如何管理好项目管理中的矩阵型组织结构

1、如何治理好工程治理中的矩阵型组织结构组织结构中的复杂性也会带来缺陷, 矩阵结构也不例外.因此,公司必须学会发挥该结构的 长处和防止其短处,以到达平衡.为了满足日益复杂的全球化市场的需求, 公司必须采取同样复杂的组织结构. 仅靠单一的 层级结构就能满足成功企业所有需要的时代已经一去不复返了.今天,大多数公司选择了矩阵结构,原因很简单：它提供了一个处理复杂情况的应对机制.然而,组织结构中的复杂性也会带来缺陷,矩阵结构也不例外. 因此,公司必须学会发挥该结构的长处和防止其短处,以到达平衡.矩阵结构的多样性成功的矩阵型组织并非一蹴而就,而是随时间的推移而开展起来的. 组 织可经由很多途径开展成矩阵型结

2、构,而一种常见的错误便是模仿其他组织的矩 阵.事实上,模仿得来的矩阵只能带来失败.成功的组织必须根据自身独特的需 要量身定制矩阵.当组织进化到矩阵结构的高级阶段时,它们通常会在以下形式 中选用一种：职能型矩阵 在职能型矩阵中,矩阵中的所有业务目标都被设计为跨 职能部门的.例如,员工仍然是所在部门的全职员工, 但流程和程序的建立要保 证他们能与其他职能部门进行合作.每个职能部门都有指定的代表,他们与其他代表共同合作,协调和安排 所有职能部门间的活动.代表们负责大量事务,包括配置资源、监控活动过程、 解决冲突以及向经理汇报等.平衡型矩阵平衡型矩阵可能是最常见的一种模式.员工按不同角度,分属不同部门

3、.例如一名员工既可以属于北美部按地域分类的部门,同时 也属于工程部按功能分类的部门.真正的平衡型矩阵具有如下三个特点： 顺畅 的信息流,不同角度分类的部门拥有相同的影响力和职权,同等重要的多重业务 目标.平衡型矩阵中的关键人物是职能经理. 运营经理和“节点经理.职能 经理通常决定有关组织需求的“谁和“如何的问题. 也就是说,由谁来执行 任务,以及如何执行.同时职能经理必须协助员工提升技能, 以实现其职业目标.运营经理决定关于组织需求的“是什么和“什么时间的问题： 他们 关注于治理团队的行动过程即决定需要做什么, 需要在什么时间完成.最后,“节 点经理承当矩阵中最艰巨的工作. 他们必须协调并满足

4、职能经理、 运营经理及 自己的团队成员的需要.尽管在组织各部门间维持平衡是很困难的, 但这恰恰是 矩阵结构成功的关键所在.工程型矩阵工程型矩阵中,员工在职能部门和工程之间流动, 并在任期内始终保存其成员资格.这种矩阵形式在那种围绕工程展开职能的组织中非 常普遍,比方咨询公司和工程承包公司.员工在他们的职能小组中保存成员资格, 同时又根据需要被派往各工程.在执行工程的过程中,他们接受工程经理的领导 和治理,一旦工程结束,他们又回到职能小组中.其业绩评估和职业开展均由职 能小组负责.治理好矩阵组织的经验科尔尼公司通过调查发现,那些在运用矩阵型组织结构方面成绩优秀的企业 都有一些共同的经验.保持目标

5、一致矩阵型组织运营的主要困难在于如何协调许多不同方面如功能、产品、客户、地理区域等等之间的目标.57%的公司都认为 “目标不一致是公司常面临的困境. 例如,将不同职能部门的活动结合起来就 相当困难.在某些组织中,我们发现矩阵概念被错误地在各种不同的层次中推广, 并最终导致组织中出现多重矩阵的现象.很多被访者谈及当职能目标和地域目标出现冲突时的困惑.让我们来看一个化工企业的案例.当工程部门的治理者提出针对本部门员工的培训方案 时,她并没有事先和主管人力资源的副总裁进行沟通.但是所有的培训费用都是 从人力资源部门预算中支出的,随之而来的冲突也就缺乏为奇了.当企业无法将职能部门方案和运营部门方案结合

6、起来时,协调问题 就会进一步恶化.例如一家石油天然气公司的高级治理人员就曾对极有可能产生 的目标不一致提出过警告,他尤其强调目标不一致给公司带来的负面影响,“我们公司的目标不一致导致各部门之间互相拆台.这种不一致性使一家主要的汽车制造商也出现类似的问题.一家公司的品牌经理向负责盈亏的车辆方案经理汇报.同时,他们又向负责车辆销售数量的职能经理汇报.最近,那位品牌经理发起了一项销售鼓励活动, 这项活动提 高了销售量,实现了他的职能目标.但却对车辆方案经理要求获利的目标产生了 负面影响.由于销售鼓励活动降低了每台售出产品的潜在获利水平.高绩效的矩阵型组织是如何解决这些目标上的冲突的呢 ？优秀的矩 阵

7、型公司成认他们通过使用创新手段保证目标与评价指标相一致. 例如另一家汽 车制造厂的经理就采用一种权宜的图表来统一目标. 每个预算年度初期,他首先 用图表描述公司目标,并在组织内部将它们纵横交错地连接起来.如果运用得好, 目标会按横向和纵向分别累积.于是,某个业务单位的目标就总能增强或促进其 他部门的目标.除了连接目标和评价指标外,高层治理者指出成功的秘密还在于始终与员工就公 司目标进行沟通.当员工致力于实现相互矛盾的目标时, 不和谐的感觉就会或多 或少地在普通员工中散布开来.持续的沟通有助于从一开始就使潜在的问题最小 化,并明确那些可能会困扰很久的模糊问题.明确各治理层的责任 责任混乱几乎是所

8、有的矩阵型组织都会遇到 的一个问题.将近71 %的被访者表示,绝大多数困惑都与确定员工的任务和责 任相关,或者更具体点说,是未能确定谁负责什么的问题.当组织努力适应不断变化的经营环境和顾客需求时,员工的角色和责任 也必须发生相应变化.对那些不习惯变化的员工来说,这种持续的变化就会带来 不确定性和困惑.据被访者认为,糟糕的方案使这种状况更为恶化. 比方,当组织向矩阵 结构转型时,他们通常能很好地确定高层领导的任务和责任, 但却未能处理好中 低层人员的任务和责任.高层经理人员希望这些层次上的员工能够在必要时适应变化, 并常常期 望员工能够在需要对新形势做出反响时积极地做出反响.而另一方面,员工希望

9、高层经理能在发生变化时给予明确的指示. 双方的熟悉差距必然产生一定的模糊 性,在组织目标不明确或产生偏差时那么更为严重.双重报告的治理方式容易使一个运行平稳的矩阵型组织遭遇失败.特别是对于那些正从传统的单一报告的层级结构向矩阵结构转变的组织来说,双重报告方式尤为困难.在层级结构的组织中,领导的权利相当明确：职权等于责任. 而在矩阵结构的组织中,领导者可能要尽责任却不享有职权. 例如,矩阵组织的 人力资源部有制定全球人力资源政策的责任,却没有在各个地区进行实施的权 力.地区领导拒绝执行人力资源经理决策的情况也曾经发生.矩阵结构的一个主要优势在于它允许分权治理,即本地领导者做出与本 地区相关的决策

10、.这使资源和想法能快速而顺畅地流动.遗憾的是,超过43%勺公司表示,公司高层领导者未能给予地区领导者所需的职权.他们要么否决已做 出的决定,要么一开始就不允许地区领导者做出决策.我们发现,其中的原因包 括缺乏信任,或者只不过是由于高层领导者不习惯授予下级决策权.与此形成鲜明对照的是,优秀矩阵型组织里的高层治理者认为那些拥有 最准确信息的人能够做出最好的决策. 例如,一家提供技术产品和解决方案的公 司治理人员表示,最好的决策者是获得最正确信息的人.他解释道：“依靠主动性, 谁拥有最优信息,谁就可以领导决策.86%以上的被访者对此表示同意.一位石油天然气公司的高层经理估 计,约80%-9期的决策是

11、组织内较低白领导层做出的,而 10%的决策是中层领 导者做出的,组织上层做出的决策只占 5%0设立流程监理大多数矩阵型组织深刻地意识到业绩评估的重要性.他们坚信那句古老的谚语“被评估就能被实现,他们几乎无一例外地用评估来 衡量投资回报率、市场份额和盈利水平.令人惊讶的是,只有少数几个公司会跟踪矩阵结构的绩效, 以确定公司 在矩阵型组织内的运行情况.没有业绩衡量标准,领导者发现难以找到问题并采 取柏要举措解决这些问题.一家全球性消费品公司正面临这种状况.首席执行官收到员工口头和书 面的反响,反映公司矩阵结构的缺陷如何阻碍他们到达业务目标的水平.然而, 当他向高层治理者询问矩阵结构的问题时, 他们

12、却无法提供答案.由于缺乏适当 的机制以衡量矩阵的绩效,高层领导者对问题及其可能对企业造成的影响没有清 楚的概念.有些组织通过流程监理或委员会来监督矩阵的绩效表现.这种监管能够 发现那些可以向全公司推广的最正确经验.如果选择流程监理进行监督,那么受命者应在组织内颇具影响力且相当受 尊重.通用电器的总裁杰克韦尔奇在他的新书 ?直视内心?中探讨了选择恰当 的人治理重要工程的理由,他解释说这样做能向整个组织传达有关工程重要性的 信息.譬如一家日本制造企业选择即将退休和深受尊敬的高层治理人员担任流程 监理.另一个优秀的矩阵型组织那么指定流程监理直接向CEO匚报.这有利于减轻行政影响和其他障碍,并使重要的

13、问题显现出来.如何协调员工的行为员工行为也许是矩阵型组织面临的最艰巨的挑战.由于双重报告结 构和多重组织部门的存在,矩阵组织对协作的要求程度很高.公司的目标是使全 体员工以" 一家公司的方式来行动与思考.不幸的是,我们的研究结果显示,大型组织的员工多半是“井底之 蛙：他们只把自己看作是组织内某个部门的一员, 并对该部门保持忠诚.例如, 有的工程师可能认为自己只是本部门的一分子而不关注其他部门的本钱削减措 施.因此他们根据有益于自己部门, 但可能有损于整个组织的方式做事, 这种关 注方式会导致“我们与“他们对立的心理, 并将最终有损于成功的矩阵型组 织所需的协调与协作.这种狭隘观念的产

14、生主要有两个原因.首先,多数员工的职业生涯 始终属于同一个职能部门且常常是职能部门内的同一职位.这样他们往往是一 直在同样的系统中工作,与相同的同事合作,经过多年渐渐开展出对那个团体的 无限忠诚.其次,其他组织结构不像矩阵结构那样要求高度的协作.因而员工还没能开展 或展现出与组织内其他部门合作所必需的人际关系技能.即使是经验丰富的领导者也会栽在这个思维转变的问题上.例如,研究结果说明,那些仍然运用传统层级结构组织下形成的命令与限制技巧的领导会在矩阵结构组织中行使责任时遇到很多困难.事实上,当某些金融机构公司的领导者试图利用职位和职权命令员 工时,他们很惊讶地发现没有人作出响应.原因就是很少有员

15、工直接处于他们的限制之下.拥有出色的人际交往技能并崇尚参与式治理风格的领导者往往更能赢得他人的信任,因而在矩阵组织中的表现也更为出色.那么,组织应该采取什么举措来减少员工当中井底之蛙的行为,从而形成 公司一家的思维方式呢？研究归纳出了成功的矩阵型组织所采用的几种方法.确定期望值预先确定期望值的公司能够更好地使员工步入正轨.比方,我们所研究的一家企业的领导者在推出新的矩阵结构时,用整整一天的时间为经理人员提供了澄清问题的时机,甚至利用计算机模拟的方式来说明需要采取哪些新的行动.公司首席执行官和整个高级领导班子的亲身参与也进一步强调了组织对矩阵结构的承诺.开展培训 培训对矩阵能否成功有着重要作用.优秀的矩阵型组织中, 矩阵结构本身就包含持续的培训方案,以期在整个工作年度中对期望得到的行为方式进行增强.通过培训,经理人员和一线员工逐步培养起了谈判、建设团队、推销观点、领导水平、冲突治理以及解决问题等方面的技巧.不断进行培训的目的是在那些能提升矩阵绩效的关键领域内培养起意 识和水平.建立跨部门员工关系 为员工提供相互了解的时机被看作是优秀矩阵型组织的最正确