由集团综合部整理、立卷、存档；其它部门主办 的会议，会议资料除各自存档外，并应报综合部备案。第十条会议室管理（一）会议室由综合部负责管理。（二）会议室只限本公司使用，外单位借用会议室须经综合部经 理批准，各部门无权将会议室借给外单位使用。（三）集团各部门（各公司）使用会议室需经综合部同意后，领取会议室钥匙。使用会议室的部

9、门必须爱护会议室的公用设施， 保持 会议室清洁，用后应检查安全，锁好门、关好窗，将钥匙交还综合部。（四）任何单位和个人未经综合部同意，不得将会议室的各种设 施拿出会议室或转做它用。（五）会议室的卫生每周至少清洁两次，遇有会议时要一次一清 洁。（六）会议室管理人员要严格室物品的管理和维护（含花木等），做到会散、人走、电源关、门上锁。第十一条会议容的督办、落实会议形成的决定、决议、工作部署等由公司综合部负责检查、督 办、落实。对于没有落实到位的单位要下发督办通知，对仍然没有落 实到位的要在集团通报批评，并限期完成。三接待管理第十二条 接待工作是公司的窗口工作，对于塑造企业良好形象 具有十分重要的意

10、义，各相关部门及人员必须高度重视且规有序。第十三条对外接待围本制度规定的接待围主要是集团及所属各部门、 各公司经营管理 活动所必须的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等。第十四条 对外接待原则对外接待应遵循“平等、对口、节约、周到、”的原则，使客人高兴而来，满意而归。（一）平等原则。来宾不论职位高低，都要平等相待，落落大方、 不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高 规格接待。（二）对口原则。坚持集团综合部归口管理与各职能部门对口接 待相结合的原则。集团综合部负责接待工作的统一管理与协调，办理 重要接待事务；对涉及较强业务性的接待事务，应由对口部门或公司 牵头接待，综合部给予

11、配合。（三）节约原则。招待来宾既要热情周到，也要讲究节约，量力 而出，反对铺浪费。不重复宴请，主方陪同人数原则上不多于宾客人 数。接待费用支出应视接待事由归口各公司列支。（四）周到原则。坚持“统一高效、规服务、热情周到”的原则， 做到接待程序清晰、接待方式完善，分工明确、热情细致、服务到位、 以礼相待。（五）原则。向来宾介绍情况，注意保守公司秘密，巧妙回避不 宜回答的问题。第十五条接待分类贵宾接待：指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾或政府部门领导的接待。业务接待：指与集团有业务联系的客户的接待。普通接待：指一般来客的接待。第十六条接待方式、标准（一）贵宾接待：综合部文员迎接来宾于会议室（接

12、待室）入座, 公司领导陪客接待，以茶、烟和水果方式招待，如须就餐由公司领导 或指定专人陪同安排于公司或酒店就餐。（二）普通接待和业务接待：综合部或相关部门人员迎接客户于 办公室（接待室）洽谈，综合部或对口部门安排专人陪同，以烟、茶 方式招待。如须安排外出就餐，由综合部或对口部门安排陪同人员。（三）接待标准1、用餐标准：贵宾接待80 120元/人餐（或按董事长、总经理的意见办理）较重要的业务接待及普通接待 5080元/人餐一般的业务接待及普通接待3050元/人餐常客及公司驻外员工20元左右/人餐2、住宿标准贵宾接待200 300元/间（或按董事长、总经理的意见办理）较重要的业务接待、普通接待15

13、0200元/间一般的业务接待、普通接待100150元/间第十七条接待礼仪要点（一）见面要主动、热情、礼貌。（二）接待要主动起迎，问明来意。（三）安排交谈地点：1、根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会 议室）进行交谈。2、手头正忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接待 或另商时间。3、切忌让客人久侯而无人问津。4、客户提出与集团领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引 至约定地点等候会面，介绍后再行离开。（四）引见首先向领导介绍客人（单位、职务、），按职务高低，依此介绍 一行来客，职务相同，先介绍年纪大的。领导与来宾见面交谈后，对 客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。（

14、五）行路1、陪同客人行路，请客人行于自己右侧；2、乘坐车、上下楼梯、电梯要礼让在先，主动开关门；3、自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。第十八条接待程序和容（一）接待程序1. 综合部文员对来访人员礼貌询问后让座与办公室或会议室。2. 综合部文员与公司领导或相关人员联系。3. 公司领导或相关业务人员与来客洽谈。4. 重要接待由综合部拟订接待方案（指南），包括：迎送陪同人 员、日程安排、车辆安排、食宿安排、会议、会谈、参观、旅游观光 线路、接待费用等。接待方案（指南）制定后报主管领导审批。5. 接待人员须严格遵守公司相关规定， 保守公司秘密，未经主管 领导同意，不得让客人随意查阅资料

15、和超规定围参观。（二）接待容1、接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、性别、职 务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。2、布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、 安排、费用预算，并报请上级批准。3、迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订宾馆，安排好 伙食标准、进餐方式、时间、地点，按来宾抵达时间，派人派车迎接。4、看望并商议日程。来宾住下后，集团有关人员前往看望，表 示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门 和人员。5、安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住 所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。6、组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介 绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报座谈会。7、参观游览。根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有 针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员。8送别。根据客人意见，预定车、船、机票，结算食宿帐目， 话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。（三）接待用品准备1. 一般接待用品：